無料のタスク管理ツール6選まとめ【2021年版】ツール選定のポイントも紹介

普段、業務の中でタスクをこなしていると、今よりもはかどる手段やツールがないものかと思案するでしょう。チャットツールや電子メールの機能だけでは不十分だと実感する方が多いのではないでしょうか。

もしタスク管理にかかる工数が減らせれば、時間を有意義に使うことができ、それだけ業務の質が上がるはず。

今回の記事では、タスク管理ツールを選定する時に重視すべきポイントを取り上げます。また、個人・チームそれぞれに適したタスク管理ツールを3つずつ厳選し、それぞれの特徴を比較してみました。

タスク管理ツールとは?

作業時間の効率化を図るための手段として導入したいのが「タスク管理ツール」です。まずは、タスク管理ツールの目的や役割、ツールの種類について説明します。

タスク管理ツールの目的と役割

タスク管理ツールは、Webブラウザやスマホアプリを使用し日々のタスクを管理するためのツールです。

主に、作業を効率化することを目的に使用されます。大きなプロジェクトでは、個々のタスクは細分化されて、一人ひとりの作業ではなく大まかなひとつの業務として行われるため、全体の進行を把握する必要があるでしょう。

そこで、タスク管理ツールを導入してスケジュールやタスクの詳細をチーム間で共有するのです。

例えば、タスクを記入したリストやカードをタスク一覧に加えます。終わったタスクは完了に移動、作業中のタスクは進行中に移動、未完了のタスクはそのままにしておくことで、業務の進行状況を自分やチームメンバー(業務上のパートナーや上司)に共有し管理を行います。

さらに、タスクごとに優先度や期限などをあらかじめ設定すれば、進捗状況を確認したり、完了タスクと未完了タスクを把握したりでき、全体や個人のプロジェクトへの理解や作業効率を高めます。

また、機能を活用することでタスク管理ツールの持つ役割の幅は広がります。チャットやコメント機能もそのひとつで、タスクに対するコミュニケーションをとることができるでしょう。タスク管理ツールはタスクの効率化だけでなく、チーム間でのコミュニケーションツールの役割も持つよつになるのです。

クラウド型とインストール型

タスク管理ツールと導入する方法は大きく分けて2つ。「クラウド型」と「インストール型(オンプレミス型)」があります。

クラウド型のタスク管理ツールは、オンライン上でツールを操作します。ネット環境があれば、どこにいても閲覧や編集が可能です。インストールや複雑な設定、専門知識は不要で、常時最新バージョンにアップグレードされることが特徴です。

無料もしくは、比較的安価で始められることが多く、タスク管理ツールを初めて使用するチームに適しています。

インストール型のタスク管理ツールは、サーバーやパソコンにソフトウェアやデータをインストールして使用します。オンライン上のサーバーにアクセスする必要がないので、インターネット回線の届かない場所やインターネットに接続していないパソコンからでも、タスク管理ツールの操作が可能です。また、インターネット回線に繋ぐ必要がないので、セキュリティ面での安全性が高いことも特徴です。

その反面、最新の状態を維持するには必要に応じて自社でシステムをアップグレードせねばなりません。インストール型のタスク管理ツールは、システムに関する専門知識があり、チームやプロジェクトに適したタスク管理ツールになるようカスタマイズしたいチームに向いています。

個人向けツール・チーム向けツール

タスク管理ツールには、個人向けのツールとチーム向けのツールがあります。個人向けのツールは、タスクを自分1人で管理するためのスケジュール帳やカレンダー、タスクリストなどが多くみられます。

一方チーム向けのツールは、メンバー間の依存し合う複数のタスクを同時進行で管理するためのツールがほとんどです。同じプロジェクトに関わるチームのメンバーが個々にツールを用いてタスク管理を行っていると、プロジェクトマネージャーや上司が管理しにくく、全体をまとめるのが困難です。そんな中、タスク管理のフォーマットを統一するだけで業務効率は格段に向上します。

利用する人数やプロジェクトの規模によって、適したタスク管理ツールは異なりますが、主に以下のような特徴を持つツールがあれば、チームで共有して使うことができるでしょう。

  • 全体連絡ができるチャット機能
  • 期限の通知設定やアラートの設定
  • メンバー招待や権限付与のしやすさ
  • 担当者別のガントチャート表示機能
  • コメントや評価の反映とその掲示欄の用意

逆に、上記の機能を備えず個人の使いやすさを追求しているツールは、個人のタスクを管理するツールとして使うケースが多いでしょう。

タスク管理ツール選定ポイント

では実際にタスク管理ツールを選ぶ時には、どのようなポイントに着目すればよいのでしょうか。

タスク管理ツールには業務やプロジェクトの内容によって向き・不向きがあり、人によっても重視するポイントが違っています。

そこで、タスク管理ツールを選ぶ時に重視すべき、「サポート体制」「料金プラン」「操作性(使いやすさ)や機能性」「業務の特徴やタスクの傾向」の4つについて解説します。

サポート体制

見落としがちですが、タスク管理ツールの運営会社のサポート体制や、問い合わせ時の対応言語は忘れずにチェックしましょう。操作に困った時やトラブルが起こった時、すぐにサポート窓口と連絡が取れるかを確認します。

日本語での問い合わせができるか、タスク管理ツールのことをしっかり説明してくれるか、専門用語ではなく誰にでもわかりやすい言葉で疑問や要望に対応してくれるかは必ずチェックしたいポイントです。

それに加え、エンジニアやコンサルタントによる専門的なサポートが受けられる体制が整っていれば、タスク管理ツールをさらに活用できるはずです。

サポート体制の詳細は製品のサイトなどでは確認できませんが、SNSなどの口コミにネガティブなコメントが複数上がっていないかをチェックしたり、実際に問い合わせを行ってみたりしてリサーチしてみましょう。

料金プラン

完全無料のプランから期間や人数を限定して無料で使用できるプラン、チームの規模にあわせた有料プランなど、タスク管理ツールの料金プランはさまざまです。プランによって容量や利用人数、使える機能が異なり、料金が上がるほど容量が増えたり、人数や機能が無制限になったりします。

ほとんどの場合、無料で使える人数は2~3人程度で容量も多くありません。個人や小規模事業者が使うのであれば事足りますが、大人数のチームで使うのであれば、有料プランがおすすめです。

価格設定が機能に見合っているか、料金に対する機能や人数がバランス良く設定されているかなどを確認して選ぶのが良いでしょう。初めてタスク管理ツールを使う人は、いきなり有料版を購入するのではなく、無料版やお試しプランから利用を開始することをおすすめします。

操作性(使いやすさ)や機能性

作業の効率を高めるために欠かせないのが操作性や機能性です。UIの設計が不十分で操作がしにくい、Webブラウザだと操作できるがスマホだと操作性に欠けるなど、ツールごとに操作性の長所・短所を持っています。

特にチームで使うなら、スケジュールの管理や達成度の洗い出しにガントチャート機能は必須といえます。

ガントチャートとは?作成の方法やおすすめツールをご紹介

視覚的な面では、カンバン方式やリスト方式など表示機能の違いを持ちますが、どれが使いやすいかは個人の感覚やツールの使い方によります。

カンバン方式のタスク管理ツール5選。業務を見える化して作業効率をあげよう!

それらに加えて、コメント機能や情報共有の機能などプラスアルファの機能があれば、さらに快適なタスク管理が行えます。タスク管理ツールを選ぶ際は、実際に使用する時の操作感や機能の充実度、ガントチャートの有無などを参考にするとよいでしょう。

業務の特徴やタスクの傾向

タスク管理ツールは単純なタスクの処理であれば、シンプルなツールで十分ですが、業務や与えられるタスクによっては、複雑な機能が必要なこともあります。

タスクがシステム開発や会計・税務処理などの専門分野の場合には、情報やソースコードの共有ができる特徴を持つタスク管理ツールが使いやすいでしょう。反対に、毎年(あるいは毎日)、似たような業務を行うようなタスクの場合、シンプルさを重視したタスク管理ツールがおすすめです。

このように、業務の特徴や発生するタスクの傾向を参考に、チームに合ったタスク管理ツールを選びましょう。次の章からタスク管理ツールの具体名を挙げて紹介します。

無料で使えるチーム向けタスク管理ツール3選

まずは、無料プランやお試しのあるチーム向けタスク管理ツールを3つピックアップしました。

TeamHack(チームハック)

▶︎無料でTeamHackを試す

<<特徴>>

  • タスク別に分けられたチャット機能
  • 作業の時間を測れるタイムトラッキング機能
  • ツリー型でタスク全体を把握し、ソート機能でタスクの漏れをなくせる

「TeamHack」は、タスク単位でチャットができる機能があります。タスクごとに個別の指示やフィードバック・評価を行えるため、全体と個々のタスクを同時に管理しやすいシステム設計です。

タイムトラッキング機能や通知機能など便利な機能が充実しています。作業やタスク管理がPC中心の人におすすめです。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:担当者設定・共有・通知・ファイル添付・チャット・タイムトラッキング機能
  • デバイス:PC
  • プラン:無料のお試しプランあり。ビジネスプラン(1,200円/月)では、プロジェクト作成数、ストレージ容量やメンバー管理のライセンスの拡張が可能。
  • 導入形態:クラウド型
  • 備考(その他の情報):無料版は最終ログインから1年後に強制退会及びデータ削除あり。ビジネスプランは最低5ライセンスからの契約で、無料登録から有料プランへのアップグレードが必要。

「Trello」

▶︎Trelloを試す

<<特徴>>

  • 直感的に操作できるカンバン方式でシンプルさ重視のタスク管理ができる
  • 外部連携機能の充実や拡張機能による使い方自在の汎用ツール
  • PCやアプリで手軽に使える操作性とUI設計

「Trello」の特徴は、タスク名を記入したボードのタスクリストです。カードを自由に移動してステータスを更新すれば、簡単に完了・未完了を区分けできます。

リストに加えたカードに担当者や期限を設定しておけば、管理者が進捗状況を把握するのにも役立ちます。Power-Upsのカレンダーやマップの追加などの拡張機能を駆使すれば、チームでより便利な使い方ができるでしょう。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:タグ付・コメント・担当者設定・共有・ファイル添付・チェックリスト
  • 連携ツール:Slack/Evernote/Salesforce/Github/Dropbox/Google Drive
  • デバイス:iPhone・Android・PC・タブレット
  • プラン:無料プランあり。Business Class(9.99ドル/月)では、チームボードやビュー機能、外部連携、セキュリティ機能などを拡張可能。
  • 導入形態:インストール型
  • 備考(その他の情報):メモを追加することで、タスクに関連したメモ帳やアイデア帳として活用できる。

「Jooto」

▶︎Jootoを試す

<<特徴>>

  • 直感的な「ドラッグ&ドロップ」の操作性
  • Slack連携など外部連携ができる
  • カラフルなガントチャート表示で担当者ごとにタスクを把握

「Jooto」の特徴は、操作しやすいカンバン方式の画面とタスク管理機能の使いやすさです。Googleカレンダーを外部連携で導入すればビジュアル的にも見やすく、ガントチャートで期限や全体の達成度を把握しやすくなります。チェックリストを使用することで、進捗状況を一括管理できるでしょう。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:担当者設定・タスクの複製・コメント・共有・ファイル添付・ソート・ガントチャート・チェックリスト
  • 連携ツール:Slack/Googleカレンダー/Chatwork/CSVエクスポート
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料プランあり。スタンダードは500円/月で1人につきデータ量を5GBまで拡張可能
  • 導入形態:クラウド型
  • 備考(その他の情報):無料と有料で人数制限の違いはあるが、どちらも機能制限がなく、同じように使える。

無料で使える個人向けタスク管理ツール3選

次に、個人向けのタスク管理ツールを3つ、ご紹介します。

「Todoist」

▶︎Todoistを試す

<<特徴>>

  • タスクを簡単に登録でき、視覚的なチェック機能が充実
  • タスクの消化具合をグラフで確認できて、やる気アップ!
  • オフライン利用ができる

「Todoist」の最大の特徴は、タスクを優先度やタグで管理・整頓し、階層フォルダにサブタスクを作り、細かく予定を立てられることにあります。繰り返しタスクを立てることができるので、日課や同じタスクを追加するのも簡単です。

低料金に加えて、返金制度ありの安心プラン。ノート編集でメモ帳として活用できるのもおすすめです。アラーム、ハビット機能等の内部連携を活用すれば、個人での使い道もさらに広がります。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:タグ付・担当者設定・優先度設定・繰り返し設定・サブタスクの設定・ファイル添付・生産性チャート・メモ帳作成・共有
  • 連携ツール:Google Drive/Dropbox/Gmail/Outlook/Airmail/Mailbird/Google Assistant/Google カレンダー/iCalendar/Toggl/Time Doctor/Pomodone/Powr of You/Zapier/IFTTT
  • デバイス:iPhone・Android(スマホ・タブレット端末)、PCなど
  • プラン:無料のフリープランあり。プレミアムプラン(338円/月)では、自動リマインダー設定やアウトライン追加、コメント追加機能を使用できる。
  • 導入形態:クラウド型
  • 備考(その他の情報):チェックボックスや評価などの機能を使いカスタマイズすることで使いやすさが増す。

「Toodledo」

▶︎Toodledo公式ページ

<<特徴>>

  • 階層によるリスト化が可能
  • 日時・曜日のタグ指定ができる
  • 同じタスクが多い時に繰り返し設定できて便利

「Toodledo」の特徴は、基本的なタスク管理ツールとして使えると同時に、応用性の高い多機能ツールとしても活用できることです。リスト方式でタスクをドラッグ&ドロップできるシンプルさも備えています。親子タスクの設定など、タスクを管理する上で必要な項目を網羅しているでしょう。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:サブタスクの設定・通知・ファイル添付・検索・メモ帳・ハビット
  • 連携ツール:Googleカレンダー/Appigo Todo/ToToDo
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料プランあり。standardプラン(2.99ドル/月)では、サブタスク機能が使えるようになります。
  • 導入形態:クラウド型
  • 備考(その他の情報):Webブラウザは拡張機能Japanizeによる日本語化し、アプリは日本語対応。英語に問題なくツールとして使える場合のみ導入。

「Any.do」

▶︎Any.do公式ページ

<<特徴>>

  • 簡易なタスク画面と簡単な「ドラッグ&ドロップ」操作
  • 「Any.do moment」機能でルーティーンを決めておける
  • スマートフォンから利用する人におすすめ

「Any.do」はスマートフォンのタッチ操作からでも簡単にタスクが設定できる簡単機能が特徴です。予定にあわせて「今日」や「明日」などの4パターンにタスクを分類し予定を立てることができます。

スマホで管理しやすい仕様のため、Webブラウザではなくスマホでタスク管理を頻繁に行う人は特におすすめします。

<<チェック項目>>

  • 主な機能:サブタスクの設定・通知・ファイル添付・音声入力機能など
  • 連携ツール:Slack/カレンダー/Dropbox/Google Drive
  • デバイス:iPhone・Android・PC(WindowsではWeb版)
  • プラン:無料プランあり。プレミアムプラン(6か月継続の300円/月)では、タスクに追加でカラーや優先度の順位を設定できる。
  • 導入形態:インストール型
  • 備考(その他の情報):Web版の場合は、日本語に対応しておらず英語利用が問題ない人のみ利用。

Excelでタスク管理を行うテンプレートの紹介

最後に紹介するのは、無料でタスク管理ができるExcelです。導入コストが無料でランニングコストも無料、ビジネスパーソンにとって使い慣れているソフトであるという点で、ツールの学習コストもほとんどかからないといっていいでしょう。

Excelでタスク管理を行う場合、前章で紹介したようなツールを使用しない分、表やリストを1から自分で設計する必要があります。その手間を省くためにも、テンプレートの使用をおすすめします。Excelの操作があまり得意ではない人も、テンプレートなら手軽にタスク管理ツールを導入できるでしょう。

テンプレートはWeb上から無料でダウンロードができ、そのまま使ったりチームにあったタスク管理ツールにカスタマイズしたりできます。

TeamHackersおすすめのテンプレートは「エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選」で詳しく紹介しています。シンプルなものからVBAマクロが組まれているものまで幅広くリストアップしているので、あれこれ試してみるのもいいかもしれませんね。

まとめ

今回は、タスク管理ツールを選ぶ時のポイントやおすすめのツールについて解説してきました。ツールを使いタスク管理を効率良くこなすことで、作業や進捗の確認にかかる負担を最小限に減らせるようになります。

予定を立ててしっかりとタスクを管理することで、対応漏れの防止や全体進行の沈滞を防ぎ、よりタスクの作業に集中できる環境を作ってみましょう。

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