仕事をするうえで、タスクの優先順位がつけられず頭がごちゃごちゃになってしまったり、仕事の効率が悪くイライラしてしまったという経験は誰しもあるかと思います。
上手くいかない度にイライラしてしまうというビジネスパーソンには、スケジュール管理とタスク管理をしっかり行うことがおすすめです。なぜ、スケジュール管理やタスク管理をする必要があるのか、これらの基礎やコツなどもご紹介します。スケジュール管理やタスク管理を経験したことがない方も参考にしていただければ幸いです。
なぜスケジュール管理やタスク管理は必要なのか
スケジュール管理やタスク管理の効果をしっかりと得るためにも、それらを行うべき理由をおさえておく必要があります。ここで、一度スケジュール管理とタスク管理によって得られるメリットを見てみましょう。
スケジュール管理を行うメリット
スケジュール管理をするにあたって得られるメリットは2つあります。1つは、クライアントの信頼を得ることができる、もう1つは、自分の時間を得ることができることです。
1つ目に関しては、スケジュール管理をすることによって、まずダブルブッキングがなくなります。さらに、スケジュール管理をしたうえで、仕事に優先順位をつけ納期を明確にしておけば、クライアントも安心することができ、それを積み上げていくことによって、信頼関係を構築することができます。
2つ目に関しては、スケジュール管理をすることによって、1日のやるべきことが明確になり、残った時間を自身の娯楽の時間にあてることができます。逆に、スケジュール管理ができていなければ、その日1日をダラダラと仕事をすることになり、その結果締め切り間近で徹夜をしなければならない、といった状況に陥りかねません。
タスク管理を行うメリット
タスク管理をするにあたって、「仕事をやらされている感覚がある」「溜まっているタスクを挙げていくと、さらに仕事に追われてしまう感じがする」て考えてしまっている方も多いかと思います。しかし、タスクを一度しっかり洗い出すことができれば、やるべきことが明確化され、効率良く仕事を行うことができます。
もう1つのメリットを挙げるなら、それは1つの目標に向かって作業ができるということです。ある1つの目標の下にはさまざまな作業があり、それがタスクです。それをコツコツこなすことによってその目標が達成することができれば、やりがいもより感じることができるでしょう。
スケジュール管理におすすめな記事3選
ここでは、上記を踏まえたうえで、スケジュール管理の基礎やコツを学ぶことができる記事と、スケジュール管理がよりしやすくなるツール紹介の記事をご用意しました。
効率アップ！ 仕事がデキる人のスケジュール管理術
「仕事が予定通りに終わらない」
このようなときにプライベートを犠牲にさせないためにも、日ごろからしっかりとスケジュール管理をする必要があります。このスケジュール管理のポイントは、
①仕事に優先順位をつける
②仕事にかかる時間を正確に見積もる
③「シンプルさ」を意識する
ことです。
ここでは、仕事ができる人、できない人の違いと、スケジュール管理のポイントを詳しく見ていきます。
業務効率化を図るタスク管理・スケジュール管理のポイント〜ビジネスパーソン必読！
複数の案件をスピーディーにこなせないときは、タスク管理を見直す必要があります。このときに大切なのは、タスクの優先順位を決め、スケジュールをしっかりと決めることです。スケジュール管理は、全員で共有しやすいようにエクセルがよく用いられらいますが、外出先で確認しにくいのが難点です。そこで注目されるのが、タスク・スケジュール管理用のツールやアプリです。
ここでは、それらの方法や、そのために使える便利なツールなどをご紹介します。
忙しいスケジュールをスマートにこなす、おすすめスケジュール管理ツール5選
タスクが増えると、スケジュール管理が複雑になってしまいます。それは、うっかり予定を見落としてしまったり、納期前に焦ってしまい作業にミスが生じたりといった問題を引き起こします。これらを防ぐためにも、スケジュール管理に最適なツールを導入するのがおすすめです。ここではスケジュール管理ツールの選び方と、おすすめのツールをご紹介します。
タスク管理におすすめな記事3選
ここでは、上記のタスク管理のメリットを踏まえたうえで、タスク管理の基礎、役に立ちそうなツール、主なやり方をご紹介した記事をご用意しました。
作業効率が3倍上がる、質を落とさず早く仕上げるタスク管理・時短編
仕事の早い人たちの作業効率を上げる要因はいくつかあります。それは、
・やった分だけ利益になる
・仕事が早いことで褒められる
・とにかく、追いつめられる
といったものです。これらの理由を明確にすることで、効率化に近づくことができます。
ここでは、さらに詳しい環境要因と、質を落とさず早く仕上げるタスク管理の具体的な方法を紹介します。
タスク管理・ToDo管理ツール比較まとめ【2019年版】〜デジタル管理で仕事をスムーズに進めよう
仕事を効率化するためには、仕事の優先順位、重要度を判断して、効率的な時間を生み出すことが重要です。この時間管理の方法として大切なのは、動かせない時間と自分の自由になる時間を上手くやりくりして、自由な時間を作ることです。そのためには、時間をずらしたり、隙間時間を活用するクセをつける必要があります。
ここでは、タスク管理ツールやアプリの再評価を行なっていきます。少しでも、みなさんのチームに合ったツールを選ぶのに役立て頂けたら幸いです。
タスク管理は、やっぱり手帳が一番いい！
デジタル技術が進み、スマートフォンを手放せなくなっています。一方で、タスク管理などは、デジタルよりも手帳派の人が多いようです。なぜペーパーレスの時代に人々は手帳を使い続けているのでしょうか? 手帳を使えば、自分の仕事も、プライベートも、可視化して、わかりやすく管理することができます。ここでは、手帳派の方も、もう手帳を手放してしまった方も、やっぱり手帳に戻そうかと思っている方にも参考になる手帳術をご紹介します。
エクセルでタスク管理したいという人へ
最後にスケジュール管理もタスク管理も慣れているエクセルで行ないたいと思っている人は必見です。エクセルは万人が使うツールなので、もちろん楽になるようなコツやスキルがあるのならばぜひ知りたいですよね？
エクセルを使うために必要なツールや考え方などをまとめた記事を2本用意してみました。
エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選
どの企業でも人手不足といわれているなか、いわゆる「マルチタスク化」が進んでいます。そのような状況では、タスク管理は「ひと目で直感的に判断できるもの」である必要があり、エクセルはその点でとても便利です。さらに、エクセルは、自分の好きなように項目を増やしたり、その場で自分流にカスタマイズすることも可能です。
ここでは、エクセルでタスク管理を実行するためのテンプレートリンク7選をシンプルなものから順にご紹介します。
プロジェクト管理に役立つ！ WBSの使い方とツール
WBS（Work Breakdown Structure）とは、
Work：作業を
Breakdown：分解した
Structure：構成図
のことです。これを作成する上で大切なのは、一人では作らずに複数で作ることです。それにより、精度を高めることができます。
ここでは、WBSの導入事例と、作るときに便利なツールをご紹介します。
タスク管理とスケジュール管理、エクセル管理術のまとめ
スケジュール管理やタスク管理のメリットを見ていただいたうえで、それに使えそうなさまざまな記事をご紹介しました。特に、自分の時間を作るためにも、これらの方法は有効だと思います。ぜひ気になった記事を参考にして仕事を進めてみてはいかがでしょうか？
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