2017 9月

【事例紹介】社内コミュニケーションを円滑にするための6つの方法

あなたは雰囲気の悪い職場で働いたことがありますか?
社員一人ひとりと話してみると悪い人たちではないのに、いざ会社のみんなが集まると、一様に不機嫌そうになり、雰囲気が悪く、重たい空気が立ち込めている……。そんな職場に毎日通勤しなくてはならないのはつらいことですよね。

平成28年度の雇用動向調査によると、離職率は15.0%との結果となっています。離職理由について言えば、「個人的理由」によるものが最も多く、全体の10.7%を占めています。 

個人的理由の内訳は、「結婚」「出産・育児」「介護・看護」及び「その他の個人的理由」となっていますが、出産、育児、介護でやむを得ず離職を選択した人たち以外に、その他の個人的理由のため離職した人たちの離職原因はどういったことが考えられるでしょうか。

これについては、給料が少ない、労働時間が長く、ワークライフバランスが取れない、仕事内容に不満がある、など様々な原因が考えられますが、なかでも「人間関係」が原因であるという人が多いのではないかと推測します。

人間関係とは、コミュニケーションでなりたつもの

本来、他人とのコミュニケーションは、新たな発見や学びを促し、私たちの生活を豊かにしてくれる大切なことであるはずです。それなのに、職場・社内でのコミュニケーションが憂鬱で、敬遠したくなってしまうとしたら、それは残念でもったいないことです。以前は、社内に喫煙室があり、そこで活発なコミュニケーションが行われたり、アフターファイブで社員同士飲みにいったりすることも多く、コミュニケーションがとりやすい場がありました。

しかし、現在ではお酒やタバコを控える人も多く、なかなかそのような機会が減ってきています。そんな中でも、社内コミュニケーションを円滑にできるようになるコツをご紹介します。

会社のなかでのコミュニケーションラインは、下記の3つに大きくわけられます。

  1. 同期のコミュニケーションライン
  2. プロジェクト参加者のコミュニケーションライン
  3. 会社全体のコミュニケーションライン

上記のどれかひとつのラインでもコミュニケーションがうまくつながっていれば、社内の雰囲気の悪さを改善できる可能性が高いでしょう。

1. 共通言語を探る

同期同士、また年齢が近い人たち同士のコミュニケーションが機能している場合は、仕事中はコミュニケーションに乏しく雰囲気がわるくても、ランチなどの休憩時では、同期入社の同僚と息抜きになる会話をできたり、会社についてクローズドな意見をかわしたりすることができます。このラインがうまく機能する場合は、同じ新卒で入社した、あるいは同郷であるなど、偶然に左右されることが多いでしょう。

このコミュニケーションラインがうまくいかない場合は、お互いの共通項を探して、コミュニケーションをとってみましょう。興味をもっていることや、担当業務内容に共通言語をさぐり、距離を縮めることを試しましょう。ただし、仕事上で自分のことを根掘り葉掘り話すことを苦手とするタイプの人もいます。そのあたりはよく注意して、ほどよい距離感をとるべきでしょう。

2. 共通認識やゴールを明確化する

部署、チームなどのような、同じプロジェクト参加者のコミュニケーションラインがうまく行かない場合はどうすべきでしょうか。

このラインがうまく機能しない場合は、上司やリーダーが、部下やグループ所属の社員の動きや要望を把握しきれずに指示をだしてしまい、指示を出された側は、上司は自分のことをわかっていない、きちんとした評価をしてくれないと不満をもち、不機嫌な職場の雰囲気を作ってしまっているパターンが見受けられるでしょう。

このパターンは、上司やリーダーが、積極的にコミュニケーションをとり、共通の認識やゴールを明確化することでコミュニケーション不全を克服できる確率があがります。もしあなたがリーダーや上司ではなくても、彼らに直訴し、不満や不足について話して共有しましょう。そのコミュニケーションで、あなたの不機嫌になってしまう理由を共有でき、モチベーションも評価もあがる助けとなるはずです。

3. セミナーに参加する

部署、チームなどに属した社員のコミュニケーションが不全な場合、時には外部の力を借りましょう。今では、メンタル面やコーチング、そしてもちろんコミュニケーションなど、さまざまなセミナーが提供されています。自分の部署・チームに欠けている部分を補強するために必要なセミナーを選び、参加してみましょう。通常業務をわざわざストップさせて参加するセミナーですから、参加者は積極的にセミナー内容を吸収するはずです。

または、セミナー情報とあわせて、社員は必要なセミナーにいつでも参加してもよいということを共有し、通知しておきましょう。こうすることで、会社が社員の成長や問題解決に積極的であるというアピールにもつながります。

4. 会社のビジョンを打ち出す

会社、企業自体の考えやブランド戦略、意図を共有すべき会社の一体感について必要なコミュニケーションラインが不全な場合、社員の働くモチベーションや意義があいまいになり、離職率があがってしまう可能性があります。

そこで、会社のビジョンを明確に定め、それを社員に周知させるようにしましょう。ほとんどの会社がビジョンやミッションステートメントを定めていますが、一人ひとりの社員がそれを常に意識して業務に取り組むことができている会社は多くはないでしょう。

会社として打ち出すべき一体感やスローガンがうまく社員に伝わっていれば、社員は安心して働くことができると同時に会社に属していることに誇りを感じ、職務に邁進できることができます。

それでは、どのようにすればビジョンやミッションを社員に効果的に伝えることができるのでしょうか? まず、会社の立ち位置やビジョンを社員に認知させるという重要なコミュニケーションは、定例会議とは異なった手法や場所で行うべきです。伝いたいビジョンを体現するような会場を借りて、普段とは異なった雰囲気の中でビジョンを伝えましょう。例えば、革新的で、若者に対してアピールをしていくというビジョンを伝えるのであれば、ナイトクラブのような雰囲気の中でプレゼンテーションを行うということが考えられます。

5. 部活動を行う

会社として正式に部活動の制度を設けている組織があります。フットサルやソフトボールといった運動系の部活から、ワイン同好会や投資研究会といったビジネスパーソンならではの部活動を行っている企業があります。これらの部活動には会社から活動費が支給されています。

部活動を通じて、部署や年次の異なる、普段なかなか仕事で一緒になる機会のない人とも共通の興味を通じてコミュニケーションをとることができます。また、そのときに得た部署外の知識やコネを活用することで、仕事の生産性のアップにもつながります。

6. 苦手な相手にこそ興味をもつ

同じ部署やチームで、どうしても苦手な相手がいて、コミュニケーションがうまくいかないときはどうすべきでしょうか。私自身の経験では、仕事が大変できる同僚がいたのですが、彼が後輩や、自分よりの仕事量が少ない人などに対して見せる態度がどうしても気になってしまい、コミュニケーション不足になってしまったことがありました。

ただし、彼は仕事に関しては大変有能な人であったので、もっと彼の業務や仕事の進め方に関心をもち、彼のいいところをもっと見る必要があったと反省しています。

どうしてもうまが合わない、苦手な相手とチームを組まなくてはならないときに、苦手だからといって相手のすべてを否定し、最小限のコミュニケーションしかとらないというのでは、良いビジネスパーソンとはいえないでしょう。どんな人にも学ぶべきことがあります。特に、自分が苦手な人は自分とは異なった考え方や価値観を持っているため、そこから学べることがある場合があります。苦手な人こそ、その人の業務に興味を持って、相手のことを理解するよう努めましょう。

事例:コミュニケーション不足に危機感をもって対応し、職場を活発化させたR社の事例

R社は当初小規模の人員でビジネスを展開していました。組織が小規模であったため、コミュニケーションを自然に活発にとることができていました。そのため、社員の個性にそった業務進行をすすめることができ、順調に売上をのばしていました。その後、業績好調につき、会社の規模を大きくし、社員も増やしました。それまでは小規模人数だったために、個々に仕事があつまり、個人商店のように仕事を行っていましたが、規模拡大とともに業務進行を改革して部署をつくり、管理していこうとしました。

その結果、古株の社員が以前のような自由な働き方ができないために業務がまわらなくなってしまいました。また、新しく入社した社員たちは古株社員とうまくコミュニケーションを構築できずにいました。その結果、社内の雰囲気が大変悪くなってしまいました。

その状態を問題視した社長は、外部のコンサルタントに相談し、コミュニケーションを活発化させる取り組みを行いました。会社内にあるランチをとるスペースは音楽をかけられるようにし、社員がリラックスしてランチを取れるようにしました。ほかにも社長は、月に一度のランチミーティングを社員一人ひとりと行い、個人の問題点や思っていること、なんでも話をできるようにしました。

そのほか、プロジェクトの発足時には目標の明確化を心がけ、どんなプロジェクトでも、終了時には打ち上げと称したディナーをプロジェクトチームで行い、より多くコミュニケーションをとる機会をつくりました。そして、社員の誕生日には図書カードを贈ることにし、社員を大事に考えていること、また社員の勉強しようという気持ち、勉強してほしいという気持ちをメッセージとしてこめました。

このように、ひとつひとつは小さいながらもコミュニケーションを増やし、円滑にする取り組みをすすめることにより、以前からいた古株の社員と、後から入社した社員との連携も深くなっていきました。そして、会社全体の一体感も上がり、会社に所属していることに誇りをもてるようになったのか、コミュニケーションが活発化し、以前のような不機嫌な雰囲気を解消することに成功しました。

≫Next… ToDo管理ツールがあなたの人生を変えるかもしれない意外な理由

「【事例紹介】社内コミュニケーションを円滑にするための5つの方法」についてのまとめ

雰囲気の悪い職場を解消し、コミュニケーションが活発な職場は、自然と仕事をすることが楽しくなり、業績や効率もアップできることにつながります。コミュニケーションをよくするために、会社によって、様々な工夫が考えられます。
大事なことは、お互いを尊重しあい、お互いを理解しようと思う基本的な感情を忘れないことではないでしょうか。上記のことを参考にして、よりよいコミュニケーションを考えてみてください。
参考データ:
http://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/17-2/dl/kekka_gaiyo-01.pdf
http://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/17-2/dl/kekka_gaiyo-05.pdf

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いつも締め切りに追われているあなたへ 業務効率化アップのためのタスク管理ツール5選

日常においても、ビジネスにおいても、「いつまでに何をしなければならない」という、期限のある課題が複数あると、頭が混乱しがちです。ビジネスの場では、古くは手帳、近年はエクセルファイルなどで課題を管理する方も多いと思いますが、近年ではWeb上で共有できる課題管理ツールや、タスク管理ツールを使う人も増えています。
今回は、使いやすい人気のツールを紹介しながら、業務効率化のための課題管理やタスク管理について考えてみたいと思います。

課題管理におけるチェックポイントはここだ!

課題管理ツールを取り入れるにあたり、気になるのはツールの選びかたですね。具体的なツールを紹介する前に、押さえておきたいポイントをまとめてみましょう。

使いやすくシンプルである

まず、使う人が使いやすいか、これが一番大切です。
使い方を覚えるのにマニュアルを熟読しなければならないような、複雑なツールはかえって業務が非効率化されてしまう危険があります。とくに、エンジニア系ではない職種なら、なおさら使いこなすのは難しいでしょう。
誰にでも簡単に使えるような、シンプルでわかりやすいツールが望ましいですね。

複数人で共有できる

アナログ手帳などでは、情報をチーム全体で共有できません。関係者へ逐一報告する手間なども増えてきます。
その点、Web上で管理できるツールなら、作業内容や進捗状況を共有できるため、細かい報告などの手間もなく、業務の効率化がはかれます。

モバイルデバイスに対応している

スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末からも管理できることは業務効率化においてたいへん重要です。どちらかというと、パソコンよりモバイルで利用する人のほうが多いかもしれません。
営業などの外勤従業員であれば、いつでも、どこにいても確認・登録ができるツールは必須アイテムです。帰社後の雑務処理にかける時間が格段に軽減されれば、プライベートも充実し気持ちに余裕も生まれ、より効率的に業務ができるかもしれません。

セキュリティや保護機能が万全である

組織で共有するのなら、セキュリティ面やデータ保護の配慮は必須です。通信がSSLなどで暗号化されているか、不正なアクセスから守られる構造になっているか、データのバックアップは定期的に行われているかなども必ずチェックしましょう。

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課題管理(タスク管理)のための便利なツール5選

ここからは、実際に多くの企業で使われ高評価を得ている「使いやすい課題管理ツール」とその特徴をご紹介します。特徴を比較して、ニーズに合ったツール選びの参考にしてください。

①完全フリー・オープンソース「Redmine(レッドマイン)」

インストールすることによって、無料で自由にカスタマイズできる進捗管理・情報共有のためのソフトウェア「Redmine」。
やるべき課題の内容や担当者、期限などを「チケット」として登録し、進捗状況を管理します。
インストール型で、自社サーバーでの運用になるため、セキュリティ面で安心できることが大きなメリットといえるでしょう。モバイル専用アプリ「RedminePM」を端末にインストールすることによって、無料でありながら、スマホやタブレットでも使用できるという優れものです。

≪特徴≫

  • インストール型、オープンソースの無料ソフトウェア
  • 各課題を「チケット」登録して管理できる
  • 登録したチケットは、一覧・ガントチャート・カレンダー・ロードマップなどさまざまな形式で表示できる
  • ニュース画面で、メンバー全員へ一斉通知できる
  • Wiki画面で、手順やメモなどを共有できる

またサーバー不要、維持管理不要のクラウド型「MyRedmine(マイレッドマイン)」もあり、こちらは有料ですが、オープンソースで利用できます。解約後もデータが活用できる環境を構築できます。

ファーエンドテクノロジー株式会社:http://redmine.jp/

②初心者にも分かりやすく使いやすい「Jooto(ジョートー)」

課題ごとにプロジェクトボードというメインとなる管理画面を作成し、細かいタスク管理やメンバーとの情報共有ができる「Jooto」は、ダウンロードやインストール不要のクラウド型ツールです。
操作が直感型で分かりやすく、ITに不慣れな人でも簡単に使えるのがおススメポイント。
プランは、プロジェクトボード2個、ユーザー2名までなら無料、15個のボードとユーザー15名までのベーシックプランで月額1,780円となっています。
iPad以外のモバイル端末には専用アプリで対応できます。

≪特徴≫

  • 各課題をカード形式で管理
  • ドラック・ドロップなどの簡単な操作でファイルをアップロードしたり並べ替えしたりできる
  • メモや付箋感覚で、把握しやすく見やすいユーザーインターフェース
  • プロジェクトボードをcsvファイルにエクスポートできる

Skipforward PTE. LTD.:https://www.jooto.com/

③課題はアプリで管理「kintone(キントーン)」

各課題をアプリで管理する「kintone」。
100種類以上のテンプレートから、さまざまな業務のニーズに合ったビジネス向けアプリが簡単に作れてしまうという、個性的なクラウドサービスです。
使用中のエクセルファイルを取り込んでアプリ化することも可能。また最初からアプリを作る場合も、マウスでドラッグ・ドロップするだけでOKと、とても簡単です。
作業フローに沿ったプロセスをあらかじめ定義しておけば、各担当者が処理するべきタスクを見逃すことなく、情報も共有できます。
5ユーザー以上、1ユーザー単位での契約が可能で、ディスク容量はユーザーごとに5GB と大容量。顧客や提携会社など社外の人を招待できるゲストユーザー機能もあります。

≪特徴≫

  • 100種類以上のテンプレートからプログラミングなしでアプリを作成できる
  • マウス操作だけで簡単にアプリを作成できる
  • エクセルファイルを取り込んでアプリ化することも可能
  • プロセス管理機能で自分のやるべきことが分かりやすい

サイボウズ株式会社:https://kintone.cybozu.com/jp/

④コミュニケーション機能が充実「backlog(バックログ)」

絵文字やスターを使った「いいね」機能、キャラクターアイコンなど、ビジネスの場でも楽しくコミュニケーションをはかれる「backlog」。
ストレージ30GB・プロジェクト数100・ユーザー無制限で月額9,800円のスタンダードプラン以上であれば、ガントチャートの作成や、期限までの作業量をグラフで把握できるバーンダウンチャートで、進捗状況の視覚化がはかれます。
またメモや会議の議事録を共有できるWiki画面なども完備、まさに課題管理に必要な機能が集約されているうえに、チームのコミュニケーションも促進させる万能ツールだといえるでしょう。

絵文字や「いいね」などのコミュニケーション機能が充実
開始日・期限・マイルストーン(節目)などを入力することで作業計画や進捗状況が一目瞭然
議事録やメモを共有できるWiki画面あり
30日間無料のお試し期間あり

株式会社ヌーラボ:https://nulab-inc.com/ja/products/backlog/

⑤Excelの使い勝手で管理したいなら「GSuite(ジースイート 旧GoogleApps)」

アカウントがあれば無料で使えるGoogleのツールを利用している人は多いと思います。
Gmailや文書作成のドキュメント、表計算のスプレッドシート、ファイルを保存・共有できるドライブ、カレンダーから音声ビデオ通話、サイト作成に至るまで、ありとあらゆるビジネスに役立つツールがあり、無料版でも十分な機能を備えています。

有料版である「Gsuite」では、さらに独自ドメインのビジネスメールを使うことができます。
また、電話やメールによる24時間365日サポートがあり、専用画面でユーザー管理やセキュリティ管理を行うこともできるため、組織で使うのであれば有料版の「GSuite」がおススメ。
容量30GBのベーシックプランなら1ユーザーあたり、月額600円、年額6,000円。容量無制限のビジネスプランなら月額1,200円、年額14,400円です。
Googleカレンダー内にタスク機能もあるようですが、どちらかというと、使い慣れたExcelで課題管理したいため、スプレッドシートを共有して課題管理に利用している人が多いようです。

  • ExcelタイプのGoogleスプレッドシートで管理・共有できるため、利用法をイチから覚えなくてよい
  • Googleドライブでフォルダも共有できる
  • Googleサイトで簡単にチームのサイトを作成し共有できる
  • 社名などの入った独自ドメインをGmailで使える
  • 24時間365日サポートあり
  • 14日間の無料お試し期間あり

Google Inc.:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

あえて注文をつけるなら、こんなツールの登場に期待!

望まれるのは無料で、サーバー不要・メンテナンス不要のクラウド型、セキュリティ面やデータ保護の面でも申し分なく、簡単に使えるものだと思いますが、すべてを兼ね備えたツールはなかなかないものです。

ただ、一番の問題は、厳選のうえ課題管理やタスク管理ツールを決定しても、一旦ツールに入力を始めてしまったら、「使い勝手が悪い」と感じて乗り換えるのが難しいということです。そのため導入にためらってしまうという人も多いのではないでしょうか。
簡単にcsvファイルなどにエクスポートでき、インポートもできるというツールが増えれば、もっと気軽に試すことができるかもしれませんね。

>>ビジネスプロセスマネジメント(BPM)で目標達成をめざす|PDCAサイクルからプロセス管理ツールまで!

「課題管理」のためのツールに関してのまとめ

期限内に効率よく課題を達成するために、課題管理ツールは欠かせないアイテムだといっても過言ではありません。業務効率化とは、会社に貢献するためのものではなく、働く人の大切な時間を奪わないためのものです。
雑務処理に追われる毎日から解放され、大切な時間を豊かに過ごすために、機械に任せられることは任せる、そんなふうに考えて踏み出してみてはいかがでしょうか。

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スケジュール管理に役立つ! 知っておきたいガントチャートツールまとめ

「時は金なり」とよくいいますが、誰にとっても1日は24時間しかありません。時間の使い方ひとつで、成功する人とそうでない人が分かれると言っても過言ではないでしょう。限られた時間の中で効率的に業務を進めていくためには、業務手順やタスクを整理し、視覚化したスケジュール管理が必要となります。普段使いにはスマートフォンのカレンダーアプリもいろいろありますし、プロジェクトでは使用するグループウェアに「スケジュール管理ツール」が実装されている、という場合もあります。
しかし、会社に与えられたスケジュール管理ツールや自身が使っているスケジューラーがいまいち、という方も多いのではないでしょうか。
スケジュール管理のために使われるツールはデバイスごとにたくさんありますが、デスクトップで使用する場合はガントチャートに使い慣れている、という方も多いかと思います。今回は、スケジュール管理に役立つガントチャートツールや、それを効果的に使うコツ、そしてよく使われているガントチャートツールの比較を行っていきます。

1.ガントチャートツール、スケジュール管理にどう使う?

プロジェクトを円滑に進めていくためには、各タスクの重要度と至急度を理解し、優先順位を考えてスケジュール設定をしなければなりません。

プロジェクトが稼働しはじめると、スケジュールが正確に把握できない場合、プロジェクトの進捗が停滞し、大きな損失につながってしまうこともあります。スケジュールを正確に把握するポイントは、「状況の可視化」と「共有」です。そこで役に立つのが、ガントチャートツールです。
ガントチャートとは、プロジェクトやスケジュール、作業の進捗などを管理する帯状のグラフです。横軸には日付や時間を、縦軸にはメンバーやタスクなどを配置し、それぞれの作業開始日や作業完了日を一目で把握することができます。ガントチャートツールでスケジュールの進捗を確認することで、ひとつのスケジュールでずれが生じた場合でも、各タスクのスケジュール調整を適宜おこなうことができます。チームメンバー各自がバラバラにスケジュールの管理をする場合も多いと思いますが、複数人数でプロジェクトとして動く場合はメンバーの予定をまとめて可視化して管理していくことで業務の効率化を図れます。

ガントチャートと一口にいっても、作り方やツールごとに見た目はいろいろです。もちろん、エクセルで自作することも可能ですが、時間がかかる割に見にくくなってしまったり、更新が面倒だったりします。また、Webページ上でインタラクティブに共同作業ができないという問題もあります。そこでおすすめなのがガントチャート形式のスケジュールを利用できるアプリなどのツールやサービスです。
なお、ツールを選ぶ際は、メンバーとの共有はもちろん、タスクやスケジュールがガントチャートと連動していることが理想です。また、簡単に作成できることもポイントとなるでしょう。

2.無料ガントチャートツールと有料ガントチャートツール、どっちがおすすめ?

ガントチャート機能のついたスケジュール管理ツールは、無料からスタートするものもありますが、その多くは有料となっています。無料のものの多くは、共有可能人数が少なかったり、期間が限定されていたりします。もちろん、プロジェクトの人数や期間などによっては、無料ツールで十分な場合も多いです。有料ツールを使用する場合は、無料お試し期間をもうけている場合が多いので、それを利用して使いやすさなどを検討していくとよいでしょう。

また、ガントチャートに限ると、エクセルのテンプレートで便利なものを見つけることができれば、それをずっと使い続けることができます。
大切なのは、自身が使いたい機能がどのような設定になっているのかしっかりと確認することです。有料版は購入してしまうと簡単に乗り換えることはできません。自分にとって必要なのがどんな機能なのかを見極め、しっかりとした作りの有料ツールを1つそなえておくことをおすすめします。

3.国産ガントチャートツールのよいところ

ガントチャートツールを選ぶ際、もうひとつのポイントは日本製にするか海外製にするかという選択です。
海外製のガントチャートツールは、ほとんどの場合、管理画面もサポートページも英語です。プロジェクトの管理に使用している場合は複数名で同時利用する場合も多いかと思います。たとえ自分が英語サイトの利用に問題がなかったとしても、他のメンバーが英語での利用説明を理解できない場合や使いにくさを感じた場合にはサポートが必要になります。そのため、管理画面やサポートページが日本語対応になっているかどうかの確認が必要です。一方、国産のガントチャートツールを使用する場合はこれらのことを心配する必要がありません。また、海外製のツールは日本国内での使用環境でテストされていない場合も多いため、予期せぬ不具合が発生した場合に時間をロスしてしまうこともあります。使い勝手が同程度であれば、日本製のものを選択するのをおすすめします。

4.人気のガントチャート&スケジュール管理ツール比較一覧

実際どのようなツールがあるのかを見ていくために、海外製も含めた5つの人気のガントチャートツールを比較していきます。

(1) みんなでガント.com

Web上で使用することを前提にしたガントチャートツールです。無料版でも十分多機能で使い勝手が良いため、お試しで導入できます。有料版ではセキュリティが強化されるほか、管理画面が使用できる、ツール内でプロジェクトメンバーにメッセージを送れる、タスクの色が変えられる、などのオプションが付きます。

メリット ・無料版でも機能性が高い
・Webベースで提供されているので簡単に共有可能
デメリット ・有償版ではSSL暗号化に対応しているが、フリー版ではセキュリティが弱いので注意が必要

(みんなでガント.com HP http://minna-de-gantt.com/

(2) がんすけ

ダウンロード版で提供されているガントチャートのフリーソフトです。マウスでチャートを配置し、長さなども簡単に変更できます。カレンダーの表示範囲も1日から2年と広いため、長期プロジェクトの場合も便利です。有料版としては、より動作性が優れた「がんすけ2」がシェアウェアとして提供されており、こちらではバックアップ機能やメモ貼り付けなどが利用可能です。

メリット ・XMLフォーマットに対応しているアプリケーションとデータの互換性がある
・有料版はCSV出力や負荷グラフの表示、ToDoリストの作成などが可能
デメリット ・ダウンロード版のため、メンバー間での共有が面倒

(がんすけ HP http://www.gansuke.com/)

(3) Brabio(ブラビオ)

初心者が使うことに焦点を合わせてリリースされているので、手早く簡単に利用できるガントチャートツールです。無料版では5人までの共有が可能なので、小規模のプロジェクトであれば無料版でも問題ないのではないでしょうか。誰がどのくらい忙しいのか一目でわかる「担当状況ビュー」機能や、レポート用のエクセル一括出力機能、ToDo管理やつぶやき機能などこのツールひとつでビジネスの効率を上げることができるよう工夫されています。なお、有料版にすると、ストレージも付くのでタスクと一緒にファイル共有をすることも可能です。

メリット ・ガントチャート作成が容易で、複数機能に反映される
・無料版でもプロジェクト数が無制限
・プロジェクトごとに公開範囲を制限できるので、クライアントやパートナー企業との共有も可能
デメリット ・多機能すぎるため、使いこなすまでに時間がかかる
・買い切りではなく人数やストレージに応じて金額が変わるため、継続的に料金がかかる

(Brabio㈱HP https://brabio.jp/)

続いて海外製のフリーガントチャートツールを比較してみましょう。

(4) GANTTplanner

Googleカレンダーとの同期に重点が置かれているガントチャートツールです。仕事の予定だけではなく、プライベートのスケジュール管理も一括しておこなうことができます。複数人で使用するためには有料プランにする必要がありますが、30日間の無料試用期間があります。

メリット ・Googleカレンダーに登録した予定をそのままガントチャートに落とし込むことが可能
デメリット ・無料版では共有機能がない

(M. Schweighauser https://www.ganttplanner.com/)

(5) Tom’s planner

Web上での利用を前提とされているガントチャートツールです。ガントチャートの使いやすさに特化されているツールで、多くの機能をマウスのクリックだけで行うことができます。また、1プロジェクトまでは無料なので、クライアントやパートナー企業に見せる場合には無料アカウントを取得してもらい該当プロジェクトにだけ入ってもらう、という形をとることができます。

メリット ・作業内容に合わせた無数のテンプレートが用意されており、スケジュール感の参考にできる
・直感的な使用ができる
デメリット ・人数ではなくプロジェクト数で課金額が変わる
・無料版は機能制限が多い

(Tom’s Planner N.V. HP https://www.tomsplanner.com/) 
 

「ガントチャート」についてのまとめ

いかがでしたか?
近年、ガントチャートツールだけに限らず、たくさんのスケジュール管理ツールが出回っています。シンプルなものも多機能なものもそれぞれの良さがありますので、じっくり説明を読んで可能であれば少し使ってみる方がより自分に合ったものを見つけることができるかもしれません。
ガントチャートツールだけに絞ってみても、国内外合わせると無数のガントチャートツールがあります。シチュエーション次第でメリットとデメリットが逆転してしまう場合も多いですので、自分の現状と照らし合わせて最適なツールを選び、しっかりスケジュールを管理して業務の効率化をはかりましょう。

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ToDo管理ツールがあなたの人生を変えるかもしれない意外な理由

ToDo管理とタスク管理は、常に混在しながら語られます。
これは仕方ないことで、ToDoを考えるときにタスクも意識しますし、タスクはToDoが無ければタスクを考えることもありません。
生産性が高く自分の感覚に合った管理ができれば、この2つを無理に分けて語る必要もないところです。
が、今回はあえて分けて考えることで、ToDo管理の意義を見直してみたいと思います。

ToDoとタスクの違い


ToDoとは、自分がこなすべき作業です。
リストを作る際は、仕事のToDoだけでなくプライベートのToDoも入れて、生活全体を管理する人が多くいます。具体的には、「A社へ見積書提出」と「ガス代 支払い」が並んでいる状態です。

タスクには、期日が付いています。
場合によってはToDo一つに対して、大分類タスク、中分類タスク、小分類タスクと細分化して、それぞれに期日を付け、その日に行うべき作業にまでしっかりと落とし込んでいる人もいます。作業の質との相性がありますから、大分類~小分類まできっちりとタスク分けして運用するのか、いきなり小分類に分けて運用するのか、中分類でザクッと運用した方がいいのか等は、いろいろと試しながら、もっとも生産性の高い自分のフォームを確立すべきでしょう。

改めてToDoの良いところを挙げると、自分が抱えているすべてのToDoを、全体像として直感的に捉えることができることです。
さらにToDo一つひとつに「緊急度」「重要度」を定めて、手を付けるべきToDoの「優先順位」を明確にすることができます。

優先順位の付け方は、

1. 「緊急度高い × 重要度高い」

2. 「緊急度低い × 重要度高い」

3. 「緊急度高い × 重要度低い」

4. 「緊急度低い × 重要度低い」

です。

よく、2.と3.が逆になっている人がいますが、2.ではなく3.を優先すると、ただただ時間に追われる生活になっていきます。あなたの価値を高める作業は2.です。出来ればいつも2.に取り組んでいたいくらいです。
優先順位最上位の1.は2.をほったらかすと生まれてしまうので、まず1.が生まれないように2.に注力し、さらに3.より2.を優先すれば、重要度が高い作業に余裕を持ってのぞむことができ、結果、作業の質が上がり貴方の価値もやりがいも高まります。

3.は、隙を見つけて素早く終わらせればいいのです。4.は、なんだったらやらなくてもいいくらいだと考えてください。

この考え方を実行すると、あなたの人生がより充実してくるイメージが沸いてくるのではないでしょうか。

いつまでも生産性を高められない職場をときどき見ますが、よく見るケースは職場をマネジメントしている人が、優先順位の2.と3.を逆にしてしまっているケースです。本質的な仕事よりも緊急の仕事ばかりに目を奪われたマネジメントをしてしまうと、職場はいつまでも忙しいままです。

どんなToDo管理ツールがあるのか

さて、ツールの話に移ります。が、これがどう調べても、タスク管理と同居しています。ほとんどすべてと言ってもいいでしょう。それほどToDoとタスクは切っても切れない関係です。

ToDo管理ツールのすべてを記すことはできませんので、メジャーなツール、マイナーなツール等は考えず、調べていて目についたものを並べてみます。すべてを試すこともできませんから、できる限りネットの評判をもとに商品を紹介していきます。

Flat To-DO 超シンプル、単純、余分なものが無い、という意見が多数です。とにかく簡単のよう。余計な機能がいらない人向け。入口として良いかもしれません。
DekaTodo デカいTodo。「すべきこと」をフルスクリーンで表示します。大きな文字で出てくれればイヤでもやります。他のToDoに意識もいかないでしょう。
Toodledo 一つの項目に対して属性情報を多く記すことができ、多機能。データベースであるという意見もあるので、仕事内容との相性はあるかもしれません。
Any.do シンプルで直感的、リマインダー機能が良い、という意見が多くありました。音声機能もあるとか。ツールとしては敷居が低いようです。
Remember The Milk 2005年に開始されているので、管理ツールの中でも老舗。そういう意味で安心とも言えます。近年、大幅リニューアルもあり、機能が充実したそうです。
Wunderlist シンプルという声や、機能の数が丁度いい、という意見が見られました。買い物、見たい映画等のToDoリストは評判がいいようです。
colorNote メモ帳アプリ。直感的でお手軽。色分け、付箋について重宝しているという意見が多いです。
T-ToDo なんと手書きで書けます! 機能は基本的なものしかないので、手書きかつ単純機能を好む人に向いています。
Lifebear 手帳アプリ。カレンダー、ToDo、日記等を一緒に管理できるそうで、ネットではこのツールに対して「日本最大級の手帳アプリ」という主旨の言葉が良く使われていました。
Googleカレンダー カレンダーアプリですが、Google機能を日常的に使用しているなら便利。PCだとGメールからもGoogleカレンダーからも使用できるそうです。
Todo Girl ちょっと変わり種。今回調べていて、初めて知りました! こんなToDo管理ツールもあるんですね。可愛い萌え女子のイラストが表示されていて、声優さんによる可愛い声で貴方を管理してくれるそうです。期日を守ると褒めてもられたり、守らないと叱られたりするそうです。
これ、個人的に問題点はここじゃないかと思った部分があって、サンプルボイスを聞くと、なぜか褒めてくれる声よりも叱られる声の方が可愛いのです。これじゃあ男性のほとんどが叱られたくてタスクの期日を守らないんじゃないか…なんて。にしても、筆者は…周囲の視線が恥ずかしくて、ちょっと使う勇気が無いです。面白いんですけどね。とはいえ、モチベーションが上がる男性は多いのかもしれません。。
各種の手書き手帳 手帳だってアリです。生産性が高まってやりやすければ、それでいいのです。次の章で少し触れます。

ツールはまだまだありました。調べれば調べるほど面白いので、ぜひ調べてみてください。筆者も今回の調査で発見が多く、新たにTodo管理ツールを試そうと思えました。

なぜ、手書き手帳もありなのか

現代においてToDo管理はデジタルが主流です。
が、決してそれがもっとも良い方法と言いきれない面があります。そもそもまだPCもスマホも普及していないアナログ時代に、手帳でしっかりとToDo管理ができていた人も数多くいます。

ToDo管理はタスク管理よりも、ゼロから発想することがあるだけに想像力や柔軟性を必要とする面があります。だからこそ、デジタルで打ち込むよりも、脳を活性化させるかの如く、ペンを持って手を動かして、頭の中で自由に考えながら自分の字で書いた方が良い、という人もいるのです。

他人への共有の必要がないのなら、デジタルでもアナログでも、自分にとってやりやすく生産性の高い方を選べばいいでしょう。

「タスク管理は、やっぱり手帳が一番いい!」についての記事https://teamhackers.io/organizer-book-is-best

そもそも重要度ってなんだ?

改めて、重要度についても考えてみたいと思います。

緊急度の高い低いは時間が基準ですから、判断は明確です。
しかし重要度の高い低いは、判断に迷う人がいます。それは重要度にはさまざまな視点、例えばあなたの仕事や人生に対する価値観も反映されるからです。

あなたにとって達成感とは、どのような状態でしょうか?

「周囲から高い評価を得ている」
「独立できるレベルにまで自分のスキルを高められている」
「与えられたミッションに的確に対応している」
「クライアントからの依頼に120%で応えている」
「感謝を頂いている」
「インセンティブを頂いている」
「収入を上げられてる」
「ワークライフバランスが徹底できている」
「チームの売上に貢献している」

突き詰めていくと、あなたはなぜその業務に携わっているのか、なぜその場所で働いているのか、というような本質的な問いとも対面することができます。

重要度は杓子定規に考えず、一度イチから考え直してもいい基準です。

「クライアントに提供したい価値 × あなたが業務に求めている達成感の質」
このような書き方がしっくりと来るかもしれません。

小さな達成感を積み重ねよう


ToDo管理をしていて最も楽しい瞬間は、完了したToDoを消すときです。

項目に対して、(このように)横に線を引く人もいれば、「済」と書く人もいるでしょう。文字の色を変える人もいれば、チェックボックスにチェックを入れるだけの人もいます。完全に消去してしまう人もいるかもしれません。

大切なことは、ToDoを消すときに起こる、小さな達成感を大切に積み重ねることです。
小さな積み重ねは、あなたの自己肯定感を積み上げていきます。その高さが、自信に繋がっていくのです。
ToDoを消すことにモチベーションを感じましょう。きっとToDo管理は、貴方の存在意義や働く意味に対して、多くの気づきと価値を与えてくれる管理になるはずです。

「ToDo管理ツール」に関するまとめ

ToDo管理は、現在の貴方の働き方や人生を表します。オペレーションではなく、ときに本質を見直してみるといいでしょう。

・ToDo管理とタスク管理の違いをわかっていた方が、より価値のある管理につながる
・優先順位の付け方、特に重要度の考え方を養って、貴方の人生を高めていく
・ToDoを消すことを楽しみ、人生の価値を上げていく

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ただ楽しいだけで終わらせない 最高のチームを作るためのアクティビティ集

組織が最大限の成果を生み出すためには、チームワークが必要不可欠です。そのチームワークを高めるために、企業ではさまざまなチームビルディングが行なわれています。それぞれの組織にとって、より効果的なチームビルディングを進めるためにはどうしたらよいのでしょうか。今回は、具体的なアクティビティの事例とその選択、そして実施するうえで重要なポイントをご紹介したいと思います。

3種類のチームビルディング・アクティビティ

まずは、実際にどのようなチームビルディングがあるのか、事例を通して見ていきましょう。チームビルディングのためのアクティビティにはさまざまなものがありますが、主な狙いによって大きく3つに分けて説明していきます。

事例1)コミュニケーション型アクティビティ

このチームビルディングは、参加者が対話することによって、組織におけるコミュニケーションの重要性を理解してもらうことが目的です。簡単な自己紹介をするアイスブレイクからジグソーメソッドによって体感するゲームなどさまざまなアクティビティがあります。

ジグソーメソッドとは、テーマに関する情報が、参加者に断片的に与えられ、対話を通して全体像を再生させていく方法です。このジグソーメソッドをもとに開発された代表的なゲームには、「9人のポジション」というものがあります。ある野球チームの9選手がどのポジションを守っているかを、メンバーそれぞれに手渡された断片的な情報をもとに、制限時間内に突き止めるという内容です。参加者はこのゲームを通して、情報を相手に伝える難しさや、チームでのコンセンサスの取り方などを体感し、学んだことを実際のチームで行う業務に活かすことができます。

事例2)目標達成型アクティビティ

このチームビルディングは、より高い成果を生み出すために、チームが協力し合うことを目的としたアクティビティです。参加者をチームに分けて対戦型で行なうとさらに効果的です。

例えば、「マシュマロ・チャレンジ」というゲームがあります。制限時間内に、パスタの麺を使ってできるだけ高いタワーを建て、その上にマシュマロを乗せてその高さを競うゲームです。よりよい結果を出すために、メンバーひとりひとりの協力が必要であることを体感することができます。またこのゲームは実践した後、各チームで振り返りを行います。振り返りを行なうことによって記録を伸ばすことができたとき、チームワークにおけるPDCAの大切さも同時に学ぶことができます。

事例3)体験型アクティビティ

このチームビルディングは、参加者が記憶に残るような楽しいことや辛いことをともに体験することによって、チームの結束力を高めるためのアクティビティです。事例1と2にあるような室内のアクティビティよりも、外で行なわれるアクティビティのほうが一体感を味わうことができます。

例えば、スポーツ大会や野外合宿など、身体を動かすようなアクティビティを通して何かを達成したときに、チームの結束力が生まれます。参加者はチームで達成する喜びを実感することができ、実際の業務においても助け合う姿勢やモチベーションにつながることが期待されます。

タックマンモデルを使ってアクティビティを選択する

このように、チームビルディングにはいくつかの種類のアクティビティがあります。それでは、どのようにあなたの組織にとって最適なアクティビティを選択すればよいのでしょうか。そこでひとつのヒントとなるのが、「タックマンモデル」という理論です。これはアメリカの心理学者B. W. Tuckmanが提唱したチームビルディングに関する理論で、チームはただメンバーが集まっているだけでは機能せず、段階を経ることで機能するようになるという考え方です。タックマンモデルによると、チームは5つの段階に分類されます。

1. 形成期 チームが組織され、メンバーが顔合わせをしている段階です。メンバーの性格や価値観などがお互いまだ分かっていない段階であり、また、チームとしての目標も明確には定まっていません。
2. 混乱期 チームの目的や目標がある程度明確になり、チームとしての動き方や業務の進め方などの具体的な議論が始まると、メンバーの間で意見の食い違いや対立が生まれます。お互いに意見をぶつけ合いながら、価値観のすり合わせを行っていきます。
3. 統一期 価値観や業務の進め方がメンバー全体で共有し、統一感のある安定したチームを形成してく段階です。その中で、メンバー間の役割分担などが明確になったり、行動様式の規範が生まれるようになります。
4. 機能期 チーム全体で目標や価値観が共有され、メンバー間の信頼関係が生まれることで、成熟したチームになった段階です。この段階になってやっと、チームは本来の力を発揮できるようになります。
5. 解散期 チームとしての目標を達成し、チームが解散する段階です。これは当初のタックマンモデルには含まれていませんでしたが、現在ではこの段階まだ含められることが多いです。

このタックマンモデルを参照し、自分のチームが今どの段階にいるのかということを考えることで、どの種類のアクティビティを行えばよいのかが分かります。

例えば、あるチームが形成期の段階にあるときには、コミュニケーション型アクティビティが効果的です。対話を通じてまずはお互いを知り、チームのコミュニケーション力を高めることで次のステージへと進めるからです。また混乱期の段階にあるときは、ひとつの目標を共有し、それを達成するためのモチベーションを高めるために、目標達成型のアクティビティが最適でしょう。

メンバーの主体性が重要になる

最後に、実際にチームビルディングアクティビティを実施するにあたっての注意点を指摘したいと思います。

チームビルディングは、そのチームのリーダーが率先して取り組むことが前提としてありますが、もっとも重要なのはそのほかのメンバーが「やらされ感」からではなく、自ら主体的に取り組むことです。参加者の主体性を高めるためには、チームビルディングを始める前に、現状のチームにおける問題の共有が欠かせません。参加者ひとりひとりがその問題を問題点として認識し、チームビルディングによってチームのレベルアップを図りたいと動機づけられることが大切です。アクティビティーの事前にアンケート調査を実施し、社員がどのようなことを問題視しているかについてその結果の共有から始めてみるのも効果的かもしれません。

またアクティビティを実施した後は、チームビルディングを行う前と後にどのような変化や学びがあったかについて必ず振り返りを行うようにしましょう。このときもリーダーとしての見解をシェアすることは大切ですが、その考えを押し付けるのではなく、まずはメンバーの率直なフィードバックを聞くことが、次によりよいチームビルディングを行うために重要なポイントです。

「効果的なチームビルディング」についてのまとめ

チームビルディングは、ただ楽しいだけのアクティビティで終わってしまっては、あまり意味がありません。組織が抱える課題に応じたアクティビティを選択し、より強い組織をつくるためのものであるべきでしょう。そのためには、参加者全員が組織の問題を認識し、主体性をもって取り組むことが1番大切です。ぜひこの機会に、チームビルディングの内容、方法を見直し、あなたの組織にとってより効果的なものを実施していただければと思います。

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「原因管理」と失敗から学ぶ術を正しく知るコツ

みなさんは仕事のプロジェクトで失敗をしたことはありますか?
個人的な小さい失敗から、会社にとって大損害になるような失敗など、規模にもいろいろありますが、大なり小なり誰でも経験があることでしょう。
しかし、その失敗は想定できるものでしたでしょうか? それともまったく想像のつかないようなトラブルが起きてしまったことによる失敗だったでしょうか。

工学者であり、東京大学名誉教授の畑村洋太郎著『失敗学のすすめ』によると、失敗は大きくわけて2種類あります。それは、ひとつは技術の発展のため、生活の発展のためなど、その失敗が後進の人たちや世の中へと役立てることができような、前向きな「よい失敗」。もうひとつは、事前の予測やシュミレーション、計算や想定不足など、準備や配慮が足りなかったために起こってしまう「悪い失敗」です。
(さらに…)

マネージャー必見! 部下を効果的にまとめるための「マネジメント・コミュニケーション」を鍛えよう

大きなプロジェクトを遂行し、目標を達成するためには、メンバーが一丸となって協力しあう必要があります。かかわる人間が多くなるほど、円滑なコミュニケーションは重要課題となっていきます。個人の能力を活かしつつ、チームをまとめ成果を上げるには、個々のコミュニケーションスキルのほかに「管理する人=マネージャー」の存在が不可欠です。この、マネージャーに求められるスキルのひとつに「マネジメントコミュニケーション」、つまりチームを管理し、まとめ上げるためのコミュニケーションスキルがあります。

1.組織をマネジメントする上での「マネジメントコミュニケーション」の重要性

働くうえで、「マネジメント」という言葉はよく耳にするかと思います。
そもそも「マネジメント」という言葉は組織や業務などさまざまな事柄を「管理」するという意味です。そのため、マネージャーや管理職など上の立場になればなるほど耳にする機会が増えているのではないでしょうか。実際に組織をマネジメントしていくためには、業務計画や成果の分析、メンバーの指揮や管理、統括評価など業務は多岐にわたります。

なかでも、実績を上げるためにはメンバーに十全な働きをしてもらうため、「人」のマネジメントが最大の課題となります。「人」のマネジメントをおこなううえで大きな割合を占めるのは、個々のスキルを把握した上でのチームメンバーのモチベーション管理です。これを効果的におこなうために必要なのが「マネジメントコミュニケーション」、つまりマネジメントのためのコミュニケーションスキルなのです。

>>「コミュニケーション能力ってなんで大事なの?」を読む

2.マネジメントコミュニケーションの考え方と実践方法

自分が管理される側だったころのことを思い出してみましょう。
例えば、上司との会話で「自分が期待されている」と感じ、モチベーションが上がった経験はないでしょうか。また、そのことにより上司からの助言に素直に耳を傾けられるようになったことはありませんか?
マネジメントコミュニケーションは人材管理を円滑におこなうためのコミュニケーション技術ですので、

  • 良い部分を褒め、伸ばす
  • 相手の受け入れやすい形で改善点の指摘をおこなう

など、自分からまず相手に伝える技術が必要となります。

同時に、

  • 相手が意見を言いやすい空気をつくる
  • 意見を聞く耳を持つ

という受け入れる技術も必要です。

この、「伝える」「受け入れる」という双方向のコミュニケーションができていなければ、「良好な関係作り」はほど遠くなってしまいます。
ちなみに、「マネジメントの父」とも評されるピーター・F・ドラッカーは、コミュニケーションについて受け手の大切さや、受け手に受け入れられることの重要性を説いています。
自分の立場が上になるにつれ、「伝える」ことだけに意識を向けがちですが、相手が受け入れる体制になっていない限りどうすることもできません。どんなにわかりやすい説明をしたところで、聞く耳を持ってくれない人に対しての説明は「馬の耳に念仏」にしかならないのです。そのため、「相手が受け入れる気持ちになるためにはどうすればいいか」ということに重点を置き、まず自分が相手を受け入れ、相手の立場に配慮することが必要といえます。

また、マネジメントの観点からすると、「目標を共有する」ことが重要となります。
これは、モチベーション管理という部分で必須です。どんな人でも「そもそもどこに向かっているか」ということが明確になっていないと、どうしても迷いが生じてしまいます。そのため、人をマネジメントする立場となった場合、まずは目標をしっかり示しましょう。目標が共有されることでコミュニケーションの際の齟齬や話の行き違いを減らすこともできるでしょう。

とはいえ、この文章を読んだだけですぐに実践できる!という人はそう多くないかと思います。
「そういわれても…」と思ってしまう場合もあるでしょう。また、実際に業務の際に手を動かす「プレイヤー」と、「プレイヤー」を管理する「マネージャー」は、それぞれ必要な技術が異なっています。しかし、日本においては「プレイヤーとしてそこそこ経験を積んだから、そろそろマネージャーもいけるだろう」と、マネジメントスキルの取得に必要な勉強も経験も何もなしにマネージャーの立場に押し込まれてしまう、ということが往々にしてあります。このような場合には、マネジメントに関しての研修や講座に参加してみるのも大きな経験となります。

3.コミュニケーションの失敗はどう活かす?


人をマネジメントする立場になると、プレイヤーとして仕事をしていた時に比べ失敗の際の被害が拡大しがちです。それもそのはず、影響を与える人が増えているからです。
特に、コミュニケーション不足はミスの判明が遅れてしまう場合も多くプロジェクト自体を揺るがすような大きな失敗につながることもあります。そのため、やはり普段から密なコミュニケーションを取り、何かあった時に報告をおこないやすい関係性を気づいておく必要があるでしょう。ビジネスの失敗は、いかに早くリカバリーするか、ということももちろん大切ですが、次に同じ失敗を繰り返さないこと最重要かと思います。

なぜそのような失敗につながったのか、原因と改善策が明確になるようしっかりとした聞き取りをおこない、自分の上司や関係部署への報告、そして改善策を忠実に実行していくことの積み重ねが大切なのではないでしょうか。

また、コミュニケーションの失敗を防ぐには基本中の基本ではありますが「報・連・相」、つまり「報告」「連絡」「相談」を行われることが必須です。「報告」「連絡」「相談」はそれぞれコミュニケーション。しっかりとした「報告」「連絡」「相談」は、そもそもマネジメントコミュニケーションの技術無くては成立しないのです。各部門の進捗状況を報告、変更点など連絡、疑問点や不明点はそのままにせず相談すること。大きなプロジェクトであってもビジネスの基本は変わりません。マネジメントコミュニケーションの技術をしっかりと身に付け、失敗をしづらい、また、失敗を活かせるビジネスパーソンを目指しましょう。

マネジメントコミュニケーションに関するまとめ

組織の中にいる以上、周囲とのコミュニケーションは必須です。また、管理職になれば、同僚、上司、部下などさまざまな立場の異なる人とのコミュニケーションをおこなったうえで、プロジェクトの遂行、目標達成をする必要があります。自身の業務をマネジメントしながら、、部下の能力を見極めたうえでモチベーションを維持させ、さらにプロジェクト全体をマネジメントしていくのはなかなか骨が折れます。
しかし、「マネジメントコミュニケーション」をしっかりと身に付け、実行していくことで、業務がスムーズに進むようになります。しっかりとした知識もち、実践を重ねることで、デキるビジネスのキーパーソンを目指しましょう。

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人気のビジネスコミュニケーションツール比較〜業務効率化ツール3選を厳選

いまや個人の間では、LINEなどのチャット式コミュニケーションツールが一般的になってきています。一方で、ビジネスの現場ではチャットツールは広く普及しているとは言えない状況です。そこで今回は、業務効率改善に欠かせないチャットツールの利点と、おすすめのツールを3つ紹介します。

ビジネスのためのコミュニケーションツールとは

ビジネスの場でチャットツールを利用するということに違和感を持たれる方もいるかもしれません。伊藤忠テクノソリューソンズの調査結果によると、チャットツールを導入している大手企業は全体の3割に満たないそうです。

主な調査結果
•チャットツール、ビジネスチャットツールを導入している企業は28.1%
•導入している企業の内、主にPCで業務を行う企業が利用するサービスは「Skype」が30.5%、主に携帯電話/タブレットで業務を行う企業は「LINE」が24.0%、「Facebook」が19.8%
•導入企業のツール選択の基準は「使いやすさ」が21.6%、「セキュリティ」が20.6%。導入理由は「スピーディなコミュニケーション」が23.6%、「会議時間の短縮への期待」が15.7%
•導入していない企業の42.4%が「業務に必要ない」、22.6%が「セキュリティが心配」と回答
•導入していない企業の52.4%は「社内で利用されているかわからない」と回答
(引用元:伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査」)

それでも、プライベートのやり取りでチャットツールがこれほど普及したという現状を考慮すると、ビジネスの場でもこれらのツールを取り入れていく積極的な理由があるように思われます。実際、主流のビジネスコミュニケーションツールであるメールと比べると、チャットツールには以下のようなメリットがあります。

チャットツールを利用する10のメリット

①開封の手間がなくシンプル

件名をつける必要がなく、用件のみが書かれていることがほとんどなので、わかりやすく効率的です。

②返信が簡潔にできる

挨拶などが不要である、「了解です」といったひと言の返事でもOKという場合が多いため、業務時間が短縮できます。

③グループチャットで情報やファイルを共有できる

メールではCCやBCCなどで重要度が低いものが送られてくることもありますが、チャットツールを用いると、グループごとに分かれたチャットを作成し、その中でやり取りを行うので、自分に関係のないメッセージに煩わされることはありません。また、大容量のファイルも一度に共有することができるので効率的です。

④過去のやりとりが振り返りやすい

グループチャット内のやりとりをたどれば、経緯がすぐに振り返れるので、メールのように過去のやりとりを探すという手間もありません。

⑤必要なやりとりやファイルを検索できる

必要な情報がどこにあるか分からない場合も、検索機能を使って、全体、あるいは特定のグループチャットを指定して簡単に情報を探すことができます。

⑥タスク管理ができる

連絡と並行して、やるべきことをタスク化して漏れがないように管理できるサービスが多いです。

⑦誤って送信したメッセージを削除、編集できる

メール、個人間チャットツールでありがちな送信ミスによるダメージを防ぐことができます。

⑧モバイルに対応している

外出先でもスマホなどを使用してすぐに確認、返信ができるため、業務効率は格段に上がります。

⑨音声・ビデオ通話が可能

メンバーが同じ場所に集合していなくても、チャットツール上で音声会議やビデオ会議を行うことができます。

⑩セキュリティ機能

多くのチャットツールには、社外や未登録端末からのアクセスを制限するなどの機能やログ監視機能が搭載されているため、情報漏洩対策などのセキュリティ面からみても、ビジネスコミュニケーションには最適であると言えるでしょう。 

徹底比較!おすすめビジネスコミュニケーションツール3選

実際にさまざまな企業に導入され高評価を得ている、代表的なビジネスコミュニケーションツールをご紹介し、比較してみたいと思います。

ChatWork(チャットワーク)

ビジネスコミュニケーションツールの先駆者であるChatWorkは、ビジネスチャットの代名詞といっても過言ではありません。
その使いやすさには定評があり、実際に医療・福祉・介護から、士業、NPO団体とさまざまな分野の計14万社以上で利用されています。
アクセス制限などのセキュリティ強化機能は、月額800円のエンタープライズプランのみとなります。
ChatWork株式会社:http://www.chatwork.com/ja/

ChatLuck(チャットラック)

1ユーザー300円というプラン(別途サーバーにインストールするパッケージプランもあり)のみで、内部統制セキュリティ対策まで万全の安心なチャットツールです。
吹きだしタイプのチャットで、スタンプなども使えて親しみやすく、比較的カジュアルな仕様となっています。
株式会社ネオジャパン:https://www.chatluck.com/

LINE WORKS(ラインワークス)

プライベートでは、もはや利用していない人のほうが珍しいコミュニケーションアプリLINEのビジネス版です。LINEのグループトークなどに慣れていれば、抵抗なく使える人がほとんどでしょう。
相互接続機能によって、LINEユーザーとのトークも可能なので、マーケティング活動や顧客サポートなどでも活用しやすくなっています。
重要な情報はノートのお知らせ機能を利用することで、常に投稿一覧の上部に表示されるため、チームメンバー全員に確実に届けることができるのもおすすめポイントです。
ワークスモバイルジャパン株式会社:https://line.worksmobile.com/jp/

人気のビジネスコミュニケーションツールのまとめ

ビジネスシーンにおいても、モバイルに対応した簡潔なツールは必須の時代となりました。
どのような分野においても、チャット式のコミュニケーションツールはシンプルで利便性が良く、業務効率化に貢献していると高評価を得ています。
また情報漏洩対策などのセキュリティ面から考えても、個人のモラルに頼るより、企業で一定の管理ができるツールを導入すべき時代です。
働き過ぎの日本人にとって、これからの時代や働き方に合った「ビジネスコミュニケーションツール」こそが、業務を効率化できるマストアイテムだといえるでしょう。

≫Next…「社内コミュニケーションを活性化させるためのツール3選」はこちら

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ガントチャートって何? ガントチャートを使う3つのメリットとおすすめツール

プロジェクト管理の際の鉄板とも呼べる「ガントチャート」ですが、使ったことがなければどんなものなのか、何がいいのか、「ガントチャート」という名前だけではさっぱりわかりませんよね。また、「上司にガントチャート工程表を作れと言われたがどうしたらよいのかわからない」、「何を使って作ったらわかりやすいんだろう…」、などとお悩みの方もいるのではないかと思います。
今回は、プロジェクト管理に役立つガントチャートとは何か、そのメリットと効果的に使うコツをご紹介します。

▼目次

  1. ガントチャートとは?
  2. 作ってみよう! ガントチャート テンプレートいろいろ
  3. ガントチャートって何? ガントチャートを使う3つのメリットとおすすめツールのまとめ

1.ガントチャートとは?

ガントチャート」とは、横軸に時間、縦軸にメンバーや作業内容を配置し、工程やタスク毎に作業開始日、作業完了日の情報を帯状グラフに表したものです。第一次世界大戦の頃、アメリカ人のエンジニアで経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントにより考案されました。ガントが考案したチャートなので「ガントチャート」と呼ばれています。ガントは、職場の監督者が進捗状況を即座に把握できることを目的として、この図(チャート)を設計したといわれています。

ガントチャートはプロジェクト管理やスケジュール、作業の進捗を管理するために使われることが多くなっています。

2.作ってみよう! ガントチャート テンプレートいろいろ

最近では、スプレッドシートやプロジェクトマネジメント用ソフトにもガントチャートが作成できる機能が含まれている場合が増えています。今回は、そのなかでも初心者が比較的簡単に作成できる人気のツールやアプリをご紹介します。

smartsheet


Excelを使ったガントチャートの問題点(例えばWebページでインタラクティブに共同作業できない)を解決すべく開発されたオンラインガントチャートソフト。Excelでは30分かかる作成時間を3分に短縮できるほど、シンプルで直感的に使いやすいツールになっています。

smartsheet.com HP:https://jp.smartsheet.com/blog/excel

ガントチャート for Excel

まずは最も身近なエクセルを使う方法から。

曜日、週間、月間、半年、1年、10年など、複数の工程を自動マクロが描画してくれるマクロです。各分類・担当別に工程を区分け表示し、工程を階層化して管理することも可能です。無料で使用することができますが、寄付を受け付けています。

㈱ベクター HP:http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se282986.html

みんなでガント.com


複数人と共有利用が可能なガントチャートを基本機能無料で利用できます。会員登録は不要で、作成したガントチャートは、パソコンはもちろん、iPhoneやAndroidなどのスマートフォン上で管理することができ、インターネット環境があればどこででも閲覧・編集可能です。

みんなでガント.com HP:http://minna-de-gantt.com/

がんすけ

カレンダー上にマウスでチャートを配置して、スケジュール表を作成するフリーソフトです。配置したチャートはマウスで移動させたり長さを変えたりすることができるので、予定の変更が簡単にできます。カレンダー表示単位はワンタッチで1日~2年間の範囲で切り替え可能なので短期、長期の複数の視点で計画が立てられます。データはXMLで保存されるので、XMLを扱える他のアプリケーションでのデータの再利用が可能です。

がんすけ HP:http://www.gansuke.com/

jooto


初心者でも使えるシンプルさにこだわった、クラウド型の進捗管理ツールです。ホワイトボードにタスクを記入した付箋やメモを貼っていくイメージで使えるので、はじめて使う人でも安心。ドラッグ&ドロップで簡単に操作できます。ガントチャート機能に関しては、月額1,780円からの有料版でのみ利用できる機能です。iPhone、Androidをはじめ、メジャーな端末全てをサポートしています。

jooto HP: http://www.jooto.com/
 

3.どんな時に使う?ガントチャートのメリットは? 

いくつかの代表的なガントチャート作成ツールをご紹介しましたが、実際はどのような場面で活用できるのでしょうか。

納期が決まっているプロジェクトなどの管理

プロジェクトは多くの場合納期が決まっています。そして、納期の遅延や不十分な品質管理は、ともすると莫大な損失につながる恐れがあります。プロジェクト開始前に定められた納期に定められた品質で納品するためには、入念なプロジェクト計画が必要です。このような場合に活躍するガントチャートはプロジェクト計画段階から開始、実行の各段階で次のようなメリットをもたらします。

(1)プロジェクト計画の段階で計画の妥当性をチェックできる

ガントチャートでスケジュールや担当者、作業工数、作業順番を割当ててみることで、担当者別の工数が現実的か、作業工程の順序が最適化されているか、マイルストーンに間に合うかなどが検証できます。

(2)プロジェクト開始時点でプロジェクトメンバーが作業工程やスケジュールを共有できる

ガントチャートは作業工程ごとのスケジュールや工数、担当者を可視化してくれます。プロジェクトマネージャーは、ガントチャートを使ってこれらの情報をメンバーに簡単に周知することができます。

(3)プロジェクト開始後にプロジェクトの進捗管理、進捗状況の可視化に使用

プロジェクトの企画段階やスタート時に活躍するガントチャートですが、毎日のプロジェクト進捗管理にももちろん使用できます。各タスクをガントチャート工程表で確認し、可視化された状態の進捗状況を見ることで、計画との乖離を把握しやすくしてくれます。

このように、プロジェクトの各段階でガントチャートを活用し、進捗状況と照らし合わせながら利用していくことで、スケジュールの「可視化」「共有」「管理」が容易となります。

~スケジュール管理にも使えるガントチャートツールとは?~
スケジュール管理に役立つ! 知っておきたいガントチャートツールまとめ

ガントチャートって何? ガントチャートを使う3つのメリットとおすすめツールのまとめ

ガントチャートはプロジェクト管理やスケジュール、作業の進捗を管理する際に、状況をわかりやすく可視化することができます。プロジェクト管理の簡素化、周辺業務の効率化に貢献し、プロジェクトの計画時から実行段階まで一貫してメリットをもたらすでしょう。
ガントチャートの作成は、いまやプロジェクト管理初心者には必須のスキルです。初心者向けで使いやすいツールや、無料でダウンロードできるアプリ、クラウド型の管理ツールもありますので、ぜひ自身のプロジェクトに合ったガントチャートツールを探してみてください。
ガントチャートを積極的に取り入れて、プロジェクト本来の目標達成に注力できる環境を作りましょう。

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チームは掛け算 最高のチームを作るチームビルディングの実践

チームという言葉を聞くと、皆さんは何を思い浮かべますか? スポーツをはじめ、団体でものごとをすすめる場合「チーム力」や「チームワーク」などをはじめとした「チーム」という言葉が多く使われます。これらは大概、勝利や成功ををつかむために必要とされ、より良い「チームづくり」のために重視されます。

そんななか、近年「チームビルディング」という組織マネジメントの手法が注目されているのをご存知でしょうか? 「チームビルディング」をしっかりとおこなうことで、個人ごとのバラバラな成果の集まりではなくよりパフォーマンスが優れたチームとしての成果を出すことができます。企業の成長のカギに成り得る、「チームビルディング」とは何か、そしてその効果をご紹介します。

チームビルディングとは何か

業務を遂行するために複数人で集まり「チーム」という言葉を使う企業は多いのではないのでしょうか? しかし、「チーム」と呼びながらもただの個人の集まりとなっている場合も多いでしょう。 そもそも「チーム」とは、ただ人が集まっただけとは違い、お互いに協力し合い成果を出す体制のことを言います。

つまり、「チームビルディング」とは、メンバーが各々の能力をより効果的に発揮し、一丸となって目的達成のために動ける体制づくりのことをいいます。 これまで日本の企業においては、たとえ大きな業務だったとしても個人の成果を集めただけの場合が多く、それぞれが自分の成果を上げるために仕事をおこなってきました。個人単位で仕事をするということは、目的を明確にせず仕事に取り組む人や、与えられたタスクを日々こなしているだけの人、仕事に対し「やらされている」という感覚を抱く人が現れます。このような人たちは自分の仕事をより効率的に仕事をおこなおう、という意識が低いため、高いパフォーマンスをだすことは難しいでしょう。

そもそも企業には、さまざまな能力をもつ人が集まっています。さまざまな能力をもつ人が集まり、主体性をもって目的に向かうことで、個々の能力を足し集めた以上の成果を出す。そのために「チームビルディング」をしっかりとおこなうことが重要となります。

チームはかけ算、グループはたし算

複数人で1つの業務を行なう場合、「チーム」と呼ぶ場合と「グループ」と呼ぶ場合の2パターンがあると思います。この2つの言葉は似ていますが、明確な違いがあります。 「グループ」は同じ目標を持っていたとしても、ただ人が集まっているだけ。その業績は、個々の成果が集まったもの、「たし算」のイメージです。 「チーム」は「グループ」のなかでも、協力して業務をおこない、全体で1つの達成目標をもって役割分担がなされているものです。そのため、メンバー同士の業務を効果的に掛け合わせることで、効率や成果を何倍にもすることができます。そのため、イメージ的には「かけ算」の方がふさわしいでしょう。

しかし、企業によっては「チーム」と「グループ」という言葉の違いがあいまいになっていると場合も多いのではないでしょうか。 「チームビルディング」を行なううえでは、まずはこの2つの言葉の違いを明確に認識しておくことが大切です。

どのようにして「チーム」を作るのか

「チームビルディング」の最大の効果は、チームによる業務パフォーマンスの向上です。業務パフォーマンスが向上するということは、もちろん企業の業績アップにもつながるでしょう。 「チームビルディング」の手法の具体例として、主に以下の3つがあげられます。

“体験の共有” “チームビルディング研修・合宿” “継続的な組織づくり” (チームビルディングとは|チームビルディングジャパン http://www.teambuildingjapan.com/about/

体験の共有


飲み会や社内イベント、社員旅行などで共通の体験をすることは、チームビルディングの一環です。体験を通し、親睦を深めることで、メンバーのこれまで知らなかった個性や得意なことを発見し、コミュニケーションが取りやすくなることでしょう。その結果、チームの関係性をよくすることができます。 また、チーム全員でアクティビティを実施することで、チームワークの向上、達成感の共有などの効果が得られます。

研修や合宿を行なう

チームビルディングを社員研修や管理職の研修に取り上げる企業が増えているそうです。

チームメンバーで困難な課題に取り組み、改善点を模索しながら、全員で問題点を解決し、課題をクリアするという研修内容です。 ともに困難に立ち向かい、協力し合った結果、課題をクリアするという成功体験を積むことで、「このチームならどんなことでも乗り越えられる」という一体感が生まれます。

継続的な組織作り

チームビルディングは、イベントや研修だけでなく、日常でも継続的にコミュニケーションをとったり、情報共有を綿密におこなったりということも重要です。また、キックオフミーティングなどで、プロジェクトの始まりにゴールの認識をそろえることも大切です。

チームビルディングの効果と成果

「チームビルディング」を行なうことにより、得られる効果はひとつではありません。 まずは、交流により、年齢や性別、経歴などで隔てられていたメンバー間の壁が薄くなり、コミュニケーションを密に取りやすくなります。 また、成功体験をともなう研修をすることで、自信もつきますし、成功させるためにはどうすればいいか考えるようになるため、普段から業務の改善点を探し、素早く解決に向けて取り組むことができるようになります。
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ただし、これらは業務のゴールが明確になっていることが大切です。業務のゴールをしっかりと理解することで、チームにおける自分の役割を十分に理解し、自主的に考えて行動できるようになります。 これらの相乗効果により、メンバーは自らの能力を発揮しやすくなります。メンバーは、お互いコミュニケーションをとり、その都度さらに良い方法を提案し合うことで刺激が生まれ、チーム全体によい効果が得られるでしょう。

これらは、メンバーそれぞれが自分に与えられた役割のみに集中し、メンバー同士の関わりが密でない「グループ」では難しいことです。 チームビルディングを行なうことにより、1+1=2でしかなかったグループも、1+1を3や4、それ以上の成果を出すことができるようになるでしょう。

チームビルディングについてのまとめ

「チームビルディング」は、チームのパフォーマンス向上に大変役立ちます。また、メンバー一人ひとりの能力が有効に発揮されることで、企業全体の成長にもつながります。

さらに、メンバー自身も仕事に対するやりがいを感じることができるようになることに加え、周りの人とのコミュニケーションを取りやすくなり、職場の環境も良くなることが期待できます。 メンバー一人ひとりが仕事を楽しいと感じるようになれば、個人のパフォーマンスもさらに向上し、良い循環が生まれることでしょう。 「チームビルディング」を取り入れ、「チーム力」をアップさせて、ビジネスを発展させる足がかりにしてみてはいかがでしょうか。

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