プロジェクトマネジメントは立ち上げが肝心です。しっかりと準備をし、プロジェクトのキックオフを迎えたいもの。そこで作成したいのがロードマップです。ロードマップがあるのとないのとではその後の進行に大きく差がでるかもしれません。
この記事では、ロードマップを作る目的やメリット、作り方について詳しくまとめてみました。
ロードマップとは？
プロジェクトを立ち上げる際、一番初めに作成する全体図が「ロードマップ」です。ロードマップとは「道路地図」を意味する言葉ですが、プロジェクト管理に使用されるロードマップは目標達成までの道すじを大まかにまとめた計画書のことを指します。
多くの場合、図や表を用いて時系列とともに俯瞰的な全体像を表しています。
ロードマップを作成する規模もさまざまで、プロジェクトだけではなく会社や営業所、店舗、個人ごとに作成されることもあります。
ロードマップは、プロジェクトに関係するメンバーが目標や目的、達成期限、問題点や課題を認識し共有するための資料として使われるほか、企画書やプレゼン資料としてクライアントなどの外部に開示することもあります。
ロードマップを作る目的
ロードマップを作ることで、プロジェクトにどのような影響を及ぼすのでしょう。まずはロードマップを作る目的について考えてみました。
プロジェクトの目標を定める
成果物のクオリティや売り上げのようなプロジェクトの目標を定めることがロードマップを作る目的のひとつです。
目指すべき目標や成果物が明確でないと、なにをもって達成とするのかがわかりません。
目標が何か？がわかるように、プロジェクトの概要を俯瞰的にまとめます。それにより、メンバー全員がプロジェクト達成までのプロセスをイメージしやすくなります。
プロジェクトの計画を作成する
スケジュールやマイルストーン、タスクを計画に落とし込むために、プロジェクトの大枠となるロードマップを作ります。
プロジェクトの大枠となるロードマップを作成することで、計画を立てる足がかりになるでしょう。
情報を共有する
ロードマップはプロジェクトに関わるメンバーとの情報共有を目的としたツールです。プロジェクトに関わるメンバーやステークホルダーにゴールまでの大まかな道すじを伝え、賛同や了承を得るためにもロードマップは重要な役割を担います。
メンバーの立場が違うと、プロジェクトを通じて目指す方向性や期待値に差がでるケースもありますが、プロジェクトの立ち上げの際にロードマップを提示することで、プロジェクトをスタートする際に関係者の期待値をコントロールできます。
ロードマップを作るメリット
ロードマップはプロジェクトにさまざまなメリットを与えます。ロードマップを作る意義を理解するためにも、3つのポイントにわけてロードマップのメリットを解説します。
現状を知ることで課題が明確になる
プロジェクトの計画を立てる前にロードマップを作成しておくと、現状の分析ができるのはもちろん、ゴールまでの距離が明確になることで課題がクリアになります。
そして課題を解決するためにすべきことやその期限がクリアになることもメリットといえます。プロジェクトのキックオフの際にロードマップがあると、メンバーによる理解も深まるでしょう。
プロジェクトの達成をサポートする
大まかな計画をロードマップに書き起こしておくと、プロジェクトのゴールまでにやるべきことの全体を俯瞰することができます。
そうすることで、プロジェクトの進行が本筋から逸れることなくスムーズに進行し、ゴールに向けて着実に歩みを進めることができるのです。
認識のズレを避けチーム力が高まる
ロードマップをメンバーやステークホルダーに伝えることは、プロジェクトの立ち上げに欠かすことができません。
そのプロセスをしっかり踏んでおくと、目標や目的に対する認識のズレを避けることができます。
プロジェクトの概要がわかると、それぞれの役割や課題が見える化されます。
やるべきことが明確になるので、プロジェクト初期からメンバーが率先して参加したり責任を持って取り組んだり、さらには協力して取り組む体制が作られるというメリットがあります。モチベーションアップにもつながり、団結力や行動力も生まれるでしょう。
また、ロードマップはクライアントとの関係構築にも有効で、予め共有しておくことで安心感を与え、信頼関係を築くこともできるでしょう。
ロードマップの作り方
ロードマップに決まった形はありません。
一般的には計画表やフローチャートを用いたロードマップが定番とされていますが、さまざまなテンプレートやツールから、プロジェクトにあった方法を選ぶことをおすすめします。
形が決まったら、早速ロードマップを作成します。ここではロードマップの作成方法を7つのステップにわけて解説します。
1.目的・目標と現状の明確化
ロードマップの作成は、プロジェクトのゴールとなる達成地点と現在置かれている状況を把握することからスタートします。
この2つを明確にすると、現在から目標までの間にどれくらいの開きがあるかがわかります。
また、目標や目的を明確にすることも重要です。
目標や目的を提示する時のポイントとしては、数値やデータなどの客観的な指標を用いることです。
「売り上げアップ」や「登録者数の増加」ではなく、「売り上げ前年比◯%増」や「登録者数◯人獲得」など、できる限り具体的に表します。
2.目標の達成時期を決定
次に目標達成や成果物提出の納期を決定します。
ここでポイントとなるのがマイルストーンです。プロジェクトの達成には、最終的な目的や目標に向けて一直線に進むよりも、スパンを区切りそれぞれに達成目標を定めることが有効とされています。
プロジェクトの規模が大きいと、ゴールはあまりにも遠くイメージがしにくい場合もあります。
ゴールとなる達成時期のほかに、4半期、1ヶ月、1週間、もしくは重要なイベントや節目など、プロジェクトの規模にあわせてマイルストーンを置き、それぞれに達成すべき目標を掲げると着実にゴールに向かうことができるでしょう。
3.想定されるトラブルやリスクを考える
目的や目標、達成時期を元に、プロジェクトを進行するにあたり想定できるトラブルやリスクを予め書き出しておきます。
目標設定は実現可能か、 計画に大きな矛盾はないか、 達成時期に無理はないか、人員は足りているかなど、ロードマップの時点で考えられる問題点をプロジェクトメンバー全員で考えてみましょう。
4.課題と解決方法の洗い出し
ゴールに向けて、解決せねばならない課題を見つけておきます。
また、洗い出した課題を解決するプロセスもあわせて考える必要があります。現状を確実に把握して「なぜその課題が発生するのか」を踏まえた解決方法を導き出しておきましょう。
5.工程を時系列に並べ、計画を練る
プロジェクトに必要な工程を時系列で並べ、ロードマップを見える化します。
予定表や工程表に似ていますが、ロードマップの場合、時間やタスクを大まかな区切りでとらえます。細かなタスクを割り出す必要はありません。
6.ステークホルダーに共有する
作成したロードマップをチームのメンバーや関係者に共有します。
共有することで、ゴールまでの距離や今後必要とされる工程が理解でき、進捗管理が可能となります。
この時、テンプレートやクラウド上で共有できる管理ツールを利用するとロードマップの作成や共有が簡単で、かつ適宜修正を加えやすいというメリットがあります。
ロードマップは俯瞰的な概要を記載するものであり、詳細をまとめるプロジェクト計画書とは異なります。注意して欲しいのは、プロジェクトの詳細を盛り込みすぎて本来の意義を見失うことです。あくまで計画書の足がかりであることを忘れずに作成しましょう。
まとめ
本稿では、プロジェクトの立ち上げにロードマップが非常に重要な役割を持つことがお分かりいただけたのではないでしょうか。
ビジネスシーンにおいては「なる早で」「出来次第」のような漠然とした計画が受け入れられることはほとんどありません。計画に具体性を持たせるためにも、全体を俯瞰できるロードマップが必要です。
プロジェクト全体の道すじや方向性を掴むことを意識し、みなさんもロードマップを作成してみてはいかがでしょうか。
