誰もが仕事を効率化して、業績アップやプライベートの時間を確保したいはず…。どうしたら効率的に仕事ができるのかは、多くの人が抱える課題です。
この課題を解決すべく、仕事を効率化できている人とできていない人の違いや、効率化する方法、便利なツールをまとめました。
仕事が効率化できている人とできていない人の違い
同じような仕事をしているはずなのに、時間内にサクサク進められる人と、あっという間に時間だけがすぎて仕事はあまり進んでいない人、両者には仕事に対する姿勢に違いがあります。前者は仕事が効率的にできるポイントを心得ているのです。
両者はどのような点で違っているのでしょう。
仕事の目的が明確になっている
仕事を効率的に進める人は、目的を明確に持っています。目的がはっきりしていると仕事への姿勢が変わるでしょう。
目的を明確にしていないと、チームの方向性やKPIにズレが起きかねません。「なんのためにこの仕事をやっているのか」を明確に設定しましょう。
仕事の効率化ができない人は、目的を意識せず仕事に取り組みます。これまでずっとやってきたから、この方法で教わったからなど、漠然と仕事を進めるので、業務改善につながりません。
こだわりすぎていない
仕事の効率化にあたって必要なのは、完璧な結果を追い求めないことです。完璧を目指してしまうと、時間はいくらあっても足りません。
効率の良い人は、仕事のゴールを明確に決めています。内容によっては完璧である必要がありますが、時に及第点で妥協することも、効率化には必要です。
毎回完璧を求めてしまうと仕事を効率化することは難しく、さらには納期通りに完了できず仕事が遅いと判断されかねません。
自分にとっての完璧にこだわらず、工数や効率も意識した完璧を目指し、まずまずの出来で妥協できることも効率化には必要です。
作業の前に全体像を把握している
全体像を把握しているかしていないかも、仕事の効率を大きく左右します。効率良く仕事ができる人は、作業をする前に全体像を把握し、俯瞰して見ることができるので、的確な優先順位を考慮した作業計画を立てています。
優先順位を的確につけることは、仕事の効率に直結します。優先順位をつけられない人は、気が向いた仕事から手をつけたり、急に入ったタスクを手当たり次第対応したりして、計画性がありません。この段取りの悪さは集中力を欠如させ、効率を下げかねません。
仕事を効率化する7つの方法
ではどうしたら仕事を効率化できるのか？ という話に進みましょう。これをなくして仕事の効率化は叶わないという7つの方法をお伝えします。
自分の働き方を見つめ直し、取り入れられそうな方法から実践してみましょう。
仕事の目的・目標を設定する
目的や目標を持つことは、仕事の効率化に欠かすことができません。目的や目標は仕事へのモチベーションを高め、維持します。
「◯時までにxxまで終わらせる」「工数を◯%削減する」といった仕事の効率化を目的や目標にするのはもちろん、「役職のランクアップ」や「定時で上がる」といった、働き方に対する目的や目標でも構いません。
短期・中期・長期と、3つの視点での目的を持つことで、継続した効率化を目指すことができます。
仕事の全体像をおさえ全てのタスクを洗い出す
目的や目標を持つには、仕事の全体像を明確にした状態でタスクを洗い出す必要があります。タスクの洗い出しをする際は、大きなタスクのピックアップからはじめて、順に細かく分解しましょう。
洗い出したタスクは、締め切りや他のタスクとの依存関係も含めて管理しましょう。全体を通して、抱えているボリュームやスケジュールが実現可能かを確認します。
タスクの洗い出しから細分化にはWBSが有効です。詳しくは関連記事をご覧ください。
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タスクに優先順位をつける
洗い出したタスクに優先順位をつけます。優先順位とは優先して着手する順番のことで、仕事の効率化になくてはならない基準です。
優先順位をつける時には、重要度・緊急度の2つの視点から判断する方法がおすすめです。目標や目的が明確であると、より正確に重要度と緊急度の判断ができます。
優先すべきタスクを明確にすると、効率の良いスケジュールを組めるでしょう。重要度・緊急度から優先順位をつける方法は、関連記事をご覧ください。
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完了までのスケジュールを立てる
優先順位に合わせて、完了までのスケジュールを立てます。
・工数は正確に見積もる
・バッファを持つ
・依存関係を意識して着手する順番を決める
この3つは、仕事の効率化のカギを握る重要なポイントです。
タスクの所要時間を考慮せずスケジュールを組んだら、遅延が多発するでしょう。また。バッファを持っておかないと、急なトラブルやイレギュラーなタスクに対処できません。依存関係を意識せずに着手すると、クリティカルパスを見落としてしまい、効率良い順に作業に取り組めないかもしれません。
このような事態になるとスケジュールの組み直しが必要です。頻発すると効率を下げてしまいます。
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人に任せられる仕事は手が空いている人にお願いする
仕事の抱えすぎは頭の中が整理されず、効率を下げる恐れがあります。仕事が手一杯の時や納期に間に合わない時には、他のメンバーを頼ることも必要です。
また、通常の状況であっても、自分でやる必要のない仕事は他のメンバーに託してしまうこともひとつの手段です。手が空いている人、その仕事が得意な人に任せることで、仕事の効率をアップさせます。
頭を使う仕事は朝に行う
朝、午前、昼食後、午後、夕方と、時間によって集中力や作業効率が異なります。人によって違いはありますが、昼食後は眠くなってしまったり、就業前の15時ごろには疲れが出てきたり、一転してそろそろ終業という夕方になると途端に集中できたりと、同じ1時間でもパフォーマンスに違いがあるはずです。
頭も身体も冴えていて集中できると考えられている朝は、効率良く仕事ができます。頭を使う仕事やその日一番力を入れたい仕事は、朝に行うことで効率化が期待できるでしょう。
振り返りと改善を必ず行う
効率良く仕事ができた場合もそうではない場合も、タスクやプロジェクトが完了した時点で終わりにはせず、振り返りと改善を必ず行います。
どんな点が効率化につながったか、どんな問題があったか、そしてそれをどのように解決したかを振り返り、どうすればさらなる効率化を図れるかを検証しましょう。
振り返りと改善を繰り返すことで成功事例やナレッジが蓄積され、常に効率の良い仕事ができるようになるのです。
仕事を効率化するために使えるツール
効率良く仕事をしている人の多くは、ツールの使い方が上手い傾向にあります。ツールやシステムの有効活用は、仕事の効率化につながります。
ツールは、近年の仕事効率化を助ける強い味方です。ツールの力をフル活用し、仕事の効率化を目指しましょう。
タスク・プロジェクト管理サービス
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールは、リモートワークや業務委託など働き方が変化する昨今、職種問わず広く導入されているツールです。
チームで抱えるタスクを可視化し、共有ができます。タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使うことで、タスクの対応漏れや遅延に気がつくことができ、プロジェクトを滞りなく進めることができます。
ツールによってさまざまな特徴がありますが、本稿では、代表的な管理ツールの中から「TeamHack」を使った仕事の効率化を例に挙げて紹介します。
TeamHackは、プロジェクト管理ツールの中にチャット機能を備えています。プロジェクトやタスクごとにチャットができるので、見落とし防止や見返す時間の短縮につながり、仕事の効率はアップします。
プロジェクトのタスク数や目標作業時間も、ツールによって見える化されます。達成度合いや目標時間を意識することで、仕事の効率アップにつながるでしょう。
RPA
RPAは「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略語です。データ収集や集計など、バックオフィスの業務をソフトウエアロボットによって自動化し、仕事の効率化を図ります。
ルーティン化している業務や膨大な工数を要する業務にRPAを用いることで、大幅に業務を削減し、効率をアップさせます。
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RPAとは？導入を検討するときに押さえておくべき基本的な知識を徹底解説！
チャットツール
日常でもおなじみのLINEなど、メッセージを交わすツールがチャットツールです。これまで電話やFAX、メールで行っていたやりとりは、近年ではチャットツールが使われるようになりました。
「Slack」や「Chatwork」は、ビジネスで利用される代表的なチャットツールで、社内外問わずコミュニケーションに一役買っています。
チャットツールを導入することで、連絡や共有、情報管理にかかる時間が削減されます。また、差出人が誰かわかるので名乗る必要がないことや、スタンプを用いた意思表示ができることで、メンバー間のコミュニケーションにスピード感が生まれ、仕事の効率が上がります。
業務連絡のほかに、気軽なやりとりも促されるので、チームに連帯感が生まれ、意見を交わしやすい雰囲気作りも期待できます。
オンライン会議サービス
リモートワークの普及とともに広く普及したオンライン会議サービスは、今やビジネスシーンになくてはならないものになっています。「Zoom」や「GoogleMeet」を使った会議やセミナーに参加したことがある人も少なくないはずです。
同じ場所にいなくても顔を合わせて話したり、資料を共有したりできるので、会議などのために移動する時間や、会議をする場所を確保したり資料を印刷したりする時間が不要になります。
クラウド型マニュアルサービス
クラウド型マニュアルサービスとは、テンプレートや動画撮影などの補助機能でマニュアルを効率良く作成し、共有できるサービスです。
作成したマニュアルはクラウド上に保管され、必要に応じて修正や閲覧が可能です。
マニュアルは仕事に必要なものですが、作成するのは手間がかかります。クラウド型マニュアルサービスを利用すれば、テキストや画像を挿入するだけで、見やすく活用しやすいマニュアルが完成します。
スマホやPCからアクセスできるので、紙のマニュアルを持ち歩く必要もなくなり、修正も即時に反映されるので、トラブル防止にも役に立ちます。
まとめ
小さなことの積み重ねで、仕事は効率化します。効率良く仕事を行うことは個人やチームの評価にもつながるので、自分だけでなくチームの目標として掲げ、取り組んでみてはいかがでしょう。
TeamHackersでは、仕事の効率化に役立つ記事をたくさん紹介しています。関連記事もあわせて読むと理解が深まるでしょう。
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