仕事効率化・業務効率化を図るタスク管理・スケジュール管理のポイント〜ビジネスパーソン必読!

ビジネスマンにとってタスク管理は仕事を進めていく際に絶対に欠かすことのできないスキルになっています。もしタスク管理が上手く行われないと、何から手をつけて良いのか分からず、複数にわたる山積みの仕事をスピーディーに片づけることが出来ません。かといってタスク管理だけすればいいというわけではなく、いつまでに仕事を終わらせるなどの期限を管理するスケジュール管理の能力も必須になります。同時に管理していくためには何をしていけばいいのでしょうか。

今回はビジネスマンにとって必須なタスク管理とスケジュール管理の関係性について明らかにしていき、最適な方法について紹介をしていきたいと思います。

最初にタスク管理、次に優先度付け

次から次へと仕事が舞い込んできて、どれから対応したらよいのか分からない
仕事の終わりが見えなくて、残業するしか方法がない
など、このように普段から困っている方は多いのではないでしょうか?

このような場合に最も多い原因は、タスクの優先順位を付けられていないことにあります。タスクの優先順位や重要度をしっかりと認識することができないため、どのタスクをいつまでに終わらせればよいのか、どれから終わらせればいいのかが分からなくなってしまうことがあります。

なのでまず始めにやることとしてはタスク管理をしていくことが必要です。タスク管理といってもそのプロジェクトにおいて、どのような作業が必要なのかということの洗い出しをします。
例えば有名な例ですが、カレーを作る際にはどのような工程が必要でしょうか。材料を買いに行く→材料を切る→玉ねぎや肉などを炒める→水を入れて煮ていく…かなり工程を飛ばしましたが、まず大きなタスクを少しずつ分解していきましょう。いきなり細かいタスクを考えようとして嫌になってしまうので、まずは大きなものを少しずつ小さくすることから始めていきましょう。

それが終わり次第、優先順位をつけていきます。優先順位のつけ方に決まった方程式はありませんが、一般的に言われるのは下記のような、緊急度・重要度の観点を考えて分けていくことが必要です。

詳しくは「仕事の優先順位、どう決めればいいの? と悩んでしまう人たちへ」という記事で説明しています。

つまり、「どのタスクから先に取りかかる必要があるのか」を整理することが一番大切なのです。そのうえで、それぞれのタスクをいつまでにやらなければいけないのか、つまり本当に緊急性の高いタスクというものを整理しておくために、スケジュール管理が必要になってくるのです。

最後にスケジュール管理で期限を守る

スケジュール管理の方法は、人それぞれ好みややり方がありますよね。手帳やスケジュール帳などのアナログなものに手書きしておくという人もいれば、スマホのカレンダーやカレンダーアプリなどのデジタルなものに入力するという方もいるでしょう。

プライベートのタスクを管理するためには、上記のようなやり方でも問題はないと思います。しかしビジネスでは違います。プロジェクトを進めていくにはチームで行動する機会が多く、プロジェクトの進捗管理などの複数人で行うビジネスのタスクとなると非効率的です。

なぜなら、チームメンバーがそれぞれのやり方でタスク管理をしていった場合、タスク管理の方法が違うのでだれがどこまで進んでいるのかということを簡単に把握することが難しくなるからです。「誰が、いつまでに、何をしなければいけないのか」という情報をメンバーに適切に共有することは、プロジェクトを円滑に進行させるための要といえます。

現在のスケジュール管理方法


おそらくプロジェクトのスケジュール管理で一般的な方法は、エクセルでスケジュール表を作成し、メンバーで共有する方法ではないでしょうか。イメージをするならばマンションや家などを建てる進捗表のようなものがスケジュール管理の代わりになっています。

エクセルでは、プロジェクト全体のスケジュールをまとめるガントチャートや、タスクごとに進捗状況を視覚化する業務管理表など、さまざまなフォーマットがあり、Microsoft Officeの公式ホームページから無料テンプレートをダウンロードすることもできます。またエクセルではスケジュール管理やタスク管理のほかにも、様々なものを管理することが出来ます。詳しくはビジネスの場で使うことができる人気のエクセルのテンプレートを網羅した下記の記事を参考にしてください。
エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選

ただしエクセルを用いたスケジュール管理方法は、今や一昔前の方法だという意見も出てきました。というのもデジタルの発展に伴い、携帯やスマホなどのデバイスが普及して、いつでも、どこにいても情報を見ることが出来るようになりました。特に営業の方は外出が多いので、外出先でわざわざエクセルを開いて確認する場合は考えものです。その上スマホからだとエクセルファイルはレイアウトが大きすぎて見えづらく、アップデートもしにくくなっています。また大きなプロジェクトを進める場合、自社だけでなくパートナー会社と連携して業務を行うことも少なくないと思います。そのため、いつ、どこにいてもスケジュールを確認でき、迅速に現状のアップデートができたら便利ですよね。そこで登場するのが、タスク・スケジュール管理用のツールやアプリです。さまざまなデバイスからアクセスすることができるので、忙しいビジネスパーソンにとって必須アイテムです。

タスク・スケジュール管理用のツールやアプリの紹介

タスク・スケジュール管理用のツールやアプリは、さまざまな種類のものが存在するので、業務に応じて最適なものを選ぶ必要があります。
また、完全に無料なものから、ある一定の機能までは無料といった制限つきのものもありますので、予算に応じて検討することも大事なポイントです。ここではビジネス上のタスク・スケジュール管理用のツール、アプリにおいて代表的なものをご紹介させていただきます。

TeamHack


このツール1つでタスク管理からスケジュール管理など全ての機能を兼ね備えたツールです。プロジェクト>タスク>チャットと言うように管理することが出来るので、チャットの山から資料を探すなどということもなくなります。また日付を設定するとアラート機能を出してくれたり、作業にかかった時間までも計測することが出来ます。無料でも十分使うことができ、有料版は「ビジネス」「フリーランス」の2つに分かれています。

Trello


かんばん方式でタスクを視覚的に管理することができるアプリ型のツールです。タスクをカードに入力し、そのカードを“To Do”ボックスから、“Doing”、“Done”のボックスへドラッグ&ドロップで動かして管理します。タスクカードは、期日の設定、ファイルの追加、メンバーとの共有なども可能です。“Free”、“Business Class”、“Enterprise”版の3つの料金プランから選べます。

Todoist


世界中の多くのユーザーに使われているタスク・スケジュール管理用のアプリ型のツールです。シンプルなデザインで、タスクをTo Doリスト化し、管理することができます。業務ごとに細かいタスクをリストアップし、チームメンバーの進捗を一覧で確認することができますので、プロジェクトマネジメントにおいてとても効果的なツールです。Todoistは無料版、プレミアム版、ビジネス版の3つのバージョンから目的に合ったものを選択できます。

Jooto


こちらのタスク・スケジュール管理ツールも、Trelloと同じく、かんばん方式で管理することができます。ただし、Jootoはかんばん方式だけではなく、ガントチャート機能も搭載されているため、違う見方でプロジェクト全体の進捗を確認したい方におススメです(有料プランですが、期間限定の無料キャンペーンあり)。「無料」、「スタートアップ」、「ベーシック」、「アドバンス」、「プロフェッショナル」の5段階プランがありますので、用途に応じて適切なものを選択できます。

結局のところPDCAも大事

ただし、さまざまなタスクやスケジュール管理ツールは、あくまで「ツール」でしかありません。
当然ですが、タスク管理やスケジュールの作成、管理で満足してしまい、行動に移さなければ、成果は生まれません。

タスク管理実行の最適な方法は、業務に応じたツールを選択し、設定したタスク・スケジュールを定期的にレビューして、次のアクションにつなげるPDCA(Plan Do Check Action)のサイクルです。

例えば、プロジェクトのタスク管理の場合、メンバー間およびプロジェクトマネージャーへの定期的な進捗報告を行い、「なぜこのタスクの完了が遅れているのか」「どのくらいの遅れが生じているのか」など具体的な分析が必要不可欠です。そのうえでバックアッププランを策定・実行していかないと、プロジェクト全体の大幅な遅れにつながります。このPDCAサイクルを生み出すためには、メンバー間のコミュニケーションを活発に行ってモチベーションを高めていくことが大切です。

まとめるとタスク管理やスケジュール管理に加えて、PDCAを回すためにメンバーとのコミュニケーションも積極的にとっていくことがプロジェクト成功の近道になるということです。

「業務効率化を図るタスク管理・スケジュール管理のポイント〜ビジネスパーソン必読!」についてのまとめ

まずは、自分に課されているタスクをひとつひとつ整理することから始めてみましょう。そして、現時点で「どのタスクをいつまでにやらなければいけないのか」という優先順位と重要度の仕分けをし、スケジュール設定を忘れずに行なうことが大切です。
これらを最適なタスク・スケジュール管理ツールを用いて、運用することで、より効率的に仕事を進めていけるようになるでしょう。また、タスクやスケジュール管理と同時に、PDCAのサイクルをうまく回していくことで、業務における無駄がなくなります。
「なぜか仕事がうまく進まない」「非効率的になっている気がする」という方は、まず自身や自分が携わるプロジェクトのタスク管理状況を見直してみてはいかがでしょうか。

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