プロジェクト管理とは? 目的や手法などの基本を解説します

リモートワークやギグエコノミーが普及し、プロジェクトの形も多様化しています。それに伴いプロジェクト管理も複雑化し、その方法に頭を悩ませるプロジェクトマネージャーも少なくありません。今こそ、改めてプロジェクト管理の目的や方法、成功のコツについて考えてみましょう。

プロジェクト管理とは

プロジェクトを成功に導くために、計画しコントロールやサポートを行うことをプロジェクト管理と呼びます。

通常、プロジェクトにはたくさんの人や複数のチームが関わり、各々が目標に向けたタスクに取り組みます。ほとんどのタスクは相互に関与しており、タスクの遅れや漏れ、変更などが発生すると、プロジェクト全体に影響を与えることになります。さらに、プロジェクトには納期や目標とする品質が定められているため、遅れや漏れ、変更があったとしてもどこかで調整せねばなりません。

影響を最小限に抑えプロジェクトの円滑な進行を取り戻すためにも、なくてはならないのがプロジェクト管理なのです。

プロジェクト管理の目的とメリット

目的やメリットを理解することで、プロジェクト管理はもっと意味のあるものになります。3つのポイントに分けて、より細かく解説してみましょう。

期間や時期の順守

多くのプロジェクトには納期や期限が存在します。その期日をゴールとし、プロジェクト管理を行うのですが、プロジェクトを進める道中にはさまざまなトラブルが予想されます。日頃から管理の行き届いているプロジェクトであれば、タスクやフローの見直しや役割の際分担などを行いながら、プロジェクトに遅延が発生しないようにコントロールできるのです。

利益の最大化

プロジェクトにはたくさんの不要なタスクやプロセスがあるものの、品質や人員を削ることは困難です。しかしプロジェクト全体を俯瞰することで不要なタスクやフローを見つけ出すことができます。

さらにチーム間の連携がスムーズになることから、コミュニケーションコストも下げることができます。

結果、コストが削減され、プロジェクトの収益アップにつながることも大きなメリットです。

チームワーク向上

たくさんの人が関わる以上、チームワークなしにプロジェクトの達成は困難をきたします。そこでチーム間の連携を高め、チーム力を向上させるためにプロジェクト管理を行います。

プロジェクト管理により、チームのメンバーの進捗状況が一目でわかり、サポートや指導ができる関係性を築きやすくなります

またメンバーの意思統一ができるため、チームの一体感やモチベーションのアップも期待できるでしょう。

プロジェクト管理の注意点

プロジェクトを決められた期日までに、目標のクオリティで達成するためには、以下の2点に注意しましょう。

目標や理念の定義

プロジェクトを計画する際には、目的や理念をしっかりと定義することです。プロジェクトのコアとなる目的を曖昧なままにしてしまうと、優先順位がわからず、適切な判断ができない恐れがあります。

確実な情報共有

チームが歩幅を合わせ同じ目的や目標に向かうことはとても重要です。そのためには誰もが必要な時にプロジェクト全体を見渡すことができるようなドキュメント管理で情報を共有します。タスクやスケジュール、仕様変更が発生した時、情報共有の体制が整っていないと、プロジェクトから取り残されてしまいます。

また、情報共有ができていれば、迷いが生じた時にも的確な検討やスピーディーな判断ができるでしょう。

プロジェクト管理のやり方

 では、具体的にプロジェクト管理を進めていきましょう。代表的なプロジェクト管理の手法や管理の流れをまとめました。

プロジェクト管理の代表的な手法

  • ガントチャート

タスクの進捗を可視化するために使用されるチャートをガントチャートといい、昨今では幅広くプロジェクト管理の際に活用されるようになりました。進捗状況や作業工程、スケジュールやマイルストーン、担当者など、プロジェクトに関わる情報を効率良く把握・共有できます

  • WBS

WBS(Work Breakdown Structure)は、プロジェクトで発生する作業を細かく分解した構成図です。作業を書き出すことでプロジェクトの全体像を把握し、タスクを明確にします

  • 進捗管理

タスクごと進捗状況を数字などを用いて具体的に示し、目標までの達成値を明確にします

一般的なプロジェクト管理の流れ

  1. 計画
    計画はプロジェクトの要。指針となる目標や目的を明確にし、スケジュールやマイルストーン、予算などを具体化します。
    その後、プロジェクトを達成させるために必要なタスクをリストアップしましょう。優先順位や担当者もあわせて決めておくと、プロジェクトの進行がイメージしやすくなります。
    リストに挙げたタスクは計画の段階で、責任者、期限、優先順位を設定し、整理しておきましょう。
  2. 実行
    計画に基づいてタスクを実行します。プロジェクトを進める過程では、報告や連絡、相談がカギとなります。コミュニケーションを取りながら進めます。
  3. 管理・見直し
    プロジェクトマネージャーは進捗を共有するためにミーティングの設定などをし、メンバーから報告や相談が受け取りやすい環境を作らねばなりません。
    実際に動き出したプロジェクトには予期せぬトラブルや変更が発生するもの。どんなに完璧に練られた計画であっても、それは変わりません。プロジェクト管理の役割は、スケジュールに遅れがないか、特定のメンバーに負担がかかっていないかなど、チームの状況を見守り、計画とのズレがあれば修正をしたり、計画そのものの見直しを行ったりします。
  4. 振り返り
    プロジェクトが完了したら、良かった点や改善すべき点の洗い出しや分析をし、振り返りを行います。プロジェクトで得た経験やナレッジは報告書等にまとめ、今後に生かせるように保存しておきます。

プロジェクト管理の成功のポイント

プロジェクトが成功するか否かはプロジェクトマネージャーの腕の見せどころ。では、成功するプロジェクトとは? 4つのポイントを解説します。

タスク管理

プロジェクトはたくさんのタスクの積み重ねです。タスクの詳細・期日・担当者・連携などを明確に管理することはいうまでもありません。

円滑なコミュニケーション

社内・社外問わず、プロジェクトには複数のメンバーが関わることがあります。メンバー間のコミュニケーションは、意思の疎通やすれ違いの防止、信頼関係の構築のために欠かせません。

万が一プロジェクトに関するネガティブな報告があったとしても、メンバー間の良好な関係性が構築されてさえいれば報告がしやすく、早急に対応することができます。

責任の明確さ

大きなプロジェクトになるほど、メンバーの当事者意識や責任感が薄れてしまう恐れがあります。プロジェクトマネージャーはメンバーのタスクに対する責任感を高める必要があります。

メンバー一人ひとりの力なしにプロジェクトの成功はありません。責任の所在を明確にし、やりがいや達成感を実感できるように導くことで、プロジェクトの成功に近づくでしょう。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理の方法は、プロジェクトの目的や関わる人によって異なりますが、管理の上では重要な選択です。オンライン上で共有できるプロジェクト管理ツールを利用すれば、スケジュール管理やタスク管理がしやすく、プロジェクトの問題点や優先順位がわかりやすくなります。
それによりメンバーが自発的に動ける体制が作られ、プロジェクトマネージャーも的確な指示ができるようになるでしょう。

「プロジェクト管理ツール」で管理を効率化する

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの全容を見渡せ、情報共有ができる便利なツールです。必要事項を埋めるだけで進捗状況をタイムラグなく可視化できるため、プロジェクト全体の進捗状況が把握し、トラブルが発生したとしても早急に対応をすることができるのです。

そのためには、プロジェクトに合ったツール選びがカギとなります。

プロジェクト管理ツールの選び方

  • 機能で選ぶ

プロジェクト管理ツールの主軸は「タスク管理」と「スケジュール管理」です。そのほかに、ガントチャートや工数管理、wiki、チャット、ダッシュボードなどツールによってできることは異なります。どれもプロジェクト管理において便利な機能ですが、必要以上の機能は使いこなすことができず、ツールの操作が複雑化します。

プロジェクト管理ツールに何を求めるかを明確にし、必要な機能を見極めましょう。

  • コミュニケーション機能をチェック

チーム間での情報共が頻繁なら、コミュニケーション機能がプロジェクト成功のカギを握ります。頻繁なメッセージのやりとりやリアクションによるコミュニケーション、申し送りを必要とするプロジェクトの場合、コミュニケーションが取りやすいツールであることが決め手になるでしょう。

  • 操作性

日常的に使用するツールは、使いやすさが重要です。メンバーのITリテラシーと管理ツールの性能の差が大きく開いてしまうと、ツールを導入する際の学習コストがかかります。

また、使いこなせずにお飾りのようなツールになっては意味がありません。直感的に操作できるかどうかは、デジタルに不慣れなメンバーが使用することも視野に入れて判断しましょう。

無料トライアルがあれば、必ず導入前のモニタリングをおすすめします。

  • プロジェクトの規模

プロジェクトのボリュームに適したツールであることはもちろん、さまざまな立場のメンバーが参画する場合は、メンバー管理をする必要があります。メンバーの招待や削除、権限管理、ログイン履歴の確認などができれば、プロジェクトの機密保持ができ、セキュリティ面でも安心して利用できるでしょう。

まとめ

過去、定期的な会議で進捗報告をしたり、エクセルで作った表を使ったりしプロジェクト管理を行っていましたが、IoTが進むとともに、webツールなどを活用したプロジェクト管理を行うようになりました。これはプロジェクト管理の質や効率を向上させました。

一方、冒頭でお伝えしたように、多様化するプロジェクトに、プロジェクト管理の難易度も上がっています

プロジェクト管理はプロジェクトの土台。ますます高まるプロジェクト管理の必要性とともに、そのスキルが求められています。プロジェクト管理の基本に立ち返り、スキルアップを目指してはいかがでしょうか。

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