プロジェクト管理を任されたら、進捗管理は必須スキル！ 進捗管理を学び、生産性向上を目指しましょう。本稿では、進捗管理のコツやおすすめの手法について、詳しくまとめました。
進捗管理とは？
進捗管理とは、プロジェクト立ち上げ時に立てたプランと実際の進捗具合に乖離がないかを確認する作業です。定期的な進捗管理は、なんらかの理由で生じた差を小さいうちに見つけ、埋めることができるため、プロジェクトを確実にゴールに導きます。
スケジュールが遅延したり成果物のクオリティが目標値に届かなかったりしては、売り上げばかりか信用さえも失いかねません。進捗管理はスケジュール管理や品質管理の一環として行われることもあるのです。
進捗管理のメリット
まず、進捗管理のメリットを4つに分けて説明しましょう。
タスクの優先順位が明確化される
多くのプロジェクトの場合、たくさんの工程・立場や属性の異なるメンバーが混じり合うため、タスクに優先順位をつけるのは難しい傾向にあります。
進捗管理を行うと、プロジェクト全体を俯瞰できるため、おのずと優先順位が見えてきます。すると、作業工程が明確になり、計画通りの進行や納期の遵守につながります。
計画の見直しができる
進捗管理によってタスクの進行状況が明らかになり、現在の進捗と当初の計画に生じる乖離がわかります。作業工程や分担、手順など、必要に応じて計画の練り直しができるでしょう。
タスクの負荷を均等にしたり、遅延が発生している業務の工程を見直したりすることで、プロジェクトの進行を円滑にします。
また、タスクの重複や連絡の行き違いが発見できるのもメリットです。進捗管理をすることで、無駄な作業を未然に防ぐことができるのです。
トラブルや納期の遅延の可能性に早めに気づくことができる
進捗管理をしていると、トラブルになりかねない課題や計画時から潜在的にあった遅延リスクを、早い段階で見つけることができます。早めに見つけて解決すれば、慢性化や大きなトラブルに発展することはありません。
プロジェクトの進行を妨げることがなく、損失も最小限に抑えられるのです。
メンバーのモチベーションの維持
進捗管理はゴールを意識付け、モチベーションを維持する役割を持ちます。当初掲げた目標や目的を改めて認識することで、タスクに対する責任感が芽生え、メンバーの達成意識が高まります。
また、進めている計画に無駄がなく的確だとわかると、タスクに安心して取り組めるでしょう。
進捗管理を上手に行うコツ
日々行う進捗管理だからこそ、コツをおさえておきましょう。最低限のリソースながら、効果を最大限に発揮するための6つのコツを解説します。
タスクを細分化する
タスクはできる限り細分化して管理しましょう。
細分化する際は、やるべきことが瞬時に判断できる程度の粒度をおすすめします。粒度が大きすぎるタスクは、行動や優先順位の判断に時間を要し、工数の見通しや正確な期限もわかりにくくなってしまいます。しかし、あまりに細かくしすぎると管理が煩雑になるので注意しましょう。
また、進捗管理を行う際は、細分化するとともにタスクの優先順位を決めることが重要です。クリティカルパス上にあるタスクや同時進行できるタスクを見つけておきましょう。
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報連相のルール・共有の機会を作る
進捗状況をチームに共有する機会を作りましょう。報告・連絡・相談のルールやテンプレートがあるとスムーズです。
各々のタスクの進捗状況を共有するためには、朝礼や定例会の実施やチャットツールの導入、共通して使用する管理表や作業工程表の導入がおすすめです。
朝礼や定例会で進捗状況を共有する場合は、計画とのズレがないかや他のメンバーと連携すべきタスクのすり合わせなどを、スタート時に伝えます。チャットツールや管理表・作業工程表で進捗状況を共有する場合、「更新する日を決める」「タスクが完了するたびに情報をアップデートする」など、共有忘れを防ぐためのルールを設けましょう。
プロジェクトの責任者を決める
責任者のアサインも進捗管理をスムーズに行うコツのひとつです。個々のタスクは自分自身で管理を行いますが、全体の進捗管理を行う人がいなければ、個々の進捗状況を集約しきれず、納期の遅延や品質低下に気付けないかもしれません。
そこで、メンバーのタスクの進捗状況や全体の進捗状況を管理する責任者の存在が必要となるのです。
コミュニケーションを円滑にする工夫
進捗管理や情報共有には、コミュニケーションを欠かすことができません。メンバーにとってコミュニケーションが取りやすい環境や関係性を作るための工夫をしましょう。
チームには、オフィスに出社しない人、稼働時間にズレがある人、他社の人など、さまざまな人が所属する可能性もあります。チャットツール、バーチャルオフィスなどのシステムや、定例会や日報などの仕組みを利用し、コミュニケーションが取りやすい雰囲気を作り、信頼関係を構築します。
計画通りに進んでいるかを定期確認する
進捗管理において気にすべきポイントは「計画と現状の乖離」です。可能であれば、毎日進捗管理を行い、タスクの対応漏れや遅れが起きていないかを確認しましょう。
万が一乖離があれば、早急に軌道修正し、要因を調べて再発防止策を練ります。これにより、大きなトラブルや遅延を防ぐことができます。
タスク管理ツールで進捗状況を可視化する
進捗管理をスムーズに行うためには、タスク管理ツールを用いた進捗状況の見える化が有効です。チームのメンバーとのシームレスな情報共有が叶うので、作業効率のアップも期待できます。
進捗状況の可視化には、ガントチャートによるタスク管理表やコミュニケーションの場になるチャット機能などがあると便利です。
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進捗管理がうまくいかない原因
進捗管理をしても、期待していた成果を生み出すことができず、生産性の向上につながらないことがあるかもしれません。そんな時は原因を明らかにし、改善する必要があります。
進捗管理がうまくいかない原因として、以下の可能性を疑ってみましょう。
進捗しかみていない
タスクの進み具合だけにフォーカスをあてていては、意味のある進捗管理とはいえません。正確な進捗状況を知り、遅れは生じていないか、遅れた原因は何か、生じた遅れはどうやって取り戻すかまでを管理する必要があります。
つまり確認すべきは、進捗率の他に、計画とのズレ、残っているタスクボリュームや優先順位、チームの課題、遅れが発生する可能性、メンバーの体調やモチベーションなど、あらゆる情報に渡ります。正確な現状把握をし、分析を行いましょう。
タスク量の把握ができていない
進捗管理は、タスク量を把握した上で行います。ほとんどの場合、想定していた通りには進みません。
リーダーやマネージャーは、常に正確なタスク量を把握しておくために、メンバーとこまめに連携するようにしましょう。
この時重要なのが、タスク量の指標を明確にしておくことです。感覚値のみで話をすると、人によって異なる場合があり、正確に把握することは困難です。時間やリソースに対するパーセンテージなど、作業工数の基準を明確にして共有を行うと、タスク量が把握しやすくなるでしょう。
メンバーへの共有体制が整っていない
確認した進捗状況は、プロジェクトマネージャーだけで留めず、チーム全体で共有せねばなりません。定期的にチームのメンバー全員に共有する機会を持ちましょう。
共有する頻度が低いと、進捗管理の正確さが失われ、ゴールへのベクトルにズレが発生します。今やるべきことやゴールへの道のりを見失うことさえあるかもしれません。
コミュニケーションが上手にとれていない
コミュニケーションがとれていないチームでは、進捗管理が困難です。せっかく進捗管理をしても、遅れを取り戻すためのヘルプが出しにくかったり、催促がしにくかったりしては、巻き返すことはできません。
また、進捗管理をするたびに遅れが発生している場合、わからないことがあっても質問がしにくく、連携がとりづらいチームである可能性があります。原因を取り除かねば、大きな遅れやトラブルに発展しかねません。
進捗管理の手法
進捗管理を行う準備として、実際のプロジェクト管理で有効な進捗管理の手法を4つ紹介しましょう。前章でお話ししたコツを踏まえて、実践してみましょう。
日報
目標や計画に対し、どのくらい作業が進んだのかを日報を使って報告します。日報で進捗を報告すると、作業の振り返りを兼ねるので、まさに一石二鳥。プロジェクトの「現在地」を意識する機会にもなります。
生産性を向上させる進捗管理には、日々の進捗把握と計画との突き合わせが大切です。
また、日報という形でチーム全体の進捗状況を共有すると、メンバーが日常的にプロジェクト全体を俯瞰する機会になります。メンバー同士、進捗を知ることができるので、助け合う関係性が生まれやすいというメリットもあります。
職種やプロジェクトの性質上、毎日の報告がしにくい場合は、数日ごとや週ごとにするなど、適切な頻度を設定してください。
日報のテンプレートがあれば、日報を作成する手間を省くことができます。さらに、表記が統一されるため、クライアントや上層部へのレポートが必要になっても、簡単に作成できます。
ガントチャート
アメリカ人経営コンサルタント、ヘンリー・ガントが、工場での工程管理を目的とし考案したのがガントチャートです。作業計画と進捗状況を視覚的に把握できる優秀なツールです。
ガントチャートは、棒グラフでタスクの進行やスケジュールを表しています。フレキシブルに計画を調整したり、タスクに抜けや漏れがないかチェックしたりし、進捗管理を行います。
リアルタイムで更新されるタスク管理ツールを導入していれば、ガントチャートを見るといつでも気軽に、チームの最新の状況がわかります。
また、ガントチャートは誰が見ても理解しやすい作りをしているため、作業に直接関わっていない人にチームの進捗状況を伝えたい時にも便利です。ガントチャートを共有するだけで、チームの進捗状況を的確に伝えることができます。
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カンバン方式
トヨタ自動車の生産管理から生まれたカンバン方式は、プロジェクトを進める過程で必要なタスクを管理する手法です。
プロジェクトの達成に必要なタスクを予めリストアップし、「着手前」「作業中」「完了」などのステイタスごとに割り振ります。それをひとまとめにするために、ボードの上にメモを貼り付けるようにタスクを書き込みます。プロジェクトを進めるとともに、ステイタスの変わったタスクは、ボード上を移動させます。
このボードを見ることで、それぞれのタスクの進捗状況が瞬時にわかります。作業の途中でタスクが増えれば書き足し、不必要とわかれば削除することで、計画の見直しや調整も容易に行うことができます。
ガントチャート同様、クラウド上で管理ができるタスク管理ツールもありますが、アナログで管理をする場合は、付箋にタスクを書き、ホワイトボードなどに貼り付けるといいでしょう。
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エクセル
エクセルで進捗管理を行う場合、プロジェクトの目的に合ったフォーマット作りからスタートします。必要な項目は進捗管理をするプロジェクトの性質や規模によって異なりますが、おおよそ「プロジェクト名」や「タスク名」、「担当者」や「締め切り」などが必要です。
「セルのロック」や「条件付き書式」など、エクセルの機能を利用すれば、進捗を入力する際に、入力間違いや誤った削除を防止できます。
多くのビジネスパーソンにとって馴染みのあるエクセルでの進捗管理は、操作に慣れていることから定着しやすいというメリットがあります。その反面、エクセルは細やかな進捗管理には適していません。
また、エクセルはパソコンでの使用を前提としているため、スマートフォンなどからの操作がしにくいというデメリットがあります。
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エクセルでタスク管理表を作る方法は？おすすめのテンプレートやガントチャートの運用などもあわせて紹介
Googleスプレッドシート
「Googleスプレッドシート」は、Google社のクラウド表計算ツールです。Googleアカウントを用意すれば無料で利用でき、エクセルを普段から使用している人であれば、すんなりと操作できるツールといえるでしょう。
あくまで表計算ツールなので、フォーマット作成から行うことはエクセル同様です。テンプレートやアドオンを活用すると、進捗管理の基本的な表をすぐに用意することができます。
自由にカスタマイズができるので、チームやプロジェクトに合わせたアレンジをすれば、使い勝手のよい表を作れるでしょう。
Googleスプレッドシートで進捗管理を行う大きなメリットは、クラウド上で管理されることで、複数人による同時作業やタイムラグのない更新が可能なことです。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、複数のタスクの進捗管理をスムーズにするソフトウェアのことです。ほとんどのタスク管理ツールはクラウドで管理されているので、タイムラグなく複数名で閲覧や編集ができます。クラウドでの管理ではセキュリティ上不安がある場合は、デバイスにインストールして使用できるツールを選びます。
タスク管理ツールは、エクセルやGoogleスプレッドシートとは異なり、フォーマットを作る必要はありません。ツール内に構築された表を使って管理するので、登録やインストールしたらすぐに使用できます。
また、チャットツールや社内wikiなど、タスク管理ツールによってさまざまな機能を備えています。利便性が高く、進捗管理をスムーズにすることも特徴です。
タスク管理ツールの選び方は次章で詳しく紹介します。
進捗管理・タスク管理ツールの選び方
数あるタスク管理ツールの中から選ぶのは、途方もない作業といってもいいでしょう。さまざまなツールを比較していると、途中から何を重視すべきか、どんな機能が必要かを見失うこともしばしば…。タスク管理ツールを選ぶ時のポイントをおさえておくと、的確な判断ができるでしょう。
機能
タスク管理ツールの機能は、ツールによって大きく差があります。タスク管理の方法ひとつとっても、カンバン方式やガントチャート、リスト方式などさまざまです。
便利な機能がたくさんあって目移りしますが、機能が多い方がよいというわけではありません。機能が多いと操作が複雑だったり、導入費用が高かったりするケースもあるでしょう。
機能の観点でタスク管理ツールを選ぶ時は、必要な機能の取捨選択や優先順位付けを行いましょう。必要な機能を洗い出す時には、実際にタスク管理ツールを使用するメンバーの意見を取り入れることもお忘れなく。
利用料金・コスト
利用料金や導入費も、タスク管理ツールによって大きく異なります。大多数のタスク管理ツールは、人数や容量などの使用規模や利用できる機能の数に応じて、料金プランが変わる傾向にあるようです。
タスク管理ツールをコストの観点で選ぶ時、人数や容量であれば簡単に比較できるものの、機能となると一筋縄ではいきません。ここでも必要とする機能が何かをしっかり定めておく必要があります。
無料トライアル期間が設けられていたり、小規模であれば常時無料で利用できたりするツールもあるので、有料での使用をスタートする前に、使い勝手を試しておくといいでしょう。
使いやすさ・UI
どんなに便利な機能を持ち合わせていても、それを活用できなければタスク管理ツールを導入する意味がありません。実際に進捗管理を行う人のITリテラシーに合わせたツールを選ぶ必要があります。
ITに慣れないメンバーが主であれば、直感的に操作ができるようなUIで、丁寧なガイドが付いているものが適しているでしょう。一方、デジタルネイティブ世代が多いチームの場合、必要以上のガイドは作業の妨げになることもあるでしょう。少々わかりにくくても、スタイリッシュなUIの方が、仕事へのモチベーションにつながるかもしれません。
進捗管理は常に行うものであり、作業効率をアップさせるものなので、導入することでメンバーの負担にならないよう、使いやすいタスク管理ツールを選ぶようにしましょう。
他社サービスとの連携
近年では、チャットツールやスケジュール管理ツール、ファイル共有ツールなど、便利なツールがたくさんあり、すでに使用しているチームも多いはずです。それらの他社サービスとの連携機能があるかも、タスク管理ツールを選ぶ時のポイントになります。
他社サービスとの連携ができると、複数のツールを横断的に管理する必要がなくなるので、作業効率が上がります。導入時も、新しいツールに移管する手間を省くことができます。
サポート体制
見落としがちですが、サポート体制もタスク管理ツールを選ぶ時に必ずチェックしておくべきです。タスク管理ツールを使っていく中で、不明な点やトラブルがあった時に、直ちにサポートを受けられるかを調べておきましょう。
電話での問い合わせができるかやサポート窓口の対応可能時間、日本語での問い合わせができるかは、必ず見ておきたいポイントです。
また、導入マニュアルのわかりやすさや使い方の講習会の開催有無、操作のちょっとした疑問があった時に気軽に質問できるチャットボットなども、タスク管理ツールの導入コストを左右します。これらのサポート体制が弱いと、タスク管理ツールの使い方に関する質問が飛び交い、業務を圧迫することもあるかもしれません。
進捗管理におすすめのタスク管理ツール11選
効率的に進捗管理をするなら、専用の管理ツールがおすすめです。無料で試すことのできるプランもあるので、気になるツールがあれば試してみてはいかがでしょうか。
Trello
カンバン形式のタスク管理ツール「Trello」はタスク管理ツールの代表格！ タスクの進捗状況が一目でわかります。
タスク管理初心者やデジタルツールの操作が苦手な人にも受け入れやすい、シンプルでスタイリッシュなインターフェースに加え、機能性もバッチリ。カンバンボード・リスト・カードを用いてタスクを整頓することで、「今やるべきこと」「誰が何をやっているか」などが明確になり、進捗管理に役に立ちます。
さらに、Butlerという仕組みを利用すればワークフローの自動化も可能です。あえて人が手を動かす必要のないルーティーンワークなどは自動化し、その分ほかのタスクに取り組む時間を作ることができるので、生産性向上につながります。
またTrelloの用途は幅広く、仕事のほかにもプライベートや副業のタスク管理にも利用可能です。トータルしたタスク管理ができるので、進捗管理のしやすさが魅力です。無期限で人数無制限の無料プランも嬉しいポイントです。
Backlog
チームで働くことをコンセプトとし、ガントチャートやマイルストーンを使ってプロジェクトの進捗管理を行います。シンプルなインターフェースで直感的に使うことができます。
長期プロジェクトの作業を区切り、ガントチャートによって計画を可視化します。作業の進捗管理はもちろん、プロジェクトの達成率が確認できるので、モチベーション維持や的確なスケジュール管理が叶います。
また、コメントを送りあうことでコミュニケーションが生まれ、進捗状況の共有や確認をしながらタスクを進められるでしょう。
チームでの使用なら、小規模チーム向けのスタンダードプランをはじめ、規模に合わせたプランを選ぶことができます。
Asana
タスク管理はもちろん、プロジェクト管理までを一元管理できるのが「Asana」です。プロジェクトのジャンルや用途を問わず広く活用されるタスク管理ツールです。直感的な操作ができるインターフェースはポップで先進的なデザイン。主にリスト形式かボード形式でタスク管理を行います。
リストにメンバーごとのタスクや納期をまとめることで、優先順位の高いタスクがすぐにわかります。外部のツールとの連携もできるので、カスタマイズするともっと使いやすいツールになるでしょう。
Basicプランは15名まで使用することができ、無期限で無料です。
Brabio!
初心者向けのツール選びには「Brabio!」がおすすめです。慣れていないと作るのに時間がかかるガントチャートが簡単な操作で作成でき、マイルストーンの設定もできます。ガントチャートをエクセルシートに一括出力する機能は、レポーティングが必要な時に重宝します。
メンバーごとに抱えているタスクのボリュームを確認できるので、進捗管理がしやすく、優れたグループウェアといわれています。
5人までなら無料で利用できるツールです。
TeamHack
「TeamHack」はチームのコミュニケーションに重点を置いたタスク管理ツールです。プロジェクト管理ではコミュニケーションの場としてチャットが活用されることが多くありますが、一般的なチャットツールではタスク管理ができません。また、日々たくさんの会話が交わされるので、情報の混乱が起こることもあるでしょう。
タスクごとにチャットが管理できるTeamHackならその心配はありません。いつ誰がなんといったかがタスクごとにまとまり、一貫性が生まれます。
また、個々のタスクやチーム全体の生産性を見える化できるタイムトラッキング機能は工数管理にとても便利です。
2～5人程度の小規模チームであれば永年無料で使用できるお試しプランで十分活用できます。
ｍonday.com
「ｍonday.com」は、イスラエルのスタートアップによって開発されたプロジェクト管理システムです。海外で開発されたツールですが、サービスサイトは日本語に対応しているので、事前のリサーチには困りません。
カラフルで見やすいビジュアルが特徴的で、視覚的にとらえることや直感的な操作ができるでしょう。また、連携できる他社サービスの数も多く、テンプレートも豊富です。
進捗管理を行う「ボード」は操作性が高く、チームに合わせたカスタマイズができます。
最大2名までが使用できる無料の個人プランのほか、使用人数や機能によって利用料金が設定されています。
Chatwork
チャット、グループスレッド、ビデオ通話などのコミュニケーション機能に特化したビジネスチャットが「Chatwork」です。チャットツールとして導入している企業は多くあると思いますが、進捗管理ツールとしても活用が可能です。
チャットの中にタスクを追加することで担当者や期限が見える化され、完了させるとチャットに通知が入ります。
ユーザー数やストレージに制限はありますが、基本的な機能のほとんどが無料で使用できます。
Notion
「Notion」は、タスク管理やプロジェクト管理を含め、幅広い活用方法を持つオールインワンワークスペースです。2022年に日本語版が正式リリースされ、日本でも導入される企業が増えているようです。
カスタマイズ性の高さゆえ万能なツールとされていますが、ページは自分で構築する必要があるので、ITツールに慣れない人は戸惑うかもしれません。
しかし、使いこなすことができれば自社に最適な進捗管理ツールが出来上がるでしょう。連携可能な他社ツールも豊富で、ツール内に埋め込むことで一元管理も叶います。
個人利用であれば、ブロック数の制限なく無料で使用できます。
jooto
シンプルで使いやすい「jooto」は、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
ホワイトボードにメモを貼るような感覚でタスクを追加でき、操作もドラッグ&ドロップが主となるため、ITリテラシーが高くないメンバーでも直感的に進捗管理ができます。
一方、ガントチャートでの進捗管理やカスタマイズもできるので、ITリテラシーが高い人にも不足のないツールといえるでしょう。
無料プランで4人まで、基本機能の全てが使用できます。
Brushup
デザイン制作に特化したレビューツール「Brushup」は、オンライン上でアウトプットのチェックやフィードバック、コメントのやりとりができるタスク管理ツールです。
Adobe Illustrator、Adobe Photoshopなど、多様な形式のクリエイティブを共有し、期限の設定や制作段階ごとの進捗をカレンダーやガントチャートを用いて行います。デザイン制作現場の進捗管理は複雑になりがちですが、容量、形式問わず一元管理ができることで効率が上がるでしょう。
容量やアカウント数に制限のあるエントリープランは無料で使用できます。
Evernote
「Evernote」は多機能なメモアプリで、タスク管理も可能です。元々スマートフォンアプリだったことから、モバイル対応にも強いツールといえるでしょう。
メモの中にチェックボックス付きのタスクリストを作り、進捗を管理します。タスクに付随する画像やファイルの一元管理ができますが、複雑な進捗管理はメモが混み合い、管理がしにくくなることも考えられます。ToDoリストのようなシンプルな方式での進捗管理に適しているツールです。
Evernoteでの進捗管理を行う場合、容量に制限はありますが、無料プランでも十分活用できるでしょう。
まとめ
進捗管理はプロジェクトの成功に大きく影響を及ぼします。本稿では、進捗管理のコツや選び方、おすすめのツールを紹介しましたが、進捗管理も百人百様。プロジェクトや構成するメンバーによって異なります。
基本をおさえてからがプロジェクトマネージャーの手腕の見せ所。さまざまなシステムを試し、チームにとって最も効果的な方法を選ぶといいでしょう。
