作業工程表で業務を効率化! 作成の方法を徹底解説

作業工程表があると業務を効率化できるというけれど、作成する手間は最小限に、できるなら簡単に作りたい、何か良いツールがあれば利用したい、と考える人は少なくないはず。

そこで、時間のないビジネスパーソン必見!作業工程表の基本から、GoogleスプレッドシートやExcelを使った工程表の作り方まで、徹底解説しました。

作業工程表とは

作業工程表とは、プロジェクト管理に必要な計画表のことをいいます。プロジェクトに関するタスクを計画通りに進めるために用いられています。

プロジェクトに応じてさまざまなタイプの表が使われており、TeamHackersでおなじみのガントチャートも、作業工程表のひとつです。

作業工程表を確認すれば、タスクの完了期限や担当者が分かります。近年では、クラウド上でタスクの進捗状況を共有し、リアルタイムにプロジェクト管理ができるようになりました。

次章から、作業管理表の種類をひとつずつみていきましょう。

作業工程表の種類

本稿では3つの作業工程表について説明をします。プロジェクト管理のシーンで主に使われるのがこの3つです。

業種や導入の目的によって使い分けるといいでしょう。

バーチャート

縦軸にタスク、横軸に日付を記入した表を「バーチャート」と呼びます。ガントチャートに似た作りをしており、タスクに必要な日数が一目で分かります。

タスクと作業開始日・作業完了予定日を記入するだけなので、簡単に作成ができるのはもちろん、作業工程が把握しやすい表です。しかし、タスク同士の関連性が分かりにくく、クリティカルパスを見落としやすいというデメリットがあります。

上記の表のように、GoogleスプレッドシートやExcelで作ることができます。

ネットワーク工程表

「ネットワーク工程表」は、円と矢印を使ってタスクのつながりや順序、各タスクにかかる工数を表した作業工程表です。

前工程のタスクが終わらないと次工程のタスクに着手できない、ウォーターフォール型のタスク管理に用いられます。

どのタスクから着手すれば効率が良いか、同時に着手できるタスクは何かなど、タスク全体の関連性を把握しやすい工程表です。シンプルな見た目ですが、作業工程表を作成するには工程を全て把握する必要があります。

また、各タスクの進捗状況が理解しにくいというデメリットを持ちます。

一般的に、描画機能のあるツールか手書きで作ることが多いでしょう。

ガントチャート

ガントチャート」はバーチャート同様、縦軸にタスク、横軸に日付や作業の進捗率を記入した作業工程表で、タスクの進捗状況を把握することに優れています。複数のタスクを横断的に管理する必要のあるプロジェクトで活用されます

上記の表では進捗率を横軸に置いていますが、下記の表のように日程を置いて、タスクの着手予定日と完了期限を表すこともあります。

タスクの進捗状況やスケジュール感が分かりやすい反面、タスク同士の関連性が分かりにくいというデメリットは、バーチャート同様です。

ガントチャートもGoogleスプレッドシートやExcelで作ることができます。気軽に作成できることもあり、作業工程表の中で最も活用されているのがガントチャートといわれています。

作業工程表を作ることのメリット

プロジェクト管理の中で、作業工程表を作ることにはどのようなメリットがあるのでしょう。

作業日やタスク間の関係性を見える化するだけでなく、詳細まで計画された作業工程表があれば、プロジェクト管理の精度が高まり、業務を効率化できます。

早速、作業工程表を作るメリットについて考えてみましょう。

役割分担の明確化

作業工程表に担当者を記入することで、役割や責任の所在を明確化します。明確化すると、タスクに関する問い合わせがしやすくなり、作業の効率がアップします。また、役割分担の明確化によって、タスク分担の偏りやリソースに余裕があるかも見える化されます。

トラブルが起きた時や連携が必要な時、急遽の対応を求められた時には、最小限のアクションで動くことができるでしょう。

各作業時間の把握

作業工程表にタスクの開始予定日や完了期日を記入することで、メンバー全員が各タスクの作業時間を把握できます。これにより、メンバーそれぞれが完了期日を意識してタスクをこなすようになるので、プロジェクトの進行がスムーズになります。

全体の作業進捗度の把握

全体の作業進捗度が把握できるのもメリットです。次に必要な作業や、後工程に影響を与えうるタスク同士の関係性が分かるので、スケジュールを意識したプロジェクト管理が可能です。

遅れが生じそうな時には、スケジュール調整やサポート担当をアサインするなどの対策がすぐに取れるので、全体への影響を最小限に抑えることができるでしょう。

Googleでの作業工程表の作り方

これまでお話ししたように、作業工程表があれば業務効率化ができ、プロジェクト管理の精度が上がります。ここからは、実際に作業工程表を作る方法について説明しましょう。

まず紹介するのは、Googleのテンプレートを使った作業工程表の作り方です。チームやプロジェクトに合わせてカスタマイズができる表で、オンライン上での共有や編集が可能です。
 
1.Googleスプレッドシートのメニューから「拡張機能」を選択

Googleスプレッドシートのメニューから、【拡張機能>アドオン>アドオンを取得】を選択します。
 
2.「Google Workspace Marketplace」から「ProjectSheet planning」をインストール

【Google Workspace Marketplace】の検索ボックスから【ProjectSheet planning】を検索し、インストールを行いましょう。
 
3.アドオン>ProjectSheet planning を選択

インストールが完了すると、メニューバーの【アドオン】から【ProjectSheet planning】が選択できるようになります。
 
4.作業工程表が表示される

【ProjectSheet planning】を選択すると作業工程表が表示されます。
 
5.タスク名や日付、進捗率を入力する
 

作業工程表にタスク名や日付、進捗率を入力します。

チャートに表示されるバーは、タスクにかかる日数を表します。【=】は進捗率【 | 】は作業工程表を表示している当日の日付を表しています。

工程表のカスタマイズの方法

【ProjectSheet planning】の作業工程表をベースとし、使いやすいようにカスタマイズを行いましょう。

表記を日本語にする

英語表記が使いにくければ、セルの中のテキストを日本語に書き換えることができます。

列を追加する

横軸に追加したい項目があれば、「+右(左)に1列挿入」を選択して追加ができます。タスクの責任者を明確にするために【担当者】の列を追加するといいでしょう。

日付をカレンダーから入力する

【着手予定日】と【期限】はカレンダーをクリックして記入できるように設定すると、入力が楽になります。

【着手予定日】と【期限】の列を範囲指定し、右クリック。【入力規則の変更】からカレンダーの入力方式の変更ができます。【条件】の項目を【日付】と【有効な日付】に設定します。

列を固定する

スクロールしても動かないように固定したい列や行があれば、その列や行を範囲指定し、メニューバーの【表示】>【固定】を選択し、固定しましょう。

上記の表の場合、C列に追加した担当者を日程が先に進んでも表示し続けるために、列の固定をしています。

Excelでの作業工程表の作り方

Excelでも作業工程表を作ることが可能です。

TeamHackersの「ガントチャートとは?プロジェクト管理で利用する3つのメリットとおすすめツールをご紹介」では、Excelを使ったガントチャートの作り方やおすすめのガントチャートツール・テンプレートを、説明しています。

【Excelでのガントチャートの作り方】では、作成する工程ごとに画像を用いて丁寧に解説しているので、初めてガントチャートを作る人でも簡単に表を作成できるはずです。

また、簡単に作業工程表を作るには、テンプレートを用いて作業工程表を作るといいでしょう。上記の記事では、比較的簡単に操作ができる人気のテンプレートを紹介しています。

プロジェクト管理ツールを活用する

作業工程表の作成や管理には「プロジェクト管理ツール」の利用もおすすめです。小規模なプロジェクトであれば、GoogleスプレッドシートやExcelでの管理も可能ですが、人数や期間、関わる人の属性などの規模が大きくなるにつれて、より高度なツールが必要となるでしょう。

プロジェクト管理ツールは、タスク同士のつながりの見える化や、カレンダーやタスク管理表といったプロジェクト管理に必要なツールと作業工程表との連携など、非常に優秀な機能を備えています。また、表を作らずとも必要な項目を打ち込むだけで、プロジェクト全体が俯瞰できることも、プロジェクト管理ツールの優れているところです。

さまざまな企業やプロジェクトの現場で活用されているプロジェクト管理ツールとその特徴を簡単にまとめてみました。

Backlog

▶︎Backlogの特徴を見る

ガントチャートによるプロジェクト管理の代表格であるBacklogは、視覚的にも見やすいガントチャートで担当者・期限を明確にした管理ができるツールです。

実際の操作画面を使って操作方法を説明する無料のオンライン説明会や30日間無料のトライアルがあります。    

Jooto

▶︎Jootoの特徴を見る

Jootoは、ドラッグアンドドロップで直感的に操作ができると定評のあるプロジェクト管理ツールです。プロジェクトを横断してタスクを確認できることも特徴です。

公式サイトではJootoの操作のデモを動画で見ることができます。4人まで、データ上限100MBで使用できる無料プランを試してみるといいでしょう。

Trello

▶︎Trelloの特徴を見る

見やすいインターフェースを持つTrelloは、タスクを書き込んだカードを用いてタスクを管理するシンプルなツールです。ガントチャートを自動生成するプラグインを使えば、作業工程表の管理も可能です。PREMIUMプランを無料で試すことができます。

Jira Software

▶︎Jira Softwareの特徴を見る

Trelloの機能をさらに充実させたツールがJira Softwareです。アジャイルチームのプロジェクト管理に適しているといわれています。

クイックスタートガイドやベストプラクティスなど、Jira Softwareを導入するためのガイドも充実しています。10人まで基本機能が使える無料プランで試してみましょう。

asana

▶︎asanaの特徴を見る

多機能ながらも直感的な操作ができるツールです。タイムライン機能でガントチャートを作成します。

操作方法を丁寧に解説するasanaガイドやオンラインで学べるasanaアカデミーなど、サポートも充実しています。無期限無料で使用できるBasicプランで、個人や小規模のプロジェクトを管理してみましょう。

Lychee Redmine

▶︎ Lychee Redmineの特徴を見る   

 Lychee Redmineは、大規模なプロジェクトに適したプロジェクト管理ツールです。色分けされた棒グラフによってスケジュールを視覚的に把握でき、遅延が起きた時も早期に発見できるでしょう。

YouTubeチャンネルで操作方法を学んだり、定期的に無料で操作方法を学べるセミナーが開催されたりと、活用方法を学ぶ機会も豊富です。10人まで無料のフリープランのほか、スタンダードプランやプレミアムプランを30日間無料で試すことができます。

上記の6ツール以外にも「プロジェクト管理ツールおすすめ比較20選まとめ【2021年版】」では、多種多様なプロジェクト管理ツールをまとめています。導入を検討している人は合わせてご覧ください。

まとめ

本稿では、業務を効率化するのであれば作業工程表が有効だということを紹介し、簡単に導入できる方法をお伝えしました。個人的な作業はもちろん、規模の大きなチームで行うプロジェクトまで管理が可能です。

まず、身近なツールや気軽に利用できるオンラインツールを利用し、作業工程表を用いたプロジェクト管理を行ってみてはいかがでしょうか。

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