タスクマネジメントをはじめようと思っても、何から手をつけていいのかわからず止まっている人、いざはじめてみたものの、もっと効率の良い方法があるような気がするという人は少なくないはずです。
正しい方法やコツを覚えれば、タスクマネジメントをスムーズにはじめることができます。
この記事では、タスクマネジメントの方法やおすすめのツールについてまとめてみました。参考記事も併せて紹介しているので、より詳しく知りたい項目があれば、他の記事にも目を通すといいでしょう。
タスクマネジメントとは？
まずはタスクマネジメントを行うにあたり、基本をおさえておきましょう。
ToDoとタスクの違い
「ToDo」は直訳すると「〜すべき」「〜する必要がある」を意味する言葉です。対する「タスク」はビジネス用語として使用され、英語の「task」に由来します。「task」を直訳すると、任務・仕事・課題・作業を意味します。
どちらも似た意味で使われますが、両者には若干の違いがあります。
ToDoは明確な期限が決まっていない作業を指すことが多く、タスクは期限が明確に決められた作業を指すことが多い傾向にあります。そのため、タスクは重要度の高い業務を指すことが多いとされています。
タスクマネジメントはなぜ必要なのか？
ただでさえ忙しい日々の中で、工数をかけてまでタスクマネジメントを行うのはなぜでしょう。その疑問に応えるべく、タスクマネジメントの必要性について考えてみました。
タスクの対応漏れを防ぐ
タスクマネジメントを行うことで、担当者や納期、進捗状況が把握できるため、タスクの対応漏れ防止につながります。
タスクの対応漏れが起こると、プロジェクトの進行やチームでの業務に多大な影響を与え、時に大きな損害につながりかねません。タスクの対応漏れを防ぐことができれば、損害が起こるリスクを減らすことはもちろん、プロジェクトのスムーズな進行やクオリティの維持が可能です。
業務の優先順位を明らかにする
タスクマネジメントを行うためには、日々の業務を洗い出し細分化します。そうすることで、優先すべき重要なタスクと非優先になるタスクが明らかになります。
着手する順序や不要なタスクがわかるので、タイムマネジメントやスケジュール管理にも役に立つでしょう。
リソースの最大活用
組織やチームによっては、忙しい部署とそうでない部署、タスクを抱えがちなメンバーやそうではないメンバーがいます。タスクマネジメントができれば、タスクの偏りや空いているリソースに気づき、適切なタスクの割り振りができます。
その結果、ひとり当たりの生産性が向上します。
働き手不足が叫ばれる昨今、チームの人員を最大限有効に活用するためにはタスクマネジメントが必要です。
タスクマネジメントの手順
次にタスクマネジメントの方法を、順を追ってみていきましょう。必ずしもこの手順で行う必要はありませんが、マネジメントしやすい体制を作るためには有効な手順です。
タスクの洗い出し
最初にすべきことがタスクの洗い出しです。プロジェクト内で発生しうる業務や、どんな作業が必要かをリストアップします。
頭の中でタスクを思い描いてもタスクのボリュームは掴みにくく、チームで共有できません。洗い出しは、必ず紙に書いたりパソコンに打ち込んだりしましょう。
優先順位の決定
洗い出したタスクの着手する順番や割り振りを決めるために、優先順位をつけます。重要なタスク、急ぎのタスク、後回しにできるタスクを見定めましょう。
優先順位の決定は、プロジェクトの進行や成果に関わる重大なポイントであるため、常に高いレベルでの判断が求められます。
▶︎優先順位の決め方の参考記事
優先度・優先順位ってどうやって決めればいい？ 設定方法のコツを紹介
スケジュール・期限を設定
タスクの期限や着手するスケジュールを設定します。
ギリギリのスケジュールでは、焦ってしまい小さなミスを引き起こしかねません。また、緊急性の高いタスクが突然舞い込むこともあるでしょう。ギリギリの期限設定にすることは避け、余裕を持ってタスクを完了できるようなスケジュール設定を心がけましょう。
また、工数を意識すると、より効率良くスケジュールを設定できます。
▶︎スケジュール設定の参考記事
効率UP！ スケジュールがずれない工数の見積もり方
進捗状況の管理
計画通りにタスクが進んでいるか、進捗状況を管理します。スケジュールだけでなく、品質が維持されているかも忘れずに確認しましょう。
遅延や品質低下を迅速に発見し軌道修正をするためにも、数日おきや1週間おきなど、定期的な進捗状況の管理が求められます。
▶︎進捗管理の参考記事
進捗管理で状況を見える化するには？ おすすめの手法やコツを紹介。
改善作業
進捗状況を管理する中で、思いの外早く完了していたり遅延が発生していたり品質が維持されていなかったりと、計画とのズレが起きていたら、スケジュールや担当の見直しをします。
また、遅延や品質低下が起きた原因を探り、繰り返すことのないように改善しましょう。
タスクマネジメントを成功させるためのコツ
タスクマネジメントによって成果をあげるためには、意識したいコツがいくつかあります。この記事では、5つのポイントに分けて解説します。
タスクはできる限り細分化する
タスクマネジメントでは、やるべきタスクを全て洗い出すことからはじめます。その際、できる限り細分化することが大切です。
例えば「請求書の送付」というタスクの場合、
・フォーマットの作成
・必要事項の照会
・必要事項の記入
・添え状の作成
・送付
という5つに分けることができます。
このようにタスクを細分化することで、やるべき具体的な作業がひと目でわかるようになります。
重要度・緊急度を意識して優先順位を決める
タスクに取り掛かる順番をはっきりさせるには、優先順位をつけるといいでしょう。優先順位をつけるには、重要度と緊急度の2つの視点でタスクを分類します。
重要度はどの程度プロジェクトの進行や品質に影響を与えるか、緊急度はどの程度迅速な対応が求められているかを指標とし、判断をします。
優先順位を意識したタスクマネジメントには「重要度と緊急度のマトリクス」が有効です。
▶︎重要度と緊急度のマトリクスの参考記事
重要度と緊急度のマトリクスとは？ タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説
実現可能な目標設定・タスク割り振りにする
タスクを進めるスケジューリングや担当の割り振りを行う際は、実現可能であるかを意識します。
全てのタスクがトラブルなく進むことを前提とした目標設定や割り振りでは、遅延が発生しやすく、後々スケジュール調整やタスクの再割り振りによる混乱が起きかねません。見直す手間もかかるため、無理のないタスクマネジメントをしましょう。
▶︎目標設定の参考記事
上手に目標設定を行う5つのコツ。フレームワークもあわせて紹介
進行状況をこまめに確認する
タスクの遅延や着手忘れは、進行状況をこまめに確認することですぐに発見し、フォローが可能です。
チームでのタスクマネジメントであれば、チーム内での負担の偏りなども発見できます。
また、タスクの予定工数と実績工数に差分がないかも忘れずに確認し、データとして蓄積しておきましょう。今後出す見積もりをより正確にしたり、潜在的に眠っている課題に気付けたりします。
情報共有を迅速に行う
こまめに進行状況を確認するためにも、情報共有は重要です。
タイムラグが極力少なくなるような仕組みを導入し、迅速な情報共有を行いましょう。複数のメンバーで共有ができ、リアルタイムで更新されるタスク管理ツールなどを活用すると便利です。
▶︎タスクマネジメントを成功させるコツ 参考記事
簡単にタスク管理ができるコツや方法を解説します！ 個人・グループにおすすめのツールも紹介
タスクマネジメントの具体的な方法
タスクマネジメントには、規模や性質によってさまざまな方法があります。実践に活かすために、具体的な方法を挙げてみましょう。
紙とペン・ホワイトボードなど手書きのタスクマネジメント
タスクマネジメントの方法を決める時、まずはデジタルかアナログかを選択します。紙とペン、付箋、ホワイトボードなどを使用した手書きのタスクマネジメントは、デジタルツールに馴染みのないチームでも、抵抗なく導入できる方法といえるでしょう。
手書きのタスクマネジメントなら、導入費用がほとんどかからず、wifiなどの電波がない場所でも管理ができますが、チームで情報を共有するには不便です。また、バックアップが取れないため、紛失するとタスクが一切わからなくなるリスクがあります。
スケジュール管理やメモもスマホで行うデジタルネイティブ世代と、上司やクライアントの前でスマホにメモをすることに抵抗を持つアナログ世代で、手書きのタスクマネジメントに対する考え方には大きな差があります。
手書きのタスクマネジメントをすんなり導入できるか、はたまた手間に感じるかはチームによって異なるため、構成するメンバーを良く見て判断しましょう。
また、この後紹介するデジタルツールを使ったタスクマネジメントに落とし込む前のメモとして、手書きのアイテムを用いることも効果的です。思い浮かんだことをすぐに書き残しておき、まとめてタスクとしてマネジメントツールに加える習慣を持つと、対応忘れを防げるでしょう。
▶︎手書きのタスクマネジメントの参考記事
デジタルよりアナログ派？ 紙でタスク管理をする方法やメリット・デメリットとは
メールの受信トレイやフォルダを使ったタスクマネジメント
連絡ツールであるメールですが、受信トレイやフォルダ分けを行うことで、タスクマネジメントツールを兼ねることができます。日常業務でも使用頻度が高いメールだからこそ、導入コストや作業の負荷は少ないといえるでしょう。
近年のメールのプラットフォームは、タスクマネジメントのための機能を搭載しています。例えば、Gmailの「Google ToDo リスト」、Outlookの「ToDoバー」は、タスクマネジメントツールとしてメールを活用しやすくします。
この方法では、受信トレイに入ったメールは未分類のタスクと考えます。「対応不要」「保留」「完了」などのステータスごとのフォルダを作り、受信したメールを分類することで、タスクマネジメントができます。
もし口頭で割り振られたタスクがあったなら、その詳細を自分のアドレス宛にメールをすれば、同様に管理が可能です。
また、メールフォルダごとに色分けしたりフラグを立てたりすることで、重要度や緊急度をさらに細かく分類できます。しかし、タスクマネジメント専用のツールではないため、機能には限りがあります。
表管理ソフトのエクセルを使ったタスクマネジメント
タスクマネジメントツールとしてよく使われているのが、表計算ソフトのエクセルです。ビジネスパーソンにとって馴染みの深いツールなので、世代を問わず抵抗なく導入できるのではないでしょうか。
タスクマネジメントのための表を作る手間がありますが、その分チームやプロジェクトにあったカスタムが可能です。
表作成の手間を最小限にするのなら、テンプレートの利用も有効です。簡単なタスク管理表はもちろん、数式などが複雑に組み込まれたタスク管理表など、チームに合わせた難易度の表が作れます。
エクセルがインストールされているデバイスであれば、無料で利用ができますが、いくつかのデメリットが存在します。まず、スマホでの閲覧や編集には最適化されていないため、出先や移動中など、パソコンが開けない場所での管理は不便を感じるでしょう。また、個々のローカルで管理を行うため、チームでの共有には適していません。
また、数式を組み込むことで非常に便利な表になるものの、一定の知識がないとカスタムはできません。誤った操作によって数式がずれると、タスクマネジメントに多大な遅延やミスが起こるため、一定のリテラシーを持って使用する必要があります。
▶︎エクセルを使ったタスクマネジメントの参考記事
エクセルでのタスク管理の方法は？ おすすめのエクセルテンプレートやその他の便利なツールも紹介
タスク管理ツールを使ったタスクマネジメント
これまで紹介したタスクマネジメントの方法には、それぞれのデメリットがありましたが、それらをカバーできるのがタスク管理ツールです。
タスク管理ツールとは、タスクの洗い出しから完了までを一元管理できるソフトウェアのことで、業務量の可視化や進捗状況の管理ができます。ツールによって、チャット機能やナレッジのストック機能など、便利な機能を持ち合わせています。
クラウドで管理をするため、複数名でのタスクの共有が容易です。スマホ対応のツールも多く、リアルタイムでの閲覧や編集ができるため、タスクの追加やステータスの変更忘れも起こりにくいといえるでしょう。
テレワークを導入しているチームでは特に、タスク管理ツールが有効です。オフィスで顔を合わせていなくとも、タスクの進捗状況が共有できるのはもちろん、メンバー毎の抱えるタスクのボリュームやスケジュール感、必要な資料の共有など、業務に必要な情報が集約できます。
パソコンやスマホがあれば、どこからでもアクセスできるので、多様な働き方にも適用できます。
ほとんどのタスク管理ツールが無料トライアルの機会を提供しているので、いくつかのツールを試し比較してみることをおすすめします。
タスクマネジメントの基礎や実践方法はTeamHackersの他の記事でも紹介しています。タスクマネジメントの方法に迷う時は、参考にご覧ください。
▶︎タスク管理の参考記事
タスク管理の方法はどうする？ コツや考え方を紹介
タスクマネジメントに役立つツール
タスクマネジメントの質を高めるためには、タスク管理ツールの導入を視野に入れることをおすすめします。
TeamHackersでは、おすすめのタスク管理ツールやその特徴のほか、タスクマネジメントに必要な基礎知識やタスク管理ツールを導入するメリット、タスク管理ツールの選び方まで、詳しくまとめた記事を複数アップしています。
導入にかかるコストやランニングコスト、導入方法や規模、機能など、さまざまな観点から比較し、選定するといいでしょう。
▶︎タスクマネジメントに役立つツールの参考記事
・無料のタスク管理ツール6選まとめ【2021年版】ツール選定のポイントも紹介
・【2021年版】タスク管理ツールおすすめ・Todo管理ツール34選を徹底比較（無料プラン有り）
・【2022年】無料で使えるタスク管理アプリ11選！ 選定のコツも紹介
まとめ
タスクマネジメントの方法やコツを解説しました。より理解を深めてもらえるよう、関連記事も紹介しているので、詳しく知りたい人はぜひ関連記事もご覧ください。
正しいタスクマネジメントは、プロジェクトの達成や作業の効率をアップさせます。組織やチームによって適したマネジメントを見つければ、より有意義なタスクマネジメントになるはず。業務の円滑化のためにも、ぜひ実践してみてください。
