ビジネスパーソンにとって身近なソフトのひとつであるエクセルを使ったタスク管理は、導入コストがかからないこともあり、タスク管理を試すのに最適な方法です。
具体的にどのような表を作り、どんなことに気をつければよいか…それらを解説するのが今回の記事です。
エクセルを使ってタスク管理を行う方法やエクセルでタスク管理を行うためのテンプレートを紹介します。
タスク管理とは
タスク管理とは、プロジェクトを達成するために必要な「タスク」を整理して管理することをいいます。
タスク管理においては、あらゆる業務を作業レベル（すぐ取り掛かれる状態）まで分解して「見える化」し、担当者を決めて作業を行います。これにより、プロジェクト全体を俯瞰的に見られるようになるのです。
タスク管理には
・作業が見える化される
・タスクの優先順位が明確になる
・チームマネジメントがしやすくなる
・タスクの対応漏れがなくなる
というメリットがあります。
タスク管理を実践することで、作業の無駄を洗い出したり、メンバーのモチベーションをアップしたりでき、業務の質や作業効率の向上が期待できます。
タスク管理の基本をさらに詳しく知りたい人は「基礎から実践まで！ タスク管理の必要性や方法を解説します」を読むとよいでしょう。
エクセルでタスク管理する方法
本稿ではエクセルによるタスク管理の方法を解説しますが、タスク管理には大きく分けて2種類の方法があります。
まず、個人でタスク管理をする方法、そしてチームでタスク管理をする方法です。それぞれの方法を詳しくみてみましょう。
個人でのタスク管理
個人でタスク管理を行う目的は、タスクを忘れずに期日通り完了させることと、作業を効率的に段取りすることです。
タスクの一元管理や、納期や優先度、ステータスの明確化、こまめにタスクを確認し更新をする習慣をつけることが求められます。
個人のタスク管理では、上記のような簡単な表を作ることで管理ができます。
優先度やステータスはドロップダウンリストを入れることで、簡単に入力ができます。
エクセル画面上部【データ】タブの【入力規則】を使い、セルの選択肢となる文言を「,（コンマ）」で区切って入力すれば、ドロップダウンリストを作ることができます。
また、文言ごとにセルの色を変えれば、今あるタスクの重要度やボリュームなどを一目で把握しやすくなります。条件付き書式を使用すれば、一つひとつセルを塗りつぶすことなく、決まった文言を選択するだけでセルに色がつきます。
色をつけたいセルを選択し、エクセル上部にある【ホーム】から【条件付き書式】を選択しましょう。【新しいルール】＞【スタイル】＞【クラシック】と選択し、【指定の値を含むセルだけを書式設定】→【セルの値】→【次の値に等しい】と選択します。
その後、タスク管理表に表示させる文言ごとに表示させたい色やフォントを選択して【OK】をクリックしましょう。
また、特定の項目だけを絞り込んで表示させたい時には、フィルター機能が便利です。
抱えているタスクが多くなった時などは、未着手のタスクや優先度の高いタスクなどを絞って表示させることで、タスクの確認がしやすくなります。
フィルター機能を使う時には、フィルターをかけたい列全体を選択し、エクセル上部の【フィルター】をクリックしましょう。項目の上部に表示される【▼】をクリックして、絞り込みたい項目にチェックを入れるだけで、必要なタスクだけを羅列できます。
チームでのタスク管理
一方、チームでのタスク管理は、複数のメンバーにタスクを共有することで、業務の重複や認識の齟齬、業務の対応漏れを防いだり、メンバー間での業務の偏りや進捗状況を共有・管理したりすることを目的としています。
チームでのタスク管理は、個人のタスク管理と異なり複数名で共有することが前提となるため、タスク管理を行うツールを統一することや、もれなく更新できるような仕組み作りなど、一定のルールに従って管理をする必要があります。
個人のタスク管理表に担当者を足すことで、チームでも運用が可能なタスク管理表になります。前述の方法でドロップダウンリストを作成しておくと、担当者の入力もスムーズです。
明確な期限があるタスクをチームで管理する時は、ガントチャートもおすすめです。
ガントチャートは、プロジェクトにおけるタスクのスケジュールやプロセスを管理するためのタスク管理表で、ツリー構造とチャートでタスクをあらわします。
ガントチャートを用いると、チーム間の進捗状況やスケジュール、手順や担当者などを効率よく把握できるようになります。
ガントチャートによるタスク管理に興味があれば「ガントチャートとは？ 作成の方法やおすすめツールをご紹介」の記事をご覧ください。ガントチャートを導入するメリットやエクセルでのガントチャートの作り方を細かく解説しています。
エクセルでタスクを管理する際に注意すべきこと
無料で導入でき、ビジネスパーソンにとって身近なツールであるエクセルだからこそ、タスク管理を気軽にはじめることができますが、必ず注意すべきことがあります。
以下の点に留意したタスク管理表や運用ルールを定め、タスク管理を行いましょう。
スマートフォンでの表示には最適化されていないため、タスクの閲覧や更新が困難
外出先など、スマートフォンでしかタスク管理表を開けない場では、タスクの更新ができないため、後回しにすることで更新を忘れてしまう恐れがあります。
また、気軽にファイルを開くことができないため、タスク管理表を印刷したりメモしたりする必要があります。それではタスク管理表の意義が薄れてしまい、段々と使われなくなってしまう可能性もあります。
数式を組み込むには一定の知識が必要
特にガントチャートのようなタスク管理表の場合、数式を組み込むなどエクセルの知識が必要となります。
数式を用いたタスク管理表は非常に便利ではありますが、ほんの少し意図しない操作をしただけで式がおかしくなってしまい、タスク管理に影響を与えるリスクがあります。
エクセルでタスク管理を実行するためのテンプレートリンク6選
エクセルの場合、タスク管理表さえ作ってしまえばタスク管理ができるとはいえ、自分で作るのは時間がかかります。また、その時間も実際のタスク処理にあてたいと考えるかもしれません。
そんな時におすすめなのが、web上で配信されているエクセルのテンプレートを利用することです。形式だけを利用しカスタマイズしやすいシンプルなタイプのタスク管理表から、複雑なVBAマクロなどが組み込まれたタスク管理表まで、さまざまなタイプのテンプレートが提供されています。
本稿では主に無料でダウンロードできるテンプレートをチョイスしています。シンプルなものから順に紹介するので、企業やプロジェクトに適したテンプレートがあればダウンロードしてみてください。
1.エクセルがそんなに得意ではないという方に
ホタテの苦悩
設定内容が書かれたConfigシートに開始日と稼働日を入力。実際にタスク管理を行うスケジュールシートに工数と開始日を入れれば、あとは自動計算でバーが継ぎ足されていく仕様です。
2.自分でマクロ・VBAを設定するので、シンプルなものがいいという方に
Feedsoft
「日程管理表」「プロジェクトごとのガントチャート」「進捗管理表」の3つが用意されています。マクロ・VBAなどが設定されていないため、カスタマイズが自由自在です。
3.スケジュールが把握できればいいという方に
関数のみで作成されているので、計算式を自分好みにすることも可能です。100件までのスケジュールに対応。人材管理などを行っている人に適しているかもしれません。
4.日別・月別・年別の工程管理をしたいという方に
曜日、週、月、半年、1年、10年など、複数の工程を自動マクロが描画してくれます。各分野・担当別に工程を区分け表示し、階層化して管理することも可能です。
5.エクセルを生み出したマイクロソフト社のテンプレートを使う
開始年月とスケジュールの期間を設定すれば自動で日付が作成され、スケジュールが完成。プルダウン機能もついているので、これだけで事足りる人も多いはずです。公式サイト内で操作方法の簡単な説明や動画を見れば、操作を覚えることができます。
6.日単位で細かくタイムスケジュールの管理を行いたいという方に
1枚のシートに31日間を表示。使いやすく、秀逸ですが、VBAマクロが組まれているため表記内容の変更ができません。
エクセル以外でタスクを管理する方法
最後に、エクセル以外でタスク管理ができる便利な方法を紹介します。エクセルの注意点をカバーする有効な手段になりうるので、あわせて使うのもいいでしょう。
紙とペン
紙とペンを使ったアナログなタスク管理方法が楽で便利！ という人には、この方法がおすすめです。エクセルが開けず更新できない場所でのメモとしても役に立つでしょう。
タスク管理の方法は、紙にタスクをペンで書き出し管理するだけのシンプルさ。ITが苦手な方でも気軽にタスクを管理することができます。
紙とペンでできるタスク管理の方法は「デジタルよりアナログ派？ 紙でタスク管理をする方法やメリット・デメリットとは」で解説しています。
メール
連絡手段というイメージがあるメールですが、タスク管理ツールを兼ねて使用できます。
メールをタスクと捉え、受信BOXは未着手のタスクとします。優先度や緊急度に合わせて分類できるメールフォルダを作成し、受信フォルダから移動しましょう。
この時注意してほしいのが、すぐに対応できるメールは直ちに返信をして処理済みフォルダにうつすことです。残ったメールは分類して、優先度の高いものから対応します。
フォルダ分けの際は
・すぐに対応すべきタスク
・できれば早めに対応すべきタスク
・相手のアクション次第で、アクションがない場合にはプッシュが必要なタスク
・相手のアクション次第で、アクションがなければそのままでよいタスク
など、メールの優先度によって分類し、色分けをするなどして管理します。
しかし、近年ではコミュニケーションツールとしてチャットツールなどが使われはじめているので、メールが主なコミュニケーション手段でない限り、これひとつでの管理は困難です。
Googleスプレッドシート
エクセルに似たツールとして知られているGoogleスプレッドシートでも、タスク管理が可能です。
汎用性や自由度の高さからビジネスシーンでもよく使われているツールで、インターネット環境下であれば、パソコンやタブレット、スマートフォンからの閲覧や編集ができることが特徴です。
Googleスプレッドシートにもタスク管理ができるテンプレートがあり、手軽に始めたい人におすすめです。
テンプレートのほか、Googleスプレッドシートでのタスク管理に役立つ便利な機能は、「Googleスプレッドシートでタスク管理を行うには？ テンプレートやおすすめの機能について解説」にまとめています。
タスク管理ツール
タスクをクラウド上で共有し管理ができるタスク管理ツールも非常に便利です。
インターネット環境さえあれば、タイムラグのない情報共有や更新が可能です。また、タスク管理表の作成も不要で、タスクや付随する情報を記入するだけですぐにタスク管理ができます。
またタスク管理ツールの中には、タスク管理にあると便利な機能を備えているものもあります。
例えばTeamHackの場合、タスクから派生する小さなタスクをサブタスクとして設定し、階層化して管理ができます。
上記の場合、【M-1】の親タスクを完了させるために必要なサブタスクを【M-1-1】【M-1-2】と書き出しています。また、サブタスクの進捗状況は親タスクの下の「進捗バー」で見える化されます。
また、タスクごとにチャットスペースがあるので、タスク管理ツールとチャットツール間の行き来は不要です。タスクごとにコミュニケーションが整頓され、非常にスマートな管理ができます。
このように、タスク管理ツールにはさまざまな便利な機能があり、導入することで作業のクオリティ向上や効率アップが期待できるでしょう。
タスク管理ツールを比較・検討される際は、34のタスク管理ツールの特徴やメリットを比較した「【2021年版】タスク管理ツールおすすめ・Todo管理ツール34選を徹底比較（無料プラン有り）」をご覧ください。
まとめ
長く携わっている仕事をしていれば、タスク管理を行う必要もないほど、すでに体にスケジュールが染み込んでいるという人もいるかもしれません。ただ、そこにいくつものタスクが重なれば、スケジュールを管理すること自体が負担となってしまうのは想像に難くありません。
マルチタスクになりがちな昨今、ひと昔前のようにカレンダーやスケジュール帳だけでタスクを管理することが困難になりました。 チームや自分が抱えているタスクを適切に管理し、実行していくことが必要不可欠といえるでしょう。
今回、ご紹介したタスク管理方法を参考に、ぜひチームやプロジェクトにあったタスク管理をお試しください。
