IT化が進行する現代は、デジタルツールを利用してのタスク管理が主流となっていますが、スケジュール張やノートを利用して、手書きで行う人も少なくありません。
そこで今回は、ノートを使ってタスク管理をする方法について掘り下げてみました。最近注目のバレットジャーナルの使い方も解説しますので、手書き派の方はぜひ参考にしてください。
ノートでタスク管理する5つの書き方
ノートでタスク管理をする場合、その方法はいくつかありますが、今回はおすすめの5つの書き方を紹介します。
ToDoリスト
まずは、ToDoリストの活用です。
ToDoリストでは、図のようにやるべきタスクを書き出し、完了したら◻︎にチェックを入れていきます。
チェックを入れたタスクは完了タスク、入っていないタスクは未完了と判別ができるので、視覚的に管理が行えます。チェックボックスを作成するだけなので、手軽に始められるのも特徴です。
タスクの中で、自分のみで完了できるタスクと、チームメンバーや上司・クライアントなど複数の人との関わりが必要なタスクとでは、完了までの工程やスピードが違います。ToDoリストでタスク管理を行う際は、両者を分けて管理をすることをおすすめします。
重要度・緊急度のマトリクス
重要度・緊急度のマトリクスを活用すると、優先順位を設定しながらノートでのタスク管理ができます。
縦軸に重要度、横軸に緊急度を引いて、タスクを次の4つに分類していきます。
・A：重要かつ緊急
・B：緊急ではないが重要
・C：重要ではないが緊急
・D：重要でも緊急でもない
このように分類することで、どのタスクを優先的に取り組むかが見えてきます。
AやCの緊急度の高いタスクを優先して行う方が多いと思いますが、限られたリソースからいかにBのタスクに注力できるかがポイントとなります。
【緊急度と重要度のマトリクス（時間管理のマトリックス）とは？ タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説】では、重要度・緊急度のマトリクスを使ったタスク管理の進め方を解説しています。こちらを参考にタスクの優先順位付けを行い、効率的にタスクを進めていきましょう。
付箋のカンバン方式
カンバン方式のタスク管理を、付箋を用いて行う方法です。
タスクを「未対応」「対応中」「対応完了」の3つのステータスに分類し、付箋をノートに貼って管理します。
それぞれのタスクの状況が可視化できるので、業務の全体像の把握がしやすく、対応漏れを防ぐことができるでしょう。さらに、優先度やタスクの種類などで付箋の色分けをするなど工夫をすると、管理がしやすくなるでしょう。
長期計画管理ノート
長期的なプロジェクトなどの管理には、長期計画管理ノートを作成するとよいでしょう。
週次や月次など時系列で書き込める表を作成し、大まかな目安を入れていきます。プロジェクトの全体的な流れを把握し、スケジュールを捉えるのに効果的です。長期的な流れが把握できると、短期的に何をすれば良いかがわかりやすく、タスクをスムーズに進められるでしょう。
日報の活用
日報の提出の習慣がある企業などでは、日報を活用してタスク管理を行うのも良いでしょう。前日の終業時、もしくは始業前にやるべきことを書き出し、完了とともに報告書に記載していきます。
完了までの経緯や上手くいった点、問題点などを記載して日報を作成すると、振り返りや課題の洗い出しも行えるため、改善につなげることができるでしょう。
日報を義務的に感じている方も多いかもしれませんが、タスク管理に役立てることで心理的な負担が軽減できるだけでなく、タスクの進行にも良い効果をもたらす可能性があります。
ノートを使った新しいタスク管理の方法「バレットジャーナル」
バレットジャーナルはノートを使ったタスク管理方法として、近年注目を集めています。
具体的にどのような手法なのか、表記方法や継続するためのコツなどを見ていきましょう。
バレットジャーナルとは
バレットとは「・（中黒）」のことで、バレットジャーナルでは「・」をはじめとした記号を用いてタスクを箇条書きにして記録していきます。
半年分の予定、1ヶ月の予定、1日の予定などとコンテンツを分けて、箇条書きに記録することで、思考を整理しながらタスクの計画を立てていきます。
箇条書きのため素早く記録ができ、手帳やノート1冊あれば管理ができるのが特徴です。手元に置いておくといつでも見返せるので、進捗状況の把握や早期の課題解決など、タスク管理がスムーズに行えるでしょう。
バレットジャーナルの表記方法
バレットジャーナルでは「・」の他、KEYと呼ばれる次のような記号を用いて表記をします。
「・」：タスク（すぐに実行できるToDoなど）
「－」：メモ書き
「〇」：イベント（商談などの大事な予定）
「＊」：重要（とくに重要なイベントなど）
「！」：アイデア（思いついたこと）
「×」：終了したタスク
「＞」：次の日などに移動したタスク
「＜」：未来の予定（いつかやるべきこと）
一般的には、上記のKEYを用いますが、自分でKEYを決めて設定しても構いません。
バレットジャーナルのコンテンツ
バレットジャーナルには下図のように、4つの基本のコンテンツがあります。1つずつ見ていきましょう。
INDEX
目次のことです。どのページに何が書いてあるかがわかるように記載しましょう。付箋などで該当ページがわかるようにするのもおすすめです。
Future Log
半年〜1年分の大まかなスケジュールやイベント、目標などを記載して流れを把握します。年間カレンダーのような役割です。
Monthly Log
1ヶ月の予定を書き込み管理します。月末に翌月の月間カレンダーを作成すると良いでしょう。当月にできなかったこと、翌月にやるべきことなどを記載します。
Daily Log
1日の予定やタスクを、KEYを用いて箇条書きに書き出していきます。Daily LogはToDoリストとしての機能も備えています。
4つのコンテンツの他、1週間の予定やタスクをまとめるためにWeekly Logを作成しても良いでしょう。
バレットジャーナルを継続的に活用するコツ
バレットジャーナルは、書き出すことで思考の整理ができ、タスクの課題を意識しながら進めたり抜け漏れを防げたりなど、効果の高い手法です。一度始めたら、ぜひ継続的な活用をおすすめします。
そこで、継続的に活用を続けるためのコツを3つお伝えします。
お気に入りの文房具を使う
バレットジャーナルで使うノートやペンは、見た目や使い心地など、気に入ったものを使いましょう。気分の上がる文房具が手元にあると、モチベーションもアップするでしょう。
シンプルなレイアウトから始める
最初から張り切って凝ったレイアウトにすると、次第に継続が難しくなってしまいます。まずはシンプルなレイアウトから始めましょう。
対応時間を決めておく
例えば、始業時や終業時などというように、バレットジャーナルを作成する時間を決めて、習慣化できるようにしましょう。
ノートでタスク管理するメリット
ノートを使ったタスク管理では、どのようなメリットが得られるでしょうか。ここでは３つ紹介します。
手軽に始められる
ノートでタスク管理をする一番のメリットは、ペンとノートがあれば始められる手軽さでしょう。ノートも特別なものではなくても、普通のノートで十分です。
スケジュールとタスクが1冊で管理できる
特にバレットジャーナルを活用した場合などは、スケジュールとタスク管理を1冊のノートでまとめられます。確認の手間が削減でき、タスクの進行状況を視覚的に捉えることができるでしょう。
記憶に残りやすい
手書きをすることは脳の活性化を促進するといわれています。手書きでノートにタスクを書き込むことで、思考の整理や記憶の定着が進むでしょう。
ノートでタスク管理するデメリット
一方、ノートでタスク管理をするデメリットもあります。
共有ができない
チームなどでプロジェクトを進行する場合など、ノートでタスク管理をしていると、メンバーでの共有が難しいでしょう。また常に持ち歩く必要があるので、営業などのビジネスには向いていないかもしれません。
定型タスクの記入が手間
毎日、もしくは毎週、毎月など定例で行われるタスクの記入も、デジタルツールのようにコピー＆ペーストや一括入力などができません。全て手書きで書き込まなければならないので、手間がかかります。
タスクを探すのが難しい
目次を作成したり付箋を用いてわかりやすく工夫したりしても、デジタルツールのように検索機能がないので、該当のタスクを探すのに時間がかかってしまうことがあるでしょう。
仕事のタスク管理にはタスク管理ツールもおすすめ
ノートでタスク管理するデメリットを克服するには、タスク管理ツールの活用も視野に入れると良いでしょう。タスク管理ツールはさまざまなものがあり、それぞれ特徴も異なるので、自身の環境にあったツールを選ぶことがポイントです。
特に、個人での仕事用のタスク管理やチームでのタスク管理は、ノートよりもタスク管理ツールの方が向いている場合も多いです。無料で利用できるタスク管理ツールもあるので、検討してみるのも良いでしょう。
▶️参考記事｜【2023年版】タスク管理・To Do管理ツールのおすすめ15選！導入のポイントも紹介
【2023年版】無料のタスク管理ツールおすすめ13選 | 個人・チーム向けを分けて紹介
まとめ
デジタルツールが溢れている現代だからこそ、あえてノートでのタスク管理をすることで思考の整理が促進し、仕事の成果に良い影響を与えるかもしれません。手書きの良さを再発見できる可能性もあるでしょう。
一方で、共有の難しさや検索ができないなど、デジタルツールでは簡単に行えることが、時間を要してしまったり煩雑になったりすることもあります。
仕事とプライベート、個人とチームなど、管理する内容の特性に合わせてノートとデジタルツールを使い分けるなど、それぞれのメリットを活かしたタスク管理で、効率的な管理を成功させましょう。
