コミュニケーションを円滑にするためにプロジェクトマネージャーが 心がけていること6選

仕事で高パフォーマンスを出すために、コミュニケーション能力は必須といっていいぐらい重要だと考えます。なぜならコミュニケーション能力が高いと、他者と仕事を円滑に進めることができるからです。

にもかかわらず、コミュニケーションを学ぶ機会はあまり学校には用意されていないのではないでしょうか?

私はプロジェクトマネージャーとして、多くの関係者とコミュニケーションを取りながら

プロジェクトをゴールに導く必要があったため、コミュニケーション能力を鍛えることができました。

今回、私が他者とコミュニケーションを円滑にするために心がけている6つを紹介したいと思います。

1.相手と「気軽」に雑談ができる関係性を築く

相手と気軽に雑談ができることは、プロジェクトマネージャーにとって重要です。なぜなら、抱えている案件で大変なことをすぐに教えてくれたり、こちらからの質問についてもすぐ返してくれるからです。

また、たまに相手と発生しがちな、ちょっとしたニュアンスの捉え方によるトラブルもコミュニケーションがきちんと取れているのであれば、すぐに収めることができます。

私が関係性を築くためにオススメしているのは、相手が興味があることを中心に話題を振ることです。

たとえば、料理が趣味の人が私のプロジェクトメンバーのなかにいるのですが、

その人には「先週末は何を作ったんですか?」

と、相手の趣味に関することを話題にするようにしています。

人は自分の好きなことを質問されるとうれしいものです。必然的によくしゃべってくれるはずなので、相手の趣味に関心をもって、どんどん聞くようにしています。

2.言葉の選び方に注意する

コミュニケーション能力が高い人は、その場の言語選択が秀逸だと私は考えています。

たとえば、悩みがある人でも解決策を求めているのか、それともただ話を聞いて欲しいだけなのかによって、選ぶ言葉はかなり違ってくると思います。

私はメンバーひとりひとりと話す時間を設けて上記実践をすることでメンバーに悩みがあるときは、しっかり話を聞きながらどう対応することがベストかを判断します。

そのため、私はあまり自分中心の話をしません。「本人が何を望んでいるのか? 」ということを考えながら会話をするように注意しています。

そうすると、段々と本当に解決すべきことがわかってくるようになります。

本人との関係も円滑になり結果的にパフォーマンスもアップするようになりました。

また、逆に私が話す言葉にはなるべく否定的な言葉はあまり使わないようにして、他のメンバーの悪口・批判も言わないように心掛けています。

プロジェクトマネージャーが発する言葉は良くも悪くも伝播しやすいからです。

つまり、プロジェクトマネージャーは極端にマイナスな言葉を多用しないようにしましょう。

3.元気がある人よりも元気がない人に声をかける

プロジェクトマネージャーは、メンバーが活気をもって働いてくれることが一番大切なことであると認識しましょう。

元気がある人よりも何かに悩んでいる人や、振る舞いに元気がない人を目にしたときにはそっとみずから話しかけて、アドバイスできることがないかどうか、探ってみることをオススメします。

プロジェクトがうまくいかなくなると、メンバー同士やプロジェクトマネージャーの関係性も悪くなることが多いのです。

逆に、コミュニケーションが円滑であればプロジェクトの成功確率は高くなります。プロジェクトマネージャーであればこのことは認識すべきでしょう。

4.オープン・誠実・正直でいること

プロジェクトマネージャーが周りに期待することは、プロジェクトをゴールに導くことです。しかし、私はむしろオープン・誠実・正直の3つを大切にするようにしています。

オープンとは、誰であっても話しかけやすい、話やすい雰囲気を作っていること

誠実とは、誰であっても自分が話す内容が真摯であること

正直とは、誰であっても自分が話す内容に裏表がないようにすること

この3つを貫くことはときとして非常に難しいものですが、私はこの3つを貫いてよかったと感じた経験ががあります。

それはプロジェクトマネージャーがこの3つを大切にした振る舞いをずっとしていると、

一緒に働くメンバーもこれに追従するようになりました。

具体的には、私がプロジェクトマネージャーとして、プロジェクトの全体進捗や課題は誰にでも同じ情報を共有していると、それをもとにメンバーがプロジェクトを遂行するので

情報格差が起きないようになりました。

また、メンバーからの相談事案が優先度がプロジェクト遂行の観点から低くかったとしても

本人にとっては大事なので、真剣に耳を傾けて解決策を一緒に模索する姿勢はメンバーからの信頼を結果的に得ていたようです。

そして、マイナス情報は早めに共有することが逆に周りから解決策を提示してくれるようになり、プロジェクトオーナーも結果的に安心感を得てくれるようになりました。

この3つの大切にすることで、プロジェクトチーム全体のコミュニケーション能力はますますアップし、プロジェクトはより成功しやすくなります。

私の座右の銘のひとつに「正直が最大の戦略である」

という言葉があります。すなわち、正直であることが良い結果をもたらす最善の手段だということです。

5.相手が伝えたいことをきちんと理解し、きちんと応える

相手がある人に伝えたいことがあるものの、なかなか認識が合わない……という状況はときとしてあると思います。

そういったときに

「すみません。Aさんが言いたいことは、○○ということで合っていますか?」

といった具合に、相手が言ったセリフを大切に思い出しながら確認することは非常に重要です。

なぜなら、相手の発言だけではなく、相手の存在自体を丁重にもてなしていることにつながるからです。

コミュニケーションを取る際には、「相手が自分に伝えたいことは何か?」を常に考えた上できちんと理解しようとする姿勢を見せましょう。

6.自分の正しさのために戦わない。間違っていたらすぐに謝る

仕事をしている中では、意見の対立を避けられないことがあります。そのようなときに、自分の考えに固執していることがないでしょうか?

しかし、冷静になって考えてみましょう。プロジェクトマネージャーにとっては、プロジェクトが円滑に進むことがなにより重要で、対立を激化することは何らメリットがないことに気づくはずです。

私は自分に非があると思ったときには、誰であっても真っ先に自分から謝りにいきます。

それもチャットやメールを通してではなく、なるべく相手の席にまで赴いて謝ります。

このやり方を非生産的という方もいますが、私は人間が感情の動物であることを知っているので、無機質になりやすいチャットやメールよりも自分の表情を感じ取ってもらう対面で話す方が訴求力があると考えています。

プロジェクトマネージャーはときとして自分の意見を主張するシーンが必要なのかもしれません。しかし、私はプロジェクトマネジメントを経験した中で、一度もそのようなシーンがありませんでした。

7.まとめ

プロジェクトマネージャーは、相手とのコミュニケーションに細心の注意を払う必要があることをまずは認識すべきだと考えます。

私はたくさんのプロジェクトを経験してきましたが、コミュニケーションがよく取れているチームはプロジェクトの成功確率がかなりアップすると確信しています。

その次に、どうすればコミュニケーション能力が身につくのか?という点についてですが、それにはまず適切な言語選択や語彙力が必要だと考えています。

そのためには本を読んで自分なりに著者の主張を要約してみることがおすすめです。

国語の試験でも要約の問題がありますが、本で著者が伝えたいことを要約することは相手の言葉で伝えたいことを端的に理解することと同じであるはずです。ぜひ、相手の考えを理解してまとめるを習慣を身に着けてみてください。

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