仕事が終わらない、効率化できないのも全部マルチタスクのせい!! マルチタスクと向き合う方法

仕事量はこなしているつもりなのに仕事が全然終わらない、仕事が手につかない…と思ったことはありませんか? もしくは、反対に色々な仕事をこなすことが出来る人は、「自分は仕事ができる!」と良い気分になりながら仕事をしていることはありませんか? 実はそれらは、「マルチタスク」に支配されているために起きてしまう現象ということをご存知でしょうか。マルチタスクで仕事を進めていると生産性が落ちてしまいがちです。

今回は、仕事が終わらなくて悩んでいる人に向けて、仕事を効率化して進めて、仕事を勤務時間内に終わらせるためのマルチタスクに向き合い方法について詳しく見ていきたいと思います。

仕事を効率化せよ! 仕事が終わらないのはなぜか考えよう

先ほどのリード文でマルチタスクに支配されているため、生産性が落ちるというように書きましたが、まず「マルチタスク」についての言葉の理解をしていきたいと思います。

マルチタスク」とは、コンピュータ用語では「同時に複数の仕事をする」ことと定義されていて、ビジネスの場でも同じく「複数の仕事を1人で処理をする」ということを指します。簡単にマルチタスクの例を挙げると、電話をしながらメモを取るという動作もビジネスの場ではよく見られるマルチタスクになります。

一方、マルチタスクの反対としては「シングルタスク」という言葉がありますが、コンピュータ用語では「1度に1つのアプリケーションしか実行できない」となっていて、ビジネスの場では「複数の作業を1つずつ順番に処理していくこと」を指します。

確かにこれだけを聞くと、マルチタスクはビジネスの場では頻繁に使われていて、社会人にとっては必須なスキルの様に感じますが、実はマルチタスクというのは、一度に2つのことを同時に処理しているのではなく異なるタスク間を素早く行き来していることが神経科学者の実験で明らかにされています。

つまり簡単に言ってしまうと、マルチタスクというのは、シングルタスクを瞬時に切り替えているだけということが分かりました。またシングルタスクを瞬時に切り替える場合、脳での処理する場所が変わり、脳での処理することや場所が増えます。その結果、脳に大量の負担がかかることで、集中力の低下や生産性の低下を招くことにもなります。

つまりはマルチタスクというのは、生産性を落とす一番の原因になりうるということです。
参照:https://www.entrepreneur.com/article/247833

ではなぜ仕事が終わらないのか?

たぶんあなたは、Aの仕事もして、Bの仕事もしなくてはいけない状況、つまりマルチタスクになってしまい、両方とも同時に進めようとしていませんか? この記事を書いている私自身もよくマルチタスクになってしまうことが多く、記事を書きながら情報を調べて、このようなコンテンツの記事も書いてみたいと違う記事を書き始めてしまう…と言ったようにかなりマルチタスクになっていて時間のロスをしていたなと反省しています。

なので今回は自分の状況の打開策も兼ねて、マルチタスクを辞めて、仕事を終わらす・効率化するための方法を探るための記事を書いています。

なぜマルチタスクで処理しようとするの?

ここまでマルチタスクという言葉について簡単に解説をしました。次になぜ人はマルチタスクで処理をしようとするかについて見ていこうと思います。

先ほども解説したように、脳に別の負担をかけて、生産性を低下させるのがマルチタスクです。わかっているのになぜ辞められないのかというと、「自己満足」と「勘違い」に原因があると思います。それぞれ1つずつくわしく見ていこうと思います。

自己満足

まず自己満足についてですが、リード文でも述べたように、仕事をこなすことが出来る人はとにかく色々な仕事をこなすので「自分は仕事が出来る!」「今日もたくさん仕事をしてしまったなぁ」と良い気分になることがあると思います。それが自己満足です。この気持ちは万人に理解できると思います。やはり色々な仕事が出来ていたり、進めている方が、周りから「あの人は仕事が出来る」という認定を受けやすく、人事などの面からみてもかなり評価は高いですよね。

ただ、1つ1つのクオリティはどうでしょうか? 「まぁいいや」と妥協している部分はありませんか? その妥協をなくせばさらに質の高いものになることはまちがいなしです。もちろん中には、質も保持しながらマルチタスクでも仕事を進めることのできる人もいるようなので、そのような人に対しては否定的なことは言えませんが、基本的に人間はマルチタスクに向いていない構造になっているそうなので、1つ1つタスク、仕事を処理をしていくことをお勧めします。

勘違い

またもう1つの勘違いに関してですが、これは同時にタスクを処理する、マルチタスクで処理した方が仕事が早く終わると思いこんでしまうことです。先ほどから何度も何度も書いていますが、マルチタスクで処理しようとしても多くの人間には非効率な作業になっています。なのでいまこの記事を読んだ人は、まず勘違いをやめましょう。そして割り切ってマルチタスクをシングルタスクに変えて、1つずつ処理をしていきましょう。

とはいうもののマルチタスクでできるものもあるようです。具体例でいえば、歩きながら携帯電話で話すことや車を運転しながら隣の人と会話するなどの軽度のマルチタスクなら、脳にそこまで影響を与えずに処理をすることが出来るようです。

NGなマルチタスクで自分が驚いたものとしては、「ご飯を食べながらテレビを見ること」です。小さいころから習慣になっていて全く気づきませんでしたが、ご飯を食べながらテレビを見ることで薄味に感じてしまうことが実験で分かっているそうです。ということは食事中にテレビを見なければ、健康面にも気を付けながら食事することが出来るということですが、果たして簡単に辞めることが出来るでしょうか? 筆者は習慣化してしまっているため、難しいように感じますが、皆さんはどのように感じましたか?

シングルタスクにしよう!

マルチタスクで仕事を進めていくと様々な障害があるということを理解して頂けたと思うので、これからはマルチタスクをシングルタスクに置き換えるタスク管理方法について見ていきたいと思います。今回は実際に筆者が2週間の間で試したものを紹介します。

いらない用紙を使ってタスク管理

まず始めに思いついた方法は、いらない用紙を使ってタスク管理をすることでした。小さいころから自分の父親が紙を小さくして、メモとして使っていた記憶がありました。今考えてみるとタスク管理をしていたのだと理解することができます。そのため1番初めにパッと思い付きました。

タスク管理方法としては、思いついたタスクや思い出したタスクをひたすら記述します。終わったタスクには線を引いて、紙がいっぱいになってきたら、また新しい紙にタスクを書き直しました。いらない用紙を常に持っているわけではなかったので、持ち歩こうとしましたが、紙がぐしゃぐしゃになってしまったり、曲がってしまったりなどして、やる気を失ってしまったので3日ほどでやめてしまいました。ただよくいらない紙を持ち歩いている人にはおススメの方法だと思います。

手帳を使ってタスク管理

次に思ついたのは「手帳」でした。チームハッカーズでも紹介した「タスク管理は、やっぱり手帳が一番いい!」というライターの中原さんの記事が印象に強く残っていて、紙とは違い、表紙がついていたりするのでぐしゃぐしゃになる心配がないと思い、手帳でのタスク管理を始めました。

方法としては至ってシンプルでいらない用紙を使ってタスク管理をする方法と同様に、思いついた内容をひたすら記述します。この際の注意事項としては、大きいタスクでもとりあえず書くことです。大きいタスクは後々小さいタスクに分解を進めていきましょう。小さいタスクまで分解した後は、優先順位をつけて1つずつ処理をしていきました。

始めの内は上手くできていましたが、こちらも3日坊主になってしまいました。というのも基本的なスケジュール管理はGoogleカレンダーを使って管理しているため、手帳を使うということ自体そもそもしていませんでした。またなるべくなら手帳をきれいに使いたいという思いが強かったので、大きいタスクを小さいタスクにする際にスペースを食ってしまうことに対して腹が立ったので辞めてしまいました。

ツールでのタスク管理

紙も手帳も自分には合わなかったので、これはデジタルのツールを使うしかない、ツールでタスク管理をしようと思ったのでツールを探しました。様々な種類のタスク管理ツールを試してみました。「タスク管理・ToDo管理ツール比較まとめ【2019年版】〜デジタル管理で仕事をスムーズに進めよう」という記事でまとめています。
試してみた結果としては、「TeamHack」というツールが一番タスク管理しやすいと感じたため、今回は「TeamHack」というツールを使ってご紹介をしていこうと思います。

TeamHackというツールについて簡単に説明をすると、

プロジェクトごとにタスクとチャットを使うことができる上、タイムトラッキング機能やだれがどのタスクに取り組んでいるのかも明確になるツールになっています。プロジェクトごとにタスクを分けることができるので、仕事でもプライベートでも使えることが個人的に良いと思ったポイントです。

さてタスク管理方法としては、プロジェクトごとに管理することができるという最大のポイントを生かして、自分だけしかいないプロジェクトを作って、ノートと同様に思いついた内容をひたすら記述していきました。手帳と同様にとりあえず大きなタスクも書いていきます。その後、チャット機能を使って、タスクを分解していき、大きいタスクをなくしていくようにしました。下記の写真が実際にタスク管理をしてみた例です。

結果としては、前の様にマルチタスクで処理していたときよりも、1つ1つのタスクに集中して取り組むことができるので、以前よりも早くタスクを処理できるようになりました。加えて、タスクが終わるごとに小休憩をとることも増え、気分転換をしながら仕事に取り組めるようになりました。またどのタスクが処理できたのか、目視で確認できるのでモチベーションupにもつながったので文句なしの結果です。

タスク管理をしてみた気付きとは?

マルチタスクをシングルタスクにするために、様々な方法でタスク管理をしてみましたが、結局のところどれも習慣化しないと続かないことを改めて感じました。実際にメモや手帳を使ってのタスク管理は慣れていなかったためなかなかなじみませんでした。

一方で、ツールを使ってのタスク管理は、普段からデジタルツールを使っての作業が多かったため、それまで抵抗がありませんでした。またタスク管理ツールを使っていくにつれて、タスク管理の方法もだいぶ上手になっていき、今日はどのようなタスクをするのかを通勤時間などで簡単に考えることができるようになったり、終わらなかったタスクは明日のタスクに回したりと、とにかく仕事の漏れが少なくなりました。また同時に何をやるのかを明確化することができたので、昔よりも生産性が上がったようにも感じます。

結局のところ、何が言いたいかというと、

  • タスク管理は習慣化しよう
  • マルチタスクは効率が悪いので、必ずシングルタスクにする

この2点になります。
上手にタスク管理を行なって、自身の生産性を高めていきましょう。

マルチタスクと向き合う方法

いかがでしたでしょうか。
仕事が終わらなくて悩んでいる方も、マルチタスクをシングルタスクに変えることでかなりの効率upにつながり、仕事の質・速度ともに上げることが出来ます。シングルタスクに置き換えるのには慣れが必要ですが、慣れてしまえばあっという間にできるようになります。あなたもまずは1か月お試しでシングルタスクに置き換える作業をして、効率化upを肌身に感じてみてはいかがでしょうか?

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