世の中にはさまざまなタスク管理ツールが存在します。その中から自分に合ったタスク管理ツールを見つけることは至難の業。そこで、自分が最も譲れない部分、コアとなる部分を軸として、タスク管理ツールを俯瞰する視点が大切です。
この記事では「進捗共有に秀でたタスク管理ツール」を紹介します。進捗管理はタスク管理のカギとなる要素です。タスク管理ツールを選ぶ時に重要なポイントとなることが多いため、参考にご覧ください。
タスク管理ツールが注目される理由
リモートワークの定着やIT技術の急激な進化により働き方は大きく変化し、会社の外でパソコンやタブレットを使って仕事をすることが一般的になりつつあります。
また昨今では、働き方改革の推進やクラウドソーシングサービスの充実に伴い、タスクの一部を切り分けて外部に委託する傾向にあります。
そこで、オフィスで顔を合わせることなくタスクの進捗や情報の共有ができるツールが注目されるようになりました。
また、業務効率化による負担の削減や長時間労働の解消が求められる中、機能性の高いタスク管理ツールでこれらの解決が期待できることも注目される理由のひとつです。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理に似た意味で使用される言葉に「プロジェクト管理」があります。どちらも似たような意味合いで使用されていますが、それぞれ異なる意味を持ちます。
プロジェクトは複数のタスクから成り立っています。スタートからゴールまで一連の流れを総じてプロジェクトと呼び、そのプロジェクトの中の作業や業務を細分化したものがタスクです。
つまり、「プロジェクト管理」が意味するものは、大きな業務を達成することを目的に、全体的な業務計画をたてて管理することです。一般的にはプロジェクトマネージャーが進捗状況を把握し、チームで抱える業務を総合的に管理しています。
一方「タスク管理」は、プロジェクトに関わる業務をプロジェクト達成に向けて管理することです。それぞれ自分が抱えるタスクを自らで管理します。
このように、それぞれ異なる意味を持ちますが、個々のタスクを着実にこなすことがプロジェクトの成功につながるという点では、タスク管理とプロジェクト管理は深い関係性を持ちます。
チームで進捗を共有・管理するメリット
タスクの進捗状況をチームのメンバー間で共有し、プロジェクトマネージャーによって管理することにはどのようなメリットがあるのでしょう。2つのポイントに分けてまとめてみました。
業務の優先度が可視化
プロジェクト達成に向けタスクをこなすプロセスの中で、どのタスクから手をつけるべきか、どのタスクであれば後回しにできるかなどの優先度付けは、今後を左右しかねない重要な判断です。
目標達成に向けた業務の流れや進捗状況をメンバーに共有し管理を行うことで、プロジェクト全体の作業プロセスが可視化され、優先度の高いタスクが明らかになります。
的確な優先順位は業務効率化につながり、スケジュール通りにプロジェクトを進行できます。
さらに、優先度の可視化はメンバーのビジョンを統一するため、意識のスレ違いやコミュニケーションの齟齬を防ぎ、品質維持も期待できるでしょう。
作業やスケジュールの把握ができる
進捗状況の共有や管理によって、メンバーごとに抱えているタスクやそのボリューム、作業の遅れが明確になります。
それによって、作業が遅延しているメンバーのサポートや、突然飛び込んできた緊急度の高いタスクを誰に頼むかの的確な判断などができるでしょう。また、タスク分担の偏りを見つけ適切な割り振りをすることで、特定のメンバーにだけ負担をかけることもなくなります。
チームで共有すべきタスク
社会人の基本として「報・連・相」すなわち「報告」「連絡」「相談」は大事にすべきといわれています。ただ少し想像すればわかるように「報・連・相」をしっかり行うほど、進捗共有にかかるコストは高くなり、形骸化してしまう恐れもあるでしょう。
では、もう少しスマートに進捗を共有できないのでしょうか？
チームで進捗共有を行う際には、次の3つをおさえておくといいでしょう。
- 現時点で完了しているタスク + これからやるべきタスク
- これからやるべきタスクに必要な工数の見積もり
- 想定ボトルネックとそれを解決するアイディア
次章から、進捗共有の具体的な方法について述べたいと思います。
進捗共有・管理の方法
進捗を共有し、管理するには、業務内容や締め切り、担当者を明らかにし、今どのタスクがどんな状態にあるかを可視化することが求められます。
一般的に、メンバーそれぞれが必要なタイミングで書き込める表やリストを用いて共有や管理を行います。今回は図表による管理の代表的な方法を挙げてみました。
ガントチャート
タスクごとの所要時間を棒グラフで表示することで進捗を共有・管理する方法がガントチャートです。スケジュールやプロセスを視覚的に把握できることがメリットです。
個人はもちろん、チームやプロジェクト全体の進捗管理もできる方法で、プロジェクトやチームの規模は問いません。
ガントチャートはエクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで作成したり、専用のツールを使用したりすることをおすすめします。簡単に導入できるエクセルのテンプレートは「エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選」でも紹介しています。
また、ガントチャートの使い方については「ガントチャートとは？プロジェクト管理で利用する3つのメリットとおすすめツールをご紹介」をご覧いただくとスムーズです。
カンバン方式
カンバン方式は作業のステータスを「未着手」「作業中」「完了」などのフェーズに分けることで、タスクの進捗を共有・管理する方法です。
カンバンと呼ばれるカードのようなものに一つひとつのタスクを書き、ボード上に配置します。それを作業の進捗状況や重要度・優先度に応じて上下左右に動かすことで、タスクを管理します。ボードに並べられたカンバンを見るとタスクの内容がわかり、その枚数によって作業量を把握できる仕組みです。
「上部のタスクほど優先度が高いものとする」など、カンバンを置く方法に法則を決めることで、優先すべきタスクも判断ができるようになります。
カンバン方式も個人・チーム双方で活用ができますが、比較的個人のタスク管理に向いているとされます。
カンバン方式によるタスク管理の注意点やおすすめのツールは「カンバン方式のタスク管理ツール5選。業務を見える化して作業効率をあげよう！」をご覧ください。
タスク管理ツール導入のポイント
前章でお話しした進捗の共有や管理の方法に加え、業務をさらに効率化するには、タスク管理ツールの導入が欠かせません。
タスク管理ツールを導入する際には、以下の4つのポイントを考慮して選定することをおすすめします。
機能
チャット機能やタスクの自動追加機能など、タスク管理ツールによって搭載されている機能に違いがあります。タスクの並べ方も、ガントチャート、カンバン方式、ツリー型、ToDoリストなどさまざまです。
そのため、タスク管理ツールを導入する際は、会社の業界や組織の形態に合った機能はどれか、タスク管理ツールによって解決したい課題は何かなどを明らかにしておくといいでしょう。
的確なツール選びをするためにも、メンバーへのヒアリングや課題の洗い出しが必要です。
コスト
タスク管理ツールの導入コスト（料金プラン）は、使用するアカウント数や容量、使用できる機能に応じて異なることが多い傾向にあります。
プロジェクトの拡大や環境の変化によって、途中で事足りなくなってしまい、ツールを変更せざるを得なくなってはコストも労力もかかります。
料金プランごと、どこまでの機能や容量が使えるかはあらかじめ確認しておきましょう。
既存ツールとの連携
チャットツールやスケジュール管理ツールなど、すでに使用しているツールがあれば、それらを連携させられると作業効率アップが期待できます。
連携機能がないと、データ移行などの余計な手間がかかります。既存のツールと新しいツールを並行して使用すると、作業が煩雑になりやすく見落としが発生する恐れもあるでしょう。
サポート体制
見落としやすいのがサポート体制です。タスク管理ツールを導入する際は機能や価格ばかりをみてしまいがちですが、使用する中で自分では解決できない問題が起こることもあるはずです。
そんな時は気軽に問い合わせができるサポート窓口があると非常に便利です。その際、対応言語も忘れずにチェックしましょう。近年では国内のみならず海外の会社からもタスク管理ツールがリリースされており、公式サイトは日本語対応をしていても、問い合わせは日本語では対応できないケースもあります。
また、コンサルタントやエンジニアによる専門的なサポートが受けられるサービスがあれば、もっと使いやすく、自社にマッチしたタスク管理ツールが構築できるかもしれません。
おすすめのタスク管理ツール
最後に、TeamHaeckersおすすめのタスク管理ツールを選んでみました。前章のポイントを踏まえ、チームの規模やプロジェクトの内容に合わせたツールを選びましょう。
TeamHack（チームハック）：チャットもできるチームのためのタスク管理ツール
「TeamHack（チームハック）は、「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したチーム向けのタスク管理ツールです。タスク管理ツールの中でチャットを交わせることが特徴で、タスクごとにチャットを管理することで会話に一貫性が生まれます。
チャット機能との連携でタスク管理が簡単
通常、複数の画面を立ち上げて切り替えながらタスク管理を行っています。TeamHackはタスクとチャット機能を連携させることで、その手間を省いています。
タスクごとにチャット機能が紐づいているので、タスクごとに情報が集約されます。そのため、チャットやメールに必要な情報が埋もれることもなく、作業ややりとりの振り返りに時間を要しません。
チャット機能との連携は、タスクの登録忘れや情報確認漏れのリスクを減らすことができるでしょう。
タスクを見える化できる機能
TeamHackにはさまざまな角度からタスクを可視化する機能があります。
例えば、時間計測機能はタスクごとの所要時間を計測し、記録ができる機能です。ボタンをクリックするだけで、作業にどれくらいの時間がかかっているかが可視化されるので、作業効率アップや工数の見積もりに役立ちます。
また、タスクがどの程度完了しているのかをグラフで表示することで、達成度が一目でわかる機能や、締め切りを過ぎたタスクがあればマークを表示して知らせる機能など、タスク管理の質を高めるでしょう。
Trello（トレロ）：シンプルさ重視でスモールチームの進捗管理に最適
「Trello（トレロ）」は、タスクをカード形式で直感的に管理することができるタスク管理ツールの王道です。個人でTrelloを使っても非常に便利ですが、実はチームでも効率的に進捗共有を行うことができます。
ToDoリストや各種資料を簡単に共有！
Trelloのボード左上にある【招待】という項目をクリックすると、ダッシュボードにメンバーが追加されて、ホストユーザーと同じようにタスク管理を行うことができます。プロジェクトごとにボードを複数作成することで、簡単にチームをマネジメントでき、必要な情報を共有することが可能です。
また、ボードではなく、カード単位でチームメンバーを追加・共有することもできます。これによって、メンバーはカード内にコメントを入れたりToDoリストや各種資料を効率的に把握できたりし、とても便利です。
チーム機能を利用してメンバーを一括管理
Trelloのチーム機能とは、複数のユーザーをグループ化してまとめる機能です。前項で紹介した「招待」や「共有」などは、一人ひとりのユーザーを追加していく必要がありましたが、管理するボードやタスクが多い場合は、それらにチームを紐付けることで、一度に関係するメンバーを紐付けることが可能になります。有料版では、ユーザーの権限をはじめ、各種要件を設定することができるため、より高度な管理ができます。
Redmine（レッドマイン）：エンジニア向けタスク管理ツールの王道
「Redmine（レッドマイン）」は、システム・エンジニアリングの現場でよく使われているツールです。Redmineでは、タスクの一つひとつをチケットという形にして管理します。
ガントチャートやロードマップを簡単に作成・共有できる
Redmineでは、登録したチケットの情報をもとにガントチャートやロードマップが自動で作成され、チーム全員で共有することができます。また、カレンダーもチケットをもとにして予定が作成されるため、ToDoリストとしても優秀です。
文書（ドキュメント）機能の活用で重要事項をメンバー全員と共有
「文書」機能では、プロジェクト管理に必要な文書（ドキュメント）を分類して管理します。ローカル環境で文書を管理していると、必要な情報にメンバーがすぐにアクセスできないということがしばしば起こりますが、Redmineの文書機能を使えばすぐにそれらを見つけることができます。もちろんファイル添付も可能です。
Backlog（バックログ）：シンプルなUI/UXにもかかわらず機能は多彩
「Backlog（バックログ）」もシステム・エンジニアの世界でよく使われるタスク管理ツールの一つです。Redmineと機能はよく似ていますが、BacklogはよりシンプルかつUI/UXに力を入れている印象です。
タスクの進捗を視覚的・直感的に把握できる
Backlogの優れている点は、ビジュアルでわかりやすくタスクの進捗状況を把握・共有することができる点です。具体的には次のような機能を備えています。
- カンバンボード
- ガントチャート
- バーンダウンチャート
- Gitネットワーク
これらの機能によって、進捗共有を一目で確認することが可能になります。
GitやSVNなどのバージョン管理システムに対応
システム・エンジニアにとっては、GitやSVNなどのバージョン管理システムに対応していることも嬉しいポイントです。GitやSVNをコマンドラインのみで管理しようとすると、必ずミスが生じるので、Backlogのような機能と連携することは必要不可欠です。
Chatwork（チャットワーク）：コミュニケーション重視の汎用性のあるタスク管理ツール
「Chatwork（チャットワーク）」は、オンライン・コミュニケーション・ツールとしてよく知られています。しかしChatworkを進捗共有の視点で捉えている人は、まだまだ少ないはず。ここではChatworkを進捗共有に使うことを前提に話を進めます。
グループチャットやビデオ通話などで円滑にコミュニケーション
Chatworkの基本的な機能は次の4つです。
- チャット
- タスク管理
- ファイル管理
- ビデオ／音声通話
進捗共有にガントチャートやロードマップを用いることは、とても有効です。しかし細かい部分のすり合わせや緊急時の対応などには不向きです。その点、グループチャットやビデオ通話ですぐに関係者間で進捗共有をすることでより柔軟に、問題に対処することができます。RedmineやBacklogに比べると簡易的ですが、タスク管理やファイル管理の機能もシンプルが故に使いやすく、日常利用にはとても利便性が高いサービスです。
充実した管理機能で共有範囲を制限できる
Chatworkをビジネス版にアップロードすると、さまざまな管理機能を利用することが可能になります。
具体的には、
- ユーザー追加を柔軟に管理
- 社外ユーザー機能制限
などが挙げられます。
業務では多くの機密情報や個人情報を扱うため、このような機能はChatworkのセキュリティ向上に大きく貢献していて、その信頼性が多くの企業に採用される理由になっているのでしょう。
Wrike（ライク）：GoogleやAmazonも社内利用するタスク管理ツール
「Wrike（ライク）」は、ここまで紹介してきた4つのサービスに比べると、日本での知名度は劣るでしょう。しかし海外では、GoogleやAmazonをはじめさまざまな企業が利用している勢いのあるタスク管理ツールです。
プロジェクト・マネジメントがフレームワーク化されている
Wrikeを少し操作してみるとわかりますが、UI/UXがとてもシンプルかつロジカルに設計されていて、無駄が一切ありません。日々のタスク管理でも、フレームワークに従って内容を入力することにより、必要事項が漏れなく入力されるように設計されています。フォーマット化された情報は、視覚情報に変換しやすいので、進捗の共有を直感的に確認することができます。
情報漏洩を防ぐ高いセキュリティを実装
プロジェクトの進捗共有をする時に気を付けなければならないことのひとつとして、個人情報あるいは機密情報が漏洩しないようにシステムを実装することです。Wrikeは、セキュリティにとても力を入れていて、ユーザーは安心・安全にツールを活用することができます。
もっと多くのタスク管理ツールを比較・検討したい人は「【2021年版】タスク管理ツールおすすめ・Todo管理ツール34選を徹底比較（無料プラン有り）」の記事もおすすめです。
まとめ：各種ツールの特徴を知った上でまずは無料版を試す
チームの進捗を共有できるタスク管理ツールやその選定方法をお届けしました。
「自分に合ったツールがわからない……」という人は、ひとまず無料版を利用してひと通りのサービスを試してみましょう。
ツールとの相性は人それぞれ異なります。相性を知るためには、実際に手を使って動かすといいでしょう。
無料で試すことができるタスク管理ツールは「無料のタスク管理ツール6選まとめ【2021年版】ツール選定のポイントも紹介」にまとめています。こちらも合わせてご覧いただくと、タスク管理ツール選びの参考になるはずです。
