仕事を効率よく終わらせよう!PDCAサイクルの回し方と事例とは?

会社でよく上司などに「PDCAをしっかりと回せ」「PDCAが成り立ってない」などと言われた経験はありませんか? 自社でもプロジェクトの名前がPDCAになっていたり、会議でもその単語が出たりと、ビジネスの場では知っていて当たり前という風潮を最近感じられます。最近ではPDCAは古いという意見も多く聞きます。今回は、PDCAサイクルを知らない、何に利用できるのかわからないという人に向けて、自社でのPDCAサイクルの手法・回し方などを含めながら紹介をしていこうと思います。

そもそもPDCAサイクルって何?


まずはPDCAについての説明を簡単に行ないます。
PDCAは生産管理や品質管理などの業務を円滑にすするための手段として、W・エドワーズ・デミングが提唱しました。それぞれ、Plan計画)、Do実行)、Check評価)、Action改善)という意味に分かれていて、並べた順番にサイクルを回していくことで、問題の解決や状況の改善を図ることが出来ます。PDCAはチームでも個人でもどちらでも利用することのできる方法です。
1つずつ詳しく見ていきましょう。

Plan

Plan」では、実行をするためのPlanを何にするのかを決める工程です。PDCAに初めてチャレンジする人はここで詰まってしまうことが多いそうです。なぜなら、「TOEICで850点をとる」という計画を立てた場合、次のDoのフェーズでそれを実行できますか?「TOEICで850点をとる」というのはあくまでも目標です。850点取るために、英単語・熟語を勉強、長文に慣れるなどと言ったことがPlanに当てはまります。つまりは目標をタスクとして吐き出し細分化することで計画へと変わります。Planを建てるには、なにを、どこでといったような「5W2H」を意識することで、目標を計画まで落とし込むことが出来ます。

Do

次の「Do」のフェーズでは、実際に計画した内容を実行します。Planをたくさん作ってしまった人は、Doの前に優先度付けを必ず行なって下さい。優先度の高いものから処理をしていかないと、プロジェクトに支障をきたすことがあります。

Check

Check」では、実際に計画して実行したものに対して評価を行ないます。例えば先ほどの例でも出した、「TOEICで850点をとる」という目標に対して、「英単語を1000個覚える」という計画を立て、実行したとします。Checkをしないと本当にできたかどうか確認することが出来ません。本当にその計画が達成できたかどうか確認してください。また確認したデータをナレッジとして貯めることで、次回へのPDCAに生かすことが出来るなどいいこと
尽くしです。

Action

最後の「Action」では、Checkした内容に対しての行動を行ないます(最近はAdjustとも書かれる)。Actionは成功と失敗、改善を行ないます。例えば、「英単語を1000個覚える」という計画が成功した場合、次は「熟語を500個覚える」などと言った目標を立てることが出来ます。また反対に失敗してしまった場合、どこが悪かったのかを反省する機会を得ることが出来ます。数が多くて覚えられなかったのなら、「英単語500個覚える」と言った計画に変更したり、時間がなかったというならば、「仕事にかかる時間を減らす」という目標を立て、そのためには「タスク管理でタスクを確認」と言ったように目標を深堀して、計画に変えることが出来ます。

このように詳しく書くととても難しく感じますが、意識していないだけで普段からPDCAを実行していることが多いです。例えば、外でディナーを食べようと思っているケースを想像してください。まずあなたは、何が食べたいか考えますよね。和食、洋食、中華…今回は洋食にしよう。リサーチしてお店を決めました(Plan)。次に実際に食事をします(Do)。美味しかった、雰囲気がよかったなどの評価を下します(Check)。美味しかったからまた行こう、微妙だったから次の店にしよう(Action)。
長くなりましたが、と言ったように、無意識に自分の頭の中でPDCAを回しています。

組み合わせで効率を上げよう

ここまでPDCAについて詳しく見てきました。PDCAが早く回ることで、スピード感が生まれます。PDCAを早く回す方法として、ツールを使うことをおススメします。この方法は自社でも取り入れています。

自社では「TeamHack」というツールを使ってPDCAに取り組んでいます。簡単に「TeamHack」の紹介をすると、タスク管理・進捗管理や時間管理など複数のツールが一つになったツールになっています。
PDCAの回し方としては、まずはやりたいこと、目標などを全てタスク化して掘り下げることで、計画を立てます。この際に計画が甘かったものは、タスクごとにチャット機能がついているので色々な人からの突っ込みが入るので、計画が上手に絞ることが出来ます。下記はPDCAの記事を書くきっかけになったもの。

実行したあとの結果を報告します。この際にも色々な人からのフィードバックを得ることが出来るので、自分自身で反省した内容とを組み合わせて、次へのPlanになります。
このようにツールを使って管理することで、いろいろな人からの反響を受けながらPDCAを回していくことが可能なので、タスク管理アプリを使ってPDCAを回していくことが一番のおすすめです。
タスク管理アプリについて詳しく見たい方は下記を参考にしてください。
タスク管理ツールを比較・再評価する〜2018年最新版

チームでのPDCAの回し方


チームでPDCAを回そうと考えている方は、「Check」をきちんとすることを忘れないでください。特に大きなプロジェクトなどでPDCAをしていると、一つ一つのタスクを処理することに必死で、振り返りを忘れてしまうケースが多いです。その結果、日程は守れているが、本来の品質よりも低いものが出来上がってし舞うことが多いです。なのでプロジェクトを率いるリーダーは、Planを立てるための時間も必要ですが、必ず全員での振り返りをする時間が必要です。全員で振り返りをすることで、また新たなタスクが生まれます。そのように突き詰めていくことで、より良いものが出来上がります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。PDCAが上手に回すことが出来れば、仕事の効率化が同時に図れていることになります。これからPDCAを試してみよう、もっと極めたいと思っている方は、ぜひツールを利用して進めてみてはいかがでしょうか?

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