【事例紹介】社内コミュニケーションを円滑にするための6つの方法

あなたは雰囲気の悪い職場で働いたことがありますか?

平成28年度の雇用動向調査によると、離職率は15.0%との結果となっています。離職の理由については、出産や育児、給料の低さやワークライフバランスの崩れなど、さまざまだと思います。しかし、そこには少なからず、職場の「人間関係」の不満も含まれているでしょう。

今回は、社内の「人間関係」を良くしていくために、社内コミュニケーションを円滑にする6つの方法をご紹介します。

そもそも社内でコミュニケーションをとるメリットって?

中には、仕事さえできていれば、他の社員と関わる必要はないと考える方もいるでしょう。

しかし、働き方改革が叫ばれているいま、社内コミュニケーションは業務の生産性を上げるために、必須な要素となっています。なぜなら、コミュニケーションをしっかりとることで、チーム内での役割分担が明確になり、業務をスムーズに遂行できるためです。さらには他のメンバーの進捗具合が悪ければ、それをすぐに見つけ、助けることができます。

そして、社内コミュニケーションが活発に行なわれることで、自由に意見が言える環境になれば、社員の仕事へのモチベーションアップにつながります。このような具合に、社員の満足度が高くなっていけば、それだけ離職率は低くなっていくわけです。

社内コミュニケーションを円滑にする6つの方法

では、社内コミュニケーションを活発にする6つの方法をご紹介していきます。しかしその前に、会社のなかでのコミュニケーションラインについて確認をしておきましょう。

コミュニケーションラインは、下記の3つに大きくわけられます。

  1. 同期のコミュニケーションライン
  2. プロジェクト参加者のコミュニケーションライン
  3. 会社全体のコミュニケーションライン

上記のどれかひとつのラインでもコミュニケーションがうまくつながっていれば、社内の雰囲気の悪さを改善できる可能性が高くなります。早速、そのための6つの方法を見ていきましょう。

1. 共通言語を探る

同期同士、また年齢が近い人たち同士のコミュニケーションが機能している場合は、仕事中はコミュニケーションに乏しく雰囲気がわるくても、ランチなどの休憩時では、同期入社の同僚と息抜きになる会話をできたり、会社についてクローズドな意見をかわしたりすることができます。このラインがうまく機能する場合は、同じ新卒で入社した、あるいは同郷であるなど、偶然に左右されることが多いでしょう。

このコミュニケーションラインがうまくいかない場合は、お互いの共通項を探して、コミュニケーションをとってみましょう。興味をもっていることや、担当業務内容に共通言語をさぐり、距離を縮めることを試しましょう。ただし、仕事上で自分のことを根掘り葉掘り話すことを苦手とするタイプの人もいます。そのあたりはよく注意して、ほどよい距離感をとるべきでしょう。

2. 共通認識やゴールを明確化する

部署、チームなどのような、同じプロジェクト参加者のコミュニケーションラインがうまく行かない場合はどうすべきでしょうか。

このラインがうまく機能しない場合は、上司やリーダーが、部下やグループ所属の社員の動きや要望を把握しきれずに指示をだしてしまうときに考えられます。指示を出された側は、「上司は自分のことをわかっていない」、「きちんとした評価をしてくれない」と不満をもち、不機嫌な職場の雰囲気を作ってしまうのです。

このパターンは、上司やリーダーが、積極的にコミュニケーションをとり、共通の認識やゴールを明確化することでコミュニケーション不全を克服できる確率があがります。もしあなたがリーダーや上司ではなくても、彼らに直訴し、不満や不足について話して共有しましょう。そのコミュニケーションで、あなたの不機嫌になってしまう理由を共有でき、モチベーションも評価もあがる助けとなるはずです。

3. セミナーに参加する

部署、チームなどに属した社員のコミュニケーションが不全な場合、時には外部の力を借りましょう。今では、メンタル面やコーチング、そしてもちろんコミュニケーションなど、さまざまなセミナーが提供されています。自分の部署・チームに欠けている部分を補強するために必要なセミナーを選び、参加してみましょう。通常業務をわざわざストップさせて参加するセミナーですから、参加者は積極的にセミナー内容を吸収するはずです。

または、セミナー情報とあわせて、社員は必要なセミナーにいつでも参加してもよいということを共有し、通知しておきましょう。こうすることで、会社が社員の成長や問題解決に積極的であるというアピールにもつながります。

4. 会社のビジョンを打ち出す

会社、企業自体の考えやブランド戦略、意図を共有すべき会社の一体感について必要なコミュニケーションラインが不全な場合、社員の働くモチベーションや意義があいまいになり、離職率があがってしまう可能性があります。

そこで、会社のビジョンを明確に定め、それを社員に周知させるようにしましょう。ほとんどの会社がビジョンやミッションステートメントを定めていますが、一人ひとりの社員がそれを常に意識して業務に取り組むことができている会社は多くはないでしょう。

会社として打ち出すべき一体感やスローガンがうまく社員に伝わっていれば、社員は安心して働くことができると同時に会社に属していることに誇りを感じ、職務に邁進できることができます。

それでは、どのようにすればビジョンやミッションを社員に効果的に伝えることができるのでしょうか?

まず、会社の立ち位置やビジョンを社員に認知させるという重要なコミュニケーションは、定例会議とは異なった手法や場所で行うべきです。伝いたいビジョンを体現するような会場を借りて、普段とは異なった雰囲気の中でビジョンを伝えましょう。

例えば、革新的で、若者に対してアピールをしていくというビジョンを伝えるのであれば、ナイトクラブのような雰囲気の中でプレゼンテーションを行うということが考えられます。

目標の立て方については、「よいチームマネジメントのための目標の定め方。常に「チーム全体」で目標を達成するために」でご紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。

5. 部活動を行う

会社として正式に部活動の制度を設けている組織があります。フットサルやソフトボールといった運動系の部活から、ワイン同好会や投資研究会といったビジネスパーソンならではの部活動を行っている企業があります。これらの部活動には会社から活動費が支給されています。

部活動を通じて、部署や年次の異なる、普段なかなか仕事で一緒になる機会のない人とも共通の興味を通じてコミュニケーションをとることができます。また、そのときに得た部署外の知識やコネを活用することで、仕事の生産性のアップにもつながります。

6. 苦手な相手にこそ興味をもつ

同じ部署やチームで、どうしても苦手な相手がいて、コミュニケーションがうまくいかないときはどうすべきでしょうか。私自身の経験では、仕事が大変できる同僚がいたのですが、彼が後輩や、自分よりの仕事量が少ない人などに対して見せる態度がどうしても気になってしまい、コミュニケーション不足になってしまったことがありました。

ただし、彼は仕事に関しては大変有能な人であったので、もっと彼の業務や仕事の進め方に関心をもち、彼のいいところをもっと見る必要があったと反省しています。

どうしてもうまが合わない、苦手な相手とチームを組まなくてはならないときに、苦手だからといって相手のすべてを否定し、最小限のコミュニケーションしかとらないというのでは、良いビジネスパーソンとはいえないでしょう。どんな人にも学ぶべきことがあります。特に、自分が苦手な人は自分とは異なった考え方や価値観を持っているため、そこから学べることがある場合があります。苦手な人こそ、その人の業務に興味を持って、相手のことを理解するよう努めましょう。

事例:コミュニケーション不足に危機感をもって対応し、職場を活発化させたR社の事例

R社はもともと小規模の人員でビジネスを展開していました。組織が小規模であったためか、コミュニケーションを自然に活発にとることができていたのです。そのため、社員の個性にそった業務進行をすすめることができ、順調に売上をのばしていました。

会社の規模が大きくなると、雰囲気が悪化

その後、業績好調につき、会社の規模を大きくし、社員も増やしました。それまでは小規模人数だったために、個々に仕事があつまり、個人商店のように仕事を行っていましたが、規模拡大とともに業務進行を改革して部署をつくり、管理していこうとしました。

その結果、古株の社員が以前のような自由な働き方ができないために業務がまわらなくなってしまったのです。また、新しく入社した社員たちは古株社員とうまくコミュニケーションを構築できずにいました。その結果、社内の雰囲気が大変悪くなってしまいました。

社長自らコミュニケーションを活性化させる取り組みを行った

その状態を問題視した社長は、外部のコンサルタントに相談し、コミュニケーションを活発化させる取り組みを行いました。会社内にあるランチをとるスペースは音楽をかけられるようにし、社員がリラックスしてランチを取れるようにしました。ほかにも社長は、月に一度のランチミーティングを社員一人ひとりと行い、個人の問題点や思っていること、なんでも話をできるようにしました。

そのほか、プロジェクトの発足時には目標の明確化を心がけ、どんなプロジェクトでも、終了時には打ち上げと称したディナーをプロジェクトチームで行い、より多くコミュニケーションをとる機会をつくりました。そして、社員の誕生日には図書カードを贈ることにし、社員を大事に考えていること、また社員の勉強しようという気持ち、勉強してほしいという気持ちをメッセージとしてこめました。

このように、ひとつひとつは小さいながらもコミュニケーションを増やし、円滑にする取り組みをすすめることにより、以前からいた古株の社員と、後から入社した社員との連携も深くなっていきました。そして、会社全体の一体感も上がり、会社に所属していることに誇りをもてるようになったのか、コミュニケーションが活発化し、以前のような不機嫌な雰囲気を解消することに成功したのです。

【事例紹介】社内コミュニケーションを円滑にするための6つの方法についてのまとめ

雰囲気の悪い職場を解消し、コミュニケーションが活発な職場は、自然と仕事をすることが楽しくなり、業績や効率もアップできることにつながります。コミュニケーションをよくするために、会社によって、様々な工夫が考えられます。
大事なことは、お互いを尊重しあい、お互いを理解しようと思う基本的な感情を忘れないことではないでしょうか。上記のことを参考にして、よりよいコミュニケーションを考えてみてください。

参考データ:
入職と離職の推移
離職理由別離職の状況

新入社員「オレ、定時で帰ります。」上司より先に退社キメてみたら…

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