今更聞けない、「プロジェクトとは？」という疑問を解消する本稿。プロジェクトの基礎知識や成功するためのポイント、失敗する要因をまとめてみました。
プロジェクト管理をこれからはじめる人、もっとスキルアップしたい人問わず、プロジェクト管理を行うマネージャーはぜひ参考にしてください。
プロジェクトとは？
プロジェクトとは、目標・目的を達成するために組織されるチームやその業務のことをいいます目標・目的の規模は問いません。
いずれも人の手によって遂行されるものであり、ほとんどの場合はチームで取り組みます。チームを構成するメンバーは社内に限らず、他社と協業するケースも多くあるでしょう。
またスタート地点とゴール地点が必ず設けられており、ゴール地点までの期限が定められています。
まずは基礎知識として、それぞれ似た意味で使用される言葉について考えてみましょう。
タスクとの違い
タスクとは、最小単位の課題や作業を指し、一般的に「やるべき仕事」という意味で使用されます。もう少し具体的にいうなら、一定の期間内に遂行すべき「業務」や「作業」がタスクです。
プロジェクトを遂行する中でも頻繁に用いられ、「タスク管理」「タスクリスト」「マルチタスク」など、関連する用語も多くあります。
プロジェクトは複数のタスクの積み重ねでできていて、一つひとつのタスクを完了させることで、大きな目標であるプロジェクトが達成できるのです。
例えば「棚の陳列を変えて売り上げをアップさせる」というプロジェクトの場合、「棚の掃除」「売れ筋商品のピックアップ」「ポップの作成」「棚の照明を変える」などがタスクにあたります。
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プロダクトとの違い
プロダクトとは、「製品」「製作物」を意味する言葉です。本来は「工場で生産された商品」を指す言葉でしたが、ビジネスシーンではさまざまな生産物や製作物を含むニュアンスで用いられています。
プロダクトは有形・無形を問いません。例えば、ソフトウェアやデータなど、形のないものもプロダクトと呼びます。また、それに付随するサービスを含めることもあります。
プロジェクトマネジメントとの違い
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの進捗を管理することをいい、プロジェクトを構築する要素のひとつです。「プロジェクトをスムーズに進めるための管理」という意味合いを持ち、人材やコスト、スケジュールなどの複数の要素を総合的にマネジメントする必要があります。
プロジェクトマネジメントを行う人をプロジェクトマネージャー（PM）と呼ぶことが多く、その業務は多岐に渡ります。プロジェクトの達成期限から逆算して進行計画を立て、目標・目的の達成に向けた数々のタスクが計画通りに遂行されているかの確認を行うなど、さまざまな視点を持つ必要があります。
プロジェクトを成功させるための5つのポイント
プロジェクトを進めるからには成功させねばなりません。プロジェクトを成功させるために、必ずおさえておきたいポイントを5つに分けて解説しましょう。
ゴール・目標・目的を明確にする
ゴールとなる目標や目的を明確にすることは、プロジェクトを成功させるために欠かすことのできないポイントです。
プロジェクトには社内・社外問わずたくさんの人が、さまざまなタスクにおいて関わりを持ちます。全関係者の全タスクに事細かな指示出しをすることは難しいでしょう。例えできたとしても、効率が良いとはいえません。
ゴールや目標、目的が明確で、共通認識として持ち合わせていれば、メンバー全員が適切な判断が可能になり、管理コストも低くなるでしょう。
プロジェクトマネジメントを行う
適切な進捗管理も、プロジェクトの成功に大きく影響を与えるポイントです。この進捗管理をプロジェクトにおいては「プロジェクトマネジメント」と呼びます。
ほとんどの場合、プロジェクトマネジメントはプロジェクトマネージャーが行います。
プロジェクトを達成するためには、チームメンバー同士の協力が必要です。プロジェクトマネジメントを行い、メンバーが業務を進めやすいよう環境を整えます。
また、プロジェクトマネジメントを行う際は、常に現状を把握しゴールまでの道のりを正確に予測します。その過程にあるリスクや課題を先回りして見つけ出し、解決策を考えることも、プロジェクトを成功させるプロジェクトマネジメントなのです。
プロジェクトチームへの帰属意識・責任感を高める
プロジェクトを進めるチームには、強固なチームワークも求められます。そのためにも、チームへの帰属意識や責任感を高め、一体感のあるチームを構築することが必要です。
プロジェクトチームの人数が多いほど、メンバーの当事者意識は薄くなるといわれています。メンバーそれぞれがどれだけ帰属意識や責任感を持てるかは、やりがいや達成感に左右されるでしょう。
プロジェクトを通じて感じる成長実感や、クライアントなどの関係者からの感謝、自身の業務への評価から、やりがいや達成感を得られるようなプロジェクトチームを築いていくことがポイントです。
ゆとりを持ったスケジュール管理を行う
前述した通り、プロジェクトには期限があります。遅れることがないように、あらかじめスケジュール設定をし、プロジェクトをスタートさせることになるでしょう。その際重要なのが、ゆとりを持ったスケジュール管理です。
規模の大きなプロジェクトであればなおさら、不測の事態が起こることもあります。トラブルなどのイレギュラーな事態が起きたとしても、最終的な納期に遅れないようにフェーズごとにバッファを持たせておきましょう。
事前にリスクを把握し予防する
プロジェクトにはリスクがつきもの。事前にリスクを把握しておき、予防策を練っておくことでプロジェクトの成功率はアップします。
例えば、タスク完了の遅れ、メンバーの離脱、突然の仕様変更など、フェーズを問わず起こりうるでしょう。
これらの問題が起こる前から予防策を考えておいたり、仮に発生したとしても最小限の影響で済むように対策をしておいたりしましょう。
プロジェクトが失敗する3つの要因
逆に、どのようなことがプロジェクト失敗のきっかけになるのでしょう。リスクとして把握しておくためにも、失敗の要因になりうる3つの例を挙げてみましょう。
プロジェクトの目標・目的が明確になっていない
プロジェクトの目標や目的が明確に定まっていないと、途中で向かう方向にズレが生じるケースがあります。また、人によって指示が異なってしまい、チームに迷いがでてしまうこともあるでしょう。
メンバーが自分で判断を行うことも難しく、いちいちプロジェクトマネージャーに判断を仰ぐようになって、余計な管理コストがかかってしまいます。
目標や目的は必ず明確に設定し、メンバーが度々目にすることができる場所に掲げておきましょう。
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プロジェクトチームのコミュニケーション不足
複数のメンバーが関わるプロジェクトならなおさら、コミュニケーション不足がプロジェクトの失敗を引き起こします。
コミュニケーションが不足しているプロジェクトチームは、メンバー間の報告や連絡、相談が十分でないため、スケジュールに遅れが生じたり、成果物のクオリティが下がったりする恐れがあります。
また、ミスやトラブルなどの悪い報告があった時も、コミュニケーション不足のチームの場合、言い出しにくさから報告が遅れることもあるでしょう。チームに一体感がないケースも多く、ミスやトラブルを責め、ギスギスしだすことさえあるかもしれません。
プロジェクトチームのメンバーが情報共有できる場や、適度な雑談の機会を定期的に設けて、コミュニケーションを促しましょう。
スケジュールがタイトすぎて現実味がない
プロジェクトには、クライアントの無茶な要望によって、かなりタイトなスケジュールになってしまうケースがあります。すると、スケジュールを優先することに躍起になり、品質が二の次になってしまいます。
また、明らかに無理のあるタイトなスケジュールは現実味がないため、やる前から諦めてしまったり、チームに焦りが生まれたりし、モチベーション低下を引き起こすこともあるでしょう。
必ず、実現可能性のあるスケジュールを組みましょう。現実的で実現可能性があるかは、実際に業務を行うメンバーにヒアリングを行うといいでしょう。
プロジェクトマネージャーが不在
プロジェクトマネージャーをおかないチームは、プロジェクトが失敗に終わる傾向にあります。プロジェクトを進めるには規模に応じて複数の管理者が必要なのです。
仮にプロジェクトマネージャーが不在だった場合、ヒト・モノ・コストの管理ができず、役割や責任の所在が曖昧になります。指揮系統の乱れから、スケジュールや品質を維持することは難しく、チームに混乱を招くこともあるでしょう。
チームを牽引できる能力を持ったプロジェクトマネージャーをアサインし、プロジェクト管理を行い、プロジェクトの失敗を防ぐことが重要なのです。
プロジェクトの管理方法
プロジェクト管理には、進捗状況が一元管理できるツールを使用するといいでしょう。例えば、エクセルやスプレッドシートを使って、タスク管理やスケジュール管理ができる表を作成するのもひとつの方法です。
しかし、ゼロから管理用の表を作るのは簡単なことではありません。そこで、おすすめしたいのがプロジェクト管理ツールの導入です。
近年、多種多様なプロジェクト管理ツールが開発されていますが、タスク管理に特化したツールやコミュニケーションが取りやすいツール、プロジェクト全体を管理できるツールなど、プロジェクト管理ツールによってさまざまな特徴があります。
どのような機能があれば効率良く的確な進行管理ができるかを明確にし、プロジェクト管理ツールを選びましょう。
TeamHackerでは、これまでもさまざまな観点でプロジェクト管理の方法を解説しています。おすすめの関連記事をピックアップしたので、あわせてご覧ください。
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プロジェクト管理の「基本のキ」を知るためには、こちらの記事をおすすめします。プロジェクト管理のやり方を4つのステップに分けて解説しています。
また、プロジェクト管理の代表的な手法や成功させるポイントについても詳しく説明しています。
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プロジェクト管理ツールについて詳しく解説しているのがこの記事です。プロジェクト管理ツールを導入するか迷っている人は、ぜひ読んでみるといいでしょう。
プロジェクト管理ツールを導入するメリットにふれ、プロジェクト管理ツールを選ぶ時に重視したいポイントも説明しています。
【プロジェクト管理ツールおすすめ20選】の章では、具体名を挙げて各プロジェクト管理ツールの特徴や機能をまとめています。ツール選びに迷っている時にもこの記事がおすすめです。
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プロジェクトマネジメントにおすすめの本18選｜初心者から経験者向けまで
プロジェクト管理を学ぶ方法はさまざまで、講演会なども頻繁に開催されています。この記事では、プロジェクト管理について学びたい人におすすめの本を18冊紹介しています。
プロジェクト管理初心者向けはもちろん、スキルアップしたい経験者向けの本まで幅広くチョイスしているので、インプットが必要なすべての人におすすめです。
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フレームワークを活用し、プロジェクト管理を簡単に行う方法。初心者プロジェクトマネージャー必見！
最後に紹介するのは、フレームワークを活用したプロジェクト管理の方法について解説している記事です。
PMBOKやCCPM、PPMなど、フレームワークには必要な項目が組み込まれ、パターン化されているので、ムダや漏れのない効率的なプロジェクト管理ができるようになるはずです。
まとめ
プロジェクトを成功させるためには、きめ細やかな管理が必要です。特にリモートワークやアウトソーシングが活発になった昨今では、離れた場所にいるプロジェクトメンバー同士の連携が求められることもしばしば。そこで今後ますます重要になるのが、プロジェクト管理だといえるでしょう。
複雑化することが予想されるプロジェクト管理には、プロジェクト管理ツールが必要不可欠といっても過言ではありません。無料で試せるツールがたくさんあるので、気軽に試してみるといいでしょう。
