ガントチャートって何? ガントチャートを使う3つのメリットとおすすめツール

プロジェクト管理の際の鉄板とも呼べる「ガントチャート」ですが、使ったことがなければどんなものなのか、何がいいのか、「ガントチャート」という名前だけではさっぱりわかりませんよね。また、「上司にガントチャート工程表を作れと言われたがどうしたらよいのかわからない」、「何を使って作ったらわかりやすいんだろう…」、などとお悩みの方もいるのではないかと思います。今回は、プロジェクト管理に役立つガントチャートとは何か、そのメリットと効果的に使うコツをご紹介します。

1.ガントチャートとは?

「ガントチャート」とは、横軸に時間、縦軸にメンバーや作業内容を配置し、工程やタスク毎に作業開始日、作業完了日の情報を帯状グラフに表したものです。第一次世界大戦の頃、アメリカ人のエンジニアで経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントにより考案されました。ガントが考案したチャートなので「ガントチャート」と呼ばれています。ガントは、職場の監督者が進捗状況を即座に把握できることを目的として、この図(チャート)を設計したといわれています。

ガントチャートはプロジェクト管理やスケジュール、作業の進捗を管理するために使われることが多くなっています。

2.作ってみよう! ガントチャート テンプレートいろいろ

最近では、スプレッドシートやプロジェクトマネジメント用ソフトにもガントチャートが作成できる機能が含まれている場合が増えています。今回は、そのなかでも初心者が比較的簡単に作成できる人気のツールやアプリをご紹介します。

smartsheet


Excelを使ったガントチャートの問題点(例えばWebページでインタラクティブに共同作業できない)を解決すべく開発されたオンラインガントチャートソフト。Excelでは30分かかる作成時間を3分に短縮できます。

smartsheet.com HP:https://jp.smartsheet.com/blog/excel

ガントチャート for Excel

まずは最も身近なエクセルを使う方法から。

曜日、週間、月間、半年、1年、10年など、複数の工程を自動マクロが描画してくれるマクロです。各分類・担当別に工程を区分け表示し、工程を階層化して管理することも可能です。無料で使用することができますが、寄付を受け付けています。

㈱ベクター HP:http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se282986.html

みんなでガント.com


複数人と共有利用が可能なガントチャートを基本機能無料で利用できます。会員登録は不要で、作成したガントチャートは、パソコンはもちろん、iPhoneやAndroidなどのスマートフォン上で管理することができ、インターネット環境があればどこででも閲覧・編集可能です。

みんなでガント.com HP:http://minna-de-gantt.com/

がんすけ

カレンダー上にマウスでチャートを配置して、スケジュール表を作成するフリーソフトです。配置したチャートはマウスで移動させたり長さを変えたりすることができるので、予定の変更が簡単にできます。カレンダー表示単位はワンタッチで1日~2年間の範囲で切り替え可能なので短期、長期の複数の視点で計画が立てられます。データはXMLで保存されるので、XMLを扱える他のアプリケーションでのデータの再利用が可能です。

がんすけ HP:http://www.gansuke.com/

jooto


初心者でも使えるシンプルさにこだわった、クラウド型の進捗管理ツールです。ホワイトボードにタスクを記入した付箋やメモを貼っていくイメージで使えるので、はじめて使う人でも安心。ドラッグ&ドロップで簡単に操作できます。ガントチャート機能に関しては、月額1,780円からの有料版でのみ利用できる機能です。iPhone、Androidをはじめ、メジャーな端末全てをサポートしています。

jooto HP: http://www.jooto.com/
 

3.どんな時に使う?ガントチャートのメリットは? 

いくつかの代表的なガントチャート作成ツールをご紹介しましたが、実際はどのような場面で活用できるのでしょうか。

納期が決まっているプロジェクトなどの管理

プロジェクトは多くの場合納期が決まっています。そして、納期の遅延や不十分な品質管理は、ともすると莫大な損失につながる恐れがあります。プロジェクト開始前に定められた納期に定められた品質で納品するためには、入念なプロジェクト計画が必要です。このような場合に活躍するガントチャートはプロジェクト計画段階から開始、実行の各段階で次のようなメリットをもたらします。

(1)プロジェクト計画の段階で計画の妥当性をチェックできる
ガントチャートでスケジュールや担当者、作業工数、作業順番を割当ててみることで、担当者別の工数が現実的か、作業工程の順序が最適化されているか、マイルストーンに間に合うかなどが検証できます。

(2)プロジェクト開始時点でプロジェクトメンバーが作業工程やスケジュールを共有できる
ガントチャートは作業工程ごとのスケジュールや工数、担当者を可視化してくれます。プロジェクトマネージャーは、ガントチャートを使ってこれらの情報をメンバーに簡単に周知することができます。

(3)プロジェクト開始後にプロジェクトの進捗管理、進捗状況の可視化に使用
プロジェクトの企画段階やスタート時に活躍するガントチャートですが、毎日のプロジェクト進捗管理にももちろん使用できます。各タスクをガントチャート工程表で確認し、可視化された状態の進捗状況を見ることで、計画との乖離を把握しやすくしてくれます。

このように、プロジェクトの各段階でガントチャートを活用し、進捗状況と照らし合わせながら利用していくことで、スケジュールの「可視化」「共有」「管理」が容易となります。

ガントチャートのメリットのまとめ

ガントチャートはプロジェクト管理やスケジュール、作業の進捗を管理する際に、状況をわかりやすく可視化することができます。プロジェクト管理の簡素化、周辺業務の効率化に貢献し、プロジェクトの計画時から実行段階まで一貫してメリットをもたらすでしょう。
ガントチャートの作成は、いまやプロジェクト管理初心者には必須のスキルです。初心者向けで使いやすいツールや、無料でダウンロードできるアプリ、クラウド型の管理ツールもありますので、ぜひ自身のプロジェクトに合ったガントチャートツールを探してみてください。
ガントチャートを積極的に取り入れて、プロジェクト本来の目標達成に注力できる環境を作りましょう。

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