プロジェクト管理者必見! 進捗管理で生産性向上をさせるには

プロジェクト管理を任されたら、進捗管理は必須スキル! 進捗管理を学び、生産性向上を目指しましょう。この記事では、進捗管理を成功させる秘訣やおすすめの管理ツールについて詳しくまとめてみました。

進捗管理とは?

進捗管理とは、プロジェクト立ち上げ時に立てたプランと実際の進捗具合に差がないかを確認する作業です。定期的な進捗管理はなんらかの理由で生じた差を小さいうちに見つけ、埋めることができるため、プロジェクトを確実にゴールに導きます。

スケジュールが遅延したり成果物のクオリティが目標値に届かなかったりしては、売り上げばかりか信用さえも失いかねません。進捗管理はスケジュール管理や品質管理の一環として行われることもあるのです。

進捗管理のメリット

まず、進捗管理のメリットを4つにわけて説明しましょう。

優先順位が明確化される

多くのプロジェクトの場合、たくさんの工程やメンバーが混じり合うため、タスクに優先順位をつけるのは難しい傾向にあります。進捗管理を行うと、プロジェクト全体を俯瞰できるため、おのずと優先順位が見えてきます。すると、作業工程が明確になり、計画通りの進行や納期の遵守につながります

計画の見直し

進捗管理によって個々が抱えているタスクの進行状況やスケジュールが明らかになります。計画が有用か、作業工程や分担、手順が妥当かを随時見直し、計画の練り直しができます。

そうすることでタスクの負荷を均等にしたり、遅延が発生している業務の工程を見直したりし、プロジェクトの進行を円滑にします。また、タスクの重複や連絡の行き違いが発見できるのもメリットです。進捗管理をすることで、無駄な作業を未然に防ぐことができるのです。

トラブルや問題を早めに見つけられる

進捗管理をしていると、トラブルになりかねない課題や計画時から潜在的にあった問題を、大きくなる前に見つけることができます。小さいうちに見つけて解決すれば、慢性化や大きなトラブルに発展することはありません。プロジェクトの進行を妨げることがなく、損失も最小限に抑えられるのです。

モチベーションの維持

進捗管理はゴールを意識付ける役割を持ちます。当初掲げた目標や目的を改めて認識することでタスクに対する責任感が芽生え、メンバーの達成意識が高まることで生産性を向上させます。

また、進めている計画に無駄がなく的確だとわかると、タスクに安心して取り組むことができるでしょう。 

進捗管理がうまくいかない原因

進捗管理が期待していた成果を生み出すことができず、生産性の向上につながらないこともあるかもしれません。そんな時は原因を明らかにし、改善する必要があります。

進捗しかみていない

タスクの進み具合だけにフォーカスをあてていては、意味のある進捗管理とはいえません。正確な進捗状況を知り、遅れは生じていないか、遅れた原因は何か、生じた遅れはどうやって取り戻すかまでを管理する必要があります。

つまり確認すべきは、進捗率の他に、計画とのズレ、残っているタスクボリュームや優先順位、チームの課題、遅れが発生する可能性、メンバーの体調やモチベーションなど、あらゆる情報に渡ります。正確な現状把握をし、分析を行いましょう。

メンバーへの共有体制が整っていない

確認した進捗状況は、プロジェクトマネージャーだけで留めず、チーム全体で共有せねばなりません。定期的にチームのメンバー全員に共有する機会を持ちましょう。

共有する頻度が低いと、進捗管理の正確さが失われゴールへのベクトルにズレが発生します。今やるべきことやゴールへの道のりを見失うことさえあるかもしれません。

コミュニケーションがとれていない

コミュニケーションがとれていないチームでは進捗管理が困難です。せっかく進捗管理をしても、遅れを取り戻すためのヘルプが出しにくかったり、催促がしにくかったりしては、巻き返すことはできません。

また、進捗管理をするたびに遅れが発生している場合、わからないことがあっても質問がしにくく、連携がとりづらいチームである可能性があります。原因を取り除かねば、大きな遅れやトラブルに発展しかねません。

効果的な進捗管理の方法とは

進捗管理には、必ずおさえておくべきポイントがあります。このサイクルで進捗管理を行うと、効果を実感できるかもしれません。

現在地の確認

プロジェクトが現時点でどの位置にいて、この先にどれくらいの作業が残っているかの確認は進捗管理の基本です。前章にもあるように、進捗率、計画とのズレ、残っているタスクボリュームや優先順位、チームの課題、遅れが発生する可能性、メンバーの体調やモチベーションなど、あらゆる視点を持つことが大切です。

比較・見直し

計画と現状の間に生じてしまったズレの修正は、進捗管理で最も重要です。スケジュールの調整・計画の立て直しなど、必要に応じた解決方法を検討しましょう。想定外のトラブルが起こったら、スケジュールや工程、工数をもう一度洗い出すことになります。いつでもトラブルに対応できる体制を作れるように、日常的に見直すことが重要なのです。

また、ズレが生じた原因や進捗管理の過程で見えた課題・リスクは、解決策を見つけなければいつまでもズレが発生し続けます。比較と見直しは定期的に実施し、スケジュールは的確か、リソースは足りているのか、負担を背負ったメンバーの有無、コミュニケーションはとれているかなど、さまざまな面から検討を重ねましょう。ズレが小さく大きなトラブルに発展する前に対処します。

チームへの共有

現在地の確認から比較・見直しまでの進捗管理状況をチームへ共有できるシステムを作ります。

オフィスでメンバーが顔を合わせる機会があれば、朝礼や終礼、定例会を開催し、進捗を共有します。もし時間の捻出が難しかったりテレワークのため稼働時間が合わなかったりする場合、進捗管理のできるタスク管理ツールの導入もおすすめです。

進捗をチームに共有することで、本章で解説したような進捗管理の手法がチームに浸透し、個人でも進捗管理を行う習慣が身につきます。

進捗管理の手法

では実際のプロジェクト管理で有効な進捗管理の手法を4つ紹介しましょう。

日報

目標や計画に対し、どのくらい作業が進んだのかを日報とセットで報告します。日報で進捗を報告すると、作業の振り返りを兼ねることができるので、まさに一石二鳥。プロジェクトの「現在地」を意識する機会にもなります。生産性を向上させる進捗管理には、日々の進捗把握と計画との突き合わせが大切です。

また、日報としてチーム全体の進捗状況をメンバーに共有すると、メンバーが日常的にプロジェクト全体を俯瞰する機会を持つことができます。メンバー同士進捗を知ることができるので、助け合う関係性が生まれやすいというメリットもあります。

職種やプロジェクトの性質上、毎日の報告がしにくい場合は、数日ごとや週ごとにするなど適切な頻度で行ってもいいでしょう。

もし日報のテンプレートがあれば、日報を作成する手間を省くことができます。さらに、表記が統一されているため、クライアントや上層部へのレポートが必要になっても、簡単に作成できます。

ガントチャート

アメリカ人経営コンサルタント、ヘンリー・ガントが、工場での工程管理を目的とし考案したのがガントチャートです。作業計画と進捗状況を視覚的に把握できる優秀なツールです。

ガントチャートは棒グラフでタスクの進行やスケジュールを表しています。フレキシブルに計画を調整したり、タスクに抜けや漏れがないかチェックしたりし、進捗管理を行います。リアルタイムで更新されるタスク管理ツールを導入していれば、ガントチャートを見るといつでも気軽に、チームの最新の状況がわかります

また、ガントチャートは誰が見ても理解しやすい作りをしているため、作業に直接関わっていない人にチームの進捗状況を伝えたい時にも便利です。ガントチャートを共有するだけで、チームの進捗状況を的確に伝えることができます。

https://teamhackers.io/merit-gantt-chart/

カンバン方式

トヨタ自動車の生産管理から生まれたカンバン方式は、プロジェクトを進める過程で必要なタスクを管理する手法です。

プロジェクトの達成に必要なタスクを予めリストアップし、「着手前」「作業中」「完了」などのステイタスごとに割り振ります。それをひとまとめにするために、ボードの上にメモを貼り付けるようにタスクを書き込みます。プロジェクトを進めるとともに、ステイタスの変わったタスクは、ボード上を移動させます。

このボードを見ることで、それぞれのタスクの進捗状況が瞬時にわかるようになります。作業の途中でタスクが増えれば書き足し、不必要とわかれば削除することで、計画の見直しや調整も容易に行うことができます

クラウド上で管理ができるタスク管理ツールがありますが、アナログで管理をする場合は、付箋にタスクを書き、ホワイトボードなどに貼り付けるといいでしょう。

https://teamhackers.io/5-kanban-style-task-management-tool/

エクセル

エクセルで進捗管理を行う場合、プロジェクトの目的に合ったフォーマット作りからスタートします。必要な項目は進捗管理をするプロジェクトの性質や規模によって異なりますが、おおよそ「プロジェクト名」や「タスク名」、「担当者」や「締め切り」などが必要です。

「セルのロック」や「条件付き書式」など、エクセルの機能を利用すれば、進捗を入力する際に、入力間違いや誤った削除を防止できます。

多くのビジネスパーソンにとって馴染みのあるエクセルでの進捗管理は、操作に慣れていることから定着しやすいというメリットがあります。その反面、細やかな進捗管理には適していません。また、エクセルはパソコンでの使用を前提としているため、スマートフォンなどからの操作がしにくいというデメリットがあります。

おすすめの進捗管理ツール5選

効率的に進捗管理をするなら専用の管理ツールがおすすめです。無料で試すことのできるプランもあるので、気になるツールがあれば試してみてはいかがでしょうか。

Trello

カンバン形式のタスク管理ツール「Trello」はタスク管理ツールの代表格! タスクの進捗状況が一目でわかります。

タスク管理初心者やデジタルツールの操作が苦手な人にも受け入れやすい、シンプルでスタイリッシュなインターフェイスに加え、機能性もバッチリ。カンバンボード・リスト・カードを用いてタスクを整頓することで、「今やるべきこと」「誰が何をやっているか」などが明確になり、進捗管理に役に立ちます。

さらに、Butlerという仕組みを利用すればワークフローの自動化も可能です。あえて人が手を動かす必要のないルーティーンワークなどは自動化し、その分ほかのタスクに取り組む時間をつくることができるので、生産性向上につながります。

またTrelloの用途は幅広く、仕事のほかにもプライベートや副業のタスク管理にも利用可能です。トータルしたタスク管理ができるので、進捗管理のしやすさが魅力です。無期限で人数無制限の無料プランも嬉しいポイントです。

https://trello.com/ja

Backlog

チームで働くことをコンセプトとし、ガントチャートやマイルストーンを使ってプロジェクトの進捗管理を行います。シンプルなインターフェイスで直感的に使うことができます。

長期プロジェクトの作業を区切り、ガントチャートによって計画を可視化します。作業の進捗管理はもちろん、プロジェクトの達成率が確認できるので、モチベーション維持や的確なスケジュール管理が叶います。

また、コメントを送りあうことでコミュニケーションが生まれ、進捗状況の共有や確認をしながらタスクを進められるでしょう。

チームでの使用なら、小規模チーム向けのスタンダードプランをはじめ、規模に合わせたプランを選ぶことができます。

https://backlog.com/ja/

Asana

タスク管理はもちろん、プロジェクト管理までを一元管理できるのが「Asana」です。プロジェクトのジャンルや用途を問わず広く活用されるタスク管理ツールです。直感的な操作がきるインターフェイスはポップで先進的なデザイン。主にリスト形式かボード形式でタスク管理を行います。

リストにメンバーごとのタスクや納期をまとめることで、優先順位の高いタスクがすぐにわかります。外部のツールとの連携もできるので、カスタマイズするともっと使いやすいツールになるでしょう。

Basicプランは15名まで使用することができ、無期限で無料です。

https://asana.com/ja?noredirect=

Brabio!

初心者向けのツール選びには「Brabio!」がおすすめです。慣れていないと作るのに時間がかかるガントチャートが簡単な操作で作成でき、マイルストーンの設定もできます。ガントチャートをエクセルシートに一括出力する機能は、レポーティングが必要な時に重宝します。

メンバーごとに抱えているタスクのボリュームを確認できるので、進捗管理がしやすく、優れたグループウェアといわれています。

5人までなら無料で利用できるツールです。

https://brabio.jp/

Team Hack

「TeamHack」はチームのコミュニケーションに重点を置いたタスク管理ツールです。プロジェクト管理ではコミュニケーションの場としてチャットが活用されることが多くありますが、一般的なチャットツールではタスク管理ができません。また、日々たくさんの会話が交わされるので、情報の混乱が起こることもあるでしょう。

タスクごとにチャットが管理できるTeamHackならその心配はありません。いつ誰がなんと言ったかがタスクごとにまとまり、一貫性が生まれます。

また、個々のタスクやチーム全体の生産性を見える化できるタイムトラッキング機能は工数管理にとても便利です。

2~5人程度の小規模チームであれば永年無料で使用できるお試しプランで十分活用できます。

https://cp.teamhack.io/tc0001/

https://teamhackers.io/summary-of-task-management-tools-and-todo-management-tools/

まとめ

進捗管理はプロジェクトの成功に大きく影響を及ぼします。本稿では、進捗管理の効果的な方法やおすすめのツールを紹介しましたが、進捗管理も百人百様。プロジェクトや構成するメンバーによって異なります。

基本をおさえてからがプロジェクトマネージャーの手腕の見せ所。さまざまなシステムを試し、チームにとって最も効果的な方法を選ぶといいでしょう。

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