ビジネスで使用する「マイルストーン」とは? 意味や使い方を理解し、プロジェクトを管理しよう

「マイルストーン」というワードを、ビジネスにおける会話や管理ツールの画面の中で頻繁に見かけるようになりました。日常会話では滅多に登場することのない言葉かもしれませんが、ビジネスシーンにおいては日常的に使われる重要な言葉です。

マイルストーンとは

人生の節目となる出来事のことをマイルストーンと呼ぶことがありますが、本稿ではプロジェクト管理のシーンで使われる「マイルストーン」についてまとめてみました。

語源

マイルストーンは、距離を示すために道路や線路に1マイルごとに置かれた標石のことです。出発地点から何マイル進んだのか、この先どれくらいあるのかは、マイルストーンを指標として判断することができます。

このことから物事の途中に起こる重要な出来事のことを「マイルストーン」と呼ぶようになり、プロジェクト管理の現場で使われる言葉となりました。

ビジネスシーンでのマイルストーンの役割

プロジェクトの進捗状況を管理するために設けた中間地点や節目、通過点となるポイントがマイルストーンです。

進捗管理が伴うプロジェクトであればマイルストーンを置くことができますが、特に長期的なプロジェクトや、たくさんの人が関わるような複雑なプロジェクト、納期の遅れが許されない時やバトンを繋ぐようにタスクが進行する時には、マイルストーンを置く意義を実感しやすいでしょう。

プロジェクトの進行に大きく影響を及ぼす地点にマイルストーンが置かれ、計画通り進んでいるか、後れを取っていないかを振り返るポイントになります。一つひとつのマイルストーンが道しるべとなり、着実なプロジェクト進行が可能となるのです。

マイルストーンをビジネスで使用するメリット

では一体マイルストーンはどのようなシーンで役に立つのでしょう? 自身のプロジェクトでもマイルストーンを使いたくなるようなメリットを4つ挙げてみました。

スケジュール管理がしやすい

プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、関わる人が多ければ多いほど、目標までの道のりは長く、スケジュールやタスクは複雑になりがち。気が付いた時には現在地がわからなくなってしまうことがあります。どのようにタスクを進めればいいのかさえわからなくなり、不安を覚えることもあるかもしれません。

また、各プロジェクトチームのメンバーのタスクを把握するには時間も手間もかかります。

マイルストーンを設定することで目標までのプロセスが明確になり、プロジェクトが計画通り進んでいるか、遅れは発生していないかがひと目でわかります。

もし順調に進んでいなかったりトラブルが発生したりした時は、マイルストーンを置き直して作業時間を修正します。マイルストーンを置くことでメンバー間の連携がとりやすくなり、その後のスケジュールに及ぼす影響を最小限にすることができます。

品質の維持や向上

マイルストーンを使用するメリットは、スケジュールや納期の管理に加え、品質管理ができることです。マイルストーンごとに目標となる品質を満たしているか、振り返りを行います。もし品質が下回っていたとしても、短いスパンでの振り返りを行っている分、軌道修正はしやすいでしょう。

作業効率アップ

タスクの進捗状況をマイルストーンごとに確認することで、作業の漏れを防ぐことができます。プロジェクトの全体を可視化できるので作業効率のアップにつながります。

マイルストーンごとにステイクホルダーを洗い出しておくと、プロジェクト関係者とのやり取りも最小限にとどめることができ、コミュニケーションコストを下げることができます。

モチベーション維持

長期的なプロジェクトになると、中だるみしモチベーションが下がってしまうこともあるでしょう。日常に小さな達成を感じるポイントとしてマイルストーンを置けば、モチベーション維持に役立ちます。

先が見えないマラソンは辛さを感じることもありますが、「中間地点」「あと◯km」とわかると、不思議と力が湧き、まだ頑張れる! と次の一歩が出せるものです。

スケジュール・タスク・目標との違い

マイルストーンは、プロジェクト全体に対し設定する特定のポイントです。例えば、商品開発であれば、リサーチ・企画立案・試作品テストのようなマイルストーンが置かれます。字面だけで見ると、タスクやスケジュールとどう違うのか? 疑問に思うかもしれませんが、これらは使われる意味合いが異なります。それぞれみていきましょう。

スケジュール

スケジュールは、日程表や予定表であり、プロジェクトにおける全てのイベントを書き入れます。その中に、節目となるポイントや期限として置くのがマイルストーンです。

タスク

タスクはプロジェクトを構成する要素です。マイルストーンを達成するために、必要な業務の数々がタスクです。1つのタスクを終えると1つの業務が完了しますが、マイルストーンは複数のタスクを処理することで達成される「ひとつの地点」です。

目標

マイルストーンは目標をどれくらい達成しているかを把握するための目印のようなものです。マイルストーンを通過し、到達するものが目標です。

マイルストーンを正しく書く方法

マイルストーンへの理解が深まったら、実際のプロジェクトに落とし込んでみましょう。

ガントチャートとマイルストーンの作成

ビジネスにおけるマイルストーンはガントチャートなどの管理表と合わせて使用されることが多く、合わせて使うことで効率の良いプロジェクト管理やタスク管理が叶います。

ガントチャートとは

ガントチャートはタスクの進捗を可視化するために使用されるチャートのことを指します。主に、横軸に日付、縦軸にタスクを並べ、タスクごとに担当者を割り振ります。チャートの横棒は作業の進捗状況を表し、同時に作業工程、担当者やスケジュール感を把握することができるようになります。

プロジェクト全体をきっちりと理解するためにも、まずはガントチャートを作成しましょう。ガントチャート上にマイルストーンを記載する枠を作っておくと、日常的に目にするので定着しやすくなります。

マイルストーンの役割

ガントチャートをさらに使いやすい表にするために、マイルストーンは欠かせません。マイルストーンを把握していれば、計画通りに進んでいるか、遅れは出ていないかが視覚的に判断でき、スケジュール変更や遅延があった時も、自分のタスクへの影響を速やかに把握し、スケジュールの調整ができるようになります。

マイルストーンの置き方

まず、プロジェクトの目標やゴールを具体的に設定します。その上で、プロジェクトの節目となるポイントにマイルストーンを置きましょう。

完了期限があるプロジェクトの場合、ゴール=納期とするのは危険です。不測のトラブルなどを想定し、数日のバッファを持つと安心です。

マイルストーンを置いたら、プロジェクトを円滑に進めるためにタスクの洗い出しを行い、チームで共有します。これらを一元管理するには、複数名で共有のできるタスク管理ツールがおすすめです。

マイルストーン設定時の注意点

最後にマイルストーンを設定する際に注意すべきポイントをまとめてみましょう。

実現可能なスケジュール

マイルストーンは的確で無理のないスケジュールの上に組まれていることがとても重要です。現場を知らない管理者が想定だけで設定したマイルストーンが、実際の作業者にとっては実現不可能で、その通りに進めることができず破綻することは少なくありません。

プロジェクトマネージャーはマイルストーンに無理はないか、設定した順番で効率良く進められるか、必ず担当者に確認するようにしましょう。

期間の余裕

マイルストーンを設定した後にタスクが増えることは珍しいことではありません。期間に余裕を持たせたマイルストーン設定にすることで、柔軟に対応することが可能になります。

マイルストーンは適度に

マイルストーンを細かく設定すると、目標の達成度合いを可視化しやすくなります。また、マイルストーンごとに、できるだけ細かくタスクを書き出すことで、スケジュールの予想がつき工数も見積もりやすくなります。

その反面、細かく設定しすぎると融通がつけづらく窮屈になってしまいます。マイルストーンの不要な見直しが発生しては、円滑なプロジェクトとはいえません。適度なマイルストーンを心掛けましょう。

見直しを行う

プロジェクト管理をする場合、大切なのはタスクが計画通りに完了されているかを定期的に確認することです。そうすることで手遅れになる前に、マイルストーンの見直しができ、プロジェクトの円滑な進行やクオリティ保持につながります。

まとめ

マイルストーンは日常の業務や小さなプロジェクトでも活用が可能です。普段の業務でもマイルストーンを置く習慣をつけておくと、スケジュール管理やタスク管理のスキルは向上します。

また、マイルストーンはプロジェクト管理やタスク管理などと合わせた、一元管理をおすすめします。タスクやスケジュールはもちろん、wiki、マニュアル、チャットなど、プロジェクトに関する情報を集約できるツールを使うことで、管理や共有の時間を最小限にしつつも、タスクの抜け漏れやミスを防ぎ、プロジェクトの進捗管理を行うことができるのです。

マイルストーンを身近なものにして、ますますの作業効率アップを目指してみてはいかがでしょうか。

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