チームの進捗を共有できるタスク管理ツールを5つ紹介！

世の中にはさまざまなタスク管理ツールが存在します。その中から自分に合ったタスク管理ツールを見つけることは至難の業。そこで、自分が一番譲れない部分、コアとなる部分を軸としてタスク管理ツールを俯瞰する視点が大切です。この記事では「進捗共有に秀でたタスク管理ツール」を紹介します。

この記事では、

• チームに共有すべき事柄
• タスク管理ツールを使うべき理由
• 進捗共有に強いタスク管理ツール

を解説します。

そもそも「何を」チームと共有すれば良いのか？

社会人の基本として「報・連・相」すなわち「報告」「連絡」「相談」を大事にするべきといわれていました。ただ少し想像すればわかるように「報・連・相」をしっかり行うほど進捗共有にかかるコストは高くなります。また、形骸化してしまう恐れもあるでしょう。IT技術が普及している昨今、もう少しスマートに進捗共有することはできないのでしょうか？

個人的に、進捗共有は次の3つが伝えられればいいと考えています。

1. 現時点で完了していること + これからやるべきこと
2. これからやるべきことに必要な「工数」の見積もり
3. 想定ボトルネックとそれを解決するアイディア

ここからより具体的に進捗共有の方法について述べたいと思います。

どのように進捗を共有すれば良いのか？タスク管理ツールを使おう！

チームにとって、どのように進捗を共有すれば良いのか、難しい問題です。よくある例としては、Excelでガントチャートを作成してシェアする方法です。

関連：エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選

しかし筆者は、エクセルよりも進捗共有を得意とするタスク管理ツールを用いることで、時間と労力をカットできる上、利便性も高いと考えています。

ここからは、進捗共有機能が充実したタスク管理ツールとして評価の高いものを5つ紹介します（次表参照）。

「Trello（トレロ）」：シンプルさ重視でスモールチームの進捗管理に最適

「Trello（トレロ）」は、タスクをカード形式で直感的に管理することができるタスク管理ツールの王道です。個人でTrelloを使っても非常に便利ですが、実はチームでも効率的に進捗共有を行うことができます。

TODOリストや各種資料を簡単に共有！

Trelloのボード左上にある【招待】という項目をクリックすると、ダッシュボードにメンバーが追加されて、ホストユーザーと同じようにタスク管理を行うことができます。プロジェクトごとにボードを複数作成することで、簡単にチームをマネジメントでき、必要な情報をシェアすることが可能です。

また、ボードではなく、カード単位でチームメンバーを追加・共有することもできます。これによって、メンバーはカード内にコメントを入れたりTodoリストや各種資料を効率的に把握でき、とても便利です。

チーム機能を利用してメンバーを一括管理

チームを作成 | Trelloを始めよう

Trelloのチーム機能とは、複数のユーザーをグループ化してまとめる機能です。前項で紹介した「招待」や「共有」などは、一人ひとりのユーザーを追加していく必要がありましたが、管理するボードやタスクが多い場合は、それらにチームを紐付けることで、一度に関係するメンバーを紐付けることが可能になります。有料版では、ユーザーの権限をはじめ各種要件を設定することができるため、より高度な管理ができます。

「Redmine（レッドマイン）」：エンジニア向けタスク管理ツールの王道

「Redmine（レッドマイン）」は、システム・エンジニアリングの現場でよく使われているツールです。筆者がエンジニアだったときもRedmineを利用していました。Redmineでは、タスクの一つひとつをチケットという形にして管理します。

ガントチャートやロードマップを簡単に作成・共有できる

Redmineでは、登録したチケットの情報をもとにガントチャートやロードマップが自動で咲く作成され、チーム全員で共有することができます。また、カレンダーにもチケットをもとにして予定が作成されるためToDoリストとしても優秀です。

文書（ドキュメント）機能の活用で重要事項をメンバー全員と共有

「文書」機能では、プロジェクト管理に必要な文書（ドキュメント）を分類して管理します。ローカル環境で文書を管理していると、必要な情報がメンバーがすぐにアクセスできないということがしばしば起こりますが、Redmineの文書機能を使えばすぐにそれらを見つけることができます。もちろんファイル添付も可能です。

「Backlog（バックログ）」：シンプルなUI/UXにも関わらず機能は多彩

「Backlog（バックログ）」もシステム・エンジニアの世界でよく使われるタスク管理ツールの一つです。Redmineと機能はよく似ていますが、BacklogはよりシンプルかつUI/UXに力を入れている印象です。

タスクの進捗を視覚的・直感的に把握できる

Backlogの優れている点は、ビジュアルでわかりやすくタスクの進捗状況を把握・共有することができる点です。具体的には次のような機能を備えています。

• カンバンボード
• ガントチャート
• バーンダウンチャート
• Gitネットワーク

これらの機能によって、進捗共有を一目で確認することが可能になります。

GitやSVNなどのバージョン管理システムに対応

システム・エンジニアの方にとっては、GitやSVNなどのバージョン管理システムに対応していることも嬉しいポイントです。GitやSVNをコマンドラインのみで管理しようとすると、必ずミスが生じるので、Backlogのような機能と連携することは必要不可欠です。

「Chatwork（チャットワーク）」：コミュニケーション重視の汎用性のあるタスク管理ツール

「Chatwork（チャットワーク）」は、オンライン・コミュニケーション・ツールとしてよく知られています。みなさんも一度は使ったことがあるのではないでしょうか。しかしChatworkを進捗共有の視点で捉えている人は、まだまだ少ないはず。ここではChatworkを進捗共有に使うことを前提に話を進めます。

グループチャットやビデオ通話などで円滑にコミュニケーション

Chatworkの基本的な機能は次の4つです。

• チャット
• タスク管理
• ファイル管理
• ビデオ/音声通話

進捗共有にガントチャートやロードマップを用いることは、とても有効です。しかし細かい部分のすり合わせや緊急時の対応などには不向きです。その点、グループチャットやビデオ通話ですぐに関係者間で、進捗共有をすることでより柔軟に、問題に対処することができます。RedmineやBacklogに比べると簡易的ですが、タスク管理やファイル管理の機能もシンプルが故に使いやすく、日常利用にはとても利便性が高いサービスです。

充実した管理機能で共有範囲を制限できる

Chatworkをビジネス版にアップロードすると、さまざまな管理機能を利用することが可能になります。

具体的には、

• ユーザー追加を柔軟に管理
• 社外ユーザー機能制限

などが挙げられます。

業務では多くの機密情報や個人情報を扱うため、このような機能はChatworkのセキュリティ向上に大きく貢献していて、その信頼性が多くの企業に採用される理由になっているのでしょう。

「Wrike（ライク）」：GoogleやAmazonも社内利用するタスク管理ツール

「Wrike（ライク）」は、ここまで紹介してきた4つのサービスに比べると日本での知名度は劣るでしょう。しかし海外では、GoogleやAmazonをはじめさまざまな企業が利用している勢いのあるタスク管理ツールです。

プロジェクト・マネジメントがフレームワーク化されている

Wrikeをちょっとさわってみるとわかりますが、UI/UXがとてもシンプルかつロジカルに設計されていて、無駄が一切ありません。日々のタスク管理でも、フレームワークに従って内容を入力することにより、必要事項が漏れなく入力されるように設計されています。フォーマット化された情報は、視覚情報に変換しやすいので、進捗の共有を直感的に確認することができます。

情報漏洩を防ぐ高いセキュリティを実装

プロジェクトの進捗共有をするときに気をつけなければならないことの一つとして、個人情報あるいは機密情報が漏洩しないようにシステムを実装することです。Wrikeは、セキュリティにとても力を入れていて、ユーザーは安心・安全にツールを活用することができます。

まとめ：各種ツールの特徴を知った上でまずは無料版を試す

ここまでチームの進捗を共有できるタスク管理ツールを5つに厳選してお届けしました。

「自分に合ったツールがわからない……」という方は、ひとまず無料版でひと通りのサービスを試してみましょう。

ツールとの相性は人それぞれです。相性を知るためには、実際に手を使って動かすことがもっとも効率的。その際に、この記事の内容を参考にしていただけますと幸いです。