近年、雇用の拡大により、有効求人倍率がバブル経済期に並ぶほど高水準となっていることはご存知でしょうか。これは、日本全体が人口の減少により人手不足におちいっていることが原因の一端といわれています。
その一方で、長時間労働をはじめとした雇用環境の改善が叫ばれていますが、企業の経営状態次第では難しい部分もあるでしょう。窮余の策として、社員一人ひとりの処理タスク量を増やすために、仕事の作業効率化が求められています。そして、増え続けるタスクの処理と作業効率化のために必須ともいえるのが、タスク管理能力です。
そこで今回は、ビジネスパーソンにとってもっとも身近なソフトのひとつであるエクセルを使い、作業効率をアップさせるタスク管理方法についてご紹介します。
※エクセルを使わずにタスク管理をする方法が知りたいという方は、「脱エクセルでタスク管理をシンプルに～新定番ツール「TeamHack」～」の記事もチェックしてみてください。
1.タスク管理の現状と問題
どの企業でも人手不足といわれているなか、1人に割り振られるタスク量が増加しているにもかかわらず、1案件にかけられる時間が少ないのが大きな課題となっています。1人の人間が複数のタスクを同時に進めなければなりません。いわゆる、「マルチタスク」化を否応なしに求められた結果、混乱してしまい、非効率的な仕事の進め方になっていませんか？
また、インターネットの普及により、チャットツール等のコミュニケーションの複雑化多様化でいつでもどこでも連絡がとれるようになり、さらにはさまざまなファイルやアプリがクラウド上で共有できるようになりました。1つのタスクが終わっても息をつく暇もなく、次々と舞い込んでくる新しい追加タスクにあたふたしている方も少なくないでしょう。
タスク管理の仕方によってビジネスシーンの作業効率は大幅に変わってきます。快適なビジネスライフを送るためにも、今こそ1日も早く、効率のいいタスク管理を実行しましょう。
2.タスク管理をもっとわかりやすく行なうには
もっとも簡単でわかりやすいタスク管理とは、「ひと目で直感的に判断できるもの」ではないでしょうか。できれば１ヵ所を見るだけで、重複している進捗具合なども閲覧できるタスク管理が望ましいですよね。
理想形は、あちこちから入ってくる情報をどこにまとめて置いたのかすぐにわかること。刻々と変わっていく変更内容や進捗を必要なときになるべく早く把握できることです。
それらを一発で解決してくれるソフトが、ビジネスツールとして我々にお馴染みのエクセルです。普段から使い慣れているエクセルで、あなたも簡単にタスク管理をこなしてみましょう。
3.タスク管理をエクセルで簡単に
エクセルでタスク管理、と聞いて、一覧表のような形式を思い浮かべる人もいるかと思います。
しかし、より効率のいいタスク管理を行なう手法として、「ガントチャート」が再び注目を浴びています。ガントチャートは、グラフになっているため視覚的で見やすい、関係者で共有できる、タスクの最適化などを叶えるツールです。フリーソフトとしても出回っているため、安易に利用でき、人気があります。
このガントチャートをエクセルに組み込めば、お手軽にタスク管理が行なえます。しかもエクセルなら、自分の好きなように項目を増やしたり、関数を加えたり、フォーマットを変えることも可能。使っていくうちに「こうしたほうがいいな」と思ったら、その場で自分流にカスタマイズできます。さらには、シート別やリンク機能、関数で紐づけなどを行えるので、ファイルの一元管理が可能です。もちろん、誰かとシェアしたいときは、Googleスプレッドシートに変換して、チーム内で運用していくこともできますよね。
自分ならではの使いやすさを追求できるのがエクセルでタスク管理する大きな魅力ではないでしょうか。
4.エクセルでタスク管理を実行するためのテンプレートリンク7選
ガントチャートを作ってしまえば後が楽とはいえ、１から自分で作るのは大変です。また、その時間があるのであれば、実際のタスク処理にあてたいですよね。そんなときにおすすめなのがネット上で配信されているテンプレートを利用することです。形式だけを利用し、カスタマイズしやすいシンプルなタイプのものから、複雑なVBAマクロなどが組まれたものまで、さまざまなタイプのものが存在しています。
ここでは主に無料で配布しているテンプレートをチョイスしています。シンプルなものから順にご紹介していきますので、お気に入りを見つけたら、ダウンロードしてみてください。
1 エクセルがそんなに得意ではないという方に
ホタテの苦悩
http://popleaf.jp/hotate/wbsガンチャートをexcelで作ってみた/
設定内容が書かれたConfigシートに開始と稼働日を入力。実際にタスク管理を行うスケジュールシートに工数と開始日を入れれば、あとは自動計算でバーが継ぎ足されていく仕様です。
>> エクセルを使わずにタスク管理をカンタンに実装できる！「TeamHack」とは？
2 自分でマクロ・VBAを設定するので、シンプルなものがいいという方に
Feedsoft
http://www.feedsoft.net/template/tplate/ganttchart.html
「日程管理表」「プロジェクトごとのガントチャート」「進捗管理表」の3つが用意されています。マクロ・VBAなどが設定されていないため、カスタマイズが自由自在です。
3 スケジュールが把握できればいいという方に
Red Warrior (3S-HACKS!)
http://redwarriorhacks.blog41.fc2.com/blog-entry-1.html
関数のみで作成されているので、計算式を自分好みにすることも可能です。100件までのスケジュールに対応。人材管理などを行っている方にいいかもしれません。
4 日別・月別・年別の工程管理をしたいという方に
ガントチャートforExcel
http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se282986.html
曜日、週間、月間、半年、1年、10年など、複数の工程を自動マクロが描画してくれます。各分類・担当別に工程を区分け表示し、工程を階層化して管理することも可能。
5 エクセルを生み出したマイクロソフト社のテンプレートを使う
Microsoft プロジェクトスケジュール
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/2013/stylecatalog/excel/excel21.aspx
開始年月とスケジュールの期間を設定すれば自動で日付が作成され、スケジュールが完成。プルダウン機能もついているので、これだけで事足りる方も多いはずです。HP内で簡単な説明や動画もあります。
6 カレンダー機能とチャートを一体化したいという方に
簡単!Excel工程表（フリーウェア版）
https://kantan-excelkouteihyo-freeware.softonic.jp/#app-softonic-review
チャートを作成するためのアドオンをMicrosoft Excelに追加し、作図を可能にしてくれるツール。ボタンひとつで休日やテキスト追加、直線を引けるなど操作性がラクなのが特徴です。
7 日単位で細かくタイムスケジュールの管理を行ないたいという方に
Excel Pro 工程表
http://www.syswat.com/freesoft.html
1枚のシートに31日間を表示。使いやすく、秀逸ですが、VBAマクロが組まれているため表記内容の変更ができません。
スケジュール管理を効率よく行えるツールをもっと知りたいという方は下記の記事を読んでみてください！
１つのツールでタスク管理をスマートに！ チームで働く効率をグッと向上させます
「エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選」についてのまとめ
長く携わっている仕事をしている方は、タスク管理を行なう必要もないほどすでに体にスケジュールが染み込んでいるという方もいるかもしれません。ただ、そこにいくつものタスクが重なれば、スケジュールを管理すること自体が負担となってしまうのは想像に難くありません。マルチタスクが当たり前となったいま、ひと昔前のようにカレンダーやスケジュール帳だけでタスクを管理することが困難になりました。 チームや自分が抱えているタスクを適切に管理し、実行していくことが不可欠といえるでしょう。今回、ご紹介したエクセルテンプレートを活用して、ぜひ自分流にアレンジしたタスク管理を行なってみてください。
※エクセルを使わずにタスク管理をする方法が知りたいという方は、「脱エクセルでタスク管理をシンプルに～新定番ツール「TeamHack」～」の記事もチェックしてみてください。
参考サイト:「NAVERまとめ」「Softonic.jp」「IT情報」「窓の杜レビュー」「Microsoft office」
