世の中にはさまざまなイベントがあります。人と人が出会う機会を提供する「交流会」は、無数にあるイベントの中でもスタンダードなものです。しかし、交流会はたくさんあるのに自分の求めているものが見つからない。あるいは、スケジュールが合わず参加できない。そんな歯がゆい思いをしている人も多いでしょう。そのような方に筆者は、自分で交流会を開くことをお勧めします。実際に、筆者も交流会を定期的に主催しており、そのメリットを度々、実感しています。
本記事では、交流会を開いてみるとどのような良いことがあるのか、交流会はどのように開催すれば良いのか、具体的にご紹介します。
「交流会」を主催するメリット
まずは、「交流会」を自分で開催するメリットをご紹介します。
出席率100%を実現できる
企業に勤めている社会人が交流会になかなか参加できない理由としてもっとも大きいのが、「スケジュールが合わない」ということでしょう。予定では参加できるはずなのに、思わぬ仕事が入り残業…そんな苦い経験をしたこと、ありませんか。
そこで、発想を変えてみましょう。自分がスケジュールに合わせるのではなく、自分でスケジュールを決めてしまうのです。まず、手帳を開いて「ここなら確実に参加できる」という時間がわかれば、それに合わせて交流会の日時を決めるのです。こうすれば、「出席率は100%」です。
よく考えれば当たり前の発想ですが、なかなか行動に移す人はいません。筆者は、2019年1月から交流会を主催しています。ここまで何回か交流会を開いていますが、もちろん出席率は100%です。
自分の目的に合う交流の仕方を設定できる
交流会に参加してみて、思っていたように人とコミュニケーションすることができなかったと落胆することはよくあることです。理由は、さまざまです。例えば、「１対１でじっくり話をすることができない」「参加している人たちが想像と違う」「堅苦しい雰囲気で気まずい思いをした」などです。
自分が一番満足できる交流会がなければ、自分で交流会を開くことで目的に合ったコミュニケーションを実現することができます。交流の仕方を左右する要素は、3つあります。「①人」「②場所」「③規模」です。
①人は、目的に合わせて交流したい層の人たちを集めることが重要です。仕事につながるような出会いを期待しているなら、顧客になるような人を集めましょう。仕事の悩みを解決しようとしているなら同業者を集めましょう。新しい刺激を求めているのなら、さまざまな業種の人たちを集めましょう。このように、どのような人を集めるかはとても大事なことです。
②場所は、交流会の雰囲気に影響があります。フォーマルな雰囲気を求めているのなら、フォーマルな場所を。カジュアルな雰囲気を求めているのなら、カジュアルな場を。場所選びは簡単に思えますが、実はなかなか奥が深いです。失敗をしたくなければ、場所は実際に足を運んで下見をするといいでしょう。筆者は、初めはカフェを利用していましたが、途中で追い出されたことがあり、有料のスペースを利用するようにしました。
③規模は、交流会を主催する上でとても重要な要素です。小規模なら、参加者全員とじっくり会話することができるでしょう。大規模なら、たくさんの参加者と気さくなおしゃべりができます。自分が交流会に何を求めているかによって、交流会の規模を考えましょう。当然、規模が大きければそれだけ準備が大掛かりになります。慎重に検討しましょう。
参加者全員とつながりを持つことができる
せっかく交流会に参加するのなら、参加者全員と接点を持ちたいと考えるのが自然でしょう。しかし、現実的にそれを叶えることは難しいです。限りある時間の中で、接することができる人数は知れているからです。
ただ、参加者全員とつながることは難しいと述べましたが、交流会の主催者であれば話は別です。参加人数にもよりますが、交流会を自分で開けば参加者全員とコンタクトをとることができるからです。もし、直接会場で会うことができなくても、連絡先も把握しているため、オンラインで接点を持つことが可能です。もちろん、こちらからつながりを作る姿勢は重要ですが、主催者であれば黙っていても参加者の方から挨拶をもらえる機会も多いです。
筆者もこれまで開催した交流会の参加者すべての方とつながりを持つことができました。これは、主催者の特権と言ってもいいと思います。
人を巻き込む力を養える
交流会に参加して、さまざまな人とコミュニケーションをとることはかけがいのない経験です。普段、接することができない人との会話は、良い刺激になり自分の成長へとつなげることができます。しかしながら、交流会を「主催する経験」は、参加するだけでは決して得られない貴重なスキルを磨くことができます。それは、「人を巻き込む力」です。
人を巻き込む力は、さまざまなスキルの総合格闘技です。リーダーシップ、行動力・実行力、コミュニケーション、企画力・発想力、プランニング…など。交流会を主催することで、これらのスキルを磨きあげて自分を一歩先の世界へ推し進めてくれます。
交流会を開催する流れ
ここまで、交流会を自分で開くメリットをお伝えしました。文章を読んで早速、交流会を主催してみたいという人もいるのではないでしょうか？ しかし肝心の、交流会をどうやって開催するのかについては、まだ説明していません。では、筆者が交流会の主催者となり得た経験を基に、具体的に解説しようと思います。
テーマと段取りを決める
一番最初にすることは、交流会のテーマと段取り(内容)を決めることです。一例として、2つの軸を基に考えてみましょう。ここでは軸として、「交流(人数)」と「作業(成果)」を挙げます。すると4つのパターンが考えられます。
① ハッカソン型：交流が「多い」かつ作業が「多い」
ハッカソン型は、プログラマやエンジニアに馴染みのあるイベントです。ハッカソンの概要は、決められた時間内にチームごとに分かれて成果物(プログラム・アプリケーションなど)を作り、参加者の前でプレゼンテーションをするイベントです。交流会というよりもワークショップに近いイメージです。
② パーティー型：交流が「多い」かつ作業が「少ない」
ほとんどの交流会は、パーティー型に分類されるでしょう。パーティー型では、参加者同士が交流を深めることが目的です。規模によって内容は異なりますが、一番馴染みがありニーズがあるため、人を集めることも比較的容易です。
③ もくもく会型：交流が「少ない」かつ作業が「多い」
もくもく会は、あるテーマを基に人が集まって、参加者がそれぞれ自分の作業を進める一風変わった交流会です。どのようなふるまいをするか自由度が高く、参加者同士が質問・助言をし合ったり、情報交換が行われます。もくもく会は、一般的に規模は小さめで参加者同士が密度の高いコミュニケーションをとることができます。
④ セミナー型：交流が「少ない」かつ作業が「少ない」
セミナー型は、ご存知の通りある分野の知識・経験豊富な講師が参加者にプレゼンテーションをすることで、有益な情報を伝えることが目的です。形式は多少の差はあれど、参加者同士が交流することは少なく、講師の言うことを一方向的にインプットします。セミナー型の満足度は、講師の能力にほぼ依存するので、どの講師を選ぶのか、真剣に検討する必要があります。参加者からお金を集めることも多いため、セミナーを主催するなら責任感を持って臨む必要があります。
会場と日時を決める
交流会を開くなら、日時と会場を決めなければなりません。
日時は、想定参加者の事情を考慮することが大事です。例えば、ビジネスマンをターゲットにするなら平日の昼に集まることは難しいでしょう。また、自分がほぼ確実に参加できる日時にすることを忘れないでください。
会場は、交流会の目的と規模に合わせておさえましょう。筆者がよく利用するのは、スペースマーケットというサービスです。さまざまな会場をわかりやすい操作で確保することができるため、大変便利です。
イベントページを作る
交流会のWebページを作るため、プラットフォームを決めましょう。
筆者の経験だと、次の3つのサービスが有力です。
これらサービスにはそれぞれ特徴があるので、交流会のテーマに沿ったものを利用しましょう。
人を集める
交流会を開くための最大の障壁、それはズバリ「集客」です。
交流会のWebページを作っただけでは、なかなか参加してくれる人は現れません。広告を出すという選択肢もありますが、費用は極力おさえたいですよね。そのため、筆者の経験から2つの効果的な集客方法を紹介します。
- 一人ひとり、SNSでメッセージを送る
- 他の交流会で話した人を誘う
重要なことは、「一対一」のコミュニケーションです。例えば、「数打てば当たるタイプの万人向けメッセージ」と「自分に合わせてカスタマイズしてある個別のメッセージ」を考えてください。どちらのメッセージが良いと思いますか？ 明らかに後者ですよね。さらに、他の交流会で実際に対面している人をお誘いすることはとても効果的です。
交流会を実施する
いよいよ交流会を実施するところまできました。段取りは、それぞれの交流会によってさまざまですので、ここでは、当日に行なうべきことを簡単に紹介します。
- 十分な余裕を持ち会場入りする
- 机や椅子、ケータリングを確認する
- 来る道に迷った参加者に対応する
- 交流会を時間通りに進行する
- お礼と連絡事項を述べ、会を閉める
主催者は、さまざまな状況に対応しなくてはなりません。しかし、一人だけではこなすことができないこともあるでしょう。そのような時は、参加者の協力を求めたり、知り合いの参加者に運営を手伝ってもらうことも大事です。
アフターフォロー
交流会を実施した後、参加してくれた人にアフターフォローをすると良いです。お礼の言葉や当日の全体写真を共有すると丁寧でしょう。ちなみに筆者はライターなため、交流会のイベントレポートを書いて参加者に共有しています。
それと、もし交流会の参加者と継続的な関係を築きたいのなら、オンラインのグループを作ることをお勧めします。ただ、参加者の意思を尊重して無理強いしないように注意しましょう。筆者は、これまでの交流会の参加者をSlackのグループにお誘いして、オンライン上で交流を続けており、一つのコミュニティになっています。
まとめ：交流会を自分で開催する
本記事では、筆者の経験を基に交流会を主催するメリットと手順を具体的にお伝えしました。
主催者には、難しい局面もあります。続けるのが辛くなった時もありました。しかし、そこで出会った人たちとの関係はかけがえなく大切なものです。ぜひ、一度チャレンジしてみてはいかがでしょうか？
