GTD (Getting Things Done)とは?仕事に優先順位をつけない、斬新なタスク管理術をご紹介!

本メディアでは、タスク管理の手法についてあるいはユーザーケースについていくつか紹介してきました。元祖とも言える、「GTD(getting things done)」について説明不足でしたので、今回はたっぷりGTDについて説明をしていきたいと思います。

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GTDとは

GTD(Getting Things Done)とは、デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱した個人で使うタスク管理術です。

その考え方としては、

  1. アタマの中身を分野(プロジェクト)ごとに全部リストに出しきる
  2. やる順番にリストをつくる
  3. リストは定期的にレビューして常に信頼できる状態にしておく
  4. 常に信頼できるリストがあるので、実際に作業する時はリストを信じ集中して仕事が出来る。そのため作業効率が向上する。

ということが中心です。

GTDをまず実践してみる

GTDの具体的手順を、言葉を言い換えながらもう一度整理しましょう。

①把握する(すべてをリスト化する)②見極める(行動が必要かどうか、誰かに依頼するのかどうか)③整理する(仕分けたものを適切な場所に保管)④更新する(定期的に見直す)⑤選択する(状況・優先順位に合わせて実行)

上記では、「4つ」の項目だったのに、言い換えを含んだので「5つ」になりました。このあたりは、実際にやりきれるように個人が判断をすればよい、というのが筆者の見解でもあります。GTDにせよ「タスク管理」手法の選択のもっとも大事なポイントは続けられるかどうかです。

では、順番に説明していきます。

1.把握する(すべてをリスト化する)

まずは記憶しているすべてのタスクを出し切るところまで、精一杯リスト化を実行します。GTDの方法のキモの一つが「出し切る!」ということです。これを、「まぁこんなものかな」で一覧化=タスク化していると、GTDはうまく行きません。

なぜなら、次の行動が意味を成さないからです。

2.見極める(行動が必要かどうか、誰かに依頼するのかどうか)

書き出したタスクついて、それぞれが2分以内に実行可能かどうかを見極めます。

「すぐにできる」というものは、この時に次から次へと処理をしていきます。「次から次へと」がキモです。スッキリ!「片付いたなぁ」と実感できることができたなら、このGTDはうまくいきます。

逆に、「時間がかかる」というものは、

  1. 誰かに依頼すべきもの
  2. 時間ができ次第すぐに取り掛かるもの
  3. 必要のないもの

の3つに分類します。

3.整理する(仕分けたものを適切な場所に保管)

スッキリ!ができたあと、いよいよ整理をします。

この「整理する」には、2つの目的があります。

1つ目はタスク管理としての整理と、2つ目はそれぞれのタスクに資料などが伴っていれば実際の資料としての整理も忘れてはいけないということです。

ところで、GTD手法としては以下の項目が推奨されています。

  1. インボックス
  2. 次にとるべき行動(おそらく複数のリスト。これについては後で説明します)
  3. 連絡待ち
  4. プロジェクト
  5. いつかやる/多分やる

冒頭にお話した通り、このような手法は「続けられるかどうか」が最も大切です。この項目も人それぞれで、自分自身が分類=整理しやすいように考えていけば良いと思っています。

4.更新する(定期的に見直す)

整理したタスクを定期的に更新しなくてはいけません。

これも、人それぞれで、1週間で見直すか毎日見直すか。

ところで皆さんは、GTDに関連するタスク管理方法として有名な「アイビー・リー メソッド」をご存知でしょうか?

  • 前日の夜かその日の朝にTodoリストを作る
  • 優先順位をつける
  • 優先順位の高い順に6つだけ書き出す

やるべき作業はこれだけ。

このメソッドは、1918年にアイビー・リーがチャールズ・シュワッブに伝えたということで有名です。大事なのは、

  • いま行なってるものが終わるまでは絶対に他のことには手を付けないこと
  • 優先度の高い順から始めること

この2点です。

この方法を実践して、チャールズ・シュワッブは経営していた事業を持ち直し、アイビー・リーは25000ドルを得たという逸話としても非常に有名です。(少し脱線しました。)

5.選択する(状況・優先順位に合わせて実行)

分類したタスクを処理していきます。あとは、やっていくだけ!

駆け足で整理しましたが、これがGTDの方法です。

他のタスク手法との違い

引用元:
https://blogs.partner.microsoft.com/mpn/work-smarter-not-harder-getting-things-done/

GTDが他のタスク管理手法と大きく違うのは、タスクに優先順位をつけたり、仕事の計画を立てたりするのに否定的な点です。

皆さんも仕事をする際に、タスクの優先順位を決めてそれらを消化する計画を立てた経験がある人は多いと思います。しかし実際の仕事の現場では、次々に仕事が割り込んできたり、計画が遅延することによって、結局頭の中で全てを管理してしまうことになりかねません。また、タスクが多すぎて計画を立てるのに時間がかかってしまい、タスクを消化するのが億劫になってしまうということも多いのではないでしょうか。

GTDの手法は、このような苦痛のもとになる「優先順位」「仕事の計画」を設定することを否定しています。そのため、2分以内で終わるような簡単なタスクはすぐ済ませ、把握できる範囲でToDoリストを管理することを説いています。

GTDは、やらなければならないタスクを管理し思い出すことを、簡単にするにはどうすればよいかという心理学的基礎に基づいているのです。

ただしスケジュールを立てないことにより、各タスクの期限を管理することが困難になります。このような理由から、GTDはチームよりも個人で活用する方が向いていると言えるでしょう。

GTDとマインドマップ

最新の成功事例を簡単に確認したあとで、冒頭の

「まずはアタマの中にあるものすべてを出し切るところまで精一杯リスト化を実行します。」

をもう一度振り返ってみましょう。

これはベストセラーとなっアイデア出しなどでよく使われるマインドマップと同じ概念です。

マインドマップは、イギリスの著述家トニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した、自らの思考や発想を視覚的に捉えて脳内の情報を整理・解放し、新たな発想を得るための手法のことです。すでに多くの企業でプランニングや会議に使われたりしているのではないでしょうか。

ここではGTDを、マインドマップを活用して進める方法を紹介します。

その目的は、GTDそのものの手法ではなく、「共有」です。GTDはチームで活用する方法ではなかったと先に述べていますが、それを補いうるのではないかと注目できます。

①現在のプロジェクト②タスク③次のアクション④コンテキスト⑤カレンダー

今回紹介する方法では、タスクを完了するための5つの基本項目があります。

1.現在のプロジェクト

いわゆるGTD手法で語られている「プロジェクト」に当たります。

完了するまでに多くのアクションを必要とするものは、「現在のプロジェクト」に入れます。この「プロジェクト」については、自分たちの目指すより大きなゴールに合わせることで実際に働く目標を立てることができます。

2.タスク

「タスク」には、1で導かれた「現在のプロジェクト」に対して、これをを完了するために必要なすべてのタスクが置かれます。

プロジェクトごとにマインドマップがあれば、プロジェクト下のタスクを簡単に一覧表示できます。

3.次のアクション

「次のアクション」というのは、プロジェクトを完了するために必要なタスクか否かに関わらず、次に行なう必要があるタスクを置きます。

急に発生した「やらなければならないこと」は誰もに思い当たることがあるのではありませんか?

したがって、いま集中しなければならないのは、「次のアクション」だけということになります。それが完了したら、リストから削除して次のマークを追加するか、マインドマップのTo Doリストのように色分けシステムを使用します。

また、★や特定のシンボルを使用して、次に実行するタスクを強調表示することで、タスクが処理されることを牽引します。

4.コンテキスト

「コンテキスト」というのは、仕分けのために加えられます。

自分たちの仕事をある文脈(コンテクスト)に分けておくことで、適切な時に適切な仕事に集中することが可能になります。たとえば、ビジネスタスクを自宅のタスクから分離することができます。これにより、適切なタイミングで適切なタスクに常に集中できるようになります。

5.カレンダー

「カレンダー」というものは、もともとのGTD手法にはありませんでしたね。

ここでは、スケジュールを把握するために、全体的な概要、日次の進捗、あるいは期限を確認できるように工夫が必要です。締め切りを重視する特定の日付までに完了しなければならないタスクはなにか、簡単に把握できなければなりません。

詳しくは、以下に示すページなどで確認してください。
参考:http://www.usingmindmaps.com/getting-things-done-mind-map.html

GTDはこれからどうなるか

最後に、少し筆者の「タスク管理」術遍歴を語ってこの記事を終わりたいと思います。そういう考え方や取り組みに初めて触れたのは、30代のWebディレクターをしていた頃です。いまでもお世話になっている野口悠紀雄氏の『超整理術』という爆発的ベストセラーがきっかけです。

朝7時に出勤して終電まで働くという生活がちょうど始まった頃で、自分の抱える仕事をどううまく処理していくか考えるにちょうどよいタイミングでもありました。この著書で紹介されているファイリング方法をまさに自分のタスク管理として実践しました。

そのファイリング術をアップデートしたのは、まさに本稿で取り上げたGTDが登場した頃です。すぐにWebサービスも誕生し、これはちょうどWeb2.0という言葉が頻繁に語られ始めた時期です。いまでも使われているチェックパッド(http://www.checkpad.jp/)とかRemember The Milk(https://www.rememberthemilk.com/)がその代表選手です。チェックパッドは、確か田口さんが開発・運営されていたはずです。

どちらも試しましたし、GTDが語られるたびに紹介される『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(この本の監修者は田口さん)も早々に購入して大勢に紹介をしました。自慢をするわけではないのですが、上記で紹介したようなタスク処理方法は一緒に働くメンバーなどにも紹介して、まさにチームで実践をする体制を作っていました。「仕事が早い」という評価も受けていましたので、そういう背景があったわけです。

では、いま何使ってるのか? と当然お考えになるでしょうが、答えは複数併用しています。

  • マルチタスク
  • ノマド的(個人的にはノマドという言葉は嫌いです)
  • フリーランス

その3つがうまくコントロールできる方法を考え続けています。これだ、と言うものに落ち着いていません。アナログ的でもあり最新だ、というものが常に正解になっている気がします。

まとめ

ここまでGTDの手法についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。上記の各項目でも語りましたが、そもそもこういう手法や考え方は100年前からずっとただひとつの答えを見つけ出せずに続いているものです。その答えは、まずは一人ひとりの中にある、が真実なのだと思っています。その答えは風の中さ♪〜 the answer my friend is blowin’ in the wind 、じゃないですけどね(by Bob Dylan)。

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