多くの仕事を抱えているにも関わらずテキパキとこなし、プライベートも充実させている人がいれば、日々やるべき仕事に追われ、プライベートを楽しむ余裕がない人もいます。
両者の違いは「時間の使い方」にあるといえるでしょう。誰もが平等に与えられた1日24時間ですが、時間の使い方が上手い人と下手な人では成果は大きく異なります。それが1年積み重なると、さらに大きな違いとして現れるでしょう。
時間の使い方が上手くなると、日々のモチベーションもアップし、人生が豊かになります。
そこで本稿では時間の使い方が下手な人と上手い人の違いや、上手くなるための方法を解説します。参考になる書籍も紹介しますので、時間の使い方の改善に役立ててください。
時間の使い方が下手な人と上手な人の違い・特徴
時間の使い方が下手な人と上手な人ではどのような違いがあるのでしょうか。まずは両者の違いや特徴をみていきましょう。
判断力
圧倒的な違いが判断力です。例えばランチに入るお店やメニューを決めるのでさえなかなか決められなかったり、仕事で選択が迫られている際も判断に時間がかかったりすると、悩む時間が多く、時間を無駄にしてしまいます。
時間の使い方が上手な人は、判断するために必要な条件を見極めながら、スピード感をもって的確な判断をする力を持っています。
自分の状況の理解
時間の使い方が下手な人は、自分の置かれた状況を理解できていないことも特徴のひとつです。
例えば、現在のタスクがどのくらいの所要時間で、いつまで仕上げるべきか、その後のスケジュールはどうなっているかなどの把握をせずに、行き当たりばったりに業務を行います。その結果、締切ギリギリになって慌てたり残業せざるを得なくなったりしてしまうのです。
優先順位
優先順位を考えながら仕事をしているか否かも、時間の使い方が上手な人と下手な人の違いです。
時間の使い方が下手な人は、そもそも優先順位のつけ方がわからずに、自分のやりやすいタスクからとりかかり、重要なタスクに十分に力を注げなくなってしまったり、納期に間に合わなくなってしまったりしてしまいます。
一方、時間の使い方が上手い人は、緊急度と重要度のマトリクスを用いるなどして、あらかじめ優先順位を決めてから業務にあたります。
優先度や優先順位のつけ方は、下記の記事で紹介していますので参考にして、優先順位のつけ方を身につけると良いでしょう。
【関連記事】
『緊急度と重要度のマトリクス（時間管理のマトリックス）とは？ タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説』
『優先度・優先順位ってどうやって決めればいい？ 設定方法のコツを紹介』
習慣化
時間の使い方が上手い人は、毎日やるべきことを習慣化することで、確実に行えるように工夫しています。
例えば、朝の始業時には必ずメールチェックを行い返信すべきものは全て返信をする、などと決めておくことで、確実にこなせるだけでなく、いつやるかを考える時間も省くことができます。
朝の時間の使い方
1日の中で集中力や思考がまとまりやすいと言われている、朝の時間の使い方にも違いがあります。
時間の使い方が下手な人は、前日の疲れを引きずり時間間際まで寝ていたり、ついだらだらしたりしてしまいます。一方、時間の使い方が上手い人は、朝の時間を有効活用して勉強をしたり、ウォーキングやランニングを習慣にしたりなど、朝活をしています。
時間の使い方が上手くなるメリット
時間の使い方が上手くなると、良い変化があることは想像できるでしょう。では、実際にどのようなメリットがあるのか、4つの視点から解説します。
仕事の効率化
優先順位を考慮にいれて、どのようにタスクをこなしていくかを判断しながら進められるので、仕事が効率化します。期限ギリギリになって慌てたり、大量の仕事を抱え込んだりすることもなくなるでしょう。
効率的に進められることで、仕事のクオリティもアップし、周囲の評価にも変化が現れるかもしれません。
心の余裕・ストレスの軽減
タスクを効率的にこなせると、時間に余裕が生まれます。締切を気にして焦ったり、期限までに終わるか心配したりしなくて済むようになると、心にも余裕ができるでしょう。
毎日余裕を持って仕事ができることは、ストレスの軽減にもつながり、QOLも向上します。
自己成長の機会を作れる
時間の使い方が上手くなり時間に余裕が生まれると、自分のために時間を確保することもできます。
今まで取り組みたいと思っていたけれど忙しくてできないとあきらめていた、スキルアップのための講座や新しい挑戦などに時間を使うと、自己成長に繋げることができるでしょう。
楽しい時間が増やせる
時間に追われることなく余裕をもってタスクを進めることができる上に、自己成長のためにも時間を使うことができると、毎日が充実します。
さらに、家族や友人との時間も増えれば、仕事もプライベートも充実させることができます。楽しい時間が増え、おのずと仕事へのモチベーションもアップするはずです。
時間の使い方が下手なままでいるデメリット
時間の使い方が上手くなりたいとは思いつつも、今の生活を変えるのを億劫に思う人もいるかもしれません。そこで、時間の使い方が下手なままでいると起こりうる、デメリットを3つ解説します。
精神的にい追い込まれる
期限や優先順位を考えずに、気分に合わせてタスクを進めていると、本来は優先して取り組まねばならない大事なタスクが、後回しになっている場合があります。
すると、期限が近づいても完成しないことが気になって落ち着かなかったり、残業や休日出勤が必要になったりして、精神的に追い込まれてしまうでしょう。
職場に迷惑をかけてしまう可能性がある
大事なタスクを後回しにした結果、納期の遅れやクオリティの低下が生じると、職場に迷惑をかけてしまう可能性があります。
期限間際にメンバー総動員で取り組まなければならなくなったり、納期の遅れにより取引先にも迷惑をかけたりしてしまうかもしれません。それにより、自身の評価を下げてしまう可能性もあります。
自分の時間が作れない
時間の使い方が下手なままでいると、常にタスクに忙殺されていて、時間の余裕がありません。残業や休日出勤などにより、プライベートの時間を削らねばならない場面も多くあるでしょう。
その結果、自分の時間が作れなくなり、やりたいことができずにフラストレーションがたまってしまうかもしれません。
時間の使い方が上手くなる方法
時間の使い方が上手いか下手かは、毎日の心持ちや人生観が変わるほどの違いがあるといっても過言ではないことが、ここまでの解説でおわかりいただけたと思います。
では、時間の使い方が上手くなるためにはどうしたらよいのでしょうか。
すぐにでも実践できる方法を6つ紹介しますので、できるところから実践していきましょう。
1日のスケジュールを立てる
毎日、その日1日のスケジュールを立ててみましょう。いつも時間に追われているように感じるのは、やるべきことがきちんと把握できていないことが原因かもしれません。
1日を始める前に今日の予定ややるべきタスクを書き出し、それぞれのボリュームや所用時間を確認します。
例えば、タスクが多く立て込んでいることがわかれば、意識的に効率よく進めようと思えるでしょう。逆に、タスクに余裕があることがわかれば、別日にやろうと思っていたタスクを前倒しできるかもしれません。
このようにタスクを把握し調整することで、時間に余裕が生まれます。
すぐに行うクセをつける
時間の使い方が下手な人の中には、やらねばならないことがわかっていても、面倒に思い、ついつい後回しにしてしまう人が多いかもしれません。ですが、後回しにすると、やらねばならないという思いが常にあり、精神的にも負担が増してしまいます。
行うべきことはすぐに行うクセをつけると、精神的負担も減少し、心にも時間にも余裕が生まれます。タスクのクオリティもアップして、スムーズに進めることができるでしょう。
スキマ時間の有効活用
時間の使い方が上手い人は、スキマ時間を有効活用しています。
移動時間や予定と予定の間の時間など、ちょっとしたスキマ時間にこなせることは結構あるものです。
例えば、チャットやメールのチェックや返信、資料の見直し、読書やニュースのチェックなどがあります。これらをスキマ時間にコツコツこなしていくと、それだけでタスクが減り、時間に余裕が生まれるでしょう。
休憩する時間を決める
時間を無駄にしてはいけないとひたすらタスクと向き合っていると、疲弊して効率が悪くなってしまいます。休憩も大切な時間の使い方のひとつです。時間を決めて、休憩時間を確保しましょう。
また、昨今はリモートワークの普及で在宅で作業する人も多いですが、特に在宅の作業ではオンとオフの区別がつけにくい傾向にあります。仕事の時間とプライベートの時間で頭を切り替えられるように意識しましょう。
自分の立てたスケジュールを定期的に見直す
スケジュールを立ててタスクを進めていくと、時間の経過とともに進捗状況や業務の方針に変更が生じることもあるでしょう。
スケジュールは一度立てて終わりではなく、定期的に見直しましょう。見直しを繰り返すことで、時間の使い方も向上していきます。見直す時期も、毎日・週次・月次など、あらかじめ決めておくことで時間の無駄が省けます。
時間を使いたくないところに対する対策を考える
できれば自分の時間を使いたくないと思うタスクについて、どのようにこなすべきか対策を考えることも重要です。
自分よりも適任な人がいるタスクであれば、別の人にお願いするのもひとつの方法です。それにより新たなコミュニケーションが生まれ、仕事の可能性が広がるかもしれません。
また、タスクの進行やスケジュールを管理するために、タスク管理ツールを導入することでも時間を有効に活用できるようになります。
全てを自分で行うのではなく、他のメンバーやツールに頼ることで、時間の使い方が向上するしょう。
時間の使い方に関する書籍
時間の使い方については書籍でも学ぶことができます。書籍を読むことで、自身の中により定着させることができるでしょう。今回はおすすめの4冊を紹介します。
エッセンシャル思考
エッセンシャル思考とは、より多くのことをこなせるようになる仕事術ではなく、自分にとって本当に大事なものを見極め、最高のパフォーマンスを発揮するように導く考え方です。
そのためには、不要なもの、やらなくていいものも見極める必要があります。
本書の中では、エッセンシャル思考を身につけるための考え方、ものの見方をわかりやすく解説しています。
限りある時間の使い方
全米でベストセラーとなり、日本でも絶賛されている人気の著書。
人生80年の時間をたったの4000週間であると提示して、その時間をいかに過ごすかを問うています。
「生産性をあげるためにライフハックを駆使しても、状況は悪くなるだけ」
「日々の時間管理に追われていると、本当に大事な問いが見えなくなる」
など、心理学やスピリチュアル思想を駆使して、時間管理について深く問い直している、興味深い1冊です。
最高の時間術
限られた時間の中で最高のパフォーマンスを出すための、時間活用術を紹介しています。
時間に対する意識を変えるだけでなく、行動を変え、習慣を変えるためのメソッドです。
成功している人とそうでない人の違いは、「時間の使い方」にあります。一生懸命やっているのに結果が出ないと悩んでいる方は、忙しくても本当に大切なことに時間を費やせるように、本書を参考にしてはいかがでしょうか。
仕事が速い人は、「これ」しかやらない
本書では、仕事の速さは、注力すべき仕事を最速で終わらせる能力と、そうでない仕事を人に任せる能力であると説いています。
どの仕事に注力すべきかを間違えると、非効率な仕事をしてしまいます。抱えている仕事の中から注力すべき仕事を見極め、どうやって最速でこなしていくかを習得するための1冊といえるでしょう。
まとめ
時間の使い方が上手い人になれると、仕事が効率的に進められるだけでなく、仕事のクオリティの向上やプライベートの充実など、人生が劇的に良い方向にいく可能性を秘めているといっても過言ではないでしょう。
時間の使い方が上手くなるためには特別な勉強が必要なわけではなく、毎日のちょっとした時間の使い方の積み重ねが重要となります。本稿を参考に時間の使い方を工夫して、人生を好転させましょう。
