無料のタスク管理ツール6選まとめ【2020年版】個人・チーム向け

普段、仕事や業務でタスクをこなしていると、もっと作業のはかどる手段やツールがないものかと思案するでしょう。しかし、チャットツールや電子メールの機能では不十分だと実感する方が多いのも事実。

タスク管理の作業量や時間が減れば、それだけタスクの質が上がり、無駄な時間をなくすことができます。コンテンツ作成であれば、見直しや校正などのチェックを入念に行う時間も作れるでしょう。

今回の記事は、個人やチームで使えるタスク管理ツールを選ぶときに重視すべきポイントを取り上げます。個人・チーム向けな3つのツールを厳選し、それぞれの特徴・概要やチェック項目を比較してご紹介しましょう。

タスク管理ツールとは?

作業や時間を効率的にするための手段として導入したいのが「タスク管理ツール」です。まずは、タスク管理ツールの目的・役割や個人・チーム向けの違いについて説明します。

タスク管理ツールの目的と役割

タスク管理ツールは、WEBブラウザやスマホアプリで使用できる日々のタスクを管理するためのツールです。

主に、業務・作業を効率化することを目的に使用されます。大きなプロジェクトでは、個々のタスクは細分化されて、一人ひとりの作業ではなく大まかな一つの業務として行われるため、全体の進行を把握する必要があるでしょう。

そこで、タスク管理ツールを導入してスケジュールやタスクの詳細をチーム間で共有するのです。

具体的には、リスト・カード等にタスクの内容を記入して、今日の作業に加えます。終わったタスクは完了に移動、作業中のタスクは進行中に移動、未完了のタスクはそのままにしてステータスを変更し、業務を自分やそのチームメンバー(業務上のパートナーや上司)が管理します。

さらに、今日のタスクの優先度や期限などをあらかじめ設定すれば、進捗状況を確認したり、完了タスクと未完了タスクを把握することで、全体や個人の作業効率を高めます。

チームで業務を行う時には、チャットやコメント機能で連絡をとりやすいなど、タスクに応じた使い方が可能でしょう。以上のことから、タスク管理ツールはタスクの効率化と仲間間でのコミュニケーションの役割があるのです。

個人・チーム向けツールの違い

タスク管理ツールには、個人で使うのに適しているツールやチームで使うことに向いているツールがあります。個人向けのツールは、タスクを自分1人で管理して行うためのスケジュール帳やカレンダーとして使われます。一方、チーム向けのツールは、チームメンバー間の複数のタスクを同時進行で管理します。

利用する人数によって、個人で使いやすかったり、チームでタスク管理のフォーマットが統一的に使えるなど、どのツールが向いているか異なるものです。

個人でばらばらのツールを使っていると、マネージャーや上司が管理しにくいうえに、全体をまとめるのが大変でしょう。タスク管理のフォーマットを統一するだけで業務効率は格段に向上します。

例えば、以下のようなツールの特徴があれば、チーム向けツールとして使えます。

  • 全体連絡のチャット機能
  • 期限の通知設定やアラームの設定付き
  • メンバー招待のしやすさ
  • 担当者別のガントチャート表示機能
  • コメントや評価の反映とその掲示欄の用意

逆に、上記を満たしたポイントが少なく、1人の使いやすさを追求しているツールは個人向けツールとして使うケースが多いでしょう。個人向けツールの中にもチーム機能が付いたものがありますが、実際に使うのはチーム向けとしてより充実したものであり、それ以外は個人向けとして使用するのです。

ツールを選ぶときに重視すべき3つのポイント

ここまで個人向けとチーム向けのツールがあることを説明しました。では、実際にツールを選ぶときには、どのようなポイントに着目すればよいのでしょうか。

タスク管理ツールには業務やタスク内容によって向き・不向きがあり、人によってもどこに注目するかは異なります。

そこで、今度はツールを選ぶときに重視すべき3つの項目「料金設定」、「操作性(使いやすさ)や機能性」、「業務の特徴やタスクの傾向」をポイントに解説します。

料金・プラン

タスク管理ツールを使うときに気になるのが料金でしょう。提供する会社によって、無料のフリープランや無料期間を用意していたり、プランを選んで有料で使う場合の2通りがあります。有料プランには、容量や利用人数、使える機能が異なり、料金が上がるほど高くなったり、無制限になったりします。

無料で使える範囲は2~3人程度で、ファイル容量も少なく、個人や小規模事業者が使う場合には最適ですが、大人数のチームで使う場合は、有料プランがおすすめです。

それから、料金は高いが、機能があまりパッとしないというツールでは、払う料金に見合った機能とはいえません。したがって、価格設定などを参考にどの料金設定があっているのか、そのツールは料金と機能や人数がバランスよく設定されているかなどを確認して選ぶのが良いでしょう。

初めてツールを使う人は、いきなり有料版からではなく、無料版やお試しプランから利用開始するのがおすすめです。

操作性(使いやすさ)や機能性

タスクを管理して個人・チーム作業の効率を高めるために欠かせないのが操作性や機能性です。UIの設計が不十分で操作がしにくい、WEBブラウザだと操作できるが、スマホだと操作性に欠けるなど、ツールごとに操作性の長所・短所がわかります。

特に、チームで使う時はスケジュールの管理や達成度の洗い出しにガントチャート機能は必須でしょう。

視覚的には、カンバン方式やリスト方式など表示機能にも違いが見られ、どれが使いやすいかは個人の感覚やチームでのツールの使い方によります。タスクの内容にあわせてできる限り、使いやすいものを選びましょう。

それらに加えて、コメント機能や情報共有の機能などプラスアルファの機能があればなお良し。期限が迫ったとき、全体にそれを知らせるアラーム通知が出せれば、タスクのやり残しや未作業になることを防げます。

このように、実際に使用するときの操作感やタスクを管理するときの機能の充実度、ガントチャートの有無などを参考に選びましょう。

業務の特徴やタスクの傾向

タスク管理ツールは単純なタスクの処理であれば、シンプルな特徴のあるツールでも良いですが、業務や与えられるタスクによっては、不十分なこともあります。

複雑な業務やタスクがシステム開発や会計・税務処理などの専門分野の場合には、情報やソースコードの共有ができる特徴を持つツールが使いやすいでしょう。

反対に、毎年(あるいは毎日)、似たような業務をタスクの場合には、シンプルさを重視したツールがおすすめです。このように、当該の業務やタスク・プロジェクトにあったから参考に選びましょう。

無料で使えるチーム向けタスク管理ツール3選

まずは、無料プランやお試しのあるチーム向けタスク管理ツール3選をご紹介します。

「TeamHack」

参考:TeamHackの公式ページ

<<特徴>>

  • タスク別にチャット機能を分けて使える
  • 作業の時間を測れるタイムトラッキング機能
  • ツリー型でタスク全体を把握し、ソート機能でタスクの漏れをなくせる

「TeamHack」は、タスク単位で担当者がチャットできる機能があります。タスクごとに個別の指示やフィードバック・評価を行えるため、全体と個々のタスクを同時に管理しやすいシステム設計です。

タイムトラッキング機能や通知機能など便利な機能が充実しています。タスクがPC中心の人におすすめです。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:担当者設定・共有・通知・ファイル添付・チャット・タイムトラッキング機能
  • デバイス:PC
  • プラン:無料のお試しプランあり。ビジネスプラン(1,200/月)では、プロジェクト作成数、ストレージ容量やメンバー管理のライセンスの拡張が可能。
  • 備考(その他の情報):無料版は最終ログインから1年後に強制退会及びデータ削除あり。ビジネスプランは最低5ライセンスからの契約で、無料登録から有料プランへのアップグレードが必要。

「Trello」

参考:Trelloの公式サイト

<<特徴>>

  • 直感的なカンバン方式でシンプルさ重視のタスク管理ができる
  • 外部連携機能の充実や拡張機能による使い方自在の汎用ツール
  • PCやアプリで手軽に使える操作性とUI設計

「Trello」の特徴は、タスク名を記入したボードのリスト内カードを自由に移動してステータスを更新することで簡単に完了・未完了(するべきこと/作業中)を区分けできることです。

リストに加えたカードには、担当者や期限を設定しておけば管理者が進捗状況を把握するのにも役立ちます。Power-Upsのカレンダーやマップの追加など拡張機能を駆使すればチームでさらに便利な使い方ができるでしょう。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:タグ付・コメント・担当者設定・共有・ファイル添付・チェックリスト
  • 連携ツール:Slack/Evernote/Salesforce/Github/Dropbox/Google Drive
  • デバイス:iPhone・Android・PC・タブレット
  • プラン:無料プランあり。Business Class(9.99ドル/月)では、チームボードやビュー機能、外部連携、セキュリティ機能などを拡張可能。
  • 備考(その他の情報):メモを追加することで、タスクに関連したメモ帳やアイデア帳として活用できる。

「Jooto」

参考:Jooto公式ページ

<<特徴>>

  • 直感的な「ドラッグ&ドロップ」の操作性
  • Slack連携など外部連携ができる
  • カラフルなガントチャート表示で担当者ごとにタスクを把握

「Jooto」の特徴は、操作しやすいカンバン方式の画面とタスク管理機能の使いさすさです。Googleカレンダーを外部連携で導入すればビジュアル的に見やすくなり、ガントチャートで期限や全体の達成度を把握しやすくなります。チェックリストを使用することで、進捗状況を個別に一括管理できるでしょう。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:担当者設定・タスクの複製・コメント・共有・ファイル添付・ソート・ガントチャート・チェックリスト
  • 連携ツール:Slack/Googleカレンダー/Chatwork/CSVエクスポート
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料プランあり。スタンダードは500円/月で1人につきデータ量を5GBまで拡張可能。
  • 備考(その他の情報):無料と有料で人数制限の違いはあるが、どちらも機能制限がなく、同じように使える。

無料で使える個人向けタスク管理ツール3選

チーム向けのタスク管理を3選紹介したところで、次に、個人向けのタスク管理ツール3選をご紹介します。

「Todoist」

参考:Todoist公式ページ

<<特徴>>

  • タスクを簡易な登録できて視覚的なチェック機能が充実
  • タスクの消化具合をグラフで確認できて、やる気アップ!
  • オフライン利用ができる

「Todoist」の最大の特徴は、タスクを優先度やタグで管理・整理して、階層フォルダでタスクリストを分割するサブタスクで細かく予定を立てられることにあります。繰り返しタスクを立てることができるので、日課や同じタスクを追加するのも簡単です。

低料金に加えて、返金制度ありの安心プラン。ノート編集でメモ帳として活用できるのもおすすめでしょう。アラーム、ハビット機能等の内部連携を活用できれば個人での使い道もさらに広がります。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:タグ付き・担当者設定・優先度設定・繰り返し設定・サブタスクの設定・ファイル添付・生産性チャート・メモ帳作成・共有
  • 連携ツール:Google ドライブ/Dropbox/Gmail/Outlook/Airmail/Mailbird/Google Assistant/Google カレンダー/iCalendar/Toggl/Time Doctor/Pomodone/Powr of You/Zapier/IFTTT
  • デバイス:iPhone・Android(スマホ・タブレット端末)、PCなど
  • プラン:無料のフリープランあり。プレミアムプラン(338円/月)では、自動リマインダー設定やアウトライン追加、コメント追加機能を使用できる。
  • 備考(その他の情報):チェックボックスや評価などの機能を使いカスタマイズすることで使いやすさが増す。

「Toodledo」

参考:Toodledo公式ページ

<<特徴>>

  • 階層によるリスト化が可能
  • 日時・曜日のタグ指定ができる
  • 同じタスクが多いときに繰り返し設定できて便利

「Toodledo」の特徴は、基本的なタスク管理ツールとして使えると同時に応用性の高い多機能ツールとしても使用できることです。リスト方式でタスクをドラッグ&ドロップできるシンプルさも備えています。親と子の設定などタスクを管理する上で必要な項目を網羅しているでしょう。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:サブタスクの設定・通知・ファイル添付・検索・メモ帳・ハビット
  • 連携ツール:Googleカレンダー/Appigo Todo/ToToDo
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料プランあり。standardプラン(2.99ドル/月)では、サブタスク機能が使えるようになります。
  • 備考(その他の情報):WEBブラウザは、拡張機能Japanizeによる日本語化して、アプリは日本語対応。英語に問題なくツールとして使える場合のみ導入。

「Any.do」

参考:Any.do公式ページ

<<特徴>>

  • 簡易なタスク画面と簡単な「ドラッグ&ドロップ」操作の利用
  • 「Any.do moment」機能でルーティーンを決めておける
  • タスク管理を普段からよくスマホで利用する人におすすめ

「Any.do」はスマホのタッチ操作からでも簡単にタスクが設定できる簡単機能が特徴です。予定にあわせて「今日」や「明日」などの4パターンにタスクを分類して予定を立てることができます。

簡単なタスクをこなすときにスマホで管理しやすい仕様のため、個人向けに使えるツールです。WEBブラウザではなくスマホでタスク管理を頻繁に行う人は特におすすめでしょう。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:サブタスクの設定・通知・ファイル添付・音声入力機能など
  • 連携ツール:Slack/カレンダー/Drop box/Gogle Drive
  • デバイス:iPhone・Android・PC(WindowsではWeb版)
  • プラン:無料プランあり。プレミアムプラン(6か月継続の300円/月)では、タスクに追加でカラーや優先度の順位を設定できる。
  • 備考(その他の情報):Web版の場合は、日本語に対応しておらず英語利用が問題ない人のみ利用。

まとめ

今回は、タスク管理ツールを選ぶときのポイントやおすすめのツール6選について紹介してきました。

ツールを使ってタスクを効率よくこなすことで、1つのタスク作業や進捗の確認にかかる負担を最小限に減らせるようになります。

予定を立ててしっかりとタスクを管理することで、やり忘れの防止や全体進行の沈滞を防ぎ、よりタスクの作業に集中できる環境を作ってみましょう。

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