業務効率化を図るタスク管理・スケジュール管理のポイント〜ビジネスパーソン必読!

タスク管理は、ビジネスマンが仕事を進めていく際に欠かせない重要なスキルです。タスク管理がうまく行われないと、複数の案件をスピーディーにこなすことができません。現状のタスク管理方法を見直し、より効率的な方法を探ってみませんか。今回は、タスク管理についての基本的な考えや最適な方法をご紹介したいと思います。

1.タスク管理は最初に「スケジュール」を決めるべし

「次から次へと仕事が舞い込んできて、どれから対応したらよいのか分からない」、「仕事の終わりが見えなくて、ついつい残業してしまう」なんていう方は多いのではないでしょうか。

このような場合に最も多い原因は、それぞれのタスクの優先順位がうまくつけられないことです。タスクの優先順位や重要度をしっかりと認識することができないため、どのタスクをいつまでに終わらせればよいのか分からなくなってしまうことがあります。

優先順位のつけ方に決まった方程式はありませんが、まずは緊急度・重要度の観点から、タスクの分類が先決です。
つまり、「どのタスクから先に取りかかる必要があるのか」を整理することが一番大切なのです。そのうえで、それぞれのタスクをいつまでにやらなければいけないのか、一つひとつのタスクに明確なスケジュールを設定しましょう。

2.スケジュール管理の方法

スケジュール管理の方法は、人それぞれ好みややり方がありますよね。スケジュール帳に記録しておくという方もいれば、スマホのカレンダーに入力するという方もいるでしょう。

プライベートのタスクを管理するためには、上記のようなやり方でも問題はないと思います。しかし、プロジェクトのスケジュール管理など、複数人で行うビジネスのタスクとなると非効率的です。なぜなら、チームメンバーがそれぞれのやり方でタスク管理した場合、プロジェクト全体の進捗管理が難しくなるからです。「誰が、いつまでに、何をしなければいけないのか」という情報をメンバーに適切に共有することは、プロジェクトを円滑に進行させるための要といえます。

プロジェクトのスケジュール管理で一般的な方法は、エクセルでスケジュール表を作成し、メンバーで共有する方法です。エクセルでは、プロジェクト全体のスケジュールをまとめるガントチャートや、タスクごとに進捗状況を視覚化する業務管理表など、さまざまなフォーマットがあります。Microsoft Officeの公式ホームページから無料テンプレートをダウンロードすることもできます。
(Microsoft公式HP https://www.microsoft.com/ja-jp/office/homeuse/default.aspx)

ただし、エクセルを用いたスケジュール管理方法は、外出先で確認する場合は考えものです。特に、スマホからだとエクセルファイルはレイアウトが大きすぎて見えづらく、アップデートもしにくくなっています。また、大きなプロジェクトを進める場合、自社だけでなくパートナー会社と連携して業務を行うことも少なくないと思います。そのため、いつ、どこにいてもスケジュールを確認でき、迅速に現状のアップデートができたら便利ですよね。そこで登場するのが、タスク・スケジュール管理用のツールやアプリです。さまざまなデバイスからアクセスすることができるので、忙しいビジネスパーソンにとって必須アイテムです。

3.代表的なタスク管理ツールの紹介

タスク・スケジュール管理用のツールやアプリは、さまざまな種類のものが存在するので、業務に応じて最適なものを選ぶ必要があります。
また、完全に無料なものから、ある一定の機能までは無料といった制限つきのものもありますので、予算に応じて検討することも大事なポイントです。ここではビジネス上のタスク・スケジュール管理用のツール、アプリにおいて代表的なものをご紹介させていただきます。

1. Todoist (Todoist公式HP https://ja.todoist.com/)

世界で300万人のユーザーに使われているタスク・スケジュール管理用のアプリ型のツールです。シンプルなデザインで、タスクをTo Doリスト化し、管理することができます。業務ごとに細かいタスクをリストアップし、チームメンバーの進捗を一覧で確認することができますので、プロジェクトマネジメントにおいてとても効果的なツールです。Todoist無料版、プレミアム版、ビジネス版の3つのバージョンから目的に合ったものを選択できます。

2. Trello (Trello公式HP https://trello.com/)

かんばん方式でタスクを視覚的に管理することができるアプリ型のツールです。タスクをカードに入力し、そのカードを“To Do”ボックスから、“Doing”、“Done”のボックスへドラッグ&ドロップで動かして管理します。タスクカードは、期日の設定、ファイルの追加、メンバーとの共有なども可能です。“Free”、“Business Class”、“Enterprise”版の3つの料金プランから選べます。

3. Jooto (Jooto公式HP https://www.jooto.com/)

こちらのタスク・スケジュール管理ツールも、Trelloと同じく、かんばん方式で管理することができます。ただし、Jootoはかんばん方式だけではなく、ガントチャート機能も搭載されているため、違う見方でプロジェクト全体の進捗を確認したい方におススメです(有料プランですが、期間限定の無料キャンペーンあり)。「無料」、「スタートアップ」、「ベーシック」、「アドバンス」、「プロフェッショナル」の5段階プランがありますので、用途に応じて適切なものを選択できます。

ただし、さまざまなタスクやスケジュール管理ツールは、あくまで「ツール」でしかありません。
当然ですが、タスク管理やスケジュールの作成、管理で満足してしまい、行動に移さなければ、成果は生まれません。

タスク管理実行の最適な方法は、業務に応じたツールを選択し、設定したタスク・スケジュールを定期的にレビューして、次のアクションにつなげるPDCA (Plan Do Check Action)のサイクルです。

例えば、プロジェクトのタスク管理の場合、メンバー間およびプロジェクトマネージャーへの定期的な進捗報告を行い、「なぜこのタスクの完了が遅れているのか」「どのくらいの遅れが生じているのか」など具体的な分析が必要不可欠です。そのうえでバックアッププランを策定・実行していかないと、プロジェクト全体の大幅な遅れにつながります。このPDCAサイクルを生み出すためには、メンバー間のコミュニケーションを活発に行ってモチベーションを高めていくことが大切です。

「業務効率化を図るタスク管理・スケジュール管理のポイント〜ビジネスパーソン必読!」についてのまとめ

まずは、自分に課されているタスクをひとつひとつ整理することから始めてみましょう。そして、現時点で「どのタスクをいつまでにやらなければいけないのか」という優先順位と重要度の仕分けをし、スケジュール設定を忘れずに行なうことが大切です。
これらを最適なタスク・スケジュール管理ツールを用いて、運用することで、より効率的に仕事を進めていけるようになるでしょう。また、タスクやスケジュール管理と同時に、PDCAのサイクルをうまく回していくことで、業務における無駄がなくなります。
「なぜか仕事がうまく進まない」「非効率的になっている気がする」という方は、まず自身や自分が携わるプロジェクトのタスク管理状況を見直してみてはいかがでしょうか。

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