仕事効率化・業務効率化を図るタスク管理・スケジュール管理のポイント〜ビジネスパーソン必読!

タスク管理・スケジュール管理は、できるビジネスマンにとって絶対に欠かすことのできないスキルです。これらを制するものは、仕事を制すと言っても過言ではないでしょう。

しかしながら、多くの方が、予定通りにタスクを完了するということができずに、予定よりもスケジュールが延びてしまうという事態に悩んでいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、そんな日々の成果や評価に直結する、タスク管理とスケジュール管理の関係性を紐解きながら、その最適な管理方法について、ご紹介していきたいと思います。

まずは、タスクを「見える化」する

  • 次から次へと仕事が舞い込んできて、対応に追われて1日が終わる
  • 仕事の終わりが見えなくて、残業している(させてしまっている)

このような事態に普段から困っているならば、あなたは仕事の全体像を把握しきれなくなっている可能性が高いです。今、自分が持っているタスクやスケジュールを、パッと確認できるメモなどはわかりやすい場所、わかりやすい書き方になっているでしょうか?

タスク管理、スケジュール管理で、まず始めにやることは、タスクを見える化し、いつまでに終えるのかを管理することが重要です。手持ちのタスクと期限を全て洗い出し、そのボリュームや期限に無理がないかを確認してみましょう。

書き出し方は、大きな項目をまず洗い出し、分解します。

例えば「カレーを作る」というタスクも、分解すると「材料を買いに行く→材料を切る→玉ねぎや肉などを炒める→水を入れて煮ていく…」と、細分化できます。1タスクを、30分〜1時間程度で終わるレベルに分解しておくと管理がしやすいです。

>>タスクを「見える化」し、仕事効率をUPさせるためのタスク管理ツール「TeamHack」とは?

タスクの優先順位をつける

タスクの書き出しが終わったら、優先順位をつけていきます。優先順位のつけ方に決まった方程式はありませんが、オススメは、緊急度・重要度の観点から整理していく方法です。

タスクの緊急度と重要度を明確にすることで、優先度が決まり、それが結果が出やすい自然なスケジュールへと落とし込まれます。手当たり次第にやることに反応するのではなく「どのタスクから先に取りかかる必要があるのか」を明確にすることで、時間に余裕が生まれるのです。

詳しくは下記の記事で説明しているのでご参照ください。

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チームでスケジュール管理の方法を統一する

スケジュール管理の方法は、人それぞれ好みややり方があると思います。手帳やスケジュール帳などのアナログなものに手書きしておくという人もいれば、スマホのカレンダーやカレンダーアプリなどのデジタルなものに入力するという方もいるでしょう。

プライベートのタスクを管理するためには、上記のようなやり方でも問題はないと思います。

しかし、プロジェクトをチームで進めるビジネスの場合は、各自がバラバラの手法で管理することは非効率的です。タスク管理の方法が違えば、だれがどこまで進んでいるのかということを簡単に把握することが難しくなってしまいます。

「誰が、いつまでに、何をしなければいけないのか」という情報をメンバーに適切に共有する「共通のルールを作る」ことは、プロジェクトを円滑に進行させるための要といえます。

現在のスケジュール管理方法

おそらくプロジェクトのスケジュール管理で一般的な方法は、エクセルでスケジュール表を作成し、メンバーで共有する方法ではないでしょうか。

エクセルでは、プロジェクト全体のスケジュールをまとめるガントチャートや、タスクごとに進捗状況を視覚化する業務管理表など、さまざまなフォーマットがあり、Microsoft Officeの公式ホームページから無料テンプレートをダウンロードすることもできます。

またエクセルではスケジュール管理やタスク管理のほかにも、様々なものを管理することが出来ます。詳しくはビジネスの場で使うことができる人気のエクセルのテンプレートを網羅した下記の記事を参考にしてください。

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もっと便利なタスク管理・スケジュール管理のツール

一方で、エクセルを用いたスケジュール管理方法は、今や一昔前の方法だという意見もあります。現在では技術の発展に伴い、携帯やスマホなどのデバイスが普及して、いつでも、どこにいても情報を見ることが出来るようになりました。特に営業の方は外出が多いので、外出先でわざわざエクセルを開いて確認する場合は考えものです。

その上スマホからだとエクセルファイルはレイアウトが大きすぎて見えづらく、アップデートもしにくくなっています。また大きなプロジェクトを進める場合、自社だけでなくパートナー会社と連携して業務を行うことも少なくないと思います。いつ、どこにいてもスケジュールを確認でき、迅速に現状のアップデートができたら便利ですよね。

そこでお勧めしたいのが、タスク・スケジュール管理用のツールやアプリです。さまざまなデバイスからアクセスすることができるので、忙しいビジネスパーソンにとって必須アイテムです。

タスク・スケジュール管理用のツールやアプリの紹介

スク・スケジュール管理用のツールやアプリは、さまざまな種類のものが存在するので、業務に応じて最適なものを選ぶ必要があります。

また、完全に無料なものから、ある一定の機能までは無料といった制限つきのものもありますので、予算に応じて検討することも大事なポイントです。ここではビジネス上のタスク・スケジュール管理用のツール、アプリにおいて代表的なものをご紹介させていただきます。

TeamHack(チームハック)

このツール1つで、タスク管理からスケジュール管理まで、全ての機能を兼ね備えたオールインワンタスク管理ツールです。

プロジェクト>タスク>チャットというような構造になっており、プロジェクトやタスクをまるっと管理することが出来ます。また、タスクごとにチャットが紐づいているため、チャットの見落としが少なくなり、ファイルの整理も楽ちん。

時間計測(タイムトラッキング)機能で1つのタスクにかかった時間を計測できたり、期限が近いタスクを目立つように表示してくれたり、生産性を高めつつ、かゆいところに手が届く機能が用意されています。

小規模チームであれば、無料プランで十分に利用できます。もし有料版にアップデートしたい場合は、ビジネスプラン、フリーランスプランが用意されていますので、チェックしてみてください。

TeamHack(チームハック)公式: https://teamhack.io

Trello(トレロ)


かんばん方式でタスクを視覚的に管理することができるアプリ型のツールです。タスクをカードに入力し、そのカードを“To Do”ボックスから、“Doing”、“Done”のボックスへドラッグ&ドロップで動かして管理します。タスクカードは、期日の設定、ファイルの追加、メンバーとの共有なども可能です。“Free”、“Business Class”、“Enterprise”版の3つの料金プランから選べます。

Todoist(トゥドゥイスト)


世界中の多くのユーザーに使われているタスク・スケジュール管理用のアプリ型のツールです。シンプルなデザインで、タスクをTo Doリスト化し、管理することができます。業務ごとに細かいタスクをリストアップし、チームメンバーの進捗を一覧で確認することができますので、プロジェクトマネジメントにおいてとても効果的なツールです。Todoistは無料版、プレミアム版、ビジネス版の3つのバージョンから目的に合ったものを選択できます。

Jooto(ジョートー)


こちらのタスク・スケジュール管理ツールも、Trelloと同じく、かんばん方式で管理することができます。ただし、Jootoはかんばん方式だけではなく、ガントチャート機能も搭載されているため、違う見方でプロジェクト全体の進捗を確認したい方におススメです(有料プランですが、期間限定の無料キャンペーンあり)。「無料」、「スタートアップ」、「ベーシック」、「アドバンス」、「プロフェッショナル」の5段階プランがありますので、用途に応じて適切なものを選択できます。

結局のところPDCAも大事

ただし、さまざまなタスクやスケジュール管理ツールは、あくまで「ツール」でしかありません。
当然ですが、タスク管理やスケジュールの作成、管理で満足してしまい、行動に移さなければ、成果は生まれません。

タスク管理実行の最適な方法は、業務に応じたツールを選択し、設定したタスク・スケジュールを定期的にレビューして、次のアクションにつなげるPDCA(Plan Do Check Action)のサイクルです。

例えば、プロジェクトのタスク管理の場合、メンバー間およびプロジェクトマネージャーへの定期的な進捗報告を行い、「なぜこのタスクの完了が遅れているのか」「どのくらいの遅れが生じているのか」など具体的な分析が必要不可欠です。そのうえでバックアッププランを策定・実行していかないと、プロジェクト全体の大幅な遅れにつながります。このPDCAサイクルを生み出すためには、メンバー間のコミュニケーションを活発に行ってモチベーションを高めていくことが大切です。

>>チームメンバーとの業務コミュニケーションのしやすさに特化したタスク管理ツール「TeamHack」

まとめるとタスク管理やスケジュール管理に加えて、PDCAを回すためにメンバーとのコミュニケーションも積極的にとっていくことがプロジェクト成功の近道になるということです。

「業務効率化を図るタスク管理・スケジュール管理のポイント〜ビジネスパーソン必読!」についてのまとめ

まずは、自分に課されているタスクをひとつひとつ整理することから始めてみましょう。そして、現時点で「どのタスクをいつまでにやらなければいけないのか」という優先順位と重要度の仕分けをし、スケジュール設定を忘れずに行なうことが大切です。
これらを最適なタスク・スケジュール管理ツールを用いて、運用することで、より効率的に仕事を進めていけるようになるでしょう。また、タスクやスケジュール管理と同時に、PDCAのサイクルをうまく回していくことで、業務における無駄がなくなります。
「なぜか仕事がうまく進まない」「非効率的になっている気がする」という方は、まず自身や自分が携わるプロジェクトのタスク管理状況を見直してみてはいかがでしょうか。

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