「やるべきこと」がたくさんある時、忘れないようにリストに書き出してこなしている方は多いでしょう。
その書き出したリストこそが、「To Doリスト」と呼ばれるものです。
普段何気なくやっている延長線上にある「To Doリスト」ですが、実は効率的にタスクを進めるために有効な管理方法です。正しいリストの作り方や、活用のポイントをおさえることで、優先度やスケジュールを意識したタスク管理が実現します。
今回はタスクを効率的に管理するための「To Doリスト」の作り方や、活用のポイントを解説します。おすすめのツールやアプリも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
To Doとは
To Doとは、日本語にすると「やるべきこと、しなければならないこと」です。
具体的には、仕事上発生した作業の中で、期限が定まっていないけれどいつかは対応しなければならないものを指します。
To Doとタスクの違い
To Doとタスクは似たような言葉のため混同されがちです。どちらも同じように使われることが多いのですが、両者の違いは下記になります。
・To Do…期限が決まっていないが、やるべきこと
・タスク…決まった期限までに対応するべき、やるべきこと
つまり、「やるべきこと」に期限があるかないかが、To Doとタスクの違いになります。
To Doリストとは？
冒頭でも解説したように、To Doリストとはやるべきことを書き出し、リスト化したものです。
やるべきことをリスト化すると、「何をすべきか」「やるべきことはどのくらいあるのか」を整理して可視化することができます。作業の抜け漏れを防いだり、優先順位がつけやすくなったりなど、タスクを効率的に管理できるようになります。
To Doリストを作成するメリット
では、To Doリストを作成するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここからはTo Doリストを作成するメリットを具体的にみていきましょう。
To Doの抜け漏れ防止
日々発生するやるべきことを頭の中で整理して覚えておこうとすると、どうしても抜け漏れが発生しやすくなります。
To Doリストを作成し、タスクが発生する度に書き込んでいくことで、やるべきことが可視化され抜け漏れを防止できるでしょう。
多くの業務に携わり、マルチタスクでこなしているビジネスパーソンには、特に効果が高いでしょう。
To Doの優先順位が明確になる
To Doリストを作成し、タスクが可視化されることにより、優先順位づけがしやすくなります。
緊急性の高いものや期限が短いものなど、早めに着手すべきタスクがわかり、作業の優先順位が明確になります。結果として、効率よく業務を進めることができるでしょう。
スケジュールを立てやすくなる
To Doリストでやるべきことが明確になっていると、スケジュールが立てやすくなるのもメリットの一つです。
それぞれのタスクの所要時間を見積もり、優先順位と合わせて検討するとおおよそのスケジュールが把握できます。あらかじめスケジュールが把握できると、突発的な依頼やトラブル発生時にも、慌てずに対応することが可能です。
やるべきことが可視化される
To Doリストの作成ではやるべきことをリストアップするため、これから何をするべきかが可視化されます。
業務が増えて毎日忙殺されている時などは、いったい何から手をつければよいか見失ってしまう場合があるでしょう。そのような時に、To Doリストを作成し、やるべきことが可視化されていると、重要なタスクを忘れることなくスムーズに業務を進めることが叶います。
To Doリストの作り方4つのステップ
ここからは、どのようにすれば効果的なTo Doリストが作成できるのか、To Doリストの具体的な作り方を4つのステップで解説します。
To Doをすべて洗い出す
まず最初は、やるべきこと・To Doをすべて洗い出します。頭に思い浮かんだものを、次々と書き出していきましょう。書き出す際は、「クライアントの〇〇様に電話をする」や「〇月〇日のミーティングの資料を作成する」など、できるだけ具体的に挙げていきます。
また、「アポイントを〇件獲得する」や「売り上げを〇円増やす」など、中長期的な目標や課題としてやるべきことも書き出しておきます。
To Doをジャンルごとにカテゴリ分けする
To Doをすべて洗い出したら、書き出したTo Doをジャンルごとにカテゴリ分けをしていきます。
プロジェクト別やクライアント別などや、個人やチームなど、ジャンルを設定しカテゴライズすることで、優先順位づけやスケジュールを設定しやすくなります。マルチタスクで複数の業務を同時進行している場合などは特に、ジャンルごとにカテゴリ分けすることで進めやすくなるでしょう。
To Doを緊急度重要度に分けて優先順位をつける
次は、To Doに優先順位をつけていきます。優先順位をつける際は、まずTo Doを緊急度重要度に分けることが重要です。
緊急度と優先度に分ける時は、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いて分類するとよいでしょう。
「緊急度と重要度のマトリクス」については【緊急度と重要度のマトリクス（時間管理のマトリックス）とは？ タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説】で詳しく解説していますが、タスクを以下のA〜Dの4つに分類します。
A：重要かつ緊急なタスク
B：緊急ではないが重要なタスク
C：重要ではないが緊急のタスク
D：重要でも緊急でもないタスク
To Doの期限と所要時間を設ける
最後に、To Doそれぞれに期限や所要時間を設定します。
To Doごとに工数を見積もり、所要時間を設定して期限を設けておくと、スケジュールが立てやすく計画的に進めることができます。
期限を設定する時は、無理のないように現実的な期限を設定するように注意しましょう。できれば少しバッファをもたせておいた方が、余裕をもって進行ができ、突発的な事態に対応できるでしょう。
To Doリスト活用時の注意点
To Doリストは、やるべきことを抜け漏れなくこなしていくために有効な手段ですが、効果的なTo Doリストの活用のためには注意点もあります。
業務の状況は日々変化するため、タスクの優先順位が変わることや新たなTo Doが発生することもあるでしょう。To Doリストを継続的に活用するためには、定期的に振り返りの時間を設けて見直しを行うようにしましょう。
また、日々の変化に柔軟に対応するためには、書き込みや変更のしやすい仕様にしておくことも大切です。管理のしやすいツールの導入を検討することもおすすめです。
To Doリスト活用のポイント
To Doリストを効果的に活用するためのポイントを4つ紹介します。
To Doは細分化する
To Doはできる限り細分化しておきましょう。
大きすぎるTo Doは、具体的に何をすべきかが曖昧になるだけではなく、完了までに時間がかかり、いつまでもTo Doとして残ったままになってしまいます。
細分化しておくとやるべきことが明確になり、完了することで達成感も得られやすくなります。
具体的に何をしてよいかがわかる内容にする
細分化でも解説しましたが、To Doの内容が曖昧で具体的になっていないと、何をしたらよいかの検討から始めなければならず、完了までに時間を要してしまいます。
To Doを細分化するのと同時に、具体的に何をしたらよいかが明確な内容にしましょう。
To Doが思いついたらいつでも記録できるようにする
他の業務や移動中などに、ふとやるべきことを思いつく瞬間があると思います。そのような時、あとでTo Doを追加しようと思っていると、いつの間にか失念してしまい、抜け漏れに繋がってしまう場合があります。
To Doが思いついたらいつでも記録できるようにしておくと、抜け漏れが減らせるでしょう。
定期的に見直しをかける
活用時の注意点でも述べましたが、To Doリストは定期的に見直しをかけることが、継続するためのポイントです。
週次月次など見直す期日を設定したり、プロジェクトのマイルストーンごとなどに見直しをかけるようにしましょう。
To Doリスト作成におすすめのツール5選
To Doリストを見直しや追加を行いながら、効率よく、効果的に管理するにはツールの活用がおすすめです。
今回はTo Doリスト作成におすすめのツールを5つ紹介します。
TeamHack
TeamHackは、プロジェクトなどチームでのタスク管理に特化したタスク管理ツールです。
タスクの登録が、作業者・完了予定日・担当者・レビュー担当者・予定作業時間などを登録するだけで簡単におこなえます。
タスクの時間計測や作業工程の達成度を表示する機能など、タスクを効率的に管理する機能が充実しています。タスクごとにチャット機能が備わっているので、チームのコミュニケーションも円滑に進みます。
▶️TeamHack公式HP
Google ToDoリスト
Googleが提供するTo Doリストです。新規のタスク登録だけでなく、GmailやGoogleカレンダーと連携してタスク管理ができます。To Doリストにタスクを登録し、完了したらチェックボックスにチェックを入れるだけのシンプルな仕様で管理のしやすさが特徴です。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できるため、思いついた時にすぐにタスクを登録できます。
▶️参考記事：【Google todo リストでタスク管理する方法は？作業が効率化する実践的な活用法を紹介！】
▶️Google ToDoリスト：Android
▶️Google ToDoリスト：iOS
Jooto
タスクをカンバン方式で管理するタスク管理ツールです。視覚的に捉えやすく直感的に扱えるので、誰でも使いやすいのが特徴です。
タスクは、開始日や終了日・担当者などが登録でき、ラベルで案件ごと・優先度などの分類や整理ができます。チェックリストでタスクを細分化するなど、抜け漏れを防止する工夫もされています。
PC版の他にアプリの利用で、移動中でも登録や確認が可能です。
▶️Jooto公式HP
▶️Jooto：Android
▶️Jooto：iOS
Todoist: ToDo リスト & 計画
TodoisはTo Doリストを作成するツールです。思いついたタスクを登録し、期日などを設定するとタスクを整理してリスト化します。
今日何をすべきかが一目瞭然でリスト化されるので、頭の中であれこれ計画を考えることから解放され、やるべきことに集中できます。
▶️Todois公式
▶️Todois：Android
▶️Todois：iOS
Trello
Trelloは、「ボード」「リスト」「カード」という3つの要素で、シンプルにタスクを管理するツールです。付箋をボードに貼るような感覚でタスクを登録し、カンバン方式で全体像を把握するとともに、To Doリストでの表示も可能です。
タスクの進捗状況が把握しやすく、個人でもチームでも使いやすいツールです。
▶️Trello公式
▶️Trello：Android
▶️Trello：iOS
「※2023年7月時点の情報となります。ツールの詳細や最新情報は、各ツールのサイトにてご確認お願い致します。」
まとめ
毎日増え続ける「やるべきこと」を効率的にこなすことは、ビジネスパーソンにとってもはや必須のスキルともいえます。そのためにTo Doリストは絶大な効果のある管理方法です。
本稿を参考に効果的なTo Doリストを作成し、継続的に維持管理できるように取り組んでみてはいかがでしょうか。紹介したツールの活用も検討しながら、毎日の業務が抜け漏れなく、効率的に進行していくことを願っています。
