プロジェクト管理において重要な役割を担うのが「クリティカルパス」です。クリティカルパス上にあるタスクが計画よりも時間を要したり、着手が遅れてしまったり、もしくは計画よりも後ろ倒しで終わった場合、プロジェクト全体が影響を受けることになります。
今回はプロジェクトの進行のカギを握るクリティカルパスについて詳しくまとめ、書き方やおすすめのツールを紹介します。
クリティカルパスとは？
プロジェクトの進行上、スケジュールに影響を及ぼす作業経路を「クリティカルパス」と呼びます。前のタスクが完了しないと次のタスクに着手できないという依存関係を持つ経路であり、クリティカルパス上にある作業に発生した遅延が、そのままプロジェクト全体の遅延になることもあります。
逆に、どんなに急いでタスクを終わらせても、クリティカルパスが短縮しない限りスケジュールを前倒しにすることはできません。
プロジェクトの計画を立てる際にクリティカルパスを把握しておくことは、余裕を持ってプロジェクトを進めるための効率的なスケジュール管理方法であり、納期の遅れやクオリティが低下するリスクも減らすことができます。
クリティカルパスを見つけるメリット
課題管理やリスクヘッジをきちんと行うことで、クリティカルパスを見つけずにプロジェクト管理を行うことも可能ですが、事前に把握しておくことにはメリットがあります。4つのポイントに分けてみていきましょう。
タスクの優先度を決めやすい
タスク管理において頭を悩ませる「優先度」を決める際、クリティカルパスを見つけておくと重点的に管理すべきタスクがわかります。計画段階からクリティカルパス上にあるタスクの優先度は高く設定しましょう。
適任者のアサインが可能になる
クリティカルパス上にあるタスクに遅れを発生させてはいけないということは前述の通りですが、遅れが発生しそうになった時点で早めにアラートをあげ、巻き返すことで遅延を防ぐことができます。
そのため、タスクを担当する人選は慎重に行いましょう。クリティカルパスを事前に把握できていれば、いち早く問題に気づき、問題が起きたときに迅速かつ的確な対応ができる優秀なメンバーのアサインが可能です。
スケジュール管理を効率化できる
プロジェクト全体の作業工程や必要工数を見立てるときにも、クリティカルパスを把握しておくことで、より正確なスケジュール管理が可能です。
また、スケジュールに遅れが発生し見直しが必要になった際、クリティカルパスが巻き返しのポイントとなり、期間の短縮につながるタスクがすぐにわかります。クリティカルパス上にある作業に集中して取り組み、予測よりも早く完了することができれば、スケジュールや納期の大幅な変更を回避できるのです。
リスクヘッジができる
プロジェクトマネージャーは複数あるタスクのうち、重点的に管理をすべきタスクはどれかを見極める必要があります。最も重要なタスクを探すときもクリティカルパスが有効です。
クリティカルパス上にあるタスクは重点的に管理を行い、進行に支障があった場合はすぐにリカバリーできる体制を整えておきましょう。また、事前に遅れが発生しないような対策をとることもできます。
クリティカルパスの見つけ方
クリティカルパスを見つけ出すのは簡単ではありません。規模の大きなプロジェクトの場合はなおさら、クリティカルパスは慎重に探さねばなりません。
プロジェクトが動き出してからでは手遅れになりかねないため、プロジェクトの準備段階からクリティカルパスを把握しておきましょう。この章では、クリティカルパスを見つけるステップを解説します。
タスクのリストアップ
クリティカルパスを見つけるためには、プロジェクトに必要な工程やタスクをリストアップし、見える化することがおすすめです。できるだけ細かくタスクをリストアップする必要がありますが、あまり細かすぎると管理が負担になるので、注意が必要です。
WBSを用いて行うと、よりタスクの構造がわかりやすくなります。WBSの使い方やツールに関しては、「プロジェクト管理に役立つ！ WBSの使い方とツール」で詳しく解説しています。
PERT図を作成
書き出したタスクをPERT図にまとめ、タスク同士の関係性を見える化します。
PERT図は、依存し合うタスクの関係性や流れ、工数を、図と矢印で表した表のことをいいます。依存関係を持つタスクを左から右に矢印で結び、各タスクの所要時間と最遅開始日と最早開始日の差を書き入れます。
タスク同士の関係性を明らかにすると共に、所要時間も明確にすることで、クリティカルパスを見つけることができます。プロジェクト全体を見てタスクを並べ直し、どのような順番で進めるかを具体的に考えてみましょう。
依存関係を洗い出す
PERT図を見て、依存し合う関係を持つタスクを洗い出します。前のタスクが終わらないと着手できないタスク、同時に完了しなければならないタスク、前のタスクが完了次第すぐに着手しなければならないタスクは依存関係を持ちます。
クリティカルパスを特定
PERT図に並べたタスクの中でタスク同士が依存関係にあり、所要時間の最も長いタスクの連なりがクリティカルパスです。最早開始日や最早終了日、最遅開始日、最遅終了日からクリティカルパスを見つけ出しましょう。クリティカルパスはひとつでなく、複数となるケースもあるので注意が必要です。
このような、クリティカルパスを見つけ出し管理することを、クリティカルパス・マネジメントと呼びます。
クリティカルパスを利用する際の注意点
クリティカルパスを管理するためには、いくつか注意すべき点があります。プロジェクト管理にクリティカルパスを生かすために、以下のポイントに気をつけましょう。
クリティカルパスは思わぬところに潜んでいる
誰が見てもわかるような大きい工程だけでなく、簡単で小さな工程にクリティカルパスがあるケースもあります。
例えば、取引先や委託先への電話のような数分で終わるようなタスクであっても、クリティカルパス上にある場合、欠かすことができません。その場合、取引先や委託先が休暇や出張などで連絡が取れない状況におかれたら、作業はどうなるでしょう。先に進めることができず、作業はストップ。進行に遅れが発生します。
スケジュールに落とし込み、定期的に見直しを行う
クリティカルパスを意識してスケジュールを組みます。進捗は定期的に確認し、ほかのタスクに遅れが生じても、クリティカルパス上のタスクだけは絶対に遅れないように、適宜スケジュールを調整しましょう。また、クリティカルパスが遅延するリスクがあるスケジュールは改善を行います。
クリティカルパスを実際に作ってみた事例
クリティカルパスをさらにイメージしやすくするために、身近な事柄に落とし込んでみましょう。今回はコーヒーをドリップするまでの工程にあるクリティカルパスを例に挙げてみます。
コーヒーが出来上がるまでに必要なタスクは、以下の3つです。
・豆を挽く
・お湯を沸かす
・ドリップする
コーヒーを豆からドリップする場合、豆を挽くのに2分、お湯を沸かすのに3分、ハンドドリップに5分の時間を要します。
コーヒーが飲めるのは8分後です。
クリティカルパスとなる作業経路は、湯を沸かす工程とドリップする工程の2つです。いずれかに遅れが生じてしまうと、コーヒーを飲むまでの時間に遅れが発生します。
一方、豆を挽く工程に遅れが生じ、3分を要したとしても、コーヒーが飲めるまでの時間に影響を与えません。
クリティカルパスを特定し、意識することで、最短の時間でコーヒーを飲むことができるのです。
タスク管理ツールを利用して管理する
クリティカルパスに遅れが発生しないように管理するには、タスク管理ツールの使用をおすすめします。タスク管理ツールは、タスクの進捗状況やスケジュールを管理し、チームで共有できるツールです。
遅れが発生する前にアラートで知らせてくれるリマインダー機能や、チームでコミュニケーションをとって連携が取れるチャット機能があれば、管理がさらにスムーズになります。
今回は4つのツールを紹介します。
jooto
タスク管理ツールの中でも、直感的に操作ができるレイアウトで定評のあるjootoは、タスク管理ツールを使うのが初めてのチームでも導入しやすいと考えられています。基本的な操作はドラッグ&ドロップだけ。難しい操作はありません。
無料プランはユーザー数4名まで、データ上限100MBまでと、制限があるものの、基本機能全てが使用可能です。スタンダードプラン（500円／月 ※1ライセンスあたり）にグレードアップすると、ユーザー数を増やしたりデータの上限が引き上げられたりします。
オンラインセミナーや個別相談、活用マニュアルなどのサポートが受けられます。
Lychee Redmine
ガントチャート上に「クリティカルパス」を設定できるのが「Lychee Redmine」です。赤のアンダーバーがついたタスクは、クリティカルパスを意識したスケジューリングを行う必要があります。
ユーザー数10名までは無料で利用できますが、機能に制限があります。スタンダードプラン（800円／月 ※1ユーザー）にすることで基本的な機能が利用できます。
Lychee Redmineについて学べる無料セミナーの定期開催や、初心者向けの基本操作、機能紹介などを配信するYouTubeチャンネルがあり、具体的な活用事例を学ぶ機会が多く提供されています。
▶︎Lychee Redmineのイベント＆セミナー情報を見る
Backlog
ガントチャートの定番である「Backlog」は、ガントチャートを課題と紐づけたプロジェクトの進捗状況や実績をリアルタイムに見える化するタスク管理ツールです。課題の更新をメールで知らせたり作業のステータスを設定したりすることで、タスクを管理します。
30日間の無料トライアルでは全てのプランが選択可能です。トライアル終了後、使用規模などに応じたプランを選択します。スタンダードプラン（12,980円／月）の場合、ユーザー数は無制限ですが、プロジェクト数やストレージに制限があります。
Backlogの導入を検討している場合、実際の画面を用いてBacklogの使い方を解説するオンライン説明会に参加できます。導入時のイメージが付きやすいのではないでしょうか。
brabio!
「brabio!」は必要な機能をシンプルに備え、プロジェクト管理初心者でも気軽に導入可能なツールといわれています。「プロジェクト横断ビュー」を使えば、メンバーの進捗状況やスケジュールが一目でわかります。
ユーザー数5名までは無料で利用ができ、ユーザー数やストレージに応じてアップグレードプラン（1ユーザーあたり300円）が用意されています。
操作画面を挟みながら丁寧に解説されたマニュアルが公開されています。
クリティカルパスに遅延を起こさないよう、タスクを管理することは非常に意義のあることです。タスク管理ツールを用いたタスクの進捗共有や管理については、本稿と合わせて「タスク管理ツールで進捗を共有・管理しよう！ おすすめのツールや選定のポイントを紹介。」をご覧ください。
まとめ
クリティカルパスに発生した遅延は、プロジェクトの納期に影響します。プロジェクトが計画通りに進まないことはあれど、クリティカルパスの進捗だけは順守することで、プロジェクトを期限内に終わらせることができるのです。
プロジェクトの進行に余裕を持てるように、クリティカルパス上に時間を短縮できるフローや前倒しで着手できるタスクがあれば、優先的に取り組むことも大切です。クリティカルパスをおさえることで、レベルの高いプロジェクト管理を目指しましょう。
