論理的でわかりやすいビジネス文書を作成するための3つのポイント

こんにちは!フリーランス向けメディア東京フリーランス編集長の初芝賢です。

私はこれまで長らくライターを務め、またWeb編集者として多くの文章を添削してきました。

その経験から強く感じているのが、「多くの人は論理的な文章を書くことが苦手」ということです。論理的でわかりやすい文章を書くスキルはビジネスマンの必須スキルです。上司に対する報告書にしても提案書にしても、意図する内容を誤解なく伝える文章力が必要になります。

そこで、この記事では論理的&わかりやすいビジネス文書を作成するための三つのポイントについて解説します!本記事の内容はマッキンゼーで教育担当をしていた照屋華子さんの『ロジカルライティング』の記述をもとに、初芝の知見も交えました。

本記事を読めば論理的な文章を書くコツが身につきますので、ぜひご一読ください!

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ポイント①読み手の”Why So?”に過不足なく答えられているか?

一つ目のポイントは「読み手の”Why So?”に過不足なく応えられているか」です。

ビジネス文書においては、必ず主張が存在します。「わが社の売上低迷の原因は競争力の低下にある」といった説明型のものであっても、「わが社は売上拡大のために営業マンの増加をすべし」といった提案型のものでもそこには主張があります。そして、主張にはそれを支える根拠がなければなりません。

“Why So?”とは、「なぜそう言えるのか?」と主張の根拠を問う質問です。

例えば、「わが社の売上低迷の原因は競争力の低下にある」という論理的な主張をするとき、根拠として「わが社の国内シェアは今年になって30%から20%に低下している」というデータを示すだけで、十分な根拠と言えるでしょうか?

答えはNoです。国内シェアが下がっていることは言えても、それが売上低迷の原因とは限りません。国内シェアが下がっていたとしても、市場規模が拡大しているのであれば売上は増加します。また、国内のシェア率はわかっても国外のシェア率については触れていません。つまり、主張を支える根拠としては不足しているのです。

「わが社の売上低迷の原因は競争力の低下にある」ことをデータで示そうとしたら、少なくとも次の事実が必要です。

  • わが社は売上が低迷している
  • わが社の国内・国外シェアの動向
  • 競争力の低下に繋がる要因が存在する(ブランド力・認知率の低下や、強力な競合製品の登場など)

ここまで説明して初めて読み手に「あぁ、わが社は競争力の低下によって売上が低迷しているんだな」という納得感を与えることができます。

この”Why So?”に応えられているかチェックできるようにするは、自分の主張について「本当に?」と問いかける癖をつけることが大切です。自分の主張を反論するつもりで突っ込んでいき、穴がないかを確認します。

チェックのコツは、フレームワークを使うことです。フレームワークとはある事象についての課題や解決策を導く際に、あらかじめ決められた枠組みの中で、手順にそって行うことで、無駄を省く一方で抜け漏れを無くすことが出来るので非常に効率的でかつ有効性の高い手法です。

例えば、商品が売れていないときに「価格が高いからだ!」と決めつけてしまわずにマーケティングのフレームワークである

  • 4C
  • 4P
  • 3C分析
  • SWOT分析
  • PEST分析

フレームワークについてより詳しく知りたい人は下記の記事を参考にしてください。

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「ビジネスフレームワーク」と言えば、社会に出て活躍しているビジネスマンにとっては誰しも知っている常識的な概念ですよね。ではビジネスフレームワークについて説明してみてくださいと言われたら、あなたは答えられますか?おそらく、「ビジネス[…]

などを利用しあらゆる角度から分析した結果「価格が高いからだ!」という主張を唱えるようにしましょう。そうすれば他の要因はないか問われたとして、すでに分析済みなのできちんと否定と説明ができるようになります。

自分の主張が過不足なく根拠を示せているか、厳しくチェックするようにしましょう!

ポイント②要旨が明快か?

二つ目のポイントは、「要旨が明快か」です。

こう聞くと「あぁ、結論を最初に言えってことね!そんなの知ってるよ!」と思うかもしれません。けれど、要旨とは単に結論を書くことではありません。結論とそれを支える根拠を含めた全体をコンパクトにまとめたものが要旨になります。本論全体の骨格になるものだと理解するといいでしょう。

先ほど”Why So?”の話をしましたが、論理的な文章は主張とそれを支える複数の根拠によってなりたっています。演繹的な文章の場合は結論を小前提と大前提が支え、帰納的な文章の場合は結論に対して複数の事例が支えます。こうした構造を図解したものはその形になぞらえてピラミッドストラクチャと呼ばれています。

要旨を作成するコツは、このピラミッド構造を意識して文章を組み立てることです。例えば結論に対して三つの根拠がある場合は、「結論は~です。その理由は三つあります。一つ目は~」のように、結論と根拠の関係を明確にしながら説明をします。こうした書き方は味気なく思えるかもしれませんが、要旨では「誤解なく端的に説明をする」というのが至上命題となるため、多少単調な文章になっても構いません。構造がハッキリわかるようにすることを何よりも優先しましょう。

ビジネス文書には何かを報告したり、人を動かしたりしたいという明確な意図があります。相手が文章を読んだときに「それで?結局何が言いたいの?」という反応をされることだけは避けなければなりません。

そのため、「要するに自分はこういうことが求められているんだな」ということが伝わる要旨を必ず冒頭に記載するようにしましょう!

ポイント③説明の順番は適切か?

三つ目のポイントは、「説明の順番は適切か?」です。

ここで言う説明の順番とは、「結論を先に伝えるか」「根拠を先に伝えるか」というどちらのパターンを選択するかということです。

論理的な組み立てには、結論先行型結論後置型の二種類があります。結論先行型の場合、先に結論を伝え、その後に結論を支える根拠を並べる形で説明をします。一方で結論後置型の場合は根拠を順番に説明していき、その論理の帰結として結論が最後に置かれます。このどちらを選ぶべきかは、読み手の状況や書き手の意図によって左右されます。

結論先行型を選ぶべきなのは、以下の三パターンです。

  1. 読み手がテーマを設定し、答えを待っている場合
  2. 読み手はすでに結論を承知しており、確認してもらえばよい場合
  3. 本論の全体像を速やかに理解してもらいたい場合

基本的にビジネス文章は①か③の場合が多いです。上司から「これについて報告せよ」と命令されていたり、伝えたいことを端的に説明する必要があったりすることがほとんどだからです。そのため、大抵のビジネス文書は結論先行型が推奨されることになります。

一方、結論後置型も特殊な場合にですが使用することがあります。結論後置型を適用すべきなのは以下の三パターンです。

  1. 書き手が自らテーマを設定した場合
  2. 結論に対する読み手の反発が予想される場合
  3. 読み手にも自らSo What?しながら、結論を理解してもらいたい場合

こう書くとわかりづらいかもしれませんが、要するに「読み手の頭にないことを説明したいとき」には結論後置型が有効になります。読み手と書き手との間で前提をある程度共有できている場合はいきなり結論を伝えても「なるほど、結論はこうか。その理由はなんだろう?」とスムーズに読み進められます。しかし、相手の頭の中にないこと、突飛なことを説明しようとするときに結論から述べても唐突感を持たれてしまうことがあります。

例えばこれまでPCはExcelでの売上管理くらいにしか使っていなかった会社の社員が「AIを導入すべきです!」と結論から伝えると、「いきなり何言ってるんだ?」と訝しがられてしまいます。提案の必然性・必要性が感じられないため、感情的な反発を生むことになるのです。結論後置型はストーリーのように説明をしていくため、提案自体の意義を理解してもらうところから始める場合に有効となります。

ビジネス文書は基本的に結論先行型が推奨されます。けれど結論後置型が有効になる場面があるため、文章の性質を見極めて使い分けるようにしましょう!

「自分の文章わかりにくいな」と思ったら、全体の構造を見直すべし!

本記事では論理的なビジネス文書を書くための三つのポイントについて説明しました。これらは文章を書くときに参考として欲しいコツですが、書き終わった後にも自分の文章全体を一読することをおすすめします。

サッと自分の文章を流し読みしたときに「わかりにくいな」と思ったら、全体の構造に問題がないか確認しましょう!

参考文献

『ロジカル・ライティング 論理的にわかりやすく書くスキル』照屋華子(2006)/東洋経済新報社

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