マネジメント
2018.07.04

仕事が終わらない、効率化できないのも全部マルチタスクのせい!!マルチタスクと向き合う方法

仕事量はこなしているつもりなのに仕事が全然終わらない、仕事が手につかない…と思ったことはありませんか?もしくは、色々な仕事をこなすことが出来るので「自分は仕事が出来る!」と良い気分になったことはありませんか?実はそれらは、「マルチタスク」に支配されているために起きてしまう現象です。
今回は、仕事を勤務時間内に終わらす、効率化するためのマルチタスクとの向き合い方について詳しく見ていきたいと思います。

▼目次

  1. 仕事が終わらないのはなぜ?
  2. なんでマルチタスクで処理しようとするの?
  3. シングルタスクにしよう!

仕事が終わらないのはなぜ?

先ほど「マルチタスクに支配されている」と書きましたが、まず「マルチタスク」について確認をしていきます。

マルチタスク」は、コンピュータ用語では「同時に複数の仕事をする」ことと定義されていて、ビジネスの場でも同じく「複数の仕事を1人で処理をする」ということを指します。簡単なマルチタスクの例を挙げると、電話をしながらメモを取るというのがビジネスの場ではよく見られるマルチタスクになります。
一方マルチタスクの反対として「シングルタスク」というものがありますが、コンピュータ用語では「一度に一つのアプリケーションしか実行できない」となっていて、ビジネスの場では、「複数の作業を1つずつ順番に処理していくこと」を指します。

確かにこれだけを聞くと、マルチタスクはビジネスの場で実際に使っていて、社会人にとっては必須なスキルの様に感じますが、実はマルチタスクというのは、一度に2つのことを同時に処理しているのではなく異なるタスク間を素早く行き来していることが神経科学者の実験で明らかにされています。
つまり、マルチタスクというのは、シングルタスクを瞬時に切り替えているだけということが分かりました。またシングルタスクを瞬時に切り替える場合、脳での処理する場所が変わり、脳での処理することや場所が増えます。その結果、脳に大量の負担がかかることで、集中力の低下や生産性の低下を招くことにもなります。
参照:https://www.entrepreneur.com/article/247833

ではなぜ仕事が終わらないのか?
たぶんあなたは、Aの仕事もして、Bの仕事もしなくてはいけない状況、つまりマルチタスクになってしまい、両方とも同時に進めようとしていませんか?自分もよくマルチタスクになってしまうことが多く、記事を書きながら情報を調べて、違う記事を書き始めてしまう…と言ったようにかなりマルチタスクになっていて時間のロスをしていたなと思いました。なので今回は自分の状況の打開策も兼ねて、マルチタスクを辞めて仕事を効率化するための方法を探るための記事を書いています。

なんでマルチタスクで処理しようとするの?

ここまでマルチタスクとは何かについて簡単に解説をしました。次になぜ人はマルチタスクで処理をしようとするかについて見ていこうと思います。

先ほど解説したように、脳に別の負担をかけて、生産性を低下させるのがマルチタスクです。わかっているのになぜ辞められないのかというと、「自己満足」と「勘違い」に原因があると思います。

まず「自己満足」についてですが、リード文でも述べましたが、色々な仕事をこなすので「自分は仕事が出来る!」と良い気分になることが「自己満足」です。この気持ちは万人に理解できると思います。やはり色々な仕事が出来ていたり、進めている方が、周りから「仕事が出来る」という認定を受けやすく、人事などの面からみてもかなり評価は高いですよね。ただ、1つ1つのクオリティはどうでしょうか?「まぁいいや」と妥協している部分はありませんか?その妥協をなくせばさらに質の高いものになることはまちがいなしです。もちろん中には、質も保持しながらマルチタスクで処理できる人もいるようです。ただ基本的に人間はマルチタスクに向いていない種なので、1つ1つ処理をしていくことをお勧めします。

またもう一つの「勘違い」に関してですが、マルチタスクで処理した方が仕事が早く終わると思ってしまうことです。先ほどから何度も書いていますが、マルチタスクで処理しようとしても多くの人間には非効率な作業になっています。そこは割り切ってシングルタスクに変えて、1つずつ処理をしていきましょう。

ただマルチタスクでも出来るものもあります。具体例でいえば、歩きながら携帯電話で話すことや車を運転しながら隣の人と会話するなどの軽度のマルチタスクなら処理をすることが出来ます。
NGなマルチタスクで自分が驚いたものは、「ご飯を食べながらテレビを見ること」です。小さいころから習慣になっていて全く気づきませんでしたが、ご飯を食べながらテレビを見ることで薄味に感じてしまうことが実験で分かっているそうです。今日から気を付けてみたいと思います。

シングルタスクにしよう!

マルチタスクの障害が分かったので、シングルタスクに置き換える方法を見ていきたいと思います。今回は自分が2週間の間で試したものを紹介します。

いらない用紙を使ってタスク管理

まず始めに思いついた方法は、いらない用紙を使ってタスク管理をすることでした。小さいころから自分の父親が紙を小さくして、タスク管理をしていたのを覚えていたので真っ先に出てきました。方法としては、思いついたタスクや思い出したタスクをひたすら記述します。終わったタスクには線を引いて、紙がいっぱいになってきたら、また新しい紙にタスクを書き直しました。いらない用紙を常に持っているわけでもなく、持ち歩こうとしましたが、ぐしゃぐしゃになってしまって嫌だったので、3日ほどでやめてしまいました。

手帳を使ってタスク管理

次に思ついたのは「手帳」でした。チームハッカーズでも紹介した「タスク管理は、やっぱり手帳が一番いい!」という中原さんの記事が印象に強く残っていて、紙とは違い、表紙がついていたりするのでぐしゃぐしゃになる心配がないと思い、手帳でのタスク管理を始めました。
方法としては至ってシンプルで、思いついた内容をひたすら記述します。この際の注意事項としては、大きいタスクでもとりあえず書くことです。大きいタスクは後々小さいタスクに変えていきましょう。小さいタスクまで絞った後は、優先順位をつけて1つずつ処理をしていきました。ただ自分はあまり手帳を使うが文化がない上、大きいタスクを小さいタスクにする際にスペースを食ってしまうというわけですぐさまタスク管理ツールに切り替えました。

ツールでのタスク管理

ツールでタスク管理をしようと思い、ツールを探しましたが、やはり「TeamHack」が一番タスク管理しやすいので「TeamHack」にしました。
TeamHackについて詳しく知りたい方は下記を参考にしてください。
あなたが、まだエクセルでタスク管理をする理由はなんですか?

方法は、まず自分だけしかいないプロジェクトを作って、ノートと同様に思いついた内容をひたすら記述していきました。大きいタスクを小さいタスクに変える場合は、チャットの中にメモ書きとして書いたり、新しくタスクを作成して、大きいタスクはチェックして消してしまうなど様々試してみました。

結果としては、前の様にマルチタスクで処理していたときよりも、早くタスクを処理できるようになりました。加えて、タスクが終わるごとに小休憩をとることも増え、気分転換をしながら仕事に取り組めるようになりました。またどのタスクが処理できたのか、目視で確認できるのでモチベーションupにもつながり、いいこと尽くしの結果になりました。

まとめ シングルタスクに変えよう

いかがでしたでしょうか。マルチタスクをシングルタスクに変えることでかなりの効率upにつながり、仕事の質・速度ともに上げることが出来ます。シングルタスクに置き換えるのには慣れが必要ですが、慣れてしまえばあっという間にできるようになります。あなたもまずは1か月お試しでシングルタスクに置き換える作業をして、効率化upを肌身に感じてみてはいかがでしょうか?

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