タスク管理の方法はどうする？コツや考え方を紹介

1 タスク管理とは？
2 タスク管理の必要性
3 タスク管理のコツ
4 タスク管理におすすめの3つの考え方
5 タスク管理の方法
6 タスク管理・ToDo管理ツール比較まとめ
7 まとめ

会社で働くビジネスパーソン、事業を運営している個人事業主やフリーランス、家事や育児のすき間時間を活用して働く主夫・主婦、何かしらの仕事に従事している人であれば、誰しもが日々のタスクに追われているのではないでしょうか。

そんな忙しい毎日から抜け出し、日々の生活を劇的に良くするたった1つの魔法が「タスク管理」です。

「そんなの当たり前じゃん」
「タスク管理は何度も試したけど、続けられなかったんだよ…」
「実際にどうタスクを管理すればいいかもわからないし」
そんな意見をお持ちの人もいるでしょう。

そこで今回は、タスク管理に挫折しないために、コツや考え方を詳しく解説します。

タスク管理のコツや考え方を学んでいくことで、

タスクを見える化して把握する方法
仕事の優先順位をつける方法
効率的にタスクを管理する方法

など、一生役立つスキルを身につけることができます。

本稿を読んで、タスク管理の基本から実践に役立つスキルまで、一挙に身につけていきましょう。

タスク管理とは？

タスク管理とは、名前の通り日々のタスクを管理することです。

あらゆる業務を「作業レベル」まで分解し、優先度の高いものから順に仕事を進めることで、効率的に仕事を行う方法のことを指します。

例えば、「キックオフミーティングの開催」というタスクの場合、どのように細分化ができるでしょう。

キックオフミーティングの開催
→参加者のリストアップ
→スケジュール調整
→会場の確保
→資料の作成

このように、作業レベルまで分解することで、タスクを完了させるまでの作業量が見える化され、どのような行動をすべきかが具体的になります。優先度も明確になりスケジュールへ落とし込みやすくなるため、作業効率がアップするのです。

タスク管理の必要性

多くの人がタスク管理の重要性を説いていますが、「なぜタスク管理をした方が良いのか」いまいちピンときていない人もいるのではないでしょうか。ここでは簡単にタスク管理の必要性について解説します。

作業が「見える化」できる

タスク管理の一番の目的は、やるべき仕事を「見える化」することです。

タスクがスムーズに進まない時は、たいてい「どんな仕事があるのか」「それはどれくらい時間がかかるのか」を把握できていません。

自分が仕事に取り掛かる時のことを想像していただければわかりやすいのですが、タスクがどれくらいあって、どのくらいで終わりそうなのか、目処が立っていないとやる気も出ません。

そのため、まずは自分がどんなタスクを抱えているのかを「見える化」することが大切なのです。

またタスクを「見える化」することで、仕事の進捗状況も把握できるようになります。「あのタスクは終わってたっけ…？」「やべっ、忘れてた」といった、作業の対応漏れやタスクの遅延などのトラブルを避けるためにも、タスク管理が役に立つでしょう。

タスクの優先順位が把握できる

タスク管理を行うことで、仕事の優先順位を把握できるようになります。

多くの人はメインのタスクに加えて、ちょっとした頼まれ仕事や会計処理、その他の雑務など複数のタスクを抱えています。中には、期限がきっちり決められているタスクもあるでしょう。

タスク管理を適切に行うことができれば、正確に優先順位をつけ、適切な順に着手できます。

効率的に仕事を進められる

タスクの見える化や優先順位付けができると、タスクへの取り組み方が変わり、より効率良く仕事ができるようになります。タスクの納期が一目で把握できるため、期限を意識した着手やフレキシブルな対応ができるでしょう。

また、タスクの見える化はタスク完了までのプロセスを明らかにします。作業の先回りや、事前のリスクヘッジができるのでトラブルが減り、結果的に作業効率アップにつながります。

マネジメントにも役立つ

タスク管理はチームをマネジメントする時になくてはならないものです。的確なマネジメントは、納期の遵守や品質向上につながります。メンバーの実績も見える化されるので、モチベーションのコントロールができるでしょう。

マネジメントを行うためには、タスクごとに責任者や担当者を決め、メンバーが自主的にタスクを進められる環境を作りましょう。進捗状況やスケジュールを俯瞰すれば、タスクの遅延やメンバーごとの負荷などを見つけられ、手遅れになる前にフォローできる体制を組めます。

タスク管理のコツ

タスク管理の必要性が理解できたでしょうか。続けて、すぐに実践できるタスク管理のコツを深掘りしてみましょう。

全てのタスクを洗い出す

タスク管理は、プロジェクトに関する全てのタスクを洗い出すことから始めます。頭の中で考えているタスクは、些細なタスクでも洗い出すことが大切です。

この作業によって、やるべきことがたくさん詰まった頭の中をスッキリさせることはもちろん、タスクを見える化することで、時系列や依存関係を明らかにします。

タスクの洗い出しを省いてしまうと、必要なタスクの見落としや想定外のタスクの浮上などが起こり、スケジュールの遅延や成果物の品質低下を招く恐れもあります。

タスク全体を俯瞰的に見るためにも、タスクの洗い出しが必要なのです。

タスクを洗い出す際は、紙や付箋、ホワイトボード、パソコンやスマホなどを使用します。後々の分類や整頓などがスムーズに行えるように、この先のタスク管理方法を見越して洗い出しをすると、効率良く進めることができます。

タスクをできるだけ細分化する

冒頭でも解説した通り、タスクは作業レベルまで分解します。洗い出したタスクを作業レベルの粒度まで細分化し、何をやるのか？が明確になるように整理しましょう。

タスクを作業レベルまで具体化する際は、目的から逆算してタスクを分解することがポイントです。

具体化されていないと担当者はいつ何をすべきかがわからず、その都度確認の手間が発生します。場合によっては捉え方の齟齬が起こり、必要な作業が行われないばかりか、不要な作業をしてしまうかもしれません。

そこで必要とされるのが、細分化したタスクの具体化です。いつまでにやるかという期限、何をしたらタスクは完了するかの基準など、行動に移すために必要な情報を明確にしておきます。

管理者にとっても作業レベルまで具体化することで、進行状況の把握がしやすくなります。

タスクの優先順位を決める

「重要・緊急マトリクス」を用いて、具体化したタスクの優先順位を決めましょう。タスクごとに重要度や緊急度は異なります。タスクをA〜Dの4つに分類し、優先順位をつけます。　

短期的にみるとA→C→B→Dの順に優先順位を決める傾向にありますが、長期的な視点で考えるとBとCの優先順位を入れ替えることもあります。限られたリソースのパフォーマンスを最大化するためにも、タスクの優先順位を決め、効率良くタスクに取り組みましょう。

タスクの優先順位は、タスク管理において非常に重要なカギを握っています。TeamHackerでもさまざまな記事で解説しているので、タスク管理の流れを理解するためにあわせて読んでおくことをおすすめします。

タスクをスケジュールに落とし込みする

優先順位のついたタスクに期限をつけて、スケジュールに組み込みます。この時、各タスクにどれくらいの時間がかかるかを把握した上でスケジューリングを行いましょう。

予想外のトラブルや緊急のタスクが入ることを見越し、バッファを持たせることもタスク管理のコツです。タスクを詰め込みすぎてしまうと、遅延が起きた時に他のタスクに影響してしまったり突発的なタスクに対処できなかったりし、思わぬミスを招くかもしれません。

チームで手掛けるプロジェクトなどの場合、スケジュールはメンバー間で共有して管理を行うと連携がしやすくなります。頭の中だけでスケジューリングするのではなく、カレンダーやスケジュール管理ツールに書き出すことで、ダブルブッキングやタスクの抱えこみを防止できるでしょう。

▶︎スケジュール管理の関連記事を読む
時間を制すものは仕事を制す！？作業効率をアップさせるタイムマネジメントとは

やらないタスク・人に任せるタスクを決める

優先順位を決める際に、「やらないタスク」を見極める必要があります。【タスクの優先順位を決める】の章で、【D：重要でも緊急でもないタスク】に分類されたタスクが「やらないタスク」と判断されるケースは少なくありません。

やらないと決める、もしくは他のメンバーに処理を頼んで不要なタスクは削り、本来時間をかけるべき業務に集中することで、時間を有意義に使えるようになるでしょう。

マルチタスクを避ける

マルチタスクとは、複数のタスクを並行して進めたり、こまめに切り替えたりしながら進めることを指します。近年、パソコンの性能が高くなったり、デバイスを使い分けたりするようになり、マルチタスクがしやすい環境におかれるようになりました。

複数の仕事を同時にこなすと、一見作業効率が良いように見えますが、実はほとんどの人が、効率を下げているといわれています。マルチタスクをしていると、やるべきタスクがたくさんあるという錯覚に陥り、余分な気力体力を消耗します。また、業務ごとに頭を切り替える必要があるので、集中力が途切れてしまうこともあるでしょう。複数の業務を横断的に行っていると、取り違えなどのミスも起きかねません。

タスク管理をしっかりと行い、マルチタスクを手放して、一つひとつのタスクに向き合うようにしましょう。

タスク管理におすすめの3つの考え方

タスク管理を行うには、ただ漠然と書き出して管理するよりも、ロジックを理解しておくことで効率や効果が増します。多種多様なビジネスシーンで用いられている代表的なタスク管理の考え方を解説します。

GTD（Getting Things Done）

Getting Things Doneの頭文字をとってGTDと呼ばれる考え方は、頭の中にあるタスクを書き出して整頓することで生産性を高める方法です。

頭の中だけでタスクの進捗を管理していると、集中力が欠如しがち…。GTDでタスクを洗い出して頭の中をクリアにすることで、やるべきタスクに集中できる効果があります。

GTDでタスクを洗い出す時は、以下の流れで行います。

1.タスクを全て紙に書き出す
2.今やるべきか、誰かに任せられるか検討する
3.優先度を元に整頓する
4.行動する
5.更新する・レビューを行う

GTDはデジタルツールだけでなく、ノートや手帳、付箋など、使いやすいツールを使うとストレスなく書き出し、整理できます。また、タスクは仕事だけでなくプライベートまで全て洗い出すことをおすすめします。そのほか、GTDを実践するコツや進め方は関連記事をご覧ください。

エッセンシャル思考

エッセンシャル思考は、やるべきタスクを見極め、エネルギーや時間を効果的に配分する考え方です。本当に必要なことに注力することで、パフォーマンスを最大限に発揮できるとされています。

エッセンシャル思考では、「ほとんどのタスクは不要である」と考えられています。たくさんあるタスクの中で、他の人に任せられるもの、やる必要がないものはないか、見直しましょう。切り捨てられるタスクは手放し、自動化や仕組み化できるものは効率良くこなす仕組みを作ります。

緊急・重要マトリクス

【タスク管理のコツ】の章でも解説しましたが、タスクの優先順位を決める時に有効な考え方が「緊急・重要マトリクス（アイゼンハワー・マトリクス）」です。

緊急と重要の2つの観点で分類する上記の表のA〜Dにタスクの振り分けを行います。

A〜Dの詳細は以下の通りです。

A：重要かつ緊急なタスク
最も優先順位が高いタスクです。プロジェクトの進行や品質に影響を及ぼすタスクが多いため、まずAに分類されたタスクから着手します。

B：緊急ではないが重要なタスク
長い目で見ると会社やプロジェクトにとって意義のあるタスクが多く分類されます。そのため、Bに分類されたタスクに取り組む時間は意識して確保するようにしましょう。

C：重要ではないが緊急のタスク
重要度は低いものの緊急ゆえに、Cのタスクに追われやすい傾向にあります。短時間・短期間で処理できるタスクが多いので、スケジュールに落とし込むことはせず、発生した時点で随時着手することが多いタスクです。

D：重要でも緊急でもないタスク
最も優先度が低いタスクです。本当に必要なタスクなのか、改めて考える必要があります。

緊急・重要マトリクスのカギとなるのが、BとCに分類されたタスクです。Bのタスクは緊急性が低いため、後回しにされがちです。しかし、後々の業務に影響を与えうるタスクが多いため、普段から目を向けるようにし計画的に取り組みましょう。

手元にあるタスクがどのカテゴリーに分類されるかを意識することで、時間をかけるべきタスク、やらなくていいタスクなど、タスクの位置付けが明確になります。

▶︎緊急・重要マトリクスの関連記事を読む
重要度と緊急度のマトリクスとは？タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説

タスク管理の方法

ここからは、タスク管理の実践方法にうつりましょう。アナログからデジタルまで、タスク管理の方法を4つ紹介します。

紙とペンを使って手書きでタスク管理する

ITの操作が苦手であれば、紙に書き出したタスクに優先順位をつけ、完了したものを線で消すだけでもタスク管理を行うことができます。

スケジュール帳やToDoリスト、付箋など、各自が使いやすいものを選びましょう。

中でも付箋は貼ったり剥がしたりできるので、優先順位の入れ替えや担当者の変更なども簡単に対応できます。

チームでのタスクの共有が必要なら、付箋をホワイトボードに貼りつけるなどし、目につくように管理します。未着手・進行中・完了などのステイタスや担当者などのタスクに紐付く情報も書き込んでおくと、スムーズに管理ができるでしょう。

しかし紙とペンを使ったタスク管理は、タスクの量や共有する人数に限界があります。また、紛失のリスクやセキュリティの面では不安の残る方法といえるでしょう。

▶︎アナログツールを使ったタスク管理の関連記事を読む
デジタルよりアナログ派？紙でタスク管理をする方法やメリット・デメリットとは

メールを使ってタスク管理する

個人のタスクを管理する場合、メールの受信トレイとフォルダを活用して管理できます。

受信フォルダに入ったメールをタスクととらえ、優先順位やステイタスごとのフォルダに振り分けを行います。対応が済んだら「完了フォルダ」にメールを移動させ、タスクは完了します。

メールサービスによって、フラグを立てたりスターをつけたりできるので、独自のルールを決めて管理をしましょう。

エクセルを使ってタスク管理する

表管理ソフトのエクセルでもタスク管理ができます。タスクの内容や担当者、ステイタスや締め切りなどが記入できる表を作成しましょう。

タスクの追加や移動、削除が簡単にできるので、タスク管理にかかる手間を削減できるでしょう。

タスク管理の表は自由にカスタマイズできますが、まずはテンプレートを使ったタスク管理が手軽なのでおすすめです。

▶︎エクセルを使ったタスク管理の関連記事を読む
エクセルでのタスク管理の方法は？おすすめのエクセルテンプレートやその他の便利なツールも紹介

ビジネスシーンでおなじみのエクセルは操作に慣れている人が多いので、タスク管理ツールを導入した際のアレルギーも少ないはずです。

メンバー全員がアクセスできる共有フォルダに保存すれば、タスクの管理表をチームに共有できますが、エクセルは複数名の同時操作ができません。同時に更新してしまうとどれが最新かわからなくなったり先祖返りしたり、意図しない保存ミスが起こりうるため、扱いには注意が必要です。

タスク管理ツールを利用して管理する

専用のタスク管理ツールを導入すれば、タスク管理に必要なシステムが備わっているので、表を作成する手間や管理方法を検討する必要がありません。複数のデバイスから同時に操作ができることもタスク管理ツールの強みです。

機能やコスト、操作性、サポート体制はツールごとに異なるため、組織やプロジェクトのニーズにあったツールをしっかりと比較して導入しましょう。

合わないツールを選んでしまうと「一度導入したものの操作が面倒で結局使っていない」という事態も起きかねません。組織やプロジェクトに合ったタスク管理ツールを選べば、効率的に仕事ができるようになります。

タスク管理・ToDo管理ツール比較まとめ

では、どのタスク管理やToDo管理ツールが使いやすいのでしょう。利用規模やITリテラシー、使用環境によって「使いやすさ」は異なりますが、今回はタスク管理ツールの中でも広く使われている3つのツールを比較してみました。

Stock

Stockは、チームの情報を管理することに特化したタスク管理ツールです。プロジェクトの要件や会議の議事録、マニュアルやナレッジなどをストックできます。「ノート機能」を使えば、テキストや画像、ファイルなど、プロジェクトを進める中でやりとりされるあらゆる情報を簡単に保存が可能です。

ノート機能によって「チャットでの情報共有は遡るのが大変。ファイルの共有をするのは手間。」という課題を解決します。

また、ノートに蓄積した情報に紐付いたタスク管理は、タスクの詳細の把握や進捗管理、過去のやりとりなどを振り返る時にも便利です。余分な機能がなく極めてシンプルなツールなので、ITに明るくないメンバーでも操作が簡単にできるのが、Stockのメリットです。

▶︎Stockについて詳しく調べる

backlog

backlogといえば、ガントチャートやマイルストーンを用いた進捗管理を思い浮かべる人も少なくないでしょう。backlogはガントチャートだけなく、カンバンボード上でタスクを書いたカードをドラッグ＆ドロップしてタスクのステータスを管理することもできます。

タスクを課題として登録する際は、担当者や優先度、ステイタス、期限、親タスク・子タスクなどの詳細を設定できます。共有したいメンバーに割り当てればメールで通知が入るので見落としを防ぐことができ、さらにはツール上でメンバーの既読・未読まで確認が可能です。

タスク管理に必要な機能は全て兼ね備えているとされ、wikiやファイル共有、タスクの細分化など、機能が充実していることが特徴です。

▶︎backlogについて詳しく調べる

TeamHack

タスクごとにチャットを紐づけて管理ができるTeamHackは、チームでのタスク管理におすすめのタスク管理ツールです。どのような使い方ができるのか、例を挙げてみてみましょう。

タスクを並べる

洗い出したタスクをTeamHackに登録します。タスクごとのチャットでコミュニケーションが取れることが特徴です。タスクごとにチャットが分かれているので、連絡事項を見落としにくく、過去のやりとりを振り返る時の手間が最小限で済みます。

タスクごとにサブタスクの設定ができるので、作業レベルまで細分化したタスクも登録し、管理ができます。上記の操作画面のように、【M-1】【M-1-1】とラベルをつけるとタスクとサブタスクの関係性が明確になります。

タグを使って優先順位を示す

汎用性の高いタグ機能ですが、優先順位の管理にも活用が可能です。「タグ名」を「タグカラー」を選び、重要度や緊急度を見える化します。

タスクに関連するデータを整理

TeamHackではタスクごとに詳細情報を管理できます。タスクの概要やレビュー、ファイル一覧など、タスクの処理に必要なデータの管理もスムーズです。

時間計測（タイムトラッキング）

タスクをスケジュールに組み込む時に必要とされるのが、「各タスクにどれくらいの時間がかかるか」というデータです。定型的なタスクはタイムトラッキング機能を使って計測すると、スケジュールを組む時の参考になります。

TeamHackの利用ガイドでは、さまざまな機能を解説しています。今回はタスク管理の流れに沿っていくつかの機能や操作画面を紹介していますが、基本的な使い方や各種機能について詳しく知りたい人はぜひご覧ください。

▶︎TeamHackについて詳しく調べる
TeacHackご利用ガイド

また、「【2021年版】タスク管理ツールおすすめ・Todo管理ツール34選を徹底比較（無料プラン有り）」では、タスク管理ツールのメリット・デメリット、選び方をはじめ、タスク管理ツールの特徴を比較しています。組織やプロジェクトにぴったりのタスク管理ツールを選びたい人必見の記事です。

まとめ

本稿では、タスク管理の基礎から実践までをわかりやすくご紹介しました。TeamHackersでは、タスク管理に関連する記事を複数紹介しています。より踏み込んだ知識を得たい方はぜひご覧ください。

日々のタスク管理を習慣化できれば、生産性は確実にアップします。最初は慣れないことも多く途中で諦めそうになりますが、日々の繰り返しを忘れずタスク管理を行いましょう。

タスク管理の方法はどうする？ コツや考え方を紹介