プロジェクトマネジメントとは? 代表的な手法やノウハウ、おすすめの本をご紹介

プロジェクトの計画段階からプロジェクトマネジメントはスタートします。昨今のビジネスシーンには、作業効率や品質の向上は欠かすことができません。そのためにもプロジェクトを管理し成功に向けてリードするプロジェクトマネジメントが求められているのです。

そこで本稿では、プロジェクトマネジメントの基本や手法、スキルアップに必要なノウハウやおすすめの本について紹介します。

プロジェクトマネジメントとは何かを知ろう

はじめに、プロジェクトマネジメントの基本をまとめてみました。

プロジェクトとは

プロジェクトとは、期間や目標などの定められたゴールを目指し、しっかりと計画を立てた上で実行される業務のことを指します。

新たなプロダクトを開発して世に送り出したり、クライアントの望む成果物を作り出したりするなど、事業の内容はさまざまです。ほとんどのプロジェクトは複数のタスクの集合体からなり、複数名のチームで取り組みます。

また、プロジェクトには有期性と独自性、2つの特徴があります。
有期性とは、プロジェクトの開始日と完了日が明確に決められた活動であるということです。
独自性とは、プロジェクトチームにとってこれまで経験のない要素を含んでいるということです。

ビジネスシーンは時代や情勢とともに変化しており、予期せぬ事態を招くことも少なくありません。そこでプロジェクトを管理する必要性が高まっているのです。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを目標とする期限や品質で達成できるよう、綿密な計画を立てて管理を行うことをいいます。いつまでにどの程度のクオリティでプロジェクトを完了させるかを明確に打ち出し、そこから逆算した進行計画を立ることでプロジェクトのQCD(品質・コスト・納期)を維持することができます。

プロジェクトマネジメントを説明するのに欠かせないのが、プロジェクトマネジメントの世界標準でもあるPMBOKです。
PMBOKでは、管理すべき項目をコストマネジメント・品質マネジメント・リスクマネジメントなどの10の項目に分割し、立ち上げ・計画・実行・管理・終結の5つのプロセスごとにマネジメントを行います。10項目において、5つのプロセスを実行することで、プロジェクトマネジメントを確実なものにします。(プロジェクトの状況により実行するプロセスは異なります)

なぜプロジェクトマネジメントは必要なのか

では、なぜ昨今のビジネスシーンでプロジェクトマネジメントが重要視されているのでしょう。

その理由のひとつはプロジェクトの有期性にあります。
決められた期日までに決められたクオリティ以上のものを納めるためには、プロジェクトの進行やスケジュールをコントロールする必要があります。
もうひとつの理由は、プロジェクトが独自性によるものです。プロジェクトが独自性を持つということは、予期せぬトラブルや問題が随所に隠れているということです。それを解決しながらでないと、プロジェクトの達成は成し遂げられない傾向にあります。

そこで必要とされるのが高度なプロジェクトマネジメントです。プロジェクトを俯瞰しリードやコントロールをしないと、プロジェクトの成功は難しいといってもいいでしょう。

フレキシブルな対応が求められるプロジェクトマネジメントは、ルーティンワークにあてはめることができません。どんなにテクノロジーが進んでも、AIが代替することは難しいでしょう。ここにプロジェクトマネジメントが必要とされる理由があり、プロジェクトマネジメントの需要は今後も高まる一方でしょう。

プロジェクトマネジメント成功のポイント

プロジェクトマネジメントを成功させるには、大きく分けて3つのポイントがあります。それぞれ、詳しくみていきましょう。

課題管理

課題管理とはプロジェクト完了までにやるべきタスクを明確にし、課題を洗い出すことから始まります。課題を把握していないと何をどのように解決するかがわからず、のちのち大きなトラブルに発展しかねません。

プロジェクトを進めるプロセスで何が起こりうるのか、計画段階から考えつく限り挙げておきましょう。予め課題を割り出し解決策を考えておくことで、プロジェクトの進行途中の障害を最小限に抑えることができます。

スケジュール管理

タスクと課題が明確になったら、作業の流れや時間配分、タスクの優先順位をつけ、スケジュールに落とし込みます。スケジュールの見立てを誤ると、納期までの完了ができなくなる恐れがあります。作業が順調に進んでいるかを適宜確認し、必要に応じて見直しをすることもスケジュール管理の大切な役割です。

成果物管理

プロジェクトの目的や目標をメンバーに共有し、常に計画通りの成果物や品質が維持できているかを管理するのが成果物管理です。ゴールとなる成果物をイメージした上で逆算し、プロジェクトの進行計画やマイルストーンを設定しましょう。

タスクや課題、スケジュールに追われていると、プロジェクトのゴールとなる目標や目的を見失いがちです。プロジェクトの最終的なゴールは、プロジェクトマネージャーだけではなくチーム全員に共有し、理解を得てこそ目指すことができるもの。プロジェクトの成功に向けて一直線に進むためにも、成果物管理がプロジェクト成功のカギを握るのです。

プロジェクトマネジメントに必要なスキル

プロジェクトを成功させるためには、どのようなスキルが求められるでしょう。マネジメントスキルを向上させるためにも、必要とされるスキルをまとめてみました。

個ではなく全体を見るスキル

ひとつ目は、プロジェクト全体を俯瞰し、客観的な視点で判断するスキルです。プロジェクトを管理する立場に立つのであれば、常に全体を見た上での判断をせねばなりません。プロジェクトにおけるタスクのほとんどは相互に作用しているため、判断のひとつ一つに重みがあります。メンバー個人や自分自身ではなく、全体に対するメリットやベネフィットを見越したスキルが重要なのです。

先を予測しトラブルの兆候を見逃さない・想定される課題を見抜くスキル

プロジェクトマネージャーは1歩2歩先を見て、新たな課題やトラブルにいち早く気づくことのできるアンテナを立て続けねばなりません。一見何の問題もなく進行しているプロジェクトであっても、水面下に多くのトラブルの種が潜んでいることは少なくありません。

トラブルの兆候を見逃すことなく早い段階で排除することや、誰よりも早く想定される課題を見抜くスキルを持つことで、プロジェクトに発生するトラブルを最小限に抑えることができます。

人とのコミュニケーションスキル

3つ目に必要なスキルがコミュニケーションスキルです。
プロジェクトはたくさんの人が関わって成り立っています。メンバーはもちろん、クライアントや業務委託者など、さまざまな立場の人との円滑なコミュニケーションやケアが求められます。

プロジェクトを支えるのはまぎれもなく人であることは間違いありません。プロジェクトを成功させるには、コミュニケーションによってメンバーの能力を認め、適切な役割を与えることや、正統に評価することが重要です。そうすることでメンバーのモチベーションを引き上げ、プロジェクトは成功に近づくのです。

経営陣やステークホルダーの支援を得るスキル

プロジェクトの成功には、周りの人からの支援を得るスキルも必要です。


経営陣やステークホルダーから支援を受けられる関係を築けるか否かで、プロジェクトの進行は大きく変わるでしょう。

立場によって異なる関心や理解度をふまえ、計画や進行状況、ベネフィットなどについて納得できる説明をするスキルがあれば、経営陣やステークホルダーからも信頼され、メンバーアサインや予算の確保などが圧倒的にスムーズになるでしょう。

プロジェクトマネジメントの代表的な手法

既に確立された手法にあてはめることで、プロジェクトマネジメントの効率や有効性がアップします。本稿では代表的な4つをこれから紹介しますが、どの手法もメリットやデメリットを持っているため、プロジェクトの性質や利便性などを比較して活用するといいでしょう。

PMBOK(ピンボック)

冒頭でも紹介した通り、プロジェクトマネジメントに必要な知識や手法を体系的にまとめているのがPMBOKです。
管理すべき項目ごとにプロセスを明確にすることで、効率のよいプロジェクトマネジメントが可能です。

世界基準となる知識体系ゆえに、関連書籍やWebサイトなども充実しているため、インプットもしやすく身近な手法といえます。

P2M(プロジェクト&プログラム・マネジメント)

P2Mはプロジェクトマネジメントとプログラム管理の概念を統合した管理の手法で、経済産業省の指導のもと開発されました。
プロジェクト全体を俯瞰的に見て、個々のプロジェクトを制御することができます。複数のプロジェクトを統括して管理をする時に使用される傾向にあります。

CCPM(クリティカル・チェーン・プロジェクト・マネジメント)

CCPMはプロジェクトの納期をできるだけ短く設定し、プロジェクト全体にバッファを持たせてプロジェクトマネジメントを行う手法です。
タスクごとに余裕を持った納期を設定すると着手が遅れるという心理状況を回避できることや、プロジェクト全体にバッファを持たすことでトラブルや遅延への対処がしやすいというメリットがあります。長期間にわたる規模の大きなプロジェクトで活用されることが多いでしょう。

PPM(プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント)

組織全体のプロジェクトを一元管理するにはPPMを活用します。
PPMは、プロジェクトの全貌を俯瞰的に把握することで、プロジェクトの作業工程やリソースに見直しが必要となった際、迅速な判断ができます

プロジェクトマネジメントの手法については以下の記事もおすすめです。プロジェクトマネジメントのフレームワークや使用するメリット・デメリット、プロジェクトマネジメントで使用される便利な手法について解説しています。

プロジェクトマネジメントの学習におすすめの本

プロジェクトマネジメントを行うには、経験のほかに知識を積むことが必要だと考えられます。そこで本稿の最後に、プロジェクトマネジメントに関する書籍を4冊紹介します。

マンガでわかるプロジェクトマネジメント

読書が苦手な人でも読みやすく理解しやすいのがこの本です。
プロジェクトの立ち上げから完了までのプロセスを、ストーリーを追ってマンガで解説しています。プロジェクトマネジメントの基本がわかりやすく描かれ、特にPMBOKについて理解を深めたい人におすすめです。

外資系コンサルが教えるプロジェクトマネジメント

リーダーシップ開発で世界トップシェアを誇るヘイグループに所属する山口周氏の著書です。
プロジェクトを継続して成功させるリーダーの「ちょっとしたコツ」が満載で、実用性のある一冊です。

プロジェクトマネジメントの基本

プロジェクトが進行する現場視点に立ち、プロジェクトマネジメントを解説しています。
実際に行われた製品開発や新規事業立ち上げ、経営革新のリアルな活用事例を元に、トラブルや障害を乗り越えるヒントを見つけられるでしょう。入門書にもおすすめです。

「プロジェクトマネジメント」実践講座

プロジェクトマネジメントを目標設定・計画・実行の3つの視点で解説しているので、プロジェクトマネジメントの流れを理解するのに最適な一冊です。
たくさんの図を用いており、複雑なプロジェクトマネジメントを視覚的に理解できる本です。

プロジェクトマネジメントの学習におすすめの本

プロジェクトマネジメントを知るためにおすすめの本は、ここで紹介した以外にもたくさんあります。プロジェクトマネジメントのポイントをおさえたTeamHackersおすすめの10冊を紹介している記事もあわせてご覧ください。

まとめ

働き方の多様化や目まぐるしく変わる情勢によって、プロジェクトの形はより一層複雑化することが考えられます。プロジェクトを滞りなく達成させるために、プロジェクトマネージャーに求められるスキルも高まる一方でしょう。

プロジェクトマネジメントに必要な知識やノウハウをしっかり蓄えて、これからのビジネスシーンを牽引できるスキルを身につけたいものですね。

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