Googleの検索やメールソフトは普段から使用しているが、「Google todo リスト」はまだ使ったことがないという方は結構います。
タスク管理ツールは世の中にたくさん溢れていて、機能を追求したものからシンプルなものまでさまざまなものがあるのです。
そのどれが自分にはあっているのかは、実際に使ってみないとわからない。
しかし、どんな目的でその人がどんなツールを求めているのか、それによって欲しいタスク管理ツールの特徴が決まるでしょう。
そこで、Google todo リストでタスク管理をする方法について、その概要や基本の操作、活用の仕方などについて紹介します。
Google todo リストの概要
Google todo リストは、Googleのアプリ内から立ち上げる無料のタスク管理ツール（todo リスト）です。
Google todo リストを利用するためには、スマホの「Google ToDo リスト アプリ」をダウンロードするか、パソコンからGoogleアプリ（GmailやGoogle カレンダーなど）にログインした状態でアクセスすることが必要です。
これにはtodo リストの基本機能が備わっており、「タスク名の登録」や「日時」の指定、「繰り返しタスク」の設定ができます。
サイドバーに表示されるtodo リストの一覧には、追加したタスクが並んでおり、設定次第で上から日付順で並べ替えて使えます。
タスクには、通常の追加方法以外に、Gmailに届いたメールをそのままタスクにしたり、Google カレンダーにタスクを表示するといった多彩な使い方ができるのも便利な特徴です。
特にタスクが細分化しやすくシンプルに使いたい人にはおすすめです。
タスク管理ツールの中には、機能が複雑で使いこなすのに時間がかかるものがあり、ツールに慣れるまで逆に「タスク管理が煩雑になる」、「時間を無駄にする」といった本末転倒のケースがみられます。
Google todo リストはそんな無駄を省き、リスト追加と日時の設定のみでタスクを消化できるようにしたシンプルなツールです。
Google todo リストの基本的な使い方
Google todo リストには、これさえできればある程度使えるという操作の基本があります。そこで、最低限押さえておきたい使い方のポイントについて紹介します。
リストの名前を変更・新規追加
最初にGmail画面で右のサイドバーにある「todo リスト」の丸いアイコンをクリックします。
するとリストが表示されます。リスト名は最初、「～さんのリスト」という名前で登録されているため、まずはリストを業務にあわせた名称に変更します。
それには、リスト一覧の「…」（その他）をクリックし、「リストの名前を変更」を選びます。
次に入力・編集画面が表示されますので、変更したい名前に修正し、「完了」をクリックすることで表示されるリストの名前が変わります。
あるいは、リスト名をクリックして、「新しいリストを作成」から新規のリストを追加し、リスト名を入力することで新規作成ができます。
最初のタスクを追加する方法
タスク追加手順は、「todo リスト」を開いた状態で「タスクを追加」をクリックするとさらに下に「チェックボックス」（完了とする）と空欄、右端に「編集アイコン」の付いた空白のリストが追加されます。
そこにタスク名を入力します。
例えば、技術開発の初期段階で企画案件のタスクを追加したいときは、そのまま空欄に「1.企画立案」と最初の入力を行います。
現実では、実際のタスクにあわせて入力する名称を決めます。
入力すると自動で保存されるので、特に上書き保存などのアイコンはありません。
2つ目以降のタスクを連続で追加する
タスクをもう1つ追加する場合は、「タスクを追加」をクリックするとリストの一番上に空白のtodo リストが増えます。
増やしたい数だけリストを追加して、「2.要件定義」「3.設計・構築」など空欄に予定のタスク名を入力します。
もう一つ、効率的な追加方法として、タスク名を入力した際にエンターを押してローマ字入力を完了したら、さらに繰り返しエンターを押すことで新規タスクのリストが自動で表示されます。
テキストの段落を改行するイメージで追加操作ができます。
「タスクを追加」を何度も押さなくてもエンターだけなのでたくさんのタスクを登録する必要がある場合にこの機能は便利です。
詳細を追加する
タスクを追加してリストを横に一覧で表示したら、次に詳細を追記します。
例として、まず「1.企画立案」のタスクの詳細に「目標の数値を決める」ことや「調査分析を行う」ことなどを記載すると仮定しましょう。
詳細を書き加えるためには、追記するタスク名のところで「詳細の編集」をクリックします。
すると画面がスライドして、詳細を入力する画面が出現します。
タスク名の下には「詳細を追加」とあり、そこに文章を足せるようになっています。
記載する予定の詳細をそこに入力しましょう。
サブタスクの追加
詳細を追加する画面の下に「サブタスクを追加」の表示があります。
例えば、「1.企画立案」からさらにタスクを細かくしたい場合は、サブタスクに「計画策定」・「要件検討」などを自由に追加しましょう。
追加する場合、「サブタスクを追加」をクリックし、サブタスクの空欄リストが出現するので、そこにタイトルを入力します。
基本的な操作はタスク追加と同じ仕組みです。
このように欄を増やしてサブタスクを入力し、タスク全体を細分化する使い方が可能です。
日付の追加
詳細画面を開いたまま続けて日付を追加することができます。
「日時を追加」という部分をクリックし、カレンダーが表示されるので作業日程の日を選択、クリックします。その際、「開始時刻を設定」という欄をクリックすると、30分単位で0時～23時30分までカーソルで選択できます。
30分以下の分刻みスケジュールでさらに細かい日時にしたい場合は、空欄に直接記述する形で「23：45」などと入力することで分単位の時刻設定が可能です。
繰り返しの設定
業務の種類によっては「メールチェック」や「定時報告（日報作成）」など一定間隔で同じ作業をするタスクがあるでしょう。
その場合、Google todo リストでは、「繰り返し」を設定することで一定間隔の同じ時間に同じ作業を予定としてリストやカレンダーに表示することができます。
やり方は、先の時刻設定の画面で「繰り返し」をクリックして、「日・週・月・年ごと」のいずれかを選択します。
すでに選択した開始日と開始時刻が表示されるので後は「OK」ボタンを押すだけで完了です。
タスクの完了、削除
追加したタスクはいつでも完了や削除が可能です。
一般的には、登録したタスクを終えたら完了してカレンダーやリストからタスクを外すのが一般的です。
リスト一覧からタスク名の左にある「○（完了とする）」をクリックすると下の画面に「1件のタスクを完了としました」と表示されてリストから外されます。
完了したらそのリストは（完了）のリストに移動し、今後は表示されません。
ちなみに、カレンダーに表示されたタスクから詳細を開いて右下の「完了とする」をクリックすることでも同じ操作が可能です。
また、上記の方法とは別に、完了前にリストを削除したい場合は、詳細画面を開いてゴミ箱（削除）のアイコンをクリックすると「1件のタスクを削除としました」と表示されてリストから削除されます。
このとき、完了のリストにも移動せず、削除されます。右クリックで「削除」を選ぶことでも消去できます。
カレンダーからゴミ箱アイコンの選択でも同様の操作が可能です。
さらに、完了リストへの移動後、完了リスト内のタスク（完了済み）を完全に削除する場合は、リスト一覧の「…」（その他）をクリックし、「完了したタスクをすべて削除」を選ぶことで確認画面と削除件数が表示され「削除」ウインドウが表示されます。
それをクリックすることで完了タスクが完全に削除されます。
ただし、完了タスクを後でチェックしたい場合には、完全に消すタイミングを考えておく必要があります。
Google todo リストを活用して使いこなす方法
これまでは基本的な操作方法や横にリストを表示させる最低限のタスク追加手段について説明しました。今度は、リストに登録したタスクを利用して、日々の業務の管理やマネジメントをさらに効率的にする便利な活用法について紹介します。
並べ替える
タスクのリストは通常、「指定した順序」という設定でタスク登録時の順に並んでいますが、リスト一覧の「…」（その他）から「日付順」に変更することができます。
上から日付の近いものが順番に並ぶ仕組みです。
また、「指定した順序」の場合、ドラッグ・アンド・ドロップによりリストの順番を手動で変更することができます。
重要度や忘れても問題ないものは下の順位にするなど調整します。
ただし、日付順では並べ替えの手動変更はできません。
メール・デスクトップ通知を設定する
Google カレンダーと連携することで、メール通知やデスクトップ通知を活用してリマインダーを設定可能です。カレンダーの予定をメールやデスクトップ通知で設定するには
「予定の通知」、「終日の予定の通知」、「その他の通知」などから通知日時や方法を選択します。特にチーム業務では変更があったら知らせるように相手やチームメンバーに通知が届くのは嬉しいでしょう。
カレンダーアイコンのカラー変更
何も設定していない状態では、タスクはGoogle カレンダー上で青色に設定されています。
しかし、青は気分じゃない、見づらいなどの場合は、青系統から別のカラーを選択します。
変更には、左のサイドバーから「マイカレンダー 」一覧の「todoリスト」横にある「…」（その他）をクリックし、「ミカン」や「レモン」など気に入ったカラーの種類を選択します。
タスク表示をなしにする
タスクは「マイカレンダー」にチェックが入っていることで表示されます。
しかし、タスクを「表示する」あるいは「表示しない」の切り替えをしたいときもあるでしょう。
カレンダーがタスクで埋まっているときは見にくいこもあるので特にです。
その際は、一覧の「todoリスト」のチェックを外すことで表示しないようにできます。
Gmailをタスク化する
Gmail画面では右側にtodoリストが表示されることはすでに述べましたが、メールの件名をタイトルにメールそのものをタスク化することができます。
手順としては目的のメールを右クリックして「todo リストに追加」を選ぶだけです。また、ドラッグ・アンド・ドロップで直接リストに加える省略した方法もあります。
後は、自動でtodo リストが追加されます。タスク名のタイトル以外は他のタスク追加と同じで未設定のため、詳細を選択して日時や詳細を決めましょう。
まとめ
今回はGoogle todo リストの概要や基本的な使い方、その活用方法などについて説明しましたが、いかがでしたか？
GoogleのブラウザやGmail、カレンダー、ドキュメントなど便利に使える機能がたくさんある中でGoogle todo リストをタスク管理に使用することで作業効率を高めるメリットがあります。
そのメリットを活かすには、基本的な操作や連携の方法などを十分に理解してタスクの追加や完了の操作が負担にならないことが前提です。機能がシンプルな分、覚えることは少ないのがGoogle todo リストの良さでもあります。
別のタスク管理ツールを導入して「機能の多さに利用継続を失敗した」という方はGoogle todo リストの利用を検討しましょう。
