同じ24時間を生きているとは思えないほど、1日にたくさんのタスクをこなす人が周りにいませんか？ 時間の使い方次第で、同じ1時間でも1時間以上の価値を生み出すことができます。
時間の使い方は心がけひとつ。タイムマネジメントをマスターして、作業効率のアップやワークライフバランスの向上を目指しましょう。
タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントとは、時間を管理することにより生産性を高め、充実した時間を過ごすための行動をマネジメントするスキルです。
子どもの頃のお小遣い帳から始まり、家計簿や資金計画など、お金に関しては綿密に計画をする反面、時間に関してはどうでしょうか。 「時は金なり」という言葉があるように、時間はお金と同じくらい大切なものであるにもかかわらず、無計画に毎日を過ごす人が多いように思えます。
タイムマネジメントは、限りある時間を計画的に使うための方法です。忙しさから、自分がもうひとりいたらいいのに！ 1日が48時間だったらいいのに！ と嘆く人をよく目にしますが、それは不可能です。それを可能にするのは、某ネコ型ロボットだけ。では、私たちはどうすればいいかというと、時間の使い方を工夫するしかありません。
タイムマネジメントはなぜ必要？
片っ端から手をつければ、タスクは自ずと進むのではないかと思う人もいるかもしれません。わざわざ時間を割いてまで、なぜタイムマネジメントが必要なのでしょう。
タイムマネジメントは、作業効率を上げてさらなる成果を得ることを目的としています。時間の使い方を管理することで、作業に集中できる環境を整えます。
もしタイムマネジメントをしなければ、
・作業の重複や着手する順番を誤り、遅延が発生する
・段取りができず作業効率が低下する
・終わりが見えず、精神的な焦りを感じる
・リソースが把握できず、正確な工数管理ができない
という状態になって、ミスやトラブルを招きかねません。
自分が使える時間、ひとつのタスクに費やせる時間、タスクの着手順などが明確になるタイムマネジメントをすることによって、余裕を持った働き方ができ、結果として成果につながります。
また、テレワークの普及と共に、時間ではなく成果で評価されるようになると、時間当たりの生産性が高い人材が求められるようになるでしょう。そのために必要なのが、タイムマネジメントなのです。
タイムマネジメントの基本ステップ
時間を有効活用し最大限の成果を出すためにも、タイムマネジメントは体調管理と同様に重要です。仕事ができる人、できない人の分かれ道でもあるので、マスターすべきは時間術。全員に平等な「時間」をいかにうまく使うかを考えてみましょう。
今日から取り入れられるように、タイムマネジメントの基本のステップをまとめてみました。慣れないと時間がかかってしまい、その時間が無駄に思えるかもしれませんが、慣れると簡単にできるようになります。
タスクの洗い出し
タイムマネジメントの基本は、タスクの洗い出しです。
タスクを洗い出す際は、必ず紙などに書き出すようにしましょう。前日、仕事が終わる前に翌日のタスクを書き出しておいても、仕事を始める前にその日のタスクを書き出しても構いませんが、頭の中だけで考えるのではなく、可視化することが大切です。付箋などに書き出したり、タスク管理ツールを利用したりするとスムーズに管理ができます。
優先順位を付ける
仕事には「緊急度」と「重要度」、2種類の度合いがあります。洗い出したタスクを、これらを判断軸にして分類してみましょう。緊急度は、締め切りを元に「緊急かそうでないか」を判断します。一方、重要度はそのタスクに関わる人数が多いか少ないかといった「規模感」が判断軸になります。
それを元に、「A：重要かつ緊急」＞「B：緊急ではないが重要」＞「C：重要ではないが緊急」＞「D：重要でも緊急でもない」の順でタスクを分類し、着手します。
優先順位に従い、「A：重要かつ緊急」が済んだら、次は「B：緊急ではないが重要」に取り掛かりましょう。ここで疑問になるのが「C：重要ではないが緊急」が先ではないのか？ という点です。緊急なものから着手すべきと思いきや、これには理由があります。
「A：重要かつ緊急」は「やらなくちゃ！」という気持ちが先行する、受動的なタスクがほとんどです。それに対して「B：緊急ではないが重要」は、急を要していないこともあり、保留しがちなタスクです。
これらは主体的なタスクで、自ら率先して着手しないと緊急性がない分、急かされることもありません。長期的に見てプラスなものや事業の根本に関わる重要な事柄が多く、最も重視されるべきタスクが、実は「B：緊急ではないが重要」なのです。これが2番目に着手すべき理由です。
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タスクごとにかかる時間を見積もる
締め切りのある仕事には、その期日や時間を追記します。具体的な締め切りがないものでも、自分がいつまでに終わらせたいかを元に締め切りを設定し、書き足します。
また、それぞれのタスクにどれくらいの時間を要するかも見積もっておきます。1日の中でタスクが終わらない可能性が出てきますが、その場合は、翌日に回すことができるものから省いていきます。
時間の見積もりが甘いとすぐに予定が崩れてしまうので、少し余裕を持って設定しましょう。
時間の見積もりが下手ゆえに、結局時間通りにタスクが進まず「書き出して優先順位を付けても意味がない」と感じることがあり、それが続くとタイムマネジメントをやめてしまう原因になりかねません。最初は難しいのですが、これも慣れてくるにつれだんだんと自分の作業スピードが把握でき、的確な時間を見積もることが可能になります。いずれは自分の作業を客観視し、業務効率を見直すのにも役に立ちます。
スケジュールに落とし込む
整頓されたタスクをスケジュールに落とし込み、実行することで、その日の業務が始まります。ここでも、記憶に頼らず、必ず書き残しておきましょう。
ただし、誰もが経験したことがあるように、スケジュール通りにタスクをこなせることは稀で、予定外の仕事を頼まれたり、急ぎの仕事が突然入ったり、時にはトラブルが発生することもあるでしょう。
そんな時は、まず優先順位に戻ってみます。今すぐ他の仕事をストップさせてまで着手すべきなら最優先にしますが、そうではない場合、前述した4つの優先順位に分類してみましょう。
また、いつもスケジュール通りに進まない場合はかかる時間の見積もりを見直す必要があります。タスクごとにアラームをかけるのもおすすめです。
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タイムマネジメントの5つのコツ
時間を有効に使うタイムマネジメントには、基本のステップのほかに5つのコツがあります。これらのコツを組み合わせることで、より効率アップにつながるタイムマネジメントとなり、一手間をかけてまで時間を管理するメリットを実感できることでしょう。
目的・目標を設定する
タイムマネジメントは、タスクの時間配分やスケジュールのマネージにとらわれがちですが、そのためには目的や目標の設定が欠かせません。目的や目標が明確になってこそ、優先順位の高さや達成期限を決めることができます。
目的や目標を設定する時には、以下の2点を心がけましょう。
・専門用語や横文字などは避け、わかりやすく表現する
・数値を用いて具体的に示す
そうすることでタスクの進捗状況や達成基準を判断できます。
タスクの洗い出しの際はできる限り細分化する
タスクを洗い出す時には、分解できるところまで細分化します。タイムマネジメントでは、この「細分化」という作業が非常に重要です。
「セミナー登壇者へ講義依頼をする」といった大きなタスクのままでは、時間を正しく見立てることができません。
「セミナー登壇者へ講義依頼をする」というタスクの場合、
ーセミナーの概要書類を作る
ー登壇者に電話で依頼
ー登壇者に概要書類を送る
ーセミナー当日までのスケジュールを作成する
というような、細かなタスクに分けていきます。
そうすることで作業時間の想定がつきやすくなり、スケジュールの実現可能性が増します。
また、どの作業にどれくらいの時間をかけているかがわかるので、振り返りもしやすくなるでしょう。
必ず優先順位を付ける
タスクに優先順位を付けることは必ず行ってください。重要度と緊急度の2軸からなる「緊急度と重要度のマトリクス」を用いてA〜Dにタスクを分類することで、優先順位が明確になります。
A：重要度 高・緊急度 高
B：重要度 低・緊急度 高
C：重要度 高・緊急度 低
D：重要度 低・緊急度 低
【タイムマネジメントの基本ステップ】の章でも触れているので、ここでは割愛しますが、この工程はタイムマネジメントに必要な工程です。省くことなく行いましょう。
人に任せられる業務はないかを確認する
タスクの細分化や「緊急度と重要度のマトリクス」でタスクの分類をすると、なくても困らないタスクや自分でやる必要のないタスクが見えてくるはずです。
それらのタスクのほとんどは【D：重要度 低・緊急度 低】に振り分けられるので、不要なタスクは削り、人に任せられるタスクは手放すことを検討しましょう。
手放すとは、「他の人への仕事の移管」と「システムなどによる自動化」が考えられます。他の人へ仕事を移管する場合、今後自分のポストを引き継ぐであろうメンバーに任せたり、社外に外注したりするなど、タスクによって適した方法を選びましょう。
「システムなどによる自動化」を選ぶ場合、RPAの導入やマクロの利用などを検討するといいでしょう。
改善できた業務はないか振り返りを行う
スルーしてしまいがちですが、振り返りを行うこともタイムマネジメントのコツです。計画と実行を繰り返すだけでは、優れたタイムマネジメントとはいえません。
・目標を見失っていないか
・計画通りの進行ができたか
・時間配分や手順は適切だったか
など、振り返りの時間を設定しましょう。忘れてしまったり蔑ろにしてしまったりするようであれば、振り返る曜日を決めるなどし、ルーティン化するといいでしょう。
改善すべき点があったら、適宜軌道修正を行います。
タイムマネジメントに便利な5つのフレームワーク
目標設定で使用する「SMARTの法則」
目標設定手法のひとつである「SMARTの法則」は、下記の5つの基準からなるフレームワークです。
- S：Specific 具体的である
- M：Measurable 計測できる
- A：Achievable 達成できる
- R：Realistic 現実的である
- T：Time-bound 期限が明確である
この5つを満たす目標を設定すると、
・モチベーションが維持される
・やるべきことがイメージしやすい
・ゴールが明確になる
・計画の精度が上がる
などのメリットがあり、目標の達成率が上がるといわれています。タイムマネジメントの目的や目標を設定する際に有効です。
タスクを洗い出す「ロジックツリー」
ロジカルシンキングの基本的なフレームワークである「ロジックツリー」は、枝分かれするように1つのタスクを分解して考える手法です。
・全体像が把握しやすい
・タスクの漏れや重複を防ぐ
・目標の深堀りや見える化ができる
などのメリットがあり、本来は課題の解決や問題の分析を目的として使われていますが、タスクを洗い出す時にも役立ちます。
多くの場合、左端にプロジェクトの目標を書き出し、階層になるように具体的なタスクを枝分かれさせていきます。
タイムマネジメントの基本は、タスクの洗い出しとお伝えしましたが、論理的に分解できるロジックツリーを用いることで、あらゆる角度からの洗い出しができるでしょう。
タスクの細分化には「HIROEN」
「HIROEN（ヒロウエン）」は、タスクの細分化の際におすすめのフレームワークです。
HIROENの考え方では、タスクを分解すると以下の6つに分けられると考えられています。
- H：Hear（聞く） 誰かに聞くべきことはないか
- I：Inform（知らせる） 誰かに知らせることはないか
- R：Request（頼む） 誰かに依頼することはないか
- O：Operate（作業する） 作業することはないか
- E：Examine（検討する・調査する） 検討や調査をする必要はないか
- N：Negotiate（交渉する） 誰かに交渉すべきことはないか
プロジェクトを進める際に決めた目標に対し、やるべきタスクを分解していくと、この6つのタスクにほとんどの作業があてはまるとされています。
HIROENの6つの項目を基準にタスクを細分化すると、タスクの見落としや各タスクの工数の見通しがたち、タイムマネジメントしやすくなります。
優先順位付けには「フィジビリティスタディ」
フィジビリティは、実現可能性や実行可能性を意味する言葉です。「フィジビリティスタディ 」は、計画がうまくいくかを検証するフレームワークで、優先順位を決める時にも有効です。
優先順位付けのフレームワークとして、「緊急度と重要度のマトリクス」は前章でも触れていますが、重要度の判断が難しい時にはフィジビリティスタディを使うことをおすすめします。
このフレームワークでは、コストやリスクなどの実現可能性（フィジビリティ）と成果や効果の大きさ（インパクト）の2つの視点を持って、タスクの優先順位を決められます。
限りある時間を最大限有効に、そして効率よく使うためには、優先順位を検証することが必要なのです。
振り返りには「PDCAサイクル」
プロジェクトマネジメントで用いるフレームワークの王道「PDCAサイクル」は、タイムマネジメントのシーンでも活躍します。
- P：Plan 計画
- D：Do 行動
- C：Check 評価
- A：Action 改善行動
PDCAサイクルを用いた振り返りは、上記の4つを順に検証することで、より適切なタイムマネジメントができます。
時間の使い方を計画し（Plan）、計画に沿って実行（Do）、実際の行動や成果を分析・評価し（Check）、改善する（Action）というのが、ひとつのサイクルです。
PDCAサイクルは一度行えば良いというわけでなく、複数回繰り返すことで成果を得られます。これは、計画がうまくいかなかった時はもちろん、計画通りに進んだとしても、必要な作業です。
PDCAサイクルの詳しい説明やコツは下記の記事をご覧ください。
▼PDCAサイクル おすすめ記事
PDCAサイクルとは？ 基本やコツ・成功事例などを紹介
まとめ
「1日の計は朝にあり」という諺（ことわざ）は、計画は早めにしっかり立てると良いという戒めです。時間の使い方も同様で、あらかじめしっかりと計画を立てることで作業効率をアップさせます。
また、タイムマネジメントは仕事のタスクのみが対象ではありません。効率を上げるためには休憩を軽視せず、休むことも仕事とみなしてしっかり組み込んでいきましょう。仕事と休憩のバランスも効率アップの秘訣なのです。
時間を味方に付ければこっちのもの！ 「仕事ができる人」とみなされるのも、時間の問題かもしれません。
