プロジェクト管理の定番、WBSとは? ガントチャートとの違いや作り方を徹底解説

これを語らずにプロジェクト管理は成り立たない! そんなプロジェクト管理の基本であるWBS。本稿ではWBSを導入するための基本知識や活用方法に加え、ガントチャートをはじめとしたツールの併用についても説明しています。精度を上げるポイントをおさえて、WBSを活用しましょう。

WBSとは?

WBSは「Work Breakdown Structure」の頭文字を取った言葉で、作業分解構成図のことを指します。プロジェクト管理において、必要なタスクを分解し構造化する手法です。

WBSはプロジェクト管理のベースとなっていて、WBSをもとに工程表や進行表を作成することがほとんどです。システム開発のプロジェクトではおなじみの手法ですが、規模に関わらず多様なプロジェクトに活用されています。大きな粒度のタスクからブレークダウンして細かなタスクに分けるというプロセスは多くの人に馴染みやすいため、長年ビジネスシーンで愛用され続けているのです。

WBS導入の目的

WBSの目的はプロジェクト達成までの道のりに発生するタスクの漏れや重複をなくし、作業効率を上げることです。これはプロジェクトを進める上でとても大切です。また、プロジェクト全体を把握し、取り組むべき小さなタスクに集中するためにも有効な方法です。

それに加えて、タスクを明確にしないとスケジュールの管理も困難となります、プロジェクトの進行をスケジュールに落とし込むためにもWBSの作成が求められるのです。

WBS導入のメリット

次に、WBSがプロジェクトにもたらすメリットを挙げてみましょう。

円滑なプロジェクト管理につながる

WBSを作成しチーム全体で共有することで、認識のズレを防ぐことができます。メールや口頭でタスクについてのコミュニケーションをとる時も「WBSの×番のタスク」と伝えればすぐに理解ができ、作業指示や報告の正確性や効率が大きく向上します。

また、個々のタスクに対する責任の範囲を明確にするため、メンバー間の連携がとりやすくなり、作業の過不足やすれ違いを防ぐことができます。

プロジェクトの全体像を把握できる

WBSの階層構造で作業を細かく分解すると、タスクの分担がしやすくなります。自分が担当するタスクとそれに関連するタスクが明確になり、よりきめ細かな作業が可能です。また、新たに加わったタスクや変更になったタスク、完了したタスクを俯瞰して見渡せるので、無駄な作業やリスクも早く発見することができるでしょう。

さらに、プロジェクトの中で既に完了したタスクを簡単に振り返ることができ、同時にゴールまでの過程がわかりやすいWBSは、プロジェクトの途中から参加するメンバーがいても、引き継ぎがしやすいというメリットも持っています。

作業工数を正確に見積もることができる

タスクの細分化や工程を明確化することで作業ごとの工数がはっきりし、作業計画が立てやすくなります。それらの工数を足し上げれば、正確な全体の工数が明らかになり、さらにはプロジェクト全体を見越した正確な見積もりも作成することができるのです。

また見積もり額をクライアントなどのステークホルダーに提示する際も、見積もりに対する具体的なエビデンスとしてWBSを提示できるので、安心や信頼につながります。

WBS導入の注意点

WBSにはたくさんのメリットがありますが、その効果を十分に受け取るために注意すべきポイントがあります。以下の2つに気をつけてWBSの運用を行いましょう。

曖昧な作業の細分化は不要

プロジェクトの初期にWBSを作成する場合、作業が曖昧で不明瞭なケースもあるでしょう。そのような場合は想定だけで無理矢理タスクを分解する必要はなく、プロジェクトを進めながら少しずつ細分化することをおすすめします。

WBSは定期的に見直す

プロジェクトに変更が加わるたびに、初期に作成したWBSとの乖離が起きることがあります。必要に応じてWBSのアップデートを行い精度を保ちましょう

WBSの作り方

WBSはとてもシンプルな作りをしています。複雑なプロセスではないので手順に沿って気軽に作成してみましょう。WBSを作成する際は、表作成の手間を省くことができるテンプレートやタスク管理ツールの活用がおすすめです。

WBSの作成は主にプロジェクトマネージャーの担当になるケースが多くありますが、各段階で作業担当者に確認し了承をとってから進めると、タスクの見落としや計画の遅延を最小限に留めることができます。また、過去のプロジェクトで作成したWBSを参考にしてもいいでしょう。

1.タスクの洗い出し・細分化

最初にプロジェクト達成に必要なタスクを、大きな粒度で列挙します。プロジェクトに関わるタスクを余すことなくピックアップしましょう。大きな粒度のタスクを親タスクとし、それらを徐々に分解し子タスクを一覧にします

子タスクをどこまで分割すべきか判断するためには「8/80ルール」が有効です。8/80ルールでは、子タスク1つを完了するのに要する時間を8時間以上、80時間未満の間に収めることを基準とし、タスクとして挙げるには小さすぎる子タスクや、もっと細分化すべき子タスクを取り除きます。

2.タスクの構造化

フェーズごとにタスクをまとめ、階層化することを構造化と呼びます。フェーズの近いタスク同士をまとめ、ツリー構造を作りましょう

タスクごとにスケジュールや工数、担当者などを追記し、プロジェクトの全体像やタスク間の関係性を見える化します。

3.依存関係に考慮した優先順位をつける

タスクに優先順位をつけて作業工程を明確にします。その際は、相互に依存し合う作業を意識しましょう。

依存し合うタスクの場合、メンバーの1人がどんなに作業を前倒ししても、依存関係を持つタスクが終わらない限りスケジュールの短縮にはなりません。効率的な進行を組み立てるためにも、前工程の作業が終わらないと着手不可なのか、同時進行が可能なのか、タスク間の依存関係を明示しておきましょう。

4.担当者を割り振る

タスクごとに作業担当者を割り振ります。1タスクにつき1担当者を基本とすることで、責任の所在がはっきりします。複数の担当者をアサインすると、誰が何をするのかが曖昧になり、作業が滞るばかりか誰も着手しないままタスクの完了期限を迎えてしまう恐れがあるかもしれません。

WBSとガントチャートの違い・関係性

WBSは汎用性が高くプロジェクト管理に欠かすことができないツールですが、時間軸を把握しにくくスケジュール管理が困難というデメリットがあります。そのデメリットを補うために、ガントチャートを組み合わせて使用します。

WBSとガントチャート、どちらもプロジェクト管理をスムーズにするためのツールですが、用途が少し異なります。WBSはプロジェクト達成に必要なタスクをリストアップし分類した一覧表を指し、一方、タスクに時間軸を合わせてスケジュールを見える化した棒グラフがガントチャートです。

どちらも直感的かつ視覚的にプロジェクトの進行状況や工数、スケジュールを把握できることが特長です。WBSとガントチャートの併用は、デメリットを補うばかりか精度の高いプロジェクト管理を叶えることができるのです。

WBSに沿ったガントチャートの作成手順

では、実際にWBSとガントチャートを組み合わせた表を作ってみましょう。

WBSでリストにしたタスク一覧を縦軸に置き、横軸には時間軸を置くことでWBSとガントチャートを1つの表で表します。タスクの開始日と終了予定日をガントチャートの棒グラフが示します。

長期にわたるプロジェクトであれば、横軸は日単位でなく、週単位など大きめの単位で表示するとわかりやすいでしょう。逆に短期間で密なプロジェクトの場合、横軸は日単位でなく時間単位になることもあります。

その他WBSの精度を上げる便利なツール

ガントチャートの他にも、WBSの精度を上げるツールがあります。ここではTeamHackersおすすめの2つを紹介します。

マインドマップ

人間の脳の仕組みに合った発想や思考を視覚化するのがマインドマップです。紙とペンさえあれば作ることができ、書き出すことで頭の中を整理できます。頭に中にあるタスクを書き出す際にはマインドマップを有効活用し、思考を整頓しながら行うとWBSの精度が上がります

マインドマップを作成する際はタスクやアイデアを中心に置き、関連する項目を追加しましょう。タスクの漏れをなくすためにも便利なツールです。

Excel

Excelを活用したWBSもプロジェクト管理の手段のひとつです。ExcelでWBSを管理する場合、項目の設定や書式などの運用ルールを定めることが運用のポイントです。Web上には多種多様なWBSのテンプレートが提供されているので、好みのものを選んで使うのもいいでしょう。

Excelを使ったWBS作成にはコストがかからないものの、情報の共有やデータ分析、品質管理がしにくいというデメリットがあります。そのほか、進捗状況がリアルタイムに反映されない点や、修正に手間がかかる点もExcelで行うタスク管理の不便な点です。

Excelを利用したWBSの管理に限界を感じたら、タスク管理ツールの導入をおすすめします。WBSを作成しやすいツリー型のタスク管理ツールを選ぶといいでしょう。

タスク管理ツールを選ぶ際は、TeamHackerのタスク管理ツールを比較した記事が参考になります。

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まとめ

WBSは汎用性や利便性の高さから、多くのプロジェクトで使用が可能な手法です。曖昧で複雑化しがちなタスクを分割し、階層化することで作業への落とし込みがスムーズになります。

とてもシンプルなので、プロジェクト管理に慣れていないチームにも馴染みやすく、運用がしやすいでしょう。プロジェクト管理の精度を上げて確実なゴールを迎えるためにも、WBSの作成をおすすめします。

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