ビジネスシーンでたびたび使われる「作業効率」という言葉には、「いかに早く、もしくはいかに少ない労力で、作業を進められるかの度合い」という意味があります。
働き手不足や働き方改革による時間不足が叫ばれる昨今、作業効率の向上が急務であることは間違いありません。そこで、本稿では作業効率を向上させる業務改善の方法やコツ、役立つツールについてまとめてみました。
作業効率を上げる必要性
冒頭でも触れた通り、現在日本では働き方改革が推し進められ、働き方に大きな変化が起きています。しかし、「労働時間を短くする」だけで、業務のボリュームが減るわけではありません。つまり何の施策もなしに、これまで通りの成果を上げることは困難となります。「作業効率を上げて労働時間を短くする」必要があるのです。
働き手1人あたりが成果を出す上での作業効率を数値化したものを「労働生産性」と呼びます。労働生産性の値が高ければ高いほど、生産性が高いとされます。
2022年に発表された「OECD諸国の労働生産性の国際比較」によると、日本の時間あたりの労働生産性は、OECDに加盟している38ヵ国中27位、1人あたりの労働生産性は29位と、主要先進7か国の中で最下位に位置しています（業種によって異なる）。この順位は、データをとり始めた1970年以降、最も低い順位です。
労働生産性が低いと、投資によって利益が得られなかったり、無理な労働によって従業員の負担が大きくなってしまったりし、会社や従業員にもマイナスの影響を与えます。働く時間を短縮しながらも成果を上げ続ける持続可能な働き方をするには、労働生産性の向上が必要不可欠なのです。
作業効率向上によるメリット
では具体的に作業効率を向上させると、どのようなメリットがあるのでしょう。作業効率向上の必要性を裏付けるメリットを4つのポイントに分けて説明します。
生産性向上
作業効率が向上すると、生産性も向上します。生産性は、従業員の待遇や満足度にもつながる重要な指標といえます。
生産性が向上するということは、同じ作業でもかかる時間や必要な人員が少なくすむということです。その分の時間や人員を使って、作業の見直しやさらなる効率アップの施策を行えるでしょう。
それによって会社の利益が上がり、企業としての価値も高まります。優れた人材に選ばれるようになりイノベーション創出の基盤が作られることで、より一層企業として成長できるはずです。
会社のコスト削減
日本人が背負い込みやすい「無理」や「無駄」な作業をなくすことで、作業におけるコストが削減できます。具体的には古い習慣によって残るタスクや残業、休日出勤などがこれにあたります。
これらの無理や無駄につながる作業は、従業員の負担になっていることも少なくありません。コストの削減は負担の削減にもつながるのです。
従業員のモチベーション向上
コスト削減によって残業や休日出勤が削減され、働きやすい環境が整えば、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。モチベーションが上がれば、従業員定着率や満足度の向上が期待できます。
更なる業務改善や新規事業につなげることができる
作業効率の向上によってできた時間やコストを、更なる業務改善や新規事業に充てることができます。業務改善や新規事業にリソースを割けると、生産性の向上や成果物のクオリティ向上、組織強化につながります。
作業効率がいい人の特徴
作業効率がいい人には、どのような特徴があるのでしょうか。作業効率がいい人の特徴を知ることで自分の作業を客観視し、見直してみましょう。
仕事の目的や目標を明確にしてから取り掛かる
作業効率がいい人は、作業ごとに目的や目標を明確にしてから取り掛かります。「何のためにやっているのか」「その作業は何につながるか」「作業の目標は何か」などの視点を持って、作業の目的や目標を考えてみましょう。
目的や目標が明確になると、作業に対するモチベーションを維持でき、作業効率の向上につながるのです。
仕事の全体像の把握ができている
仕事の全体像を把握している人は、「その作業は業務全体の中でどんな意義を持つのか」を意識しながら作業を進めるので、優先順位を的確に付けることができます。優先順位付けができると、計画の精度が高く、遅延が起こりにくいと考えられます。
計画通り作業が進められるので仕事への集中力が高まり、作業効率がよくなります。
また、全体像の把握によってクリティカルパスや課題が見つけ出しやすいことも、作業効率化につながるのです。
わからないことをわからないままにしない
「わからないこと」や「不明瞭なこと」をそのままにせず、疑問をクリアにすることも、作業効率がいい人の特徴です。前述した目的や目標はもちろん、作業をする上で知っておくべきことを事前にヒアリングすることで、何度も質問をしにいったり回答を待ったり、想定だけで進めることがなくなり、作業効率は向上します。
「作業の内容を正しく理解できているかどうか」「わからないことをわからないままにしていないかどうか」を自問自答する習慣を持つと良いでしょう。
こだわりすぎない
作業効率のいい人は、「こだわりすぎない」という特徴も持っています。こだわりを持つことは大切ですが、常に100%・100点満点のアウトプットにこだわってしまうと、作業期間がどれだけあっても足りません。
目的や目標にあった適度な品質で作業を完了とすることが必要とされるのです。
作業効率を向上させるために排除すべき“ムリ・ムダ・ムラ”とは
作業効率を向上させるには、業務上の“ムリ・ムダ・ムラ”を排除すべきといわれています。
ムリとは、スキルやリソース以上の負荷がかかっている状態を指します。一方、ムダとは、スキルやリソースに対する負荷が下回って、作業にムダが生じている状態です。そして、ムラは、作業者によって作業や成果のクオリティに差が出てしまう状態をいいます。
具体的に挙げると、
- リソース不足の作業
- 属人化している作業
- 慣習化している作業
が、これに該当します。
ムリ・ムダ・ムラを排除するには、どのような作業があり、どのくらいの時間を要しているのか、そしてどのように行われているのかを見える化することから始めます。作業フローが一目でわかれば、ムリ・ムダ・ムラを見つけやすくなるはずです。
その際、特に気をつけて欲しいのが「これまでもやってきたことだから」という慣例に流されないことです。作業の目的や効果をゼロベースで考えます。
リテイクが頻発しているムリな作業、余計にリソースを割いているムダな業務、標準化されず安定しないムラのある作業など、ムリ・ムダ・ムラを見つけましょう。
また、ムリ・ムダ・ムラは数値を用いて定量的に判断すると、より正確に見直すことができます。ムリ・ムダ・ムラのある作業には対策を講じ、作業効率の向上につなげます。
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作業効率を向上させるために意識したい業務のムダ
作業効率を向上させるには、ムダな作業を見つけることが重要です。ムダな作業を見つけるには、作業のプロセスと効果をひとつずつチェックしてみます。
- フローの中に効果が少ない作業はないか？
- 作業そのものがなくなっても影響を与えないものはないか？
- より効率の良い作業で代用できないか？
- フローの中に重複した作業はないか？
発生しがちな業務のムダをひとつずつみてみましょう。
過剰品質のムダ
作業プロセスの中で「そこまでしなくて良い」という作業はありませんか？必要以上に作り込まれた会議の資料、時間をかけて記録する議事録などがこれにあたります。もちろん質の高いアウトプットは大切ですが、突き詰めるとキリがありません。
品質を求めすぎている作業は、ムダといえます。求められる品質の基準を明確にしましょう。
時間のムダ
作業プロセスに隙間時間や待ち時間が多く発生していませんか？限りある時間を有意義に使うことで、ムダをなくすことができます。前工程との連携や不要な会議など、スケジュールや作業手順を見直してみましょう。
分業のムダ
分業は作業効率を上げるには有効な手段です。しかし、作業の性質によっては、分業によりムダが発生することがあります。分業による不要なコミュニケーションが発生していないか？
- 作業の重複が発生していないか？
- 連携がうまくできているか？
- 適切な分業体制を構築できているか？
改めてチェックしてみましょう。
もしムダが発生していたら、分業は中止し作業の一元化を検討します。
プロセスのムダ
複雑な作業やたくさんの人が関わる作業の場合、そのプロセスにムダな作業やリスクのある作業が発生しがちです。効率の悪いプロセスになっていないか、業務フロー図に書き出して見える化してみましょう。
コミュニケーションのムダ
コミュニケーションは作業を行う上で非常に重要ですが、過剰なコミュニケーションはムダでしかありません。長すぎる会議や不要な会議、丁寧すぎる報告メールや不要な返信は、コミュニケーションのムダといえるでしょう。
会議の必要性を見直すことはもちろん、アジェンダを工夫したり進行ルールを設けたり、報告・連絡・相談のルールを見直したりし、コミュニケーションのムダを省きましょう。
コミュニケーションには、電話やメールだけでなく、チャットツールを導入するのもおすすめです。
作業効率を向上させるために意識したい業務のムダの見つけ方
作業のムダのほとんどは、以下の5つに当てはまります。ムダを見つけ、排除するための指標として覚えておきましょう。
不足
作業の成果が求められているクオリティやボリュームを満たしていない場合、作業はやり直しとなり、ムダが発生します。このムダは、スキル不足やリソース不足が原因です。
転記
例えば、会議の議事録としてメモをとり、それを清書するように書き写すような作業は、業務のムダにあたります。このようなケースの場合、議事録として必要な品質を低めに設定し、会議メモをそのまま議事録として共有できるようなルールがあるといいでしょう。
手作業
自動化できる作業や短縮できる作業を、一つひとつ手作業で行うことは、ムダでしかありません。ショートカットキーを使う、エクセルなどの関数を使って自動化する、自動化ツールを導入するなどし、手作業を最低限に減らしましょう。
重複
複数のメンバーが同じことを繰り返し行っているような作業も、ムダといえます。例えば、担当者が明確ではない作業は、重複が発生しがちです。また、必要以上のダブルチェックもムダになります。セルフチェックできる仕組みや自動でチェックできるシステムの導入を検討してもいいでしょう。
捜索
必要なファイルや情報を探す時間をムダに使っていませんか？整頓されていないフォルダや統一されていない管理ルールでは、捜索にムダな時間がかかります。保存ルールや管理できるツールがあると、ムダが排除できます。
作業効率を向上させる業務改善の方法
次に、誰しもが目指したい作業効率向上のために、業務の進め方を考えてみましょう。作業効率はどのように向上させるのでしょう。
タスクを整理してToDoリストを作成する
作業の内容を把握するために、現状のタスクを整理してToDoリストを作成します。タスクの規模は考慮せず、今抱えているタスクをすべて洗い出しましょう。洗い出したタスクはToDoリストを作成し、管理することをおすすめします。
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課題、問題点を洗い出す
整理したタスクの中にある課題や問題点を洗い出します。重複したタスクや不要なタスクはないか、今一度考えてみましょう。作業効率改善のヒントがあるかもしれません。
また、特定の誰かにしかできないタスクは属人的な作業となるため、いつか大きな問題に発展する恐れがあります。課題として把握しておくことをおすすめします。
スケジュールを立てる
課題や問題点を考慮し、作業工程をスケジュールに落とし込みます。このタイミングで作業工程を見直し、作業の順番やタイミングが適切かを見直しましょう。
業務改善策の実施
スケジュールに沿って業務効率の改善策を実行します。効率が向上したかを見える化するためには、工数管理が有効です。
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実際にどれほど業務効率が改善されたかを確認
最後に効果の検証をして、どれほど業務効率が改善されたかを振り返りましょう。業務効率の改善にはPDCAを回して、さらなる改善を目指すことが重要です。
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作業効率化・業務効率化のコツ9選！
業務改善のステップをさらに加速させるためにはいくつかのコツがあります。今すぐ実践できるコツから、作業効率化をする上での重要な考え方、長期的に考えた時に驚くほど多くの時間を節約できる方法まで、とにかく効果的なコツを厳選して紹介します。
目的・目標を設定する
第一に、業務の目的・目標を明確に設定しましょう。目的・目標が明確であると、作業のゴールが何かを把握できるので、計画や優先順位が付けやすくなります。やみくもに作業をしている感じはなく、ゴールに向けて一歩一歩進んでいる実感を持てるでしょう。
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出社後すぐに今日のタスクをすべて書き出す
今日行うべき作業の全体像を把握するためにも、出社してすぐにその日やるべきタスクをすべて書き出しましょう。書き出す時は、主となるタスクから雑務まで、思いつく限り書き出します。行き当たりばったりで仕事をこなすことがなくなり、作業の抜け漏れや意図しない残業を減らすことができるはずです。
もしチームで仕事をしているなら、メンバーに朝の段階で自分に頼みたいと思っているタスクがないかを確認しておくと、1日の予定が立てやすくなります。
ボリュームが大きいタスクは可能な限り細分化する
ボリュームの大きいタスクがあれば、作業にかかる時間を把握しやすくするために、可能な限り細分化します。
このコツをわかりやすく説明するために、料理で例えてみましょう。「カレーを作る」というタスクがあったとして、これにかかる時間はどのくらいでしょうか？ 自分なりに、かかりそうな時間をイメージしてみてください。 カレーを作るだけでも、いざ細分化すると、買い物に行って材料を揃える、食材を切る、鍋で玉ねぎや肉を炒める、その他の野菜を入れ煮る、カレーライスにするならお米を研いで炊く、などの作業が内包されています。
思っていたより、時間がかかると感じますか？ 作業を大雑把にしか把握していないと「このくらいで終わると思っていたのに、予定より時間がかかった」ということが起こりがちです。ひとつの仕事を最小の粒度まで細分化し、作業ベースで把握できるようになるだけでも作業効率のコントロールがしやすくなります。
無駄な業務を洗い出す
書き出したタスクから無駄な業務を洗い出します。重複しているタスク、自分でやる必要のないタスク、習慣でやっているだけで本当は不要なタスクはないか、改めて精査しましょう。
無駄なタスクにかけていた時間や労力は、他の作業に費やすことができます。
優先順位を決める
残ったタスクには優先順位を付けます。これは、今回紹介するコツの中でも非常に重要な役割を持ちます。
優先順位を付けることでタスクをスケジュールに落とし込みやすくなります。優先順位を決める時は、重要度と緊急度のマトリクスにタスクを並べてみるといいでしょう。
重要か重要ではないか、緊急か緊急ではないかを組み合わせた上記の4つにタスクを分類すると、優先順位が明確になります。
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業務マニュアルを作成する
ある程度決まった業務は、マニュアルを作成することも作業効率化のコツです。作業の手順やルールをマニュアルに記しておくと、作業が属人化することなく、誰が行っても一定の成果が出せるようになります。
作業を誰かに依頼したり後任を育成したりする時にも、マニュアルがあれば説明する手間が最小限ですむため、作業効率化に一役買います。
業務のフローチャートを作成する
マニュアルとセットで、業務のフローチャートを作成することも作業効率化につながります。業務内容を説明しているのがマニュアル、流れを説明しているのがフローチャートです。フローチャートとは、業務をどのようなプロセスで進めるかの流れを表します。
業務のフローチャートがあれば、業務の内容を俯瞰的に見ることができるでしょう。
アウトソーシングを行う
タスクの一部をアウトソーシングすることもひとつの手段です。アウトソーシングとは、業務の中の特定のタスク、もしくはすべてを外部の専門家などに依頼することをいい、「一億総フリーランス化」の時代が来るといわれる昨今では珍しいことではありません。
自分でやる必要のない作業や委託した方が効率よく高品質を目指せる作業は、アウトソーシングした方が人件費の削減や作業効率化につながります。
PCでの作業はショートカット機能を使う
最後に紹介するコツは「ショートカット機能」の使用です。PCの作業を簡単な操作で行えるようにした機能をショートカット機能といい、「ショートカットキー」もそのひとつです。
ショートカットキーは覚えたらその瞬間から使えるものです。例えば、YouTube動画『【無料配布】PCショートカットキー一覧表』を見るとさまざまなショートカットキーが紹介されているので、ショートカットキーを覚えたい人におすすめです。
そのほか、よく使うアプリを1クリックでひらく「ショートカットアイコン」や頻出ワードを登録して文字入力を簡単にする「辞書登録」も効果的です。
作業効率向上に役立つツール
作業効率向上のテクニックを紹介してきましたが、ツールに頼るのもいいでしょう。DXが推進される昨今、便利なツールが多種多様に存在しています。効率アップに役立つツールについてまとめてみましょう。
オンラインストレージサービス
チームでデータの共有や保管ができるのがオンラインストレージサービスです。「Google Drive」や「Drop Box」が代表的なツールで、どちらも無料で利用が可能です。
しかし、容量の大きなデータや機密性の高いデータの共有や保管をするのであれば、有料版へのグレードアップをおすすめします。
常に最新のデータをオンラインストレージに共有や保管をしておくことで、都度共有する手間やデータの取り違えのリスクを防ぐことができ、作業効率向上につながるでしょう。
タスク管理ツール・プロジェクト管理ツール
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールは、「Backlog」や「Trello」のようなクラウド上のツールを指します。リアルタイムでのタスクの進捗管理や情報共有ができます。
例えば、タスク管理ツール「TeamHack」の場合、プロジェクト名や概要、メンバー、それに付随するタスクやその担当者、プロジェクトやタスクごとのチャットなどをひとつのツール上で行うことができます。上記のように、直感的に入力や管理ができるシンプルな操作性が特徴です。
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールによって機能や操作性は異なります。「【2023年版】タスク管理・To Do管理ツールのおすすめ15選！導入のポイントも紹介」では、主要なタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールの特徴や導入時のポイントを紹介しているので、導入の際の参考にしてください。
RPA
RPAは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の頭文字をとった言葉で、業務をAIなどを活用して自動化するサービスのことをいいます。代表的なツールには、WindowsのPCにインストールする「WinActor」やMicrosoft社の「Microsoft Power Automate」などがあります。
コミュニケーションツール・チャットツール
今やeメールや電話に代わりビジネスシーンのコミュニケーションに利用されるのが、コミュニケーションツールです。「Slack」や「Chatwork」がこれにあたります。
導入することで、コミュニケーションのスピードが増すことはもちろん、作業に関連するやりとりの振り返りやデータの見直しがしやすくなるため、作業効率が向上します。
クラウド型マニュアルサービス
作業効率化・業務効率化のコツの章でも触れた、マニュアルの作成にも役立つのがクラウド型マニュアルサービスです。導入すれば、どこにいてもマニュアルの閲覧や編集が可能です。テンプレートを利用すれば、マニュアル作成時のコストも削減できるので、作業効率の向上が期待できるでしょう。また、動画マニュアルが気軽に作成できるのも特徴です。
代表的なクラウド型マニュアルサービスには「Teachme Biz」や「COCOMITE」などが挙げられます。
情報管理ツール
情報管理ツールは、情報を管理して他者と共有することで作業効率をアップさせます。
大枠では情報管理ツールやプロジェクト管理ツールも情報管理ツールとして捉えられていますが、ここでは情報管理に特化した専用のツールをおすすめしています。
情報管理に特化していないツールは、情報共有は可能なものの、いざ必要な情報があっても遡るのに時間を要する場合があります。例えば、社内FAQを構築できる「PKSHA FAQ」やノウハウやナレッジを共有できる社内wikiツール「NotePM」など、必要な情報を瞬時に把握できるものが良いでしょう。
まとめ
本稿では、作業効率化の方法やコツ、役立つツールについてご紹介しました。業務効率化への意識を高め、具体的な手法を業務フローの中に組み込むことで、作業効率を大幅に上げることができます。
TeamHackersでは、他にも作業効率向上につながる情報を発信しています。ぜひ本稿と合わせてご覧いただき、作業効率向上の参考にしてください。
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