タスク管理は「できるビジネスパーソン」にとって、絶対に欠かすことのできないスキルです。タスク管理を制するものは、仕事を制すといっても過言ではないでしょう。
しかしながら、多くの方が、計画通りにタスクを完了できずに、予定よりもスケジュールが延びてしまうという事態に悩んでいるのではないでしょうか。タスク管理に不可欠な要素が「スケジュール管理」なのです。
本稿では、日々の成果や評価に直結する、タスクのスケジュール管理を紐解きながら、最適な管理方法について紹介したいと思います。
タスク管理とは
さまざまな業務をタスクとして細分化し、優先順位を決めて処理することをタスク管理といいます。業務を最小単位に分解することで、やるべきことが明確になるのはもちろん、業務の進捗状況を把握しやすくなります。
また、タスクを完了するたびに達成感を得られるので、仕事のモチベーションアップにもつながるでしょう。
しかしタスクに対する完了期日や進行計画の管理ができていないと、遅延やトラブルを招きかねません。そこで必要とされるのがスケジュール管理です。
タスク管理におけるスケジュール管理とは
タスクのスケジュール管理ではタスクに締め切りを設定し、締め切りから逆算していつまでに着手すべきかやタスクにかかる所要時間、リソースを導き出すことができます。
スケジュール管理ができれば、タスク管理の精度が上がるのはいうまでもありません。限られた時間を有効活用できるので、業務の効率アップや生産性アップにつながります。
またタスクのスケジュール管理は、普段私達が行っているような、人と会う予定やその日にやるべきことを管理するだけのスケジュール管理とは少し異なり、単に予定を書き出すだけではありません。では、どんなことに注意をして管理をしたらいいのでしょう。
タスクのスケジュール管理のコツ
タスクのスケジュール管理を行うにあたり、心得ておきたいコツを7つのポイントに分けて考えてみましょう。
タスクを「見える化」する
「次から次へと仕事が舞い込んで、対応に追われて1日が終わる」
「仕事の終わりが見えなくて、日常的に残業している（させてしまっている）」
普段からこのような事態に陥っているなら、仕事の全体像を把握しきれなくなっている可能性が高いといえます。
タスクのスケジュール管理では、タスクを見える化し、いつまでに終えるのかの締め切りを管理することが重要です。手持ちのタスクと期限を全て洗い出し、そのボリュームや期限に無理がないかを確認してみましょう。
書き出す時には大きなタスクを洗い出し、分解することから始めます。
例えば「カレーを作る」というタスクも、分解すると「材料を買いに行く→材料を切る→野菜や肉を炒める→水を入れて煮る…」と、細分化できます。ひとつのタスクを、30分〜1時間程度で終わる粒度に分解すると、管理がしやすくなります。
タスクに優先順位をつける
タスクを書き出したら、優先順位をつけます。優先順位のつけ方に決まった方程式はありませんが、おすすめしたいのは、重要度・緊急度の観点から整理する方法です。
タスクの重要度と緊急度を明確にすることで優先度が決まり、それによって結果が出やすい自然なスケジュールへと落とし込まれます。
手当たり次第タスクに手を付けるのではなく「どのタスクから先に取り掛かるべきか」を明確にすることで、時間に余裕が生まれるのです。
詳しくは「優先順位と優先度って何が違うの？ 仕事における優先順位の付け方を解説」で説明しているのでご参照ください。
所要時間を正確に見積もる
タスクを完了するまでの所要時間を正確に見積もることは、スケジュール管理には非常に重要です。所要時間を意識せずにスケジュールを組んだり、ズレがあったりすると、タスクの納期に遅れてしまうかもしれません。
それを防ぐためにも、タスクに取り掛かるたびに所要時間を算出し、データとして蓄積しておきましょう。そうすることで見積もりと実際の作業時間の乖離をなくし、スケジュール管理の質を高めることができるでしょう。
余裕を持ったスケジュール設定にする
業務を進める中では、イレギュラーなタスクやトラブルの対応は避けて通れません。タスクのスケジュール管理をする時には、あらかじめ余裕を持ったスケジュールにし、フレキシブルに調整できるようにします。
少しでも余裕を持たせておくだけでイレギュラーなタスクにも慌てず対処ができるので、スケジュールへの影響も最小限で済むでしょう。
また、会議や商談は時間通りに終わらないこともしばしばあります。ひとつのタスクがずれ込むと総崩れになるようなスケジュールでは、他のメンバーやクライアントに迷惑がかかります。リスケの手間もかかるので、時間の読めないタスクはより一層余裕を持ったスケジュール設定にしておきましょう。
午前と午後を意識してスケジュールを組む
午前と午後、時間によって集中力やパフォーマンスが異なる人がほとんどです。例えば、昼食後の午後はいまいち調子が上がりきらなかったという経験が、誰しもあるのではないでしょうか。
1日の中でも午前と午後の特性を意識してスケジュールを組むことで、効率よくタスクに取り組むことができます。
一般的に、脳が疲れていない午前中は、集中できると考えられています。そのため、ミスが許されない作業やひらめきが必要な企画の立案や提案書の作成などは、午前にスケジューリングをすることをおすすめします。
チームでスケジュール管理の方法を統一する
タスクのスケジュール管理の方法は、人それぞれ好みの方法があると思います。手帳やスケジュール帳などのアナログなツールに手書きする人もいれば、スマートフォンのカレンダーアプリなどのデジタルなツールに入力するという人もいるでしょう。
プライベートのスケジュールを管理するには、上記のような方法でも問題はありません。
しかし、プロジェクトをチームで進めるようなビジネスシーンでは、メンバー各自がバラバラの方法で管理することは非効率的です。タスク管理の方法が違えば、どのタスクがどこまで進んでいるのかを把握しあうことが難しくなってしまいます。
「誰が、いつまでに、何をしなければいけないのか」という情報をメンバーに適切に共有するために、スケジュール管理の方法を統一することは、プロジェクトを円滑に進行させるための要といえます。
ツールを使用する
チームで業務を進める場合、スケジュールをメンバー間で共有できるツールを導入しましょう。
ツールを使用することで、タスクの内容やスケジュールに変更があった場合もタイムラグなく共有ができ、必要な時に随時確認をすることができます。
タスクのスケジュール管理に特化しているツールなら、スケジュールの関連情報まで含めてのタスク管理や、スケジュールの見える化が可能です。中には、締め切りが近くなると通知が送られるリマインド機能や作業時間を計測できるタイムトラッキング機能など、便利な機能を備えているツールもあります。
タスク管理が上手い人が行っている手法やおすすめのツールは、「【仕事を爆速に！】タスク管理の上手い人の特徴や使用しているツールを紹介します。」の中でも解説しています。タスクのスケジュール管理のコツをもっと知りたい人は、本稿と合わせてご確認ください。
エクセルを活用したスケジュール管理
タスクのスケジュール管理方法として広く用いられているのが、エクセルでスケジュール表を作成し、メンバーで共有する方法ではないでしょうか。
エクセルでは、プロジェクト全体のタスクのスケジュールをまとめるガントチャートや、タスクごとに進捗状況を見える化する業務管理表など、さまざまなフォーマットがあり、Microsoft Officeの公式ホームページから無料テンプレートをダウンロードすることもできます。
またエクセルではスケジュール管理やタスク管理のほかにも、さまざまなものを管理することができます。
「エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選」では、TeamHackおすすめのテンプレートリンクを紹介しています。シンプルなテンプレートからチームにあった表にカスタム可能なテンプレートまで、さまざまなニーズに応えられるようなテンプレートをリストアップしているので、エクセルを利用したタスク管理を検討している人は参考になるはずです。
Googleカレンダーを活用したスケジュール管理
エクセル同様、無料で導入できるスケジュール管理ツールとして、Googleカレンダーが挙げられます。
GoogleカレンダーはGoogleのアカウントさえ持っていれば誰でも利用ができるツールです。多機能な上、操作しやすいため長きにわたり人気があり、プライベートのスケジュール管理で既に使用している人も少なくないでしょう。
クラウド上で管理するツールなので、複数名での共有はもちろん、インターネットにつながる環境さえあれば、いつでも閲覧や更新が可能です。
Googleカレンダーによるタスクのスケジュール管理の方法は「タスク管理・スケジュール管理の共有はGoogleカレンダーアプリこれ1つで完了」でわかりやすくまとめています。
タスク・スケジュール管理用のツールやアプリの紹介
一方で、エクセルを用いたスケジュール管理は、今や一昔前の方法だという意見もあります。
現在では、テクノロジーの発展に伴いスマートフォンやタブレットなどのデバイスが普及して、いつでもどこにいても情報を見られるようになりました。特に外出が多い営業職の人などは、外出先でわざわざエクセルを開いて確認せねばならないのは考えものです。
その上、スマートフォンからだとエクセルファイルはレイアウトが大きすぎて見えづらく、アップデートもしにくくなっています。
また大きなプロジェクトを進める場合、自社だけでなくパートナー会社と連携して業務を行うことも少なくありません。
いつ、どこからでもスケジュールの閲覧や編集ができ、迅速に現状のアップデートができたらとても便利です。
そこでおすすめしたいのが、タスクやスケジュール管理用のツールやアプリです。さまざまなデバイスからアクセスすることができるので、忙しいビジネスパーソンにとって必須アイテムといえるでしょう。
タスクやスケジュール管理用のツールやアプリは、さまざまな種類のものが存在するので、業務に応じて最適なものを選ぶ必要があります。
また、完全に無料で使用できるツールから、ある一定の機能までは無料といった制限つきのツールまで、料金形態もそれぞれなので予算に応じて検討することも大事なポイントです。
ここではビジネス上のタスクやスケジュール管理用のツール、アプリの中で、代表的なものを紹介します。
TeamHack（チームハック）
このツールひとつで、タスク管理からスケジュール管理まで、全ての機能を兼ね備えたオールインワンタスク管理ツールです。
プロジェクト＞タスク＞チャットというような構造になっており、プロジェクトやタスクをまるっと管理することができます。
また、タスクごとにチャットが紐づいているためチャットの見落としが少なくなり、ファイルの整理もしやすくなります。
時間計測（タイムトラッキング）機能でタスクにかかった時間を計測できたり、期限が迫ったタスクを目立つように表示したりと、生産性を高めつつもかゆいところに手が届く機能が用意されています。
小規模チームであれば、無料プランで十分に利用できます。もし有料版にアップデートしたい場合は、ビジネスプランやフリーランスプランが用意されているので、チェックしてみてください。
Trello（トレロ）
かんばん方式でタスクを視覚的に管理することができるアプリ型のツールです。
タスクをカードに入力し、そのカードを「To Do」ボックスから、Doing、Doneのボックスへドラッグ＆ドロップで動かして管理します。タスクカードは、期日の設定、ファイルの追加、メンバーとの共有なども可能です。Free、Business Class、Enterprise版の3つの料金プランから選べます。
Todoist（トゥドゥイスト）
世界中、多くのユーザーに使われているタスク・スケジュール管理用のアプリ型のツールです。
シンプルなデザインでタスクをTo Doリスト化し、管理することができます。業務ごとに細かいタスクをリストアップし、チームメンバーの進捗を一覧で確認することができるので、プロジェクトマネジメントにおいてとても効果的なツールです。
Todoistは無料版、プレミアム版、ビジネス版の3つのバージョンから、目的に合ったものを選択できます。
Jooto（ジョートー）
JootoもTrello同様、かんばん方式でタスクを管理することができます。
ただしJootoはかんばん方式だけではなくガントチャート機能も搭載されているため、違う視点でプロジェクト全体の進捗を確認したい人におすすめです。
「無料」、「スタートアップ」、「ベーシック」、「アドバンス」、「プロフェッショナル」、5段階のプランがあるので、用途に応じて適切なものを選択できます。
結局のところPDCAも大事
とはいえ、タスクやスケジュール管理ツールはあくまで「ツール」でしかありません。当然ですが、タスク管理やスケジュールの作成、管理で満足してしまい行動に移さなければ、成果は生まれません。
タスク管理を実行する最適な方法は、業務に応じたツールを選択し、設定したタスク・スケジュールを定期的にレビューして、次のアクションにつなげるPDCA（Plan Do Check Action）のサイクルです。
例えば、プロジェクトのタスク管理の場合、メンバー間およびプロジェクトマネージャーへの定期的な進捗報告を行い、「なぜこのタスクの完了が遅れているのか」「どのくらいの遅れが生じているのか」など、具体的な分析が必要不可欠です。
そのうえでバックアッププランを策定・実行していかないと、プロジェクト全体の大幅な遅れにつながります。
このPDCAサイクルを生み出すためには、メンバー間のコミュニケーションを活発に行ってモチベーションを高めていくことが大切です。つまり、タスク管理やスケジュール管理に加えて、PDCAを回すためにメンバーとのコミュニケーションを積極的にとることがプロジェクト成功には避けては通れない道なのです。
まとめ
まずは、自分に課されているタスクをひとつひとつ整理することから始めてみましょう。そして、現時点で「どのタスクをいつまでにやらなければいけないのか」という優先順位の仕分けをし、スケジュール設定を忘れずに行うことが大切です。
これらを最適なタスクのスケジュール管理ツールを用いて運用することで、より効率的に仕事を進められるようになるでしょう。
また、タスクのスケジュール管理と同時に、PDCAのサイクルを上手く回していくことで、業務における無駄がなくなります。
「なぜか仕事が上手く進まない」「非効率的になっている気がする」と感じる人は、まず自分が携わるプロジェクトのタスク管理状況やスケジュールを見直してみてはいかがでしょうか。
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