作業効率が3倍上がる、質を落とさず早く仕上げるタスク管理・時短編

複数の仕事を同時にこなしながら、バリバリ作業を完了させて定時にはしっかり仕事を終えて帰る。しかも、同じ時間内で人より終わっている仕事の量が多いのに、質は落とさない。こんな風に仕事ができる人の頭の中ってどうなってるのでしょうか?

この記事では、質を落とさずに早く仕事を終えるためにできる仕事効率化・作業効率化のコツや具体的な方法をご紹介します。

目次

なぜ、そんなに早くできるの? 作業効率を上げる環境要因

そもそも仕事が早い人は、なぜ仕事を早く終わらせることに熱意を向け、作業効率化のスキルを身につけられたのでしょうか? そうさせる理由を明確にすることが、効率化への道の第一歩になります。

仕事が早い人たちが仕事を早くこなせる理由には、いくつかの共通パターンがあります。どんな経験や意識の下、そうした働き方を身につけたのか? その具体例から、作業効率が上がるために必要な環境要因について考えてみましょう。

1.やった分だけ利益になるから

個人事業主、社長業、インセンティブが発生するなどの時間労働ではない仕事環境下に置かれている人に多い考え方です。
早く作業をこなし、その仕事の精度が高ければ、やった分だけ利益が上がるので自然と仕事が早くなっていきました。部下やチームの仕事が遅いと感じている方は、成果に応じた仕事(報酬)を与えるという考え方もありかもしれません。

2.仕事が早いことで褒められる

「すごい仕事早いし、正確で優秀だね!」なんて、言われたら人は誰しも嬉しいもの。
作業をバリバリこなす人の中には、たまたまスムーズに仕事に答えたところ、褒められた、認められた、というところから効率化に熱を燃やすようになったという人も。仕事が早くて正確であるということが評価される空気というのが大事です。

3.早く終わらせた分、自分の時間を作れる

全然仕事をしてなさそうに見えるのに、必要なことは全部終わってる系の人によくある動機です。


さっさとやるべきことは終わらせて、お茶をする時間にあてるなど、仕事中も自分のプライベートな時間を上手く作り出しているので働くストレスも少ないのが特徴。自分の仕事をしっかりこなしていれば、ゆっくり休んでもいいというメリハリのある職場スタイルは魅力的です。

4.重要なところに集中できる

ワーカホリックでデキる系の人にありがちな理由です。作業になる部分は、とにかく時短してしまい、本当に時間をかけてやらなければいけない仕事に集中するために身につけてきたというパターン。

ここまでいくと、かなりストイックですね。社長さんや、プロジェクトリーダーの方にはこの考え方の人は多いのではないでしょうか。これを部下やチームのメンバーに求めすぎると職場がキリキリしてしまいますので注意が必要かもしれません。

5.とにかく、追い詰められて

下積みが長く、そこから這い上がってきた人に多い理由です。とにかく圧迫する納期の中で目を回しながらも、なんとか仕事を納める経験は、圧倒的な技術力や精度を誇る人を生み出す一方、精神面に強い負荷がかかるので脱落する可能性もあります。

著者もこのパターンで、生活のために必死で仕事を納品していたら仕事が早くなったタイプで、いまでは当時の経験に感謝をしていますが、個人的にはあまりお勧めできません。

>>もう無駄な作業はしたくない…。仕事の効率をUPさせるタスク管理ツールとは?

6.単純に時短・効率化が好き

1つの作業を正確に、いかに早く終わらせるか? というのは、慣れてくるとゲームのような感覚でできるため、タイムアタックのような感覚で楽しんでいる方もいるようです。

チームのメンバーで作業を正確にいかに早く完了させられるか競ってみる、効率化アイデア大賞を発表する、などのイベントを定期的に開催すると楽しく効率化アイデアを共有できそう。

仕事の効率化が得意な人と、そうでない人の決定的な違い

では、仕事の効率化が得意(=仕事が早い)人と、そうでない人の間にはどのような違いがあるのでしょうか。具体的な違いについて見ていきましょう。

仕事が早い人は「仕事内容」をきちんと理解している

上司から仕事を依頼されたとき、仕事が早い人は必ずメモを取ります。なぜなら、1度聞いたことを繰り返し聞くのは非効率だから。1度聞いたことを、再度聞くということは、自分の時間だけでなく上司の時間をも奪ってしまうことになります。

仕事を進める上で発生するムダを最小限に抑え、効率的に進めるために仕事が早い人は必要な情報をきちんとメモに残すのです。

仕事が早い人は、わからないことをわからないままにしない

仕事が早い人は、仕事を依頼された段階で「わからないこと」や「不明瞭なこと」についてはその場で質問し、疑問がない状態にします。

例えば、ある会社のプロモーション案を考える仕事を依頼されたとします。

仕事が早い人は、依頼された段階で「プロモーションの目的は何か」「クライアントのニーズは何か」「どんな人に向けたプロモーションか」など、思いつく限りの「プロモーション案を考える上で必要な情報」をヒアリングします。そうすることで、何度も質問をしにいく必要がなく、仕事をスムーズに進めることができます。

このように仕事を依頼されたときは「その仕事の内容をきちんと理解できているかどうか」「わからないことをわからないままにしていないかどうか」を自問自答してみると良いでしょう。

仕事効率化のための3つの基本原則

「仕事がうまく進まない…。」と思ったときには、今からご紹介する「仕事効率化のための3原則」が守られているかどうか確認しましょう。

1.タスクを整理してToDoリストを作成する

仕事がうまく進まないとき、まず最初にやるべき作業はこれ。自分の現状のタスクを把握し、ToDoリストを作成することです。

やり方としては、タスクの大小は関係なしに、今抱えているタスクを全て洗い出します。タスクの洗い出しが終わったら、それらをToDoリスト形式で整理しましょう。

2.優先順位をつける

次は、ToDoリスト形式で羅列している各タスクに、優先順位をつけます。5分以内に終わるもの、自分以外の誰かが関わるもの、時間指定があるもの、という順番で並べ替えます。

この段階で、与えられているタスクが自分が処理できるキャパシティを超えていると感じた場合は、すぐに上司に相談するようにしましょう。

仕事が遅い・できない人ほど、タスクを抱え込む傾向にあります。自分のタスク処理能力を正確に把握し、与えられているタスクを時間内に処理するのが厳しいと思ったら「できるだけ早い段階で相談する」ことが重要です。

3.優先順位に沿ってタスクを進める

ここまでやれば簡単です。あとは、先ほど決めた優先順位に沿ってタスクをこなしていくだけ。

ポイントとしては、優先順位を立てたタスクの中でも「集中力を使う系のタスク」は、なるべく午前中に終わらすようにすること。なぜなら、午前中は脳が疲れていないため、一番サクサク仕事を進めることができるからです。

午後は、企画などのクリエイティブな仕事や脳が疲れていてもできる単純作業に使うようにしましょう。

仕事効率化・作業効率化のコツ7選!

ここからは、仕事効率化・作業効率化のコツを7つご紹介します。いますぐ実践できる内容から、時短をする上での重要な考え方の基本、長期的に考えた時に驚くほど多くの時間を節約できる方法まで、とにかく効果的なものをギュッと凝縮しています。ぜひ、参考にしていただき日々の効率化に役立てていただければ幸いです。

1.出社後すぐに今日のタスクをすべて書き出す

簡単にできて、効果絶大なのがこれ。

作業が遅い、効率が悪い人の多くは、自分が今日行なうべき仕事の全体像を把握できていないことに起因することが非常に多いものです。行き当たりばったりで仕事をこなしてしまい、後から作業の抜け漏れが発生したり、1日に終わらない量の仕事を受けてしまい、残業してしまう傾向にあります。タスクを書き出す際は、メインの業務から雑務まで思いつく限り書き出します。今日進める必要のある作業ベースで書き出すと良いでしょう。チームで仕事をしている場合は、チームメンバーに朝の段階で自分に頼みたいと思っている仕事がないかを確認しておくと1日の予定が立てやすくなります。

>>タスクを見える化して一括管理できるタスク管理ツール「TeamHack」とは?

2.すぐに終わるものから終わらせていく

出社後すぐに今日のタスクをすべて書き出し、すぐに終わるものから終わらせていく
思いつく限りタスクを書き出したら、タスクごとにどのくらい時間がかかりそうかを目算で書き込んでいきます。
時間を書き出したら3分とか5分程度の短時間で終わるものから始め、数十分かかるタスク、数時間かかるタスク、という順番でこなしていきます。すぐに終わるタスクから始める利点は、小さなタスクを先に終わらせてしまうだけでも達成感が生まれ、出社後すぐに仕事を終わらせていく姿勢が周りのメンバーに「こいつやるな」という印象を与えます。すごく仕事が早くなった気分になれるのでオススメです。

また、すぐに終わるタスクを大量に抱えたまま時間のかかるタスクを始めてしまうと、途中で小さなタスクに意識を奪われてしまったり、仕事終盤になって未完了タスクに追われたりするため、非効率になりがちです。サクッと終わらせられることは先に終わらせることで、かなり気持ち良く仕事ができます。

3.ボリュームが大きいタスクは可能な限り細分化する

タスクを書き出す際、大雑把に書き出してしまうと作業にかかる時間が把握しづらくなります。
わかりやすく説明するために、料理で例えてみます。「カレーを作る」というタスクがあったとして、これにかかる時間はどのくらいでしょうか? 自分なりにかかりそうな時間をイメージしてみてください。 カレーを作るだけでも細分化すると、買い物に行って材料を揃える、食材を切る、鍋で玉ねぎや肉を炒める、その他の野菜を入れ煮る、カレーライスにするならお米を研いで炊く、などの作業が内包されています。

思っていたより、時間がかかりそうに思えませんか? 作業を大雑把にしか把握していないと、このくらいで終わると思っていたのに予定より時間がかかったということが起きがちです。1つの仕事をある程度細分化し、作業ベースで把握できるようになるだけでも作業効率のコントロールがしやすくなります。

4.タスクを終わらせるごとに自分にご褒美をあげる

これは、作業を片っ端から片付けていくときのモチベーションを上げるコツです。
予定より少し早く終わったら、休憩を挟む。外に出られる職場なら、ちょっと気分転換に出る。お茶の時間を挟む。など、タスクとタスクの切れ目にメリハリをつけていくことで、タスクをこなすモチベーションを維持しながら1つの作業の質もグッと引き上げることができます。

5.「1秒」時短するために時間をかける

例えばパソコンの「右クリック→コピー」「右クリック→貼り付け」2動作なので、慣れている人でも4秒~6秒くらいかかります。
これをショートカットキー「Control + C(コピー)」「Control + V(貼り付け)」を使えば、1動作になるので2秒で終わる作業になります。何度も繰り返す1つの動作があるとして、それを1秒短縮できる方法を見つければ、1日で何分も短縮できます。1年間では、かなりの時間になります。

他にも、自分にあったタスク管理ツールを利用することで、無駄な時間を減らすことができます。ちなみに僕も使っているタスク管理ツールは以下のリンクからダウンロードできます。

TeamHack: https://teamhack.io/

時短ができる方法を考えたり探すには時間がかかりますし、慣れていることをやめて、新しいことを覚えるのにも苦労をしますが、将来における膨大な時間を節約できるとしたら、時短のために時間をかけるって有意義だとも思いませんか? ほとんどの事柄において、時短できるようなアイデアを誰かがネットシェアしてくれているので、検索してみるとすぐに見つかったりします。作業を1秒短くできるアイデアを常に探し続けましょう。

6.テンプレート化する前提で仕事に取り組む

似たような仕事をよく引き受ける場合は、ある程度テンプレート化しておくことで作業時間を大幅にカットできます。
また、新しい仕事を任された時は後々似たような仕事を任された時のために、考え方、作り方、まとめ方、などのテンプレートを一緒に作ってしまうと二度手間にならずに効率化が行なえます。他の誰かに引き継ぐ際にもとても便利です。

自分で作業するときはもちろん、チームのメンバーに一言「後々使いまわせるように作っておいてほしい」とお願いしておくのも良いでしょう。

7.「面倒くさい」に敏感になる

作業効率化、時短で最も重要なポイントは「面倒くさい」に、敏感になることです。
作業がとても早い人のほとんどは、とてつもない面倒くさがりが多く「この作業もたつくな」「なんか、もう少し楽にできないかな」と思うため、小さなこともすぐ楽をできないか? と考えます。そういう日々の「面倒くさい」1つずつクリアした積み重ねが、圧倒的な作業スピードとなり膨大な時間の節約へ繋がっています。

自分の中の「面倒くさい」に敏感になり、作業の流れや仕組みを効率化できるサービスや方法がないか検討する時間を作ると良いでしょう。

「作業効率が3倍上がる、質を落とさず早く仕上げるタスク管理・時短編」のまとめ

この記事では、質を落とさずに早く仕事を終えるためにできる仕事効率化・作業効率化のコツや具体的な方法についてご紹介しました。

自分自身やチームのメンバーに対し、成果型のモデルを一部採用する、時短をゲーム感覚で行なう、など自然と効率が上がる環境を作ることで効率化への意識を高め、具体的な作業効率化の手法を業務フローの中に組み込むことで、生産性を大幅に上げることができます。

本記事が、皆様の仕事を効率化する一助となれば幸いです。

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