プロジェクトの計画段階からプロジェクトマネジメントはスタートします。昨今のビジネスシーンでは、作業効率や品質の向上は欠かすことができません。そのためにもプロジェクトを管理し、成功に向けてリードするプロジェクトマネジメントが求められているのです。
そこで本稿では、プロジェクトマネジメントの基本や手法、スキルアップに必要なノウハウやおすすめの本について紹介します。
そもそもプロジェクトマネジメントとは
はじめに、プロジェクトマネジメントについての理解を深めるために、基本をまとめてみました。
プロジェクトとは
プロジェクト（Project）は、和訳すると「企画」や「事業」、「計画」という意味を持ちます。ビジネスシーンで使われる場合は、期間や目標などの定められたゴールを目指し、業務開始から終了までの計画をしっかりと立てた上で実行される業務のことを指します。
新たなプロダクトを開発して世に送り出したり、クライアントの望む成果物を作り出したりするなど、事業の内容はさまざまで、期間の長さや目標の規模は問いません。
プロジェクトの多くは複数のタスクの積み上げからなり、チームで取り組むことがほとんどです。このチームを「プロジェクトチーム」と呼びます。
プロジェクトチームには社内のメンバーのみではなく、クライアントや業務委託のメンバー、専門家などとの協働が発生する場合もあります。プロジェクトチームを構成するメンバーを「プロジェクトメンバー」と呼び、チームの管理者を「プロジェクトマネージャー」と呼びます。プロジェクト管理のシーンでしばしば見かける「PM」は、プロジェクトマネージャーを略して表記したものです。
また、プロジェクトには有期性と独自性、2つの特徴があります。
有期性とは、プロジェクトの開始日と完了日が明確に決められた活動であるということです。独自性とは、プロジェクトチームにとってこれまで経験のない要素を含んでいるということです。
ビジネスシーンは時代や情勢とともに変化しており、予期せぬ事態を招くことも少なくありません。そんな背景から、プロジェクトを管理する必要性が高まっているのです。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを目標とする期限や品質で達成できるよう、綿密な計画を立てて管理を行うことをいいます。
ここで重要とされるのが、プロジェクトマネジメントにおいて重要とされる三要素「QDC」です。QDCは、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の略で、これらの達成がプロジェクトの成功といってもいいでしょう。
どの程度のクオリティでいつまでにプロジェクトを完了させるかを打ち出し、そこから逆算した進行計画を立てることで、プロジェクトのQCDを維持できるようにマネジメントを行います。
なぜプロジェクトマネジメントは必要なのか
では、なぜ昨今のビジネスシーンでプロジェクトマネジメントが重要視されているのでしょう。
その理由のひとつはプロジェクトの有期性にあります。
決められた期日までに決められたクオリティ以上のものを納めるためには、プロジェクトの進行やスケジュールをコントロールする必要があります。
もうひとつの理由は、プロジェクトが独自性によるものです。
プロジェクトが独自性を持つということは、予期せぬトラブルや問題が随所に隠れているということです。それを解決しながらでないと、プロジェクトの達成は成し遂げられない傾向にあります。
そこで必要とされるのが、高度なプロジェクトマネジメントです。プロジェクトを俯瞰しリードやコントロールをしないと、プロジェクトの成功は難しいといってもいいでしょう。
フレキシブルな対応が求められるプロジェクトマネジメントは、ルーティンワークにあてはめることができません。どんなにテクノロジーが進んでも、AIが代替することは難しいでしょう。
ここにプロジェクトマネジメントが必要とされる理由があり、プロジェクトマネジメントの需要は今後も高まるといっても過言ではありません。
プロジェクトマネジメントで重要な【PMBOK】とは
プロジェクトマネジメントの手法を語る時に欠かせないのが、プロジェクトマネジメントの世界標準でもある「PMBOK」です。PMBOKの5つのプロセスや6つのマネジメントについて、細かく解説します。
PMBOKとは
プロジェクトマネジメントに必要な知識や手法を体系的にまとめているのが『PMBOK』です。管理すべき項目ごとにプロセスを明確にすることで、効率のよいプロジェクトマネジメントが叶います。
世界基準となる知識体系ゆえ、グローバルなプロジェクトでも活用ができます。関連書籍や解説している動画、Webサイトなども充実しているため、インプットしやすく、身近なマネジメントの手法といえるでしょう。
PMBOKでは、管理すべき項目を「スコープマネジメント」や「コストマネジメント」、「リスクマネジメント」などの10の知識エリアに分割し、立ち上げ・計画・実行・監視・終結の5つのプロセスごとにマネジメントを行います。
10の知識エリアにおいて5つのプロセスを実行することで、プロジェクトマネジメントを確実なものにします。（プロジェクトの状況により実行するプロセスは異なります）
PMBOKの5つのプロセス
前章でもお伝えしたように、PMBOKではプロジェクト完了までのプロセスを重要視し、プロジェクトの立ち上げから完了までの流れを、5つのプロセスに分類しています。
以下の5つのプロセスと、後述するマネジメント要素をかけ合わせ、どのプロセスにどんなマネジメントをすべきかを考えることができます。
立ち上げプロセス
プロジェクトの計画を立てるのが「立ち上げプロセス」です。プロジェクトスタート前に許可を得るプロセスで、目的や目標、予算、成果などを定義します。また、メンバー構成やステークホルダーの特定も、立ち上げプロセスで行います。
計画プロセス
安定したクオリティで、決められた納期までに目標を達成するためには、成功に向けた計画を立ててからプロジェクトをスタートさせることが重要です。「計画プロセス」では、プロジェクトスコープ（やるべき作業の明確な範囲やそれらの期限）を洗い出し、タスクや要員を明確化します。作業計画を企画し、実際に設計を行いましょう。
実行プロセス
計画プロセスで立てた計画をもとに、人材や資金などのリソースの調達を行い、タスクをひとつ一つ進めるのが「実行プロセス」です。
実行することで得た結果や浮き出た問題から、計画の見直しや目標の再設定を行うケースもあります。
監視・コントロールプロセス
プロジェクトの進捗状況が計画時の想定通りかを確認し、ズレが発生していたら調整を行います。「監視・コントロールプロセス」は、一度きりでなくプロジェクトの進行に合わせて継続的に行いましょう。
終結プロセス
「終結プロセス」では5つのプロセスの完了を確認します。立ち上げプロセスで定義した成果で完了できたかを検証し、プロジェクトを終了させます。
プロジェクトで得たナレッジやノウハウ、反省点は、今後手がけるプロジェクトで活用できるように保管します。
PMBOKで重要な6つのマネジメント
PMBOKでは、プロジェクトマネジメントを10のマネジメント要素に分類しています。この要素は「知識エリア」とも呼ばれています。
ゴールを構成する要素、QCD（Quality・Cost・Delivery）と、プロセスを管理する要素、そしてプロジェクト全体を統合的に管理する要素で成り立っていますが、本稿では中でも重要と考えられているマネジメントを6つ解説します。
スコープマネジメント
10あるマネジメントの中でも最も重要な項目とされるのがスコープマネジメントです。目標を達成する確率を高めるためのマネジメントであり、プロジェクト成功に多大な影響を与えます。
スコープマネジメントは、大きく分けて「作業スコープ」と「成果物スコープ」に分けられます。
作業工程を明確にしたりマネジメントに必要なツールを用意したりし、管理するのが作業スコープマネジメントです。
成果物スコープマネジメントでは、プロジェクト関係者の求める成果のヒアリングをし、目標を確実に達成するために、マイルストーンごとに基準とする品質に達しているかの検証を行います。
スケジュールマネジメント
プロジェクトに必要とされるタスクに時間軸を与え、納期や前後の流れを把握するのがスケジュールマネジメントです。
以前は「タイムマネジメント」といわれていましたが、2017年にリリースしたPMBOK第6版から、「スケジュールマネジメント」に名称が変わりました。
プロジェクトの工程や工数を想定し、具体的なスケジュールに落とし込みます。進捗状況は常に把握し、遅延が発生したらすぐに遅れを取り戻せるよう調整を行いましょう。
スケジュールマネジメントでは、納期を守るために「何月何日までに何をすべきか」といった管理はもちろん、生産性をアップさせるために時間の使い方の管理まで行います。
しかし、スケジュール通りにプロジェクトが進むことはほとんどありません。立ち上げプロセスの時点から完璧なスケジュールを目指すことはせず、マイルストーンをおくなどして、遅延を早期に発見し、影響を最小限に抑えられるように備えるといいでしょう。
コストマネジメント
予算や原価、経費、利益など、プロジェクトにかかる費用を計算して管理するのがコストマネジメントです。
コストマネジメントでは限りなく正確に見積もり、予算を設定し管理します。この時、予算は実現可能な設定であることが重要です。
不要なコスト・かけすぎているコストは抑え、予算を超えないようにマネジメントを実施することはもちろん、利益率の最大化を目指します。
コミュニケーションマネジメント
コミュニケーションマネジメントでは、プロジェクトメンバーやステークホルダーなど、プロジェクト関係者間で交わされるコミュニケーションを管理します。
コミュニケーションマネジメントによって、プロジェクトに関連する情報や変更点の共有、進捗状況や完了報告など、報告・連絡・相談のしやすい環境が整います。
プロジェクトの過程では、チーム間のコミュニケーションや情報の伝達が正しく行われているかを監視し、正確さや円滑さが欠ける場合、コミュニケーションの仕組みを見直します。
リスクマネジメント
プロジェクトの過程に潜むリスクを調査や分析し、万が一起きてしまっても、慌てずに対処できるように対策を練っておくのがリスクマネジメントです。リスクの発生要因の把握や発生確率の予測、影響値の査定、要因の分析、対応策の用意をします。
また、同じトラブルが再度発生しないように、原因の追究も求められます。
プロジェクトマネジメントには、大小さまざまなトラブルがつきものです。プロジェクトの進捗に与える影響を最小限に抑え、プロジェクトを計画通りに進めることを目的とします。
ステークホルダーマネジメント
ステークホルダーとは、プロジェクトメンバーはもちろん、クライアントや業務委託先、専門家など、プロジェクトの意思決定や達成に大きな影響を受ける利害関係者のことをいいます。
ステークホルダーマネジメントでは、これらのステークホルダーにとって必要な情報を集めて伝達するだけでなく、適宜調整や交渉を行い、理解を得る必要があります。
2012年に公表されたPMBOKガイド第4版まで、ステークホルダーマネジメントは「コミュニケージョンマネジメント」に含まれていましたが、第5版では、ひとつのマネジメント要素として新しく設定されています。
これは、ビジネスシーンの変化に伴いステークホルダーマネジメントが重要視され始めたといってもいいでしょう。
PMBOKでマネジメントする10の要素については『プロジェクト管理の目的とは？ プロジェクトマネージャーが意識すべき10の要素を明確にして成功に導く方法』で解説しています。さらに詳しく知りたい人は、一緒にご覧ください。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
プロジェクトを成功させるためには、どのようなスキルが求められるでしょう。マネジメントスキルを向上させるためにも、必要とされるスキルをまとめてみました。
個ではなく全体を見るスキル
ひとつ目は、プロジェクト全体を俯瞰し、客観的な視点で判断するスキルです。プロジェクトを管理する立場に立つのであれば、常に全体を見た上での判断をせねばなりません。
プロジェクトにおけるタスクのほとんどは相互に作用しているため、判断のひとつ一つに重みがあります。メンバー個人や自分自身ではなく、全体に対するメリットやベネフィットを見越すスキルが重要なのです。
先を予測しトラブルの兆候を見逃さない・想定される課題を見抜くスキル
プロジェクトマネージャーは1歩2歩先を見て、新たな課題やトラブルにいち早く気づくことのできるアンテナを立て続けねばなりません。
一見何の問題もなく進行しているプロジェクトであっても、水面下に多くのトラブルの種が潜んでいることは少なくありません。
トラブルの兆候を見逃すことなく早い段階で排除することや、誰よりも早く想定される課題を見抜くスキルを持つことで、プロジェクトに発生するトラブルを最小限に抑えることができます。
人とのコミュニケーションスキル
3つ目に必要なスキルがコミュニケーションスキルです。
プロジェクトはたくさんの人が関わって成り立っています。メンバーはもちろん、クライアントや業務委託者など、さまざまな立場の人との円滑なコミュニケーションやケアが求められます。
プロジェクトを支えるのはまぎれもなく人であることは間違いありません。
プロジェクトを成功させるには、コミュニケーションによってメンバーの能力を認め、適切な役割を与えることや、正しく評価することが重要です。そうすることでメンバーのモチベーションを引き上げ、プロジェクトは成功に近づくのです。
経営陣やステークホルダーの支援を得るスキル
プロジェクトの成功には、周りの人からの支援を得るスキルも必要です。
経営陣やステークホルダーから支援を受けられる関係を築けるか否かで、プロジェクトの進行は大きく変わるでしょう。
立場によって異なる関心や理解度をふまえ、計画や進行状況、ベネフィットなどについて納得できる説明をするスキルがあれば、経営陣やステークホルダーからも信頼され、メンバーアサインや予算の確保などが圧倒的にスムーズになるでしょう。
その他のプロジェクトマネジメントの代表的な手法
既に確立された手法にあてはめることで、プロジェクトマネジメントの効率や有効性がアップします。本稿では代表的な4つを紹介しますが、どの手法もメリットやデメリットを持っているため、プロジェクトの性質や利便性などを比較して活用するといいでしょう。
P2M（プロジェクト＆プログラム・マネジメント）
P2Mはプロジェクトマネジメントとプログラム管理の概念を統合した管理の手法で、経済産業省の指導のもと開発されました。
プロジェクト全体を俯瞰的に見て、個々のプロジェクトを制御できます。複数のプロジェクトを統括して管理をする時に使用される傾向にあります。
CCPM（クリティカル・チェーン・プロジェクト・マネジメント）
CCPMはプロジェクトの納期をできるだけ短く設定し、プロジェクト全体にバッファを持たせてプロジェクトマネジメントを行う手法です。
タスクごとに余裕を持った納期を設定すると、着手が遅れるという心理状況を回避できることや、プロジェクト全体にバッファを持たすことでトラブルや遅延への対処がしやすいというメリットがあります。長期間にわたる規模の大きなプロジェクトで活用されることが多いでしょう。
PPM（プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント）
組織全体のプロジェクトを一元管理するにはPPMを活用します。PPMは、プロジェクトの全貌を俯瞰的に把握することで、プロジェクトの作業工程やリソースに見直しが必要となった際、迅速な判断ができます。
プロジェクトマネジメントの手法については以下の記事もおすすめです。プロジェクトマネジメントのフレームワークや使用するメリット・デメリット、プロジェクトマネジメントで使用される便利な手法について解説しています。
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▶︎フレームワークを活用し、プロジェクト管理を簡単に行う方法。初心者プロジェクトマネージャー必見！
プロジェクトマネジメントに活用できるツール
プロジェクトの成功を目指すプロセスの中、どのようなツールを用いるかでマネジメントの質が大きく変わるというのは、決して大げさな表現ではありません。実際にどのようなツールを活用するとプロジェクトマネジメントが上手くいくのでしょう。
代表的なツールを挙げてみました。
カレンダー
締切や打ち合わせなど、何日の何時から、どんな予定が入っているかを見える化するツールがカレンダーです。ほとんどのタスクは、今日は何日、何曜日か、納期はいつか、納期から逆算していつまでに何をすべきかなど、カレンダーを意識して行動するのではないでしょうか。
カレンダーは、手帳などのアナログなツールから、Googleカレンダーのようにweb上で共有できるものまでさまざまです。
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ガントチャート
ガントチャートとは、ツリー構造とチャート（横棒）で表される棒グラフのことをいいます。表の縦軸のツリー構造部分には、タスク名や担当者、完了日などの日付のデータなど、必要な項目を並べます。
プロジェクトを構成するタスクをガントチャートに落とし込むことで、進捗状況やスケジュール、手順や責任者などが見える化され、プロジェクトマネジメントを円滑に進めます。
ガントチャートはExcelやGoogleスプレッドシートを用いて作成できます。
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▶︎ガントチャートとは？プロジェクト管理で利用する3つのメリットとおすすめツールをご紹介
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WBS
作業分解構成図、Work Breakdown Structureの頭文字をとってWBSと呼びます。プロジェクト全体のタスクを洗い出して分解し、その作業にかかる工数や担当者、タスク間の関係性をツリー状の構成図で表します。
プロジェクトマネジメントにWBSを活用すると、全てのタスクが洗い出され整頓ができます。プロジェクトの全体像や進捗状況の把握が容易になるので、工数が見積もりやすくなります。
【WBSの関連記事】
▶︎プロジェクト管理に役立つ！ WBSの使い方とツール
▶︎プロジェクト管理の定番、WBSとは？ ガントチャートとの違いや作り方を徹底解説
しかしWBSは各タスク間の依存関係がわかりにくい、ガントチャートにはタスク間の関係性や工数がわかりにくいというデメリットがあります。プロジェクトマネジメントのシーンでは、それぞれのデメリットを補うように併用されることが多くあります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクトに必要な情報を一元管理できるオンラインツールです。タスク管理ツールを活用すると、プロジェクトマネジメントに必要な要素を効率的に管理できます。
プロジェクトメンバー間で情報の共有ができ、リアルタイムに更新されるため、テレワークの現場にはなくてはならないツールとなりました。
クラウド型かインストール型、ガントチャートやカレンダー、チャットなどの機能の有無、導入コストやランニングコストは、タスク管理ツールによって異なります。
タスク管理ツール『TeamHack』の場合、ツリー型にタスクを管理します。タスクごとにチャットを交わせることが特徴で、会話に一貫性を持つことができます。
▶︎TeamHackの活用事例を見る
プロジェクトマネジメントの学習におすすめの本
プロジェクトマネジメントを行うには、経験のほかに知識を積むことが必要だと考えられます。そこで本稿の最後に、プロジェクトマネジメントに関する書籍を4冊紹介します。
マンガでわかるプロジェクトマネジメント
読書が苦手な人でも読みやすく理解しやすいのがこの本です。
プロジェクトの立ち上げから完了までのプロセスを、ストーリーを追ってマンガで解説しています。プロジェクトマネジメントの基本がわかりやすく描かれ、特にPMBOKについて理解を深めたい人におすすめです。
マンガでわかるプロジェクトマネジメント／広兼 修
外資系コンサルが教えるプロジェクトマネジメント
リーダーシップ開発で世界トップシェアを誇るヘイグループに所属する山口周氏の著書です。
プロジェクトを継続して成功させるリーダーの「ちょっとしたコツ」が満載で、実用性のある一冊です。
外資系コンサルが教えるプロジェクトマネジメント／山口 周
プロジェクトマネジメントの基本
プロジェクトが進行する現場視点に立ち、プロジェクトマネジメントを解説しています。
実際に行われた製品開発や新規事業立ち上げ、経営革新のリアルな活用事例を元に、トラブルや障害を乗り越えるヒントを見つけられるでしょう。入門書にもおすすめです。
プロジェクトマネジメントの基本／好川 哲人
「プロジェクトマネジメント」実践講座
プロジェクトマネジメントを目標設定・計画・実行の3つの視点で解説しているので、プロジェクトマネジメントの流れを理解するのに最適な一冊です。
たくさんの図を用いており、複雑なプロジェクトマネジメントを視覚的に理解できる本です。
「プロジェクトマネジメント」実践講座／伊藤 大輔
プロジェクトマネジメントの学習におすすめの本
プロジェクトマネジメントを知るためにおすすめの本は、ここで紹介した以外にもたくさんあります。プロジェクトマネジメントのポイントをおさえたTeamHackersおすすめの10冊を紹介している記事「【2021年最新】プロジェクト管理のポイントがわかる。おすすめの本10選」もあわせてご覧ください。
まとめ
働き方の多様化や目まぐるしく変わる情勢によって、プロジェクトの形はより一層複雑化することが考えられます。プロジェクトを滞りなく達成させるために、プロジェクトマネージャーに求められるスキルも高まる一方でしょう。
プロジェクトマネジメントに必要な知識やノウハウをしっかり蓄えて、これからのビジネスシーンを牽引できるスキルを身につけたいものですね。
