効率アップ! 仕事がデキる人のスケジュール管理術

仕事が予定通りに終わらない…。

これは社会人であれば誰もが経験する悩みではないでしょうか。

次々と舞い込んでくる仕事を素早くこなすためには、効率的にスケジュール管理を行なうことが重要です。

ここでは、仕事がデキるビジネスパーソンのスケジュール管理術をご紹介します。

>>仕事の生産性を高めるタスク管理ツール「TeamHack」とは?

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仕事が「できる人」と「できない人」、その違いは?

自分と同じ仕事をしているはずなのに、なぜか手早く正確に仕事をこなしている人っていますよね。また、逆に「なんでその仕事にそんなに時間がかかるんだろう…」と疑問が浮かんでくるほどに、仕事が遅い人もいます。

仕事が「できる人」と「できない人」の違いはどこにあるのでしょうか? 

仕事が「できない人」の特徴

「できない人」の主な特徴として、以下のことが挙げられます。

  • 納期までに仕事を終えられない
  • 焦って仕事をしたためミスを起こす
  • 複数業務が重なってしまい、どれも中途半端になってしまう

「仕事ができない人」の多くに共通していることは、1つの仕事にかかる時間を正確に把握することができないということです。その結果、自分のキャパシティ以上の仕事を受けてしまい、仕事が溜まってしまうという問題が起きます。

仕事が「できる人」の特徴

では、仕事が「できる人」はどういう特徴があるのでしょうか。

  • タスクが整理されている
  • 時間に余裕がある
  • 自分の許容量を知っている

「仕事ができる人」は、1つの仕事にかかる時間を正確に把握できていて、さらに1日のタスクがきちんと整理されている傾向にあります。タスクがきちんと整理できているため、いつでも余裕をもって仕事に取り掛かることができるのです。

>>仕事ができる人は、タスク管理がうまい!?業務効率をUPさせるタスク管理ツール「TeamHack」とは?

なぜスケジュール管理をした方がいいのか?

なぜスケジュール管理をしたほうが良いのでしょうか。

スケジュール管理によるメリットの1つは、業務を「見える化」できることです。スケジュール管理が得意な人は、自分の記憶に頼らず、メモやツールを利用して1日のスケジュールを可視化しています。

無駄な作業をなるべく削減し、効率的に仕事をこなせるように、まずは業務の「見える化」に取り組みましょう。

スケジュール管理をする際に抑えるべきポイントは?

スケジュール管理に関して、上司からアドバイスをもらっている男性社員。

ここでは、スケジュール管理をする際に、意識したい3つのポイントをご紹介します。

1. 仕事に優先順位をつける

効率的に仕事を進めていくためには、まず自分がこなさなければいけない仕事に対して優先順位をつけることが必要になります。順位をつける際には、経験や感覚といった曖昧な基準に頼るのではなく、明確な評価軸をもって順位付けをすることが大切です。

そのような軸としては、「重要度」と「緊急度」が主要なものになります。仕事をこなす際には、重要かつ緊急のものから先にはじめ、重要でも緊急でもない仕事は後回しにするか、ほかの人に任せるという判断をするということです。

しかし、どのような仕事が重要なのかということを判断することは言うほど簡単ではありません。マイクロソフトテクノロジーセンター センター長の澤円氏は、仕事の優先順位に関して、以下のような具体的な基準をあげています。

  • その仕事を後回しにしたらどんなリスクがあるのか
  • その仕事のミスはどれくらい許容されるのか
  • その仕事を優先することで自分が得られるメリットは大きいのか
  • その仕事は一度やったらどれくらい効果が持続するのか

参考: https://diamond.jp/articles/-/149710

どのような基準を設けるか、それは仕事内容によって異なってきますが、すべてに共通することは、まずは暫定的なものでも良いので、上記のような分かりやすい基準を設けてみることです。そして、それに従いながら優先順位を立ててみるということです。のちにその基準が適当ではなかったということが判明するかもしれませんが、それでも意識的にスケジュール管理を行なうという経験は、その後の仕事に必ず良い影響を与えてくれるはずです。

2. 作業時間を正確に見積もる

優先順位を決定したら、それぞれの仕事を終わらせるのにどれくらいの時間がかかるのかを見積もりましょう。時間を見積もる際には、ほかの人がその仕事を行なうのにどれくらいの時間がかかったのかという情報も大切ですが、人それぞれ仕事のスピードは異なっています。自身の作業時間を把握する際に役に立つのが、自身が過去に同様の仕事を行なった際にどれくらいの時間がかかったのかというデータです。そのため、日々の仕事の中で作業を行なう際には、それにどれくらいの時間がかかったのかというデータを記録して、将来のスケジュール作成の参考になるようにしておきましょう。

それでも、時間の見積もりには常に不確実性があります。特に、見積もりが長期間にわたったものになると、予想外の出来事やバグが発生し、スケジュールが崩れてしまうリスクが高まります。そこで、仕事を短く区切って、短時間の見積もりをいくつも作るという方法があります。

例えば、納期が1か月だとしたら、週毎の目標、その日の目標、午前中の目標といったように「小さな目標」をいくつも立てます。これにより、直近でやるべきことを明確にできるようになります。もし、その日の「小さな目標」が達成できなかった場合は、次の日、もしくは数日かけて少しずつその遅れを取り戻し、1週間の目標に間に合わせるよう努力しましょう。

このように「小さな目標」でスケジュールを区切っていくことで、進捗に遅れが出た場合の把握や巻き返しも容易となるでしょう。

>>業務の進捗状況を一括で管理できるタスク管理ツールって?

3. 「シンプル」なスケジュールにする

スケジュール管理の方法論の全体に対して言えることですが、スケジュールを作成する際には、できるだけシンプルなものにすることが大切です。そうすることによって、スケジュール管理を行なうハードルが下がるだけでなく、より分かりやすいスケジュールを作成することができます。

例えば、シンプルなスケジュール管理の一例として、スケジュール管理ツールを一元化するということがあげられます。プライベートは手帳やスマホのアプリで管理し、仕事はパソコンのカレンダーで管理しているという人も多いかもしれません。しかし、複数のツールでスケジュール管理するのはあまりおすすめできません。

なぜなら、それぞれを管理するために時間を取られてしまうためです。「仕事は絶対に17時まで」などと決まっている職種はそれほど問題ないかもしれませんが、残業などでプライベートのスケジュールが圧迫される場合もあります。別々のツールで管理していると、両方を見て調整しなければいけないという手間が発生します。余計な手間は可能な限り省くことで、時間短縮につながります。

ただし、職場によってはプライバシーや情報漏洩の観点から、職場以外の場所からの仕事のスケジュールへのアクセスが禁止されていることもあるので注意しましょう。

スケジュール管理におすすめなツール3選!

スケジュールを管理するメリットやその際に考えるべきポイントは分かったけど、実際にどうやって管理したらいいの? って感じている人もいるかと思います。この章では、おすすめのスケジュール管理ツールを3つご紹介します。

1. Kintone

Kintoneの写真。

サイボウズ株式会社が提供する「Kintone」はタスク管理ツールですが、タスクごとに期限を設定できるので、優先順位がつけやすい特徴があります。また、タスクをチームで共有することもできるので、急な期限の変更があった際は、チームとして柔軟に優先順位の変更を行なうことができます。このように、タスク管理だけでなく、スケジュール管理をすることもできる側面を持つツールです。

Kintone: https://kintone.cybozu.co.jp/

2. TeamHack

TeamHackの写真。

「TeamHack」もタスク管理がメインとなるツールですが、予定工数をを見積もることができたり、タイムトラッキング機能を使用してタスクごとの作業時間を測ることができたりと作業時間を把握することができます。作業状況に合わせて、余裕を持ったスケジュール管理をしたい際に、参考にできるツールとなっています。

TeamHack:https://teamhack.io/

3. Googleカレンダー

Googleカレンダーの写真。

最も多くのビジネスマンが使用しているであろう「Googleカレンダー」は、無料のGoogleアカウントを作成するだけで導入することができるスケジュール管理ツールです。

スケジュールを共有することも可能なので、自身だけでなく、上司の予定も確認することができます。上司に相談事がある場合など、前もって予定を確認できるのでスムーズな流れを大切にできます。

また、とても見やすいため、「シンプル」なスケジュール管理を実現させることができます。

Google カレンダー:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja

「スケジュール管理術」のまとめ

いかがでしたでしょうか。仕事を効率的に進めるために、スケジュール管理は欠かせないスキルだということを確認しました。また、漫然と「スケジュールを立てる」ことが大切なのではなく、効率的に仕事を達成するための道しるべとしてスケジュールを立て、活用することが大切だということも確認しました。スケジュールを実現するためにクオリティの低い仕事をするようでは元も子もありません。

スケジュールという武器を有効に活用して、「仕事ができる」ビジネスパーソンを目指しましょう。

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