マルチタスクが苦手な人は、同時に複数のタスクを任せられると混乱してしまい、思ったように作業が進められない傾向にあります。
しかし、メールの返信を待つ合間にプレゼン資料を作成するなど、隙間時間を有効活用するマルチタスクが作業の効率を上げることもあるでしょう。また、トラブルなどの緊急時には、必然的にマルチタスクをこなさねばならないシーンもあるはずです。
そのため、マルチタスクに対応できるようになっておくと対応力が高まるのは間違いありません。マルチタスクが苦手な人は、この機会にマスターしておくと良いでしょう。
マルチタスクとは？
マルチタスクとは「複数のタスクを同時進行すること」を意味する言葉です。元々は「ひとつのコンピューターで複数の処理を行うこと」を指すコンピューター用語でしたが、今ではコンピューター用語を超えて、ビジネスシーンでも多く使われる言葉になりました。
マルチタスクと対局する言葉には「シングルタスク」という言葉があり「ひとつの作業を集中して行うこと」を意味します。
マルチタスクとシングルタスク、どちらが良いとは一概には言えませんが、一般的にはシングルタスクをすすめることが多いように見受けられます。しかし人によっては、シングルタスクよりもマルチタスクの方が効率が良い人もいるでしょう。また、やむを得ずマルチタスクを求められることも珍しくありません。
マルチタスクが苦手でも、作業を一つひとつ着実に完遂できればシングルタスクでも問題ありません。しかし、必要に応じてマルチタスクに切り替えられると、仕事の取り組み方に幅ができるでしょう。
マルチタスクができない人の特徴
まず、シングルタスクが得意でマルチタスクができない人の特徴から、マルチタスクができない要因を紐解いてみましょう。
完璧主義
ひとつのタスクにこだわりすぎてしまう完璧主義は、マルチタスクを苦手とします。複数の作業を同時に進行させるマルチタスクの場合、タスクの作業途中で次のタスクに手をつけたり、同時に進行したりする必要があります。
タスクを中断してしまうと、気になってしまい他の作業に集中できない人は、マルチタスクをすると効率が悪くなってしまうのです。
タスクの優先順位がつけられない
複数のタスクに優先順位をつけられない人は、マルチタスクができない傾向にあります。優先順位を意識せずに複数のタスクに取り組もうとするので、混乱を招き、時には優先順位の低いタスクにばかり手をつけてしまうのです。
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スケジュール管理ができていない
マルチタスクにはスケジュール管理が必要不可欠です。複数のタスクを同時に進行させるマルチタスクは、スケジュール管理の元で行わないと、次にすべきことがわからなくなってしまい、作業の遅延や対応漏れを起こす恐れがあるのです。
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ひとつのことにこだわり物事の切り替えができない
マルチタスクができない人の多くは、ひとつのタスクにこだわりすぎるあまり、切り替えができない傾向にあります。複数のタスクを並行して進めるには、その都度頭を切り替える必要がありますが、切り替えに時間を要してしまうため、全体的な作業効率が低下するのです。
マルチタスクのメリット
マルチタスクができるようになると、以下のようなメリットがあるとされています。
効率アップ
マルチタスクができると、待ち時間を有効活用しつつタスクに取り組むことができます。例えば、チームのメンバーの質問に答えながら資料を作成する、電話でやり取りをしながら資料の仕分けをするなど、無駄な時間を削減できるので、作業効率がアップするでしょう。
経費削減
マルチタスクができると、ひとり当たりが同じ時間で処理できるタスクが増えたり、作業間の切り替えが早くなったりするので、コストが下がります。
時間の管理ができるようになる
マルチタスクには時間の管理がマストと言えます。マルチタスクができるようになると、同時に時間を管理する能力が向上すると言えるでしょう。
作業中のタスクをどれくらいの時間で終わらせなければならないのか、割り込んで入ってきたタスクはどれくらいの時間がかかりそうかなど、瞬時に判断できるようになります。
コミュニケーション能力が高まる
並行して複数のことを考えられるようになるマルチタスクは、コミュニケーション能力の向上にもつながっています。会議やブレストの場でも、瞬時に答えることができるので、円滑なコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
状況把握能力が身に付く
マルチタスクができるようになると、作業の全体像を把握できるようになります。自分が担当しているタスクだけではなく、チームのメンバーが行っているタスクの進捗状況を気に掛けることができ、必要に応じてサポートに回ることができるはずです。
そのため、マルチタスクができるとプロジェクトのリーダーを任されるケースも多くあるようです。
マルチタスクのデメリット
しかしながら、マルチタスクにはデメリットも存在します。そもそも人間の脳は同時に複数のタスクに注力できません。脳科学や心理学の研究でも、マルチタスクによって脳の集中力が低下すると言われているケースもあるようです。
マルチタスクにはどのようなデメリットがあるのか、考えてみましょう。
集中力が続かない
複数のタスクを同時に行うと、各タスクに集中する時間が短くなり、結果として集中力が続かなくなると言われています。
例えば、部下の質問に答えながらチャットやメールの返信を行うと、集中力が散漫になってしまい、効率的に作業ができない可能性があります。複数のタスクを同時に行う場合、実はタスクの切り替えに時間がかかっていることがあるのです。
ミスの発生確率が上がる
人間の脳は、複数のことを同時に考えられないと言われています。複数のことを同時進行するには頭の中を頻繁に切り替える必要があるのですが、うまく切り替えられずミスが増えてしまうことがあります。
部下の質問に答えながらチャットやメールの返信を行っていた場合、チャットの内容に見落としがあったり、誤った返信をしてしまったりする恐れがあるでしょう。
ストレスが溜まる
効率良く仕事をしているように見えて、実はマルチタスクをしている脳にはストレスがかかっていると考えられています。
マルチタスクをするためには、各タスクの優先順位や進捗状況を常に考慮する必要があります。常に脳がフル回転している状態は過剰に負荷がかかり、ストレスや疲れが溜まってしまうでしょう。長期的にみると、マルチタスクは健康に悪影響を与えることさえあるのです。
マルチタスクができるようになるためのコツ
マルチタスクが苦手な人がマルチタスクをマスターするには、意識を変えることが必要です。マルチタスクができるようになるためのコツを3つ挙げてみました。これらを意識しながら作業を行うといいでしょう。
タスク細分化して書き出す
まずはマルチタスクの考え方を深掘りしてみましょう。マルチタスクとは、一度に複数のタスクを同時にこなしていくことですが、見方を変えると各タスクをキリの良いところ・一旦作業ストップできるところまで素早く終わらせ、次の作業に切り替えていることになります。
つまり、作業を一つひとつシングルタスクとして管理できる粒度まで細分化することで、キリの良いところで終わらせて次の作業に移行できるようになり、自然とマルチタスクができるようになっているでしょう。
タスクを細分化する時は、頭の中で行うよりも書き出した方が効率的です。頭の中が整頓されるのはもちろん、やるべきことを忘れてしまわないためにも、タスクは細分化して書き出すことを徹底しましょう。
時間を区切りタスクを割り振る
マルチタスクをしていると集中力が切れてしまう人は、作業時間の配分を行うといいでしょう。15分はAのタスク、その後の15分はBのタスクというように、時間を区切ってタスクを割り振ると、シングルタスクのようになって管理がしやすくなります。
タスクごとに作業時間が決まっているので、集中力が分散してしまう心配がなくなるはずです。
タスクをグループ化し関連業務をまとめて片付ける
集中力が散漫になりがちな人は、同じようなタスクをグループ化し、関連する業務はまとめて着手するようにしましょう。
複数のタスクを同時進行するといえど、類似した作業があるはずです。まとめて着手することで頭の切り替えが最小限で済み、作業効率を上げることができるでしょう。
マルチタスクができるようになるための方法
それでもマルチタスクが苦手という場合は、以下のテクニックを試してみるといいでしょう。
1×10×1システム
タスクへの着手に時間がかかってしまいマルチタスクが成り立たない人は「1×10×1システム」を活用してみましょう。1×10×1システムとは、1分で終わるタスク→10分で終わるタスク→1時間で終わるタスクの順に作業を行うテクニックです。
あらかじめタスクごとの所要時間でタスクを仕分けし、順に着手することでタスク全体を効率良く管理できます。仮に大量のタスクを抱えていたとしても「まずは小さなタスクから終わらせる」と決めれば、着手する順番が明確になり迷う時間がなくなるでしょう。
また、ボリュームの小さなタスクから終わらせることで達成感を得やすく、作業のモチベーションアップにもつながるはずです。
パーキングロット思考
作業中に他のタスクを依頼されると集中が途切れてしまう人は「パーキングロット思考」を試してみましょう。パーキングロット思考とは、作業中に別のタスクが入ってきたとしても、それらのタスクは一旦保留し、作業中のタスクが終わってから着手する方法です。
パーキングロット思考なら脳への負担も最小限で済むと考えられているので、マルチタスクのストレスも最小限で済むでしょう。
別のタスクが入ってきた時には、メモをとる時のみ元のタスクから離れます。メモをとる程度の時間であれば頭を切り替える必要はありません。メモは短い時間で取れるので集中力が切れることもないでしょう。
マルチタスク解消にはタスク管理ツールもおすすめ
複数のタスクを管理することで脳に負担やストレスがかかるのであれば、タスク管理を「タスク管理ツール」に任せてしまうのも一案です。
近年では、スマートフォンやパソコンでタスク管理を円滑に行う優秀なツールがたくさんあります。面倒な管理や確認をタスク管理ツールに任せることで、集中力が保ちやすくなるでしょう。
例えば、タスクの期限を一元管理しリマインドをかけたり、タスクを可視化することで優先順位をつけやすくしたりと、タスク管理ツールによってタスク管理の質は向上するはずです。
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まとめ
最後になりますが、必ずしもマルチタスクができないと仕事ができないというわけではありません。シングルタスクの方が得意な人は、マルチタスクをするよりも一つひとつ着実にタスクをこなした方が、実は効率が良い場合もあるでしょう。
しかし、マルチタスクができるようになると、一度に複数の仕事を頼まれても、落ち着いて作業を進める力が身につき、今までよりも幅広い視点や高い視座で仕事に取り組むことができると言えます。
今後キャリアアップを目指すのであれば、マルチタスクもできるようになっていて損はないはずです。ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。
