チーム
2018.06.05

できるプロジェクトチームの作り方!役割分担を明確にしよう

一般的に、プロジェクトはプロジェクトマネージャーをトップに、指示を与えるプロジェクトリーダー、そしてその他のプロジェクトメンバーで構成されます。各メンバーがそれぞれの役割を全うするためには、いかにマネージャーやリーダーが適切なメンバーをアサインするのか、またチームの構成が重要です。
ひとつのプロジェクトが一過性のものであったとしても、優秀なプロジェクトチームを作った実績は貴重で、将来新しいプロジェクトを立ち上げるときの糧となるでしょう。ひいては出世への鍵ともいえます。

今回は、事例をもとに「できるプロジェクトチーム」の作り方と、その重要性を考察しました。

ITコンサル会社における“できるチーム”の事例

全国に支社や支店、工場を展開する大企業は、古くなったパソコンをリプレースすることを決断しました。コーポレート部門や製造部門、原料部門などさまざまな部門がリプレースの対象となり、合計4,000台を超える大規模なプロジェクトです。

このプロジェクトを成功させるために、大企業の本社組織であるIT部と調達部が中心となり、新しいコンピューターの調達から廃棄まで舵を取ることになりました。同時に、パソコンを新しくするだけではなく、IT知識の乏しい社員(エンドユーザー)が簡単にセットアップできるようなシステムの構築や、旧型から新型のパソコンにユーザーデータを簡単に移行できる便利なツールの導入の検討も任せられています。

大企業はこのプロジェクトをITコンサルティング会社に依頼し、それを受けたITコンサル会社は新しいプロジェクトチームを立ち上げました。

今回は、このITコンサル会社が立ち上げたプロジェクトチームの成功事例を紹介します。

1.プロジェクトチームができるまで

今回のプロジェクトでは、クライアント(大企業)がエンドユーザーへの負担や、システム移行の作業負荷をできるだけ軽減したいと考えているため、ITコンサル会社も作業負荷を減らせる手段の検討と提案が必要と考えました。

定例会でクライアントから正式に依頼を受けたITコンサル会社のマネージャーは、すぐにプロジェクトの構築を考えました。しかし、決して一人でプロジェクトを構想したわけではありません。

マネージャーはまず経験があり、信頼できる部下をプロジェクトリーダーに立て、その上でプロジェクトの進め方や体制をリーダーと二人で検討したのです。

2.プロジェクトのゴールと目的をはっきり決める

プロジェクトには始まりもあれば、必ず終わり(ゴール)もあります。この最終ゴールをどこに設定するのかによって、プロジェクトの方向性もかなり変わってくるのです。

この事例では、マネージャーとリーダーの二人はプロジェクトが目指すものや、目的達成のために積み上げていくべき課題を考えた上で、目指すゴールを設定しました。

今回は、新しいパソコンを導入する新しいパソコンベンダー(販売代理店)の参入が決まっているため、当然のことながら携わるステークホルダー(利害関係者)も変わってきます。そのため、これまでの調達スキームを一度見直す必要があると二人は考えました。また、オペレーティングシステム(OS)も変わるため、セットアップやリカバリ方法の見直しの必要性も考慮しています。

ハードウェア(機器調達)とソフトウェア(パソコン環境)。いずれにも変更点が多く、今の仕組みのままでは適用できない状態でした。しかし、このままにしていては、ユーザーのストレスが溜まってしまうので、何とか解決したいと考えたのです。

マネージャーとリーダーが考えた結果、全国のエンドユーザーがすべてのパソコンのリプレースを終え、一日でも早く新しいパソコン環境に慣れる状態を整えることを目標にし、ユーザビリティをゴールに設定することを決定しました。

3.チーム内の役割分担は明確に


マネージャーとリーダーの二人で立ち上げたプロジェクトですが、いくら優秀でも二人だけではプロジェクトは成立しませんし、ましてや無事ゴールに到達することはできません。目標を達成するには、最後までゴールに向かって走ってくれるプロジェクトメンバーの存在が必要不可欠です。
この事例では、プロジェクトメンバーが決まると、リーダー自身はほとんど作業に携わらず、メンバーにどんどん仕事を割り振りました。プロジェクト内部の定例会では、作業の進捗を常に把握し、トラブルが発生した場合にはすぐにマネージャーに報告。報告を受けたマネージャーは、プロジェクトオーナーであるクライアントのもとに赴き、調整を行いました。徹底した役割分担です。
プロジェクトリーダーはまさにプロジェクトの顔であり、作業ではなく、手足となるメンバーが動きやすいようにプロジェクト体制の管理に集中しました。

一方のマネージャーはプロジェクト全体の管理責任者として常にリーダーと連携し、クライアントやステークホルダーとの調整。さらには社内でプロジェクト費用の管理や経営層への報告を丁寧に行うことで、プロジェクトへの信頼が高まるようなサポートに努めました。

役割分担を徹底したプロジェクト体制であったからこそ、メンバーたちはのびのびと働くことができたのです。

ハードウェアを調達する際には、パソコンの販売代理店と納得できるまで何度も協議を重ねました。リーダーと相談する中では、極力クライアントオーナーにも同席をお願いし、すぐに判断・承認を得られるように心掛けました。
その結果として、これまでの調達スキームをベースにしながら、ユーザーが関わらない部分のプロセスを変更し、スキームを確立することに成功したのです。ユーザーから見ればこれまでと変化のないスキームであるため、新しいパソコンを使用するときもストレスを感じることがありません。

パソコン環境を構築するソフトウェアでは、プロジェクトの第一目的であるユーザビリティを最優先にし、セットアップやデータ移行の自動化を進めました。
詳細なマニュアルを作成してもかえってユーザーは見なかったり、見る気を失ったりすると想定した上で、分厚い手順書ではなく、1ページ以内におさまる簡単なガイドのような書類を作成したのです。
このガイドはあくまでイメージであり、紙の上では注意事項を伝えるのみにとどめています。具体的な手順は画面の中に盛り込まれていて、簡単にセットアップできるシステムを構築しました。これにより、ユーザーはマニュアルを読む必要がなくなりました。

さらに「ユーザビリティ」を満たすために、プロジェクトチームはこれまで以上に保守・運用部署との連携を意識しました。過去のサポート窓口に寄せられた問い合わせ内容を基に回答集を作成し、一問一答形式の見やすいコンテンツを提供したことで、連携がより強固なものとなりました。

さらに、ユーザーがいつでも専用サイトにアクセスできるようにクライアント社内のトップページにはリンクを貼っています。

4.社会性の広がりを意識すること

クライアントやパソコンベンダー、運用保守をはじめとするステークホルダーと強固な連携を意識したことによって、新しいセットアップシステムの構築やマニュアルの簡素化、さらにコンテンツの見直しができ、結果的にプロジェクトの成功につながりました。

「ユーザビリティ」を目的に設定し、ユーザーが使いやすいと感じるソフトウェアを導入したため、想定していたよりもサポート窓口への問い合わせは少なく、混乱もさほど生じなかったようです。

新しいOSに切り替わり、セットアップ手順も大きく変わったため、問い合わせが集中するのではという懸念も杞憂に終わりました。

5.全体を見ることがプロジェクトを成功に導く


ここではITコンサル会社の事例をもとに紹介しましたが、どのようなプロジェクトもひとりでは成り立ちません。プロジェクトメンバーはもちろん、ステークホルダーやクライアントとの連携があってこそ成り立つものといえます。

プロジェクトのゴールや目的を明確にし、関係者と上手に共有することで、はじめて同じ方向に向かって進むことができるのです。

そして、そこで得られた信頼が、次のプロジェクトへとつながっていきます。きちんと機能するプロジェクトチームを作ることは、まさに出世の鍵といえるでしょう。
今回プロジェクトメンバーだった人が、いずれ新しいプロジェクトリーダとして活躍すれば、その人は次世代のリーダーとなりうるのかもしれません。

まとめ

さまざまなメンバーで構築されるプロジェクトチームを適切に機能させるためには、目的をはっきりさせた上で、ひとりひとりに適切な仕事を割り振ることが必要です。また、メンバーだけではなく、プロジェクト全体を見回すことも大切といえます。プロジェクトの成功体験を重ねることが成長につながり、ひいては出世の鍵になるのではないでしょうか。

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