私たちの日常には、タスクを使ったビジネス用語や混同しがちなタスクの類語が溢れています。それらの用語を当たり前のように使っていますが、その意味を正しく理解していますか？
今回は、「タスク」やその類語、関連する用語の意味や使い方を詳しく説明します。タスク管理やプロジェクト管理に活かしたい人、基本から見直しを行いたい人は、今回紹介する用語をきちんと理解し、毎日の業務に取り入れていきましょう。
タスクの意味・定義
英語のtaskを語源とする「タスク」は、主に「やるべき仕事」を意味し、使われることがよくあります。タスクに関連する用語として「タスク管理」「タスクフォース」などといった言葉も、ビジネスシーンでは飛び交っているのではないでしょうか。
ただし、職業、役職という広く業務全般を指して使われる「仕事」とタスクは異なるニュアンスをもっています。タスクは、仕事や業務を構成するための最小単位である「やるべき作業」を意味します。
タスクとプロジェクトの違い
タスクと混同しがちな用語に「プロジェクト」があります。プロジェクトもまた「やるべき仕事」ではありますが、目標を達成するための計画全般を意味します。プロジェクトを成功させるためには、多くのやるべきことがあり、それらがタスクです。
タスクとプロジェクトの関係を、「新商品開発〜発売までのプロジェクト」を例に見てみましょう。
このプロジェクトは大きく以下の4つのタスクに大別されます。
タスクA：商品開発
タスクB：価格設定
タスクC：制作
タスクD：広報
タスクA〜タスクDは、下図のようにさらに細分化されたタスクに分けられます。
プロジェクトに必要な多くのタスクを完了することで、プロジェクトを達成に導くことができるのです。
タスクとスケジュールの違い
タスクもスケジュールも、タスク管理・スケジュール管理と管理を行いますが、タスク管理は細分化された「やるべき仕事」を把握することで、スケジュール管理はタスクを時系列に並べて着手の状況を管理することです。
プロジェクトに必要なタスクを書き出したら、所要時間を見積もったり優先順位を決定したりすることで、スケジュールを作成することができます。プロジェクトを納期までに仕上げるために、タスクをスケジュール管理することが重要です。
タスクという言葉を使用する2つのシーン
「タスク」には、「やるべき仕事」以外にも使われ方があります。片方はビジネスシーンで使われるタスク（やるべき仕事）、もう一方はコンピューター用語として使われるタスクです。それぞれの使われ方を比較してみましょう。
ビジネスシーンでの使われ方
ビジネスシーンで「タスク」というと、決められた期間内に遂行すべき「業務・作業・職務」を意味します。
一般的に、「会議用資料の作成」というような大枠の業務ではなく、「参考資料のリサーチ」「パワーポイントにまとめる」「印刷」など、業務全体を小さな単位に分けた作業を指して使われています。
一人ひとりが受け持つ作業の最小単位として「タスク」という言葉が使われているのです。
・タスクをたくさん抱えているので優先順位をつけて整理しよう。
・タスクは山ほどあるので分担しよう！
・今進めているタスクが終わらないと、次のタスクに着手できません。
というように、ビジネスシーンでは日常的に使われている言葉です。
コンピューター用語としての使われ方
タスクは「コンピューターが処理するプログラムの最小単位」という意味も持っています。「アプリケーション」も同様の意味合いで使われています。
例えばパソコンで表を作る場合、表作成ソフトの動作がタスクです。
・タスクバーから選択する。
・タスクマネジャーを起動してアプリを強制終了させる。
・マルチタスクに対応しているスマートフォン。
など、知識のない人には難しい言葉に感じるかもしれませんが、普段何気なく行っている動作を文字にすると「タスク」という言葉が使われているのです。
タスクを使った用語（ビジネスシーン）
ビジネスシーンでは、さまざまなタスクに関連する用語があります。用語の意味を改めて考えてみましょう。
タスク管理
タスク管理は各々が担当するタスクの優先順位や納期、進捗状況などを管理することを指します。タスクの対応漏れや遅延などのトラブルを防ぎ、業務の効率化や利益の最大化を図ることを目的としています。
個人・チーム問わずタスク管理を行うことができ、その手段もアナログ・デジタルとさまざまです。
一般的には、作業の細分化を行い、優先順位や期限を設定してタスク化し、その進行を管理するのがタスク管理です。チームで行う場合は、さらにタスクごとに担当を決めて管理をします。
タスクチーム
課題解決や緊急の業務の対応を目的とし、臨時で組織された集まりを「タスクチーム」と呼びます。
通常のチームと異なる点は、特定の目標や目的のために組織される特別なチームであるということで、基本的に活動期間が決められています。
タスクフォース
「タスクチーム」と似た意味で使われる用語に「タスクフォース」があります。
元来「タスクフォース」は「機動部隊」を意味する軍事用語です。軍事用語を語源としていることからもわかるように、ビジネスシーンで使われる「タスクフォース」は、緊急性の高い問題に対して、短期的に取り組む精鋭チームであることがほとんどです。
そのため、「タスクフォース」には、より会社にとって緊急性や重要性の高い課題が与えられます。
マルチタスク
「マルチタスク」とは、複数の作業を同時進行すること、もしくは短期的に作業を切り替えながら並行して作業することを言います。
例えば、
・ミーティングに参加し、話を聞きながら議事録を作成する。
・電話をしながらメールチェックする。
などがマルチタスクにあたります。
スマートフォンの普及で複数のデバイスを使い分けるようになり、何気なくマルチタスクが行われることが多くなったのではないでしょうか。
マルチタスクには、複数のタスクが同時進行でき作業効率がアップするというメリットと、注意力が欠如しがちだったり頻繁に頭の切り替えが必要だったりするというデメリットがあります。
1つのタスクに集中して作業をする「シングルタスク」との使い分けが求められています。
タスクを使った用語（コンピューター用語）
コンピューター用語でもさまざまな「タスク」を使った用語があります。IT化が進む昨今では身近な言葉となりつつあり、使用されるシーンも増えているのではないでしょうか。
パソコンやスマホでの作業ではたびたび使われる言葉なので、意味も含めしっかり覚えておきましょう。
タスクマネジャー
「タスクマネジャー」とは、起動中のアプリやプログラムを管理する機能のことを言います。
スマートフォンの動作が重くなった時には、「タスクマネージャーから不要なアプリを終了させる」という方法を実行した人は少なくないはずです。
windowsのパソコンの場合、タスクバーにカーソルを当てて右クリックし「タスクマネジャー」を選択すると確認ができます。
パソコンの動きが悪くなった時には「タスクマネジャー」を開き、「アプリケーション」というタブに表示される現在起動中のタスクを確認しましょう。不要タスクがあれば選択し、強制終了が可能です。
▶︎タスクマネジャーの表示方法
スマホでのタスク
スマホを使用する上で、「タスク」とは起動中のアプリのことを指します。
複数のアプリを起動させて、切り替えることを「タスク切り替え（画面切り替え）」、複数のタスクを同時に実行できるシステムを「マルチタスク」というように、さまざまな動作で「タスク」という言葉が使われています。
スマホの動きを軽くし、バッテリーの消費を抑えるために、使っていないアプリを終了させる動作は「タスクの削除」と呼ばれています。
タスクスケジューラ
「タスクスケジューラ」は、windowsに搭載されているツールです。ルーティン化された作業に便利な自動化ツールで、定期的に処理が必要な作業に役に立ちます。
windows内のアプリ「タスクスケジューラ」を起動して「基本タスクの作成」から設定を行いましょう。
定期的にバックアップを取りたい、ウイルスチェックをしたいなど、決められた日時に決められた作業を繰り返し行うよう設定することで、業務の自動化ができます。
タスクと間違われやすい用語
続いて、タスクに似た意味を持っているため間違われやすい用語をまとめてみましょう。
Todo
「Todo（トゥードゥー）」は「やるべき仕事・作業」を意味するという点では、タスクと同義と捉えられがちです。
しかし、タスクとTodoは作業を完了すべき期限があるかないかという点で異なります。Todoは「いつか実行しなければならないが、具体的な期限は定められていない」作業のことを指します。
Todoは「やるべきことのリストアップ」というニュアンスであり、優先順位をつけて処理することは困難です。
タスクを書き出してリスト化したい時にはTodo、期限や優先順位をつけて作業をしたい時にはタスクと、使い分けて管理をすると良いでしょう。
▶︎Todoを使ったタスク管理 関連記事
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プロジェクト
「プロジェクト」とは、複数のタスクからなる大きな計画を意味します。基本的に複数のメンバーでチームを作り、目標や目的の遂行のために業務を行います。
作業の最小単位である「タスク」とは、関わる人数や規模という点で異なります。
プロジェクトとタスクの違いは「参加人数」と「規模」の違いです。タスクは基本的には1人で作業し、会議の資料作りなど細分化された仕事のことを指します。
例えば、「説明会の開催」というプロジェクトは
・日程を決める
・会場のリサーチ
・会場の予約
・資料の印刷
・参加人数の確認
などといったタスクが集まって成り立っています。
つまり、「プロジェクト」という大きな単位の中に、複数のタスクが内包されているのです。
スケジュール
日時が決まっている、もしくは期間が区切られた予定を「スケジュール」といいます。
例えば、2022年5月20日10時から開催される「説明会」は、特定の日時に実行されるため、スケジュールにあたります。一方、「説明会用のスーツを用意する」、「資料を読む」、「会場までの交通手段を調べる」などの作業は、日時が特定できないため、スケジュールではなくタスクです。
また、ほとんどの場合「スケジュール」は他者が関わっているケースが多いといえます。日時が決まっているため、カレンダーやスケジュール帳に書きこんで管理を行います。
タスク管理が必要な理由・メリット
仕事を効率的に進めるためには、タスクを洗い出し、優先順位や期限を考慮に入れて管理することが重要です。ここではタスク管理が必要な理由やそのメリットについてみていきましょう。
業務の全体像が把握できる
タスク管理を行い、業務を進めるために必要なタスクがわかると、業務の全体像が把握できます。「どこからとりかかるべきか」「次は何をすべきか」など悩む時間がなくなり、やるべきタスクに集中できます。
また、タスク管理を行わずにタスクと向き合っていると、ついつい簡単なタスクや取り組みやすいタスクばかりに手をつけてしまいがちですが、全体像が把握できると、今すべきタスクが明らかになり、取り組むことができます。
作業の抜け漏れを防げる
タスク管理をするためにあらかじめタスクの洗い出しを行うと、作業の抜けや漏れが防止できます。
対応すべきタスクを「未対応」「対応中」「対応完了」などのステータスに分けて管理をすることで、うっかり忘れを防止できるでしょう。また、タスクの対応期限がわかるようにしておくと、対応の遅れも回避できます。
進捗状況を可視化できる
進捗状況が把握できるのも、タスク管理のメリットの一つです。
タスクに取りかかる優先順位を決定し、管理を行うと、順調に進んでいるかどうかがひと目でわかります。遅延が発生している場合には、早期に対応策を講じることができるでしょう。
進捗状況を把握しながら仕事を進められると、達成感が得られモチベーションアップにもつながります。
業務の平準化の手助けになる
チームでプロジェクトを進めていると、特定のメンバーにタスクが集中し負荷がかかってしまう場合があります。
タスク管理を行うと、メンバーそれぞれの役割や作業内容を確認し適切にタスクを振り分けたり、タスクが片寄った場合には見直しを行ったり、業務の平準化を行う手助けになります。
チームワークの向上
タスク管理をプロジェクトメンバーで共有できるようにすることで、お互いの状況がわかります。進行が遅れているメンバーやタスクが集中しているメンバーがいたら、別のメンバーが応援にまわるなど、フォローし合う関係性が構築できるでしょう。
メンバー間で助け合うことでチームのコミュニケーションも円滑になり、チームワークが向上します。プロジェクトの進行もスムーズに進むようになるでしょう。
上手にタスクを管理するコツ・ポイント
メリットの多いタスク管理ですが、上手に管理するにはコツやポイントがあります。ここからは上手にタスク管理をするコツやポイントを解説します。
すべてのタスクを洗い出す
タスク管理はタスクをすべて洗い出すところから始まります。プロジェクトに必要だと思うタスクをすべて洗い出しましょう。
まずは順序や優先順位などは考えずに、思いついたものをすべて書き出していきます。頭の中で考えているタスクを書き出し、目に見えるようにすることで、抜けや漏れに気付くことができるだけでなく、頭の中の整理にも役立ちます。タスクを洗い出すことで、全体の作業量の把握もできるでしょう。
タスクを細分化する
タスクが抽象的になっていると、作業内容や作業量の把握が難しいので、細分化をします。1タスク1作業を目安に、タスクの作業内容を具体的にしていきます。
タスクの細分化にはWBSの手法が効果的です。WBSとは作業分解構成図といい、タスクを大きな粒度のタスクから次第に小さな粒度のタスクへ分解して構造化する手法です。
タスクを細分化すると、作業時間の見積もりやスケジュールの作成が容易になります。
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WBSとガントチャートを作るには？ それぞれの違いや作成のポイントを解説
タスクの種類を分類する
細分化したタスクは、種類ごとに分類をすると管理が上手くいきます。
・作業別
・優先度別
・担当者別
など、メンバーがわかりやすい分け方で分類をします。
タスクを分類すると、割り振りや進行状況の確認が容易に行えるので、プロジェクトの進行がスムーズになります。
タスクの優先順位をつける
前述の優先度別にタスクを分類するためには、タスクの優先順位づけが重要です。
タスクに優先順位をつけるには、「緊急度×重要度のマトリクス」を活用することをおすすめします。
「緊急度×重要度のマトリクス」は、タスクを以下の4つに分類します。
A：重要かつ緊急なタスク
B：緊急ではないが重要なタスク
C：重要ではないが緊急のタスク
D：重要でも緊急でもないタスク
A〜Dのタスクのうち、最も注意を払うのがBのタスクです。緊急性が低いため後回しにしがちなタスクですが、重要なタスクのため、Bのタスクにどれだけ労力をかけられるかがプロジェクト成否を左右する場合があります。意識的にBのタスクに注力できるようにしましょう。
▶️タスクの優先順位 関連記事
緊急度と重要度のマトリクス（時間管理のマトリックス）とは？ タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説
タスクに期限を設ける
タスクを漫然とこなしていても、タスク管理は上手くいきません。それぞれのタスクに期限を設定することも大切です。
タスクが細分化してあると、おおよその作業時間が見積もれるので参考にして、納期との兼ね合いから期限を設定します。ただし、ギリギリの期限を設定すると、担当者のプレッシャーになったり、急な変更依頼があった際の対応が困難になったりします。
期限の設定には余裕をもたせるようにしましょう。
タスク管理ツールの導入
タスク管理はプロジェクトの規模によっては複雑になり、管理が大変になることもあるでしょう。タスク管理を成功させるためには、タスク管理に割く手間が少ないことが理想です。
効率よく管理を進めるためには、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
タスク管理ツールは、チーム内で進捗状況の共有や管理が行えるので、ストレスなく管理ができます。
次章ではタスク管理におすすめのツールを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
タスクを管理するのにおすすめのツール
【タスクを使った用語】の章でお伝えした「タスク管理」は、ツールを用いることで効率や確実性をアップさせます。今回はアナログ、デジタルともに、タスク管理におすすめのツールを紹介します。
紙とペン
紙とペンを使ったタスク管理は、デジタルが得意ではない人やタスク管理を始めたばかりの人におすすめです。難しい操作や専用ツールの導入などもなく、誰もが普段からやっている「メモをとる」ことの延長のようにタスク管理ができます。
・タスクを書いた付箋を手帳やホワイトボード、カレンダーに貼り付けて管理する。
・ノートにタスクを書き出して管理する。
・スケジュール帳を使って管理する。
など、さまざまな方法が挙げられます。
▶︎紙とペンでのタスク管理 関連記事
「デジタルよりアナログ派？ 紙でタスク管理をする方法やメリット・デメリットとは」
Excel
デジタルツールなら、Excelの表を使ったタスク管理が可能です。Excelはパソコンやタブレットを使って仕事をする人にはなじみのあるツールなので、気軽に導入できるのではないでしょうか。
タスク管理用の表を作る際は、テンプレートを利用すると便利です。使いやすいようにカスタマイズができ、知識があれば数式を組み込んで、タスク管理を効率よく行うこともできます。
複数名でタスク管理をする場合はクラウドに入れるなどして、タスク管理表を共有しましょう。
▶︎Excelでのタスク管理 関連記事
「エクセルでのタスク管理の方法は？ おすすめのエクセルテンプレートやその他の便利なツールも紹介」
タスク管理ツール
デジタルツールの中でも、タスク管理ツールを導入すると、「複数名で進捗状況を共有できる」「リアルタイムな更新が可能」など、タスク管理が効率的に行えるでしょう。
タスク管理ツールにはさまざまな種類が提供されています。それぞれの特徴を理解し、自社にあったツール選びが大切です。今回は代表的な5つのツールを紹介します。
「【2023年版】タスク管理・To Do管理ツールのおすすめ15選！導入のポイントも紹介」では、今回紹介するツール以外にもおすすめのツールを紹介しています。ツール選びで悩んだら、比較検討の参考にしてください。
Jooto
4人まで無料で利用可能なJootoは、シンプルな操作性のタスク管理ツールです。
タスクの名称・期限・担当者・分類などを設定することで、簡単にタスクを登録できます。
緊急度や重要度の設定もでき、タスクの状況がひと目で確認できます。
カンバン方式のタスク管理で、全体像を視覚的に把握できるため共有がしやすいでしょう。タスクに期日が設定してあると、自動的にガントチャートを作成できます。
▶Jooto公式HP
Trello
ボード、リスト、カードを用いてシンプルにタスク管理ができるツールです。
カードにタスクの詳細を登録して、ボードでタスクを整理します。
テンプレートが豊富に用意されているので、チームに合ったものを選択してカスタマイズすれば、一から作成せずとも簡単にタスク管理が行えます。
無料で利用できるプランもあるので、まずは試してみるのもおすすめですが、有料版ではより高度な機能を使って管理することができます。
▶Trello公式HP
Backlog
Backlogのタスク管理はタスクを視覚的・直感的に把握できる、シンプルなUI/UXです。
タスクの担当者や進捗状況が可視化できるので、メンバー同士で把握しあい、協力しながら作業が進められます。
タスクの開始日と終了日を設定するとガントチャートも自動で作成ができます。
また、タスクの細分化も簡単に行え、親タスクと子タスクの関係性なども整理して管理ができます。
4つの料金プランがあり、どのプランも30日間の無料トライアルが用意されています。
▶Backlog公式HP
TeamHack
TeamHackはチーム向けのタスク管理ツールで、業務コミュニケーションのしやすさに特化しています。
最大の特徴はタスクごとにチャットでやりとりができることです。コミュニケーションツールとチャットを行ったり来たりという手間がかからず、フローがシンプルです。メンバーの作業状況も可視化され、誰が何をしているのか把握しやすいため、コミュニケーションが円滑に進みます。
また、ツリー型のタスク管理ツールのため、全体像の把握がしやすいだけでなく、複数案件の把握も容易です。
無料で始められるお試しプランの他、ビジネスプラン・フリーランスプランがあります。
▶TeamHack公式HP
Asana
毎日のタスク管理から仕事の全体像まで、仕事を整理し可視化できるタスク管理ツールです。複数のチームが絡むプロジェクトも一元管理し、全体像が可視化できるので、業務がスムーズに進行します。
タスクの管理方法は、カンバンやガントチャート、リストなどから管理しやすい方法での表示が可能。タスクを細分化してサブタスクとして表示したり、担当者を明確にしたりして、誰が何をいつまでにやるのかが、明確になります。
最大15人まで利用可能な無料プランの他、プレミアムプラン・ビジネスプランがあります。
▶Asana公式HP
※2023年6月時点の情報となります。ツールの詳細や最新情報は、各ツールのサイトにてご確認お願い致します。
まとめ
今や日常的に使用される「タスク」の意味や使われ方、類語との違いがクリアになったでしょうか。タスクの意味や使われ方を知ることで、タスク管理やスケジュール管理への理解もグッと深まります。
ここで紹介した用語を意味を理解した上で使用すれば、仕事での会話がよりスムーズになるはずです。IT化の進む現代、知らない言葉がますます増えていくかもしれません。積極的に理解を深め、ビジネスシーンに活かしていく姿勢が求められているのではないでしょうか。
