タスク管理ツール「Trello」を1か月使ってみて気づいたこと

新年度を迎えるにあたり、新人の方は慣れない仕事に追われ、既存の方は新しい仕事が既存の仕事に加わり、忙しい時期を過ごしているのではないかと思います。どれから手をつければいいのか分からず、期限内に仕事を終わらせることができないという人はタスク管理をして整理してみませんか？　今回はタスク管理に対して何の知識もなかった筆者が、実際にタスク管理ツールの「Trello」を使って見て一か月経過した雑感について書いていきます。タスク管理ツールを利用したことがない人やこれから利用してみたいと思っている人はこの記事を参考にしてみてください。

>>業務コミュニケーションのしやすさに特化したタスク管理ツール「TeamHack」とは？

タスク管理のメリット

まずはタスク管理のメリットについていくつか確認していきましょう。

頭の中の整理になる

まずはタスクを整理するために、そのとき思い浮かぶタスクをすべて書き出してみましょう。簡単なタスクでも構いません。その後、思い浮かんだタスクをカテゴリーごとに分けることで、ごちゃごちゃしたものを頭の中から離して整理することができます。

優先度の順位付け

次にカテゴリーごとに分けられたタスクを、すぐに終わるものなのか、延期するものなのかを判断することで、手をつける順番を考えることができます。期限内に仕事が終わらないことが少なくなり、結果的に効率化につながります。

チームでの進捗度確認

またツールを使ってタスク管理を行なえば、誰がどれぐらい進んでいるのかなどの進捗度の共有が可能です。もし遅れているタスクなどがあれば、管理者がタスクやプロジェクトの修正などフォローすることも可能になります。

このようにタスク管理を行なうことで、自分の頭の中の整理、加えて仕事の効率化にもつながるので、タスク管理は行なった方が良いと断言できます。

「Trello」とは

かんばん方式でタスクを視覚的に管理することができるツールです。タスクをカードに入力して、ドラック＆ドロップして、作業中や完了などのリストに自由に動かすことが可能です。また一人で使うだけではなく、登録をしていれば共有してタスクを管理することも可能です。加えて、iPhoneやAndroidのアプリとして提供されているので、どこにいても使える便利なツールとなっています。

Trello：https://trello.com/

なぜ「Trello」にしたのか

数あるツールの中からなぜ「Trello」を選んだのか。
理由としては、だれが使っても使いやすいツールだったからです。自分も1か月前はタスク管理ツールどころか、そもそもタスク管理って何？という状態でした。なので早く慣れたいという思いから、Redmineやslack、Backlogといった管理ツールを試してみた結果、タスク管理ツールは「Trello」が初心者に向いていて使いやすいことがわかりました。

また、プロジェクト管理やタイムトラッキング（時間管理）については併用して「TeamHack」というツールを使っています。こちらもとてもシンプルなものとなっているので使いやすいのが特徴的です。「TeamHack」についての情報は下記のリンクを参考にしてください。

>>これ１つでOK！タスクもチャットも一括管理できるタスク管理ツール「TeamHack」とは ？

使ってみた感想

ここからは「Trello」を実際に使ってみた感想についてまとめてみました。良かった点、反省点、改善の方法の組み立てで書いていきます。

良かった点

良かった点としては、以下の2点を実感しました。

1.仕事の効率化

毎朝起きてから仕事や日常生活でやらなくてはいけないことをタスク化する時間を設けて、朝ごはんや通勤中に順番付けを行うことで、職場についてからすぐに仕事に取り掛かることが可能になりました。もちろん職場についてからも、ほかのタスクを見比べてどれを優先すべきかは再確認をしました。

2.自分の時間を確保

家に帰ってからダラダラしてしまうことが多かった毎日が、何をやればいいのかが明確化されているので、タスクを処理した後に、趣味の読書やランニングや筋トレなど自分の時間を有効活用できるようになりました。

反省点

反省点は、「Trello」の活用に時間がかかってしまったという感じです。

1.習慣化するのに苦労する

使い始めてから1週間までは継続してタスク管理をできていましたが、1週間～2週間目はタスクを吐き出し忘れたり、そもそもツールを使わない、開かないこともありました。そのため習慣化させるために、わざわざ家事（お風呂洗い、ゴミ捨て、洗濯…etc）をタスクに追加するなどして毎日使う癖をつけました。

2.タスクによっては処理しきれない

タスクを打ち出すこと自体は頭の整理になるので、あまり苦とはかんじませんでしたが、複数のタスクをシングルタスクにすることが必要でした。シングルタスクへの置き換えは、チームハッカーズ内の記事を参考にしてみました。気になる方は下記の記事を参考にしてください。
～複数のプロジェクトを効率的に管理する方法と、マルチタスクへの向き合い方～

3.同時に複数のタスクを処理できない

この状態を「マルチタスク」と呼ぶのですが、マルチタスク状態に陥り、終わるはずの仕事が進まない、終わらないという感じになり、大変悩まされました。そのことを先輩に言ったところ、「1つずつこなしていこう」などのアドバイスをいただきました。またチームハッカーズ内の記事にもありましたので、気になるかたは、ぜひ下記の記事を参考にしてみてください。
～仕事が終わらない、効率化できないのも全部マルチタスクのせい！！マルチタスクと向き合う方法～

タスク管理する際のススメ

前述の反省点を生かして、タスク管理する際には

• 習慣化させるために日常の作業などをタスク化して毎日使う
• タスクを細分化してシングルタスクに置き換える
• マルチタスクとして処理せずに、１つずつ処理をする

この3点を守ることをおススメします。
ぜひ初めてタスク管理するという方は、この3点を意識してタスク管理をしてみてください。

まとめ

いかがでしょうか。あなたも「Trello」を使ってタスク管理に挑戦してみようと思いましたか？ また「Trello」以外のタスク管理ツールを試してみたいという方はこちらの記事で紹介しているので是非参考にしてみてください。
≫「【2019年版】チームハッカーズおすすめのタスク管理ツール」はこちら

習慣化するまでが大変に感じるタスク管理ですが、慣れてしまえば、朝起きて何をするかなどのタスクを簡単に吐き出すことが簡単になります。またそのタスクの優先度などもすぐに計算することができるようになり、仕事の効率化がさらに進むことは間違いないでしょう。タスクを管理することで、いままで明確な目標を設定せずにだらだら取り組んでいたタスクに対してもメリハリをつけて処理することが可能になるのでこれからも継続して続けていきましょう。加えて、タイムトラッキングツールも併用させて、どれくらい時間がかかっているのかも計測して、自分の時間を作り出すことができればさらに良いですね。