仕事の連絡を一元化する「Franz」を導入してコミュニケーション改革をしてみた

筆者の仕事上のコミュニケーションツール

僕は現在フリーランスのメディアディレクターをメインに活動をしています。拠点は台湾に構えているので、ミーティングを含めたすべての業務をリモートで行ない、連絡はチャットツールで完結させています。

働く場所や時間に囚われない素敵な働き方ですが、一方で大変なのがコミュニケーションです。現在(2019年12月時点)、クライアントを8社も抱えており、連絡を取る際のツールも様々です。

現在使っているコミュニケーションツールは、

  • Chatwork:クライアント4社
  • Slack:クライアント3社
  • Gmail:クライアントから付与されたアカウント1つ
  • Twitter、Lancers、Crowd Works:仕事を依頼しているフリーランス
  • LINE:同業で仲のよいフリーランス

これだけあるので、朝起きたときにまずやることはすべてのアカウントを立ち上げ連絡を確認することでした。また日中も常にタブが開いている状態ですので、マルチディスプレイでなければタブだけで一杯になり、作業効率が落ちるという状況でした。

これを解決する方法はないものかと思い、探したところ「Franz」というチャットツールの一括管理アプリが非常に効果的であることを知り、導入をしました。

一元化するためにFranzを導入

Franzとは、仕事で使われるコミュニケーションツールを一括管理できるアプリケーションになります。オーストリアのウィーンで開発された外国製のツールになりますが、対応している範囲は非常に広く、Googleの関連ツールはもちろん、日本製のChatworkも対応しています。

ダウンロードは公式ホームページより可能です。

ダウンロードをし、PCへインストールすると以下のような画面になります。

franzの画面。

ここから、自分が必要なチャットツールをダウンロードしていきましょう。

僕の場合だと、

  • Chatwork
  • Slack
  • Twitter
  • Gmail

を仕事でよく使っているので、ダウンロードしました。

franzに表示された利用中のサービス。

Slackの部分を伏字にした理由は、アプリ単位でダウンロードされるわけではなく、チャネルごとにわけてダウンロードすることができるためです。なのでSlackが2つあるのは、それぞれ違うクライアントのチャネルになります。

このようにFranzでは、個別で管理することができるのでチャネルの切り替えも必要がない上にアプリ1つで管理できるので非常に楽です。

franzのトップ画面。

そして上の画像のように横にチャネルが出て、通知が来たらここに表示されるようになります。

Franz導入後の変化

Franzを導入し、

  • 連絡の見逃しがなくなった
  • 無駄なタブクリックがなくなり集中力が削がれない
  • 自動立ち上げで更に効率的に

という結果を得られました。

1. 連絡の見逃しがなくなった

今まではたくさんのタブの中から連絡がきたら、毎度そこに移動するということをしていました。しかしそればかりやっていたら、常に邪魔が入り、まったく仕事に集中できません。そのため、後でまとめて確認しようとしていたのですが、これだとどうしても見逃しが発生します。その結果、仕事のスケジュールをずらしたり、ぎりぎりでこなしていくという状況が起きてしまいます。

しかしFranzであれば連絡が来て一時見送っても、後でFranzを開けば登録しているチャットツール宛に来ている連絡をすべて漏れずに確認することができます

一度ブラウザを落としても、いちいちクライアントごとに使い分けしているチャットツールをひとつずつ開いて確認する必要はなく、Franzを開くだけで解決します。これでだいぶ無駄な作業を省くことができます。

2. 無駄なタブクリックがなくなり集中力が削がれない

ブラウザのタブ上にチャットツールだけが開いて仕事をしているという人はまずいないでしょう。なにかしらの業務に使用する、チャットツール以外のツールを開いているはずです。例えば、僕の場合はCMS・スプレッドシート・Google検索・分析ツールなどです。

業務に実際に使うものとチャットツールが混在するとどうしても、タブのクリックミスが起こります。中には、自分の仕事を進めているのに、そのタブのクリックミスが原因で、自ら集中力を途切れさせてしまう経験をしたことがある人がいるかもしれません。例えば、開いたタブが面白い事例紹介や仕事仲間の進捗状況だった時などです。

しかしFranzであれば、タブを1つに集約できるのでそもそもクリックミスが起こることがありません。そのため、自分の業務に集中したい人にはぴったりです。

3. 自動立ち上げで更に効率的に

さらに、Franzを立ち上げるという行為自体も自動化することで、チャットツールに使う時間を極限までに減らすことができます。

僕の場合は、Macでログイン時にアプリケーションを自動起動する設定をしているので、朝起きて仕事始める段階でFranzに連絡が入っていなければ、そのまま仕事に取り掛かることができます。

Franzの立ち上げ時になんとなく他のサイトを見てしまい、仕事が遅れる・朝の一番脳が働く大事な時間を情報を取り込むということがなくなるので、非常に生産性を高めることができます。

まとめ

リモートワークや在宅ワークなどが浸透してくると、コミュニケーション不足にならないよう、チャットツール上で、様々な情報が交換されるようになります。チャットツールでのやり取りは、記録として残るので、業務を円滑に進める上で重要な役割を持つ一方、情報処理に掛ける時間も増えるので、業務を止める要因にもなり得ます。

そういったことを防ぐには自分で仕組みを作ることが大事です。今回のようにツールに頼るのも良し、マイルールを決める(チャットの確認は休憩時のみなど)といったようにするようにしましょう。

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