プロジェクトを達成するための近道はPDCAを回すことと心得ましょう。プロジェクトにはトラブルは付きものでありますが、遅延が生じるごとに焦りが生じてしまうかと思います。しかし、うまくPDCAを回すことができれば、トラブルによる被害を最小限に抑えることができます。
今回は仕事の基本であるPDCAを上手に回すコツについて解説をしていきたいと思います。
PDCAは、まず計画づくりから始めよう
PDCAについて聞いたことがあるという人も多いと思いますが、ここで改めて基礎事項を確認してみましょう。
PDCAとは、 PLAN（計画） → DO（実行） → CHECK（検証） → ACTION（改善） というサイクルを回すことで、課題の解決や状況の改善を図るビジネスフレームワークの一種です。それぞれのアルファベットの頭文字をとってPDCAと呼ばれています。
もっと詳しくPDCAについて知りたい方は「仕事を効率よく終わらせよう！PDCAサイクルの回し方と事例とは？」の記事を参考にしてください。
一見シンプルに思えるフレームワークですが、実践してみるとなかなか難しいものです。あなたは、どのフェーズがもっとも難しいと考えますか？ 恐らく、「CHECK」と答えるのではないでしょうか。計画を立ててそれを実行することは多くの方がすでに行なっていると思いますが、それらの活動を振り返る時間を十分に設けているという方は少のないではありませんか？
そのため、「CHECK」に注力していけば、PDCAは上手くいくだろうと考えてしまいがちです。確かに、「CHECK」がなければPDCAは機能しないので、これは重要なフェーズと言えます。しかし、それだけに注力しても、PDCAサイクルをうまく回すことはできません。というのも、「CHECK」が上手くいかないときは、「PLAN」の段階で躓いているということが非常に多いのです。つまり、「PLAN」の時点で曖昧な計画しか立てていないと、「CHECK」をしたくても精度が粗くなり、「ACTION」につながっていかないという事態に陥ってしまいます。
「PLAN」のゴールは、明確で測定可能なものでなくてはなりません。そうでないと、洗い出す課題や取るべき方向性を見失ってしまうので気を付けましょう。ここまで述べたように、「PLAN」こそがもっとも重要なフェーズであり、PDCAの成否を決めるといっても過言ではないでしょう。「PLAN」の段階で目標を数値化した綿密な計画を立てることができれば、その後のフェーズにスムーズに取り掛かることができるのです。
「役割分担」ができているか？
「PLAN」で目標や課題に対する戦略が策定されたら、それらを複数のアクションに分解して、さらに実行可能な単位であるタスクに落とし込む必要があります。目安として、40時間以内に完了できる作業をタスクとしましょう。そして、それぞれのタスクに対して担当者を割り振り、責任を持たせます。
※エクセルを使ってタスク管理したいと思っている方は合わせて「エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選」もお読みください。
役割分担をする時に気をつけるべきことは、人材の配置が適材適所で行なわれているのかということです。「仕事なのだから、どんな仕事でもきちんと完了させろ」と言う方は簡単ですが、人間にはやはり一長一短があります。もし、メンバーが苦手としている仕事を機械的に割り振ってしまえば、部下のモチベーションを低下させるだけではなく、生産性も上がらず、チーム全体としてマイナスの影響を受けることになります。そのため、役割分担はメンバーの個性を十分に活かせるような形で行なうことが理想的です。個性を尊重するためには、リーダーがメンバーと常日頃から良好なコミュニケーション関係を築いていることも求められます。
また、役割分担は「DO」フェーズにのみ必要なわけではありません。「CHECK」や「ACTION」フェーズでも、リーダーは部下に積極的に責任を委譲して、マネジメントする必要があります。PDCAサイクルの全体で、特定の業務を一貫して担わせることにより、部下の専門性も高まります。さらに、結果に対してコミットメントさせる姿勢も養うことができます。これは、単純に仕事が上手くいくというメリットだけではなく、部下を成長させる効果も見込めるため、中長期的にみて費用対効果が高いやり方だといえます。
5W2Hで考えて、進めていくこと
PDCAを推進していくためには、「5W2H」をハッキリさせておく必要があります。「5W2H」とは、情報をヌケ・モレなく論理的に分類してまとめる方法のことです。概要を一覧にまとめました。
それぞれの意味については、以下の表を参照してください。
- WHEN（いつ） 時間や期限のことです。計画を時間軸の上におきます。
- WHERE（どこで） 広義の場所を指します（オフライン・オンライン）。
- WHO（誰が） 「誰が？」「誰と？」を明確にします。
- WHAT（何を） 仕事の内容のことです。
- WHY（なぜ） 目的や理由を明らかにします。
- HOW（どうやって） 方法や手段を指します。
- HOW MUCH（どのくらい） 費用やコストを意識します。
5W2Hで考えることで、目標や課題に対して、具体性・網羅性を持たせることができます。これは、PDCAのどのサイクルにおいても重要になります。特に、5W2Hはコミュニケーション伝達（情報のやり取り）を効率的に行うフレームワークですので、PDCAのいずれかで躓いてしまって、それを上司に相談したり、会議で問題共有をしたりする際にとても役に立ちます。5W2Hを習得するためには、通常の業務やちょっとしたやり取りでも、その考え方を取り入れてみることが肝心です。PDCAを効率よく回すために、5W2Hは不可欠な存在といえます。
チーム全員で取り組むことができているか
チーム内での役割分担については既に説明しました。ここでは、PDCAにチームが一丸となって取り組むためにはどうすればいいか？ について考察します。
そもそも、PDCAに関する誤解の一つとして、PDCAサイクルは単一であると考えている方も多いようです。しかし実際は、PDCAサイクルは一つのプロジェクトでも複数回っている状態が正しいのです。そして、各PDCAサイクルは階層構造を持ち、より上位なPDCAや下位のPDCAが存在します。
具体的には、プロジェクト全体の目的や課題は、上位のPDCAサイクルで対応します。一方、タスクレベルの問題では、階層構造の下の方にある小さなPDCAを回すことが求められます。チームメンバーは主に後者のPDCAサイクルを回すことが、日常的な業務となるでしょう。しかし、PDCAをチーム全体として推進するためには、チームメンバーも上位のPDCAサイクルを念頭においておかなければなりません。なぜならそれを理解していないと、自分が今行なっている小さなPDCAが大きな文脈の中でどの立ち位置にあるのかを把握することができないからです。
これでは、チーム全体がPDCAサイクルに取り組めているとは言えません。この問題に対処するためには、チームリーダーがメンバーに対して、タスク単位の視点のみではなく、より上位の視点を持たせるために、正しいマネジメントを行う必要があります。例えば、メンバーが課題を相談してきた時に、「この課題が解決することで、どうプロジェクトにとってプラスになりますか？」や「あなたがリーダーなら、どのようにこの課題に取り組みますか？」など、視点を引っ張り上げるようなコミュニケーションをとることなどが考えられます。
メンバーは、自分の仕事がプロジェクトでどのように重要かといった視点を意識することで、日々のモチベーションも上がりますし、生産性も上がるでしょう。これは、プロジェクトにとって大きなプラスになります。結論としては、リーダーはメンバーの意識に対して注意を向けて、もし問題があると感じたら、それを改善するアクションをとることが求められます。そのことで、それぞれのPDCAサイクルが正しく回るようになるでしょう。
「PDCAが仕事の基本、うまくPDCAを回すコツ」についてのまとめ
PDCAサイクルを回すことは、どの仕事においても重要です。本稿ではまず、PDCAの要である「PLAN（計画）」の重要性について述べました。PDCAの成否は「PLAN（計画）」次第ともいえます。それから、チーム内でPDCAサイクルを推進していくために必要な役割分担やマネジメント方法についても言及しました。そして、著名なフレームワークである5W2Hについて説明。PDCAに生かすためには？ という視点から、解説しました。「いまさら、PDCA？」と思う方もいるかもしれませんが、PDCAはシンプルで強力なフレームワークですので、学ぶ価値は十分にあります。ぜひ、本稿の内容を参考にしてみてください。
