効率アップ! 仕事がデキる人のスケジュール管理術

仕事が予定通りに終わらない
これは社会人であれば誰もが経験する悩みなのではないでしょうか。予定がずれこんでしまい、プライベートを犠牲にしなければならなかった、という人も多いかもしれません。次々と舞い込んでくる仕事を素早くさばいて充実したワークライフバランスを実現させるためには、効率的にスケジュール管理を行なうことが重要です。ここでは、「デキる」ビジネスパーソンになるため必要なスケジュール管理術についてご紹介します。

▼目次

  1. デキる人とデキない人、仕事の進め方の違いは?
  2. 効率を上げるためにできる、スケジュール管理のポイント
  3. 仕事に優先順位をつける
  4. 仕事にかかる時間を正確に見積もる
  5. 「シンプルさ」を意識してスケジュール管理を行う
  6. 「スケジュール管理術」のまとめ

1. デキる人とデキない人、仕事の進め方の違いは?


自分と同じ仕事をしているはずなのに、なぜか手早く正確に仕事をこなしている人っていますよね。また、逆に「なんでその仕事にそんなに時間がかかるんだろう……」と疑問に思ってしまうほど仕事の手際が悪い人というのも存在します。

「デキる人」と「デキない人」の違いはどこにあるのでしょうか? たしかに個人的な能力の差というものは存在します。しかし、多くの場合、仕事を効率的に進められない原因は、そのために必要な知識、方法論をしっかりと踏まえていないということにあります。つまり、基本的な方法論さえ押さえれば、誰でも効率的に仕事を行なうことができるようになるのです。

ここでは、そのような方法論の一つとして、スケジュール管理術を紹介します。スケジュール管理は、仕事を素早く終わらせるにあたって非常に重要になります。その際に外せないポイントのひとつとして、「どの仕事にどのぐらいの時間がかかるか正確に把握する」ということがあげられます。これをおろそかにすると、自分の許容量以上の仕事を受けてしまい、

  • 納期までに仕事を終えられない
  • 焦って仕事をしたためミスを起こす
  • 複数業務が重なってしまい、どれも中途半端になってしまう

などの問題が起きてしまいます。

2. 効率を上げるためにできる、スケジュール管理のポイント

仕事をより効率的にすすめるためには、「自分の能力」と「仕事の内容や難易度」を正確に把握し、的確なスケジュールを立てて実行していくことが必要です。その際には、

  • 仕事に優先順位をつける
  • 仕事にかかる時間を正確に見積もる
  • 「シンプルさ」を意識する

という3つのポイントが大切になります。

仕事に優先順位をつける

効率的に仕事を進めていくためには、まず自分がしなければならない仕事に対して優先順位をつけることが必要になります。順位をつける際には、経験や感覚といった曖昧な基準に頼るのではなく、明確な評価軸をもって順位付けをすることが大切です。そのような軸としては、「重要度」と「緊急度」が主要なものになります。仕事を行なう際には、重要かつ緊急のものから先にはじめ、重要でも緊急でもない仕事は後回しにするか、ほかの人に任せるという判断をするということです。

しかし、どのような仕事が重要なのかということを判断することは言うほど簡単ではありません。なので、より具体的な基準を持つことが大切です。マイクロソフトテクノロジーセンター センター長の澤円氏は、仕事の優先順位に関して、以下のような具体的な基準をあげています。

・その仕事を後回しにしたらどんなリスクがあるのか
・その仕事のミスはどれくらい許容されるのか
・その仕事を優先することで自分が得られるメリットは大きいのか
・その仕事は一度やったらどれくらい効果が持続するのか
参考:http://diamond.jp/articles/-/149710

どのような基準を設けるのかというのは仕事内容によって異なってきますが、すべてに共通することは、まずは暫定的なものでも良いので、上記のような分かりやすい基準を設けてみて、それに従いながら優先順位を立ててみるということです。のちにその基準が適当ではなかったということが判明するかもしれませんが、それでも意識的にスケジュール管理を行なうという経験は、その後の仕事に必ず良い影響を与えてくれるはずです。

仕事にかかる時間を正確に見積もる

優先順位を決定したら、それぞれの仕事を終わらせるのにどれくらいの時間がかかるのかを見積もりましょう。時間を見積もる際には、ほかの人がその仕事を行なうのにどれくらいの時間がかかったのかという情報も大切ですが、人それぞれ仕事のスピードは異なっています。なので、もっとも信頼できる情報源は、自分が過去に同様の仕事を行った際にどれくらいの時間がかかったのかというデータになります。そのため、日々の仕事の中で作業を行なう際には、それにどれくらいの時間がかかったのかというデータを記録して、将来のスケジュール作成の際に参照できるようにしておきましょう。

それでも、時間の見積もりには常に不確実性があります。特に、見積もりが長期間にわたったものになると、予想外の出来事やバグが発生し、スケジュールが崩れてしまうリスクが高まります。そこで、仕事を短く区切って、短時間の見積もりをいくつも作るという方法があります。

例えば、納期が1か月だとしたら、週毎の目標、その日の目標、午前中の目標といったように「小さな目標」をいくつも立てます。これにより、直近でやるべきことを明確にできるようになります。もし、その日の「小さな目標」が達成できなかった場合は、次の日、もしくは数日かけて少しずつその遅れを取り戻し、1週間の目標に間に合わせるよう努力しましょう。このように「小さな目標」でスケジュールを区切っていくことで、進捗に遅れが出た場合の把握や巻き返しも容易となるでしょう。

「シンプルさ」を意識してスケジュール管理を行う

スケジュール管理の方法論の全体に対して言えることですが、スケジュールを作成する際には、できるだけシンプルなものにすることが大切です。そうすることによって、スケジュール管理を行なうハードルが下がるだけでなく、より分かりやすいスケジュールを作成することに繋がります。

例えば、シンプルなスケジュール管理の一例として、スケジュール管理ツールを一元化するということがあげられます。プライベートは手帳やスマホのアプリで管理し、仕事はパソコンのカレンダーで管理しているという人も多いかもしれません。しかし、複数のツールでスケジュール管理するのはあまりおすすめできません。なぜなら、それぞれを管理するために時間を取られてしまうためです。「仕事は絶対に17時まで」などと決まっている職種はそれほど問題ないかもしれませんが、残業などでプライベートのスケジュールが圧迫される場合もあります。別々のツールで管理していると、両方を見て調整しなければいけないという手間が発生します。余計な手間は可能な限り省くことで、時間短縮につながります。

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ただし、職場によってはプライバシーや情報漏洩の観点から、職場以外の場所からの仕事のスケジュールへのアクセスが禁止されていることもあるので注意しましょう。

「スケジュール管理術」のまとめ

仕事を効率的にすすめるために、スケジュール管理は欠かせないスキルだということを確認しました。また、漫然と「スケジュールを立てる」ことが大切なのではなく、効率的に仕事を達成するための道しるべとしてスケジュールを立て、活用することが大切です。スケジュールを実現するためにクオリティの低い仕事をするようでは元も子もありません。
スケジュールという武器を有効に活用して、デキるビジネスパーソンを目指しましょう。

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