仕事が終わらない、効率化できないのも全部マルチタスクのせい!!マルチタスクと向き合う方法

※2020年2月4日 更新

仕事はたくさんこなしているつもりなのに仕事が全然終わらない…。なぜか全く仕事が手につかない…と思ったことはありませんか?

実はそれ、「マルチタスク」に支配されているかもしれません。

この記事では、仕事を効率化するための「マルチタスクとの向き合い方」についてご紹介します。

マルチタスクとは?

マルチタスク」とは、コンピュータ用語では「同時に複数の仕事をする」ことと定義されており、ビジネスにおいても同様に「複数の仕事を1人で処理をする」ということを指します。たとえば、「電話をしながらメモを取る」といった行為もマルチタスクに含まれます。

シングルタスクとは?

マルチタスクの反対語として「シングルタスク」という言葉があります。シングルタスクとは、コンピュータ用語では「一度に一つのアプリケーションしか実行できない」こと定義されており、ビジネスでは一般的に、「複数の作業を1つずつ順番に処理していくこと」という意味で使われます。

>>業務効率をアップさせるタスク管理ツール「TeamHack」とは?

マルチタスクが、生産性を低下させる原因になっている!?

マルチタスクができる人は、複数の仕事を同時にこなすことができるので、効率よく仕事を進められるように思います。

しかし、ある神経科学者による研究で、マルチタスクを行うことで集中力の低下や生産性の低下を招くことが科学的に証明されています。

マルチタスクでは、一度に2つのことを同時に脳内で処理しているように見えますが、実際は、違うタスクに取り掛かるたびに使う脳の場所を瞬時に切り替えています。

そのため、マルチタスクはシングルタスクよりも脳にかかる負荷が大きく、その結果、集中力の低下や生産性の低下を招いてしまうのです。

参照:https://www.entrepreneur.com/article/247833

なぜ、マルチタスクをしてしまうのか?

マルチタスクを行なってしまう原因は、主に2つです。1つは「自己満足」、もう1つは「勘違い」です。

マルチタスクが招く「自己満足」の危険性

マルチタスクを行なっていると、はたから見ると仕事がスムーズに進んでいるように見えます。

また、多くの仕事にパラパラと手をつけているため、なんとなく自分でも「今日はたくさん仕事をこなしたぞ…!」と「やった気」になってしまう傾向があります。

様々な仕事をこなしている人のほうが、仕事ができるように見えますが、仕事の1つ1つの「質」はどうでしょうか。 「まぁいいや」と妥協してしまっている部分はないでしょうか?

マルチタスクができる人は、おそらく「人よりも作業をこなすのが得意」なため、やった気にならず、1つ1つの仕事をきちんとこなしていけば、より大きな成果を出すことができるかもしれません。

マルチタスクの「勘違い」

マルチタスクのほうが仕事がはやく終わるだろう…。

そう思っている人は危険です。これがマルチタスクの「勘違い」です。先ほどもお伝えした通り、マルチタスクを行なう場合、人の脳に多くの負担がかかります。

「マルチタスクをしていても業務効率が変わらない。」という人は良いですが、そうでない人は、なるべく1つの仕事を終わらせることに集中し、それが終わったら次の仕事にとりかかる、というように1つずつタスクをこなしていくことをおすすめします。

シングルタスクで効率的にタスク管理をしよう

最後に、効率的なタスク管理の方法を3つご紹介します。

1. 「Team Hack」-チームでのタスク管理・時間管理はこれ1つでOK

筆者は、「TeamHack」というツールを利用してタスク管理を行なっています。

普段は、出社してすぐに1日のタスクの追加と確認を行ない、作業に取り掛かります。タスクごとにチャット機能が搭載されており、チームで仕事をする際にも便利です。

タスク管理ツールを使ったことがない人は、ぜひ、1度タスク管理ツールの利用を検討してみてください。

TeamHack: https://teamhack.io/

2.A4のコピー用紙を使ってタスク管理

手間いらずで、さっとタスクを書き出したいtときに便利なのが「A4のコピー用紙」です。

使い方としては、まず思いついたタスクをひたすら書き出します。で、タスクが終わるごとに赤線を引いていく。

使い方もシンプルですし、超アナログな方法ではありますが、時と場合によっては非常に有効なタスク管理の手段になります。

3.「手帳」でタスク管理

手帳でのタスク管理は、過去にチームハッカーズの記事でもご紹介しています(「タスク管理は、やっぱり手帳が一番いい!」)。

1日ごとにスケジュールが分かれている手帳であれば、その日の予定欄に1日のタスクを書き出します。ここでのポイントは、優先順位を決めておくこと。

最初に優先順位を決めておけば、あとは必要なときに、1日のタスクの全体像を把握することができます。

まとめ

今回は、仕事を効率化するためのマルチタスクとの向き合い方についてご紹介しました。マルチタスクは、生産性を大きく低下させる要因になります。1つのタスクに取り掛かったら、最後までやりきる意識をもって、効率的に仕事を進めていきましょう。

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