優先順位と優先度って何が違うの? 仕事における優先順位の付け方を解説

プロジェクト管理やタスク管理をしていると、目の前にたくさんのタスクが並び、どれから手を付けていいか判断に迷う場面に出会います。優先順位は付け方次第でプロジェクトの進行や達成を大きく左右する重要なポイントです。

プロジェクトの作業効率をあげたい人やマルチタスクを必要とする人は、仕事における優先順位の付け方を見直してみてはいかがでしょうか。本稿では優先順位と優先度の違いを明確にし、優先順位の付け方について解説します。

「優先度」とは

優先度とは優先する度合いのことを指し、タスク管理において優先順位を付ける際に重要な判断材料になります。優先度は「高・中・低」「レベル1・2・3・4・5」のように指標化し表されます。プロジェクトチームのメンバー及び、関係者間で優先度を共有することで、共通した認識を持ってタスクに取り組むことができます。

では優先度と優先順位、それぞれどのような使い方をするのでしょう。プロジェクト管理をおこなうにあたり、これらは明確に区別をする必要があります。優先順位の付け方を解説する前に、優先度と優先順位の違いについて考えてみましょう。

優先度と優先順位の違い

まず優先度と優先順位、それぞれの使い方の違いを比べてみましょう。

優先度の使い方

優先度は「優先すべき度合い」であることは冒頭でお伝えした通りです。ステータスや置かれている状況をクリアにし指標化することで、優先されるべきタスクが明確になります。

優先度を指標化するには、タスクを相対的にみてカテゴリーごとに振り分けをします。10個のタスクを優先度高・中・低の3つに分ける場合、「高が4つ、中が3つ、低が3つ」と分布することもあれば「高が8つ、低が2つ」と偏りがでることもあります。一般的に、優先順位を付ける前に優先度を使ってタスクを分類します

しかし、複数のメンバーで優先度を決めて共有することは簡単ではありません。利益率でみると「優先度低」と感じるタスクも、クライアントとの関係性を構築するためには「優先度高」であることもあるでしょう。また、優先度の境界線を明確に引くことができないため、カテゴリーの間にあるタスクの優先度を決めかねてしまうこともあります。チームの共有認識となる優先度を使うためには、同じ視点に立ってタスクを比較する必要があります。優先度をカテゴライズするための判断軸もチームで共有しておきましょう。

優先順位の使い方

単なるカテゴリー分布である優先度に対し、優先順位はタスクに着手すべき順番を明確に示します。視点によって優先順位が異なることはありません。一般的に優先度ごとにカテゴライズしたタスクの順番を並べ替えて優先順位を付けます

例えば、10個のタスクに優先順位を付けるのであれば、相対的にみて優先度の高いものから「1、2、3、4、5、6・・・」と並べることで、優先される順番を表すことができます。優先順位に沿ってタスクを並べ可視化することで、プロジェクトメンバーの誰もが取り組むべきタスクの順番に迷うことがなくなります。

ただし優先順位の場合、着手する順番は明確に表すことができるものの、その根拠まで示すことはできません。

優先度と優先順位の関係 

優先度と優先順位はタスク管理において異なる使い方であり、互いに補い合う関係性を持っています。指標としては明確な優先度は着手する順番まで判断することは難しく、順番が明確である優先順位は、なぜそのタスクを優先するのかまでを示すことはできません。

両者を使い分けることがタスク管理における優先順位付けのカギとなります。次章から優先順位の付け方について詳しく解説します。

優先順位の付け方

適切な順番でタスクに着手できる人は優先順位の付け方を知っています。日々の業務に追われ作業効率が悪い、突然急ぎのタスクが飛び込んでくると混乱する、チーム内の連携が取れていないなど、プロジェクト管理に課題を抱える人は、優先順位の付け方を見直すことをおすすめします。ここでは、優先順位を付けるときのポイントを簡単にまとめてみましょう。

重要度と緊急度で判断

優先順位を付けるには、タスクの重要度や緊急度を判別し、序列化する必要があります。

重要度は、プロジェクトに対しいかに必要なタスクであるかを示します。重要度の高いタスクを欠いてしまうと、プロジェクトは先に進むことができません。対して緊急度は、いかにタスクの締め切りが迫っているかで判断します。早急に対応すべきタスクほど緊急性が高いタスクです。この2つを組み合わせ、以下の4つにタスクを分類してみましょう。


1.重要かつ緊急度の高いタスク

クリティカルパス上にあるタスクやクライアントからのクレームが「重要かつ緊急度の高いタスク」に該当します。遅れが生じると利益の損失や品質低下の恐れがあるため、最優先で取り組みます。

2.重要度は低いが緊急度が高いタスク

メールや電話の対応、議事録の作成のような業務は、「重要ではないものの緊急性が高いタスク」にあたります。基本的に短期間で終わるタスクが多いので、優先順位に振り分けたりスケジュールに落とし込んだりする以前に、発生したものから着手し対応することがほとんどです。

3.緊急度は低いが重要度が高いタスク

人材育成や研修、計画の見直し、品質や業務フローの改善など、実は重要な役割を持っているのが「緊急ではないものの重要度が高いタスク」に分類されます。先送りにされがちなタスクですが、いつまでも着手しないままでいると時間の経過とともに緊急度が高くなるタスクもあります。緊急度の低いものがいつまでも低いままではないということは覚えておきましょう。

4.重要度も緊急度も低いタスク

日報業務や社内用の資料作成のようなプロジェクトチーム内だけで完結できるタスクや付き合いでおこなう情報交換などがここに該当します。「重要度も緊急度も低いタスク」に分類されるタスクは、本当に必要かを再考し「やらない」という選択をすることもあります。

 
1に当てはまるタスクはもっとも優先されるべきタスクです。短期的にみると1→2→3→4の順に着手しますが、長期的にみると緊急度と重要度のどちらを重視するかで2と3の優先順位が逆転するケースもあります。4に関してはタスクを手放す、もしくは他の誰かに託してもいいでしょう。

緊急度と重要度は可視化することで整頓されます。そこで、縦軸に緊急度、横軸に重要度を置いたマトリクスを作成しましょう。この「緊急度と重要度のマトリクス」は、世界的なベストセラーである「7つの習慣」という有名な本の中で提唱されたタスク管理の方法です。プロジェクト全体の状況や優先順位が直感的に理解できるのでおすすめです。

単独性も加味する

緊急度と重要度に単独性を加えることで、より優先順位を決めやすくなります。単独性とは、自分ひとりだけで完結できるタスクか、チームメンバーなどの第三者が関係するタスクかというポイントです。単独性のあるタスクであれば、時間に融通を利かせることができますが、他の誰かに迷惑をかける可能性のあるタスクであれば絶対に納期を守らねばなりません。

同等の重要度や緊急度であるタスクの優先順位付けに迷ったら、単独性のあるものは優先順位を下げ、プロジェクト全体のスケジュールに遅延を発生させないようにしましょう。

第三者の意見を聞く

クライアントやプロジェクトチームのメンバーに相談をすることも、優先順位を決めるひとつの手段です。ステークホルダーにとっての優先順位も考慮できると、優先順位の精度が上がります。優先順位の付け方に迷ったら、やみくもに判断する前に第三者の意見を聞くことで、的確な判断ができるようになるでしょう。

まとめ

優先順位を決めることは簡単ではありません。しかし、タスク管理をするにあたり優先順位を付けるスキルは常に高いレベルで求められます。優先順位付けの精度を高めるためには、振り返りが重要なポイントとなります。優先順位は正しかったか? もし異なる順番で着手していたらどうなったか? など、定期的に振り返りをおこないましょう。

また、優先順位の振り返りや管理にはタスク管理ツールの導入がおすすめです。優先順位はチームに共有してこそ生かされるもの。優先順位の付け方を理解し共有できる環境を整えれば、プロジェクトの効率は飛躍的に向上するでしょう。

TeamHackはタスクに優先度を付けて管理ができるタスク管理ツールです。プロジェクトチームのタスク管理や情報共有を活性化し、プロジェクトの作業効率アップを目指しましょう。

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