タスク管理について、新人が体験してみた学びを共有する~Trello編~

新年度を迎えるにあたり、新人の方は慣れない仕事に追われ、既存の方は新しい仕事が既存の仕事に加わり、忙しい時期を過ごしているのではないかと思います。どれから手をつければいいのか分からず、期限内に仕事を終わらせることができないという人はタスク管理をしてみませんか? 今回は実際にタスク管理ツールの「Trello」を初めて使って一か月たった雑感について書いていきます。タスク管理ツールを利用したことがない人やこれから利用してみたいと思っている人はこの記事を参考にしてみてください。

タスク管理のメリット

まずはタスク管理のメリットについていくつか確認していきましょう。

頭の中の整理になる

まずはタスクを管理するために、そのとき思い浮かぶタスクをすべて書き出してみましょう。簡単なタスクでも構いません。その後、思い浮かんだタスクをカテゴリーごとに分けることで、ごちゃごちゃしたものを頭の中から離して整理することができます。

優先度の順位付け

次にカテゴリーごとに分けられたタスクを、すぐに終わるものなのか、延期するものなのかを判断することで、手をつける順番を考えることができます。期限内に仕事が終わらないことが少なくなり、結果的に効率化につながります。

チームでの進捗度確認

またツールを使ってタスク管理を行なえば、誰がどれぐらい進んでいるのかなどの進捗度の共有が可能です。もし遅れているタスクなどがあれば、管理者がタスクやプロジェクトの修正などフォローすることも可能になります。

このようにタスク管理を行なうことで、自分の頭の中の整理、加えて仕事の効率化にもつながるので、タスク管理は行なった方が良いと断言できます。
またタスクの絞り方にはこちらのGTDを参考にするとさらにいいものになるでしょう。
GTD記事:https://teamhackers.io/getting-things-done

「Trello」とは


かんばん方式でタスクを視覚的に管理することができるツールです。タスクをカードに入力して、ドラック&ドロップして、作業中や完了などのリストに自由に動かすことが可能です。また一人で使うだけではなく、登録をしていれば共有してタスクを管理することも可能です。加えて、iPhoneやAndroidのアプリとして提供されているので、どこにいても使える便利なツールとなっています。

Trello:https://trello.com/

なぜ「Trello」にしたのか

数あるツールの中からなぜ「Trello」を選んだのか。なぜなら、だれが使っても使いやすいツールだったからです。自分も1か月前はタスク管理ツールどころか、そもそもタスク管理って何? という状態でした。なので早く慣れたいという思いから、Redmine やslack 、 Backlogといった管理ツールを試してみた結果、タスク管理ツールは「Trello」が初心者に向いていて使いやすいことがわかりました。

また、プロジェクト管理やタイムトラッキングについては併用して「TeamHack」というツールを使っています。「TeamHack」についての情報はこちらを参考にしてください。
TeamHack:https://teamhack.io/

使ってみての雑感

ここからは「Trello」を実際に使ってみた感想についてまとめてみました。良かった点、反省点、改善の方法の組み立てで書いていきます。

良かった点

良かった点としては、1つ目はタスク管理でのメリットでもある仕事の効率化が非常に図れました。毎朝起きてからやらなくてはいけないことをタスク化する時間を設けて、朝ごはんや通勤中に順番付けを行うことで、職場についてからすぐに仕事に取り掛かることが可能になりました。もちろん職場についてからも、ほかのタスクを加えてどれを優先すべきかは確認をしました。

2つ目は自分のための時間を作ることができるようになりました。家に帰ってからダラダラしてしまうところを何をやればいいのか明確化されているので、タスクを処理した後に、趣味の読書やランニングなど自分の時間が増えたことが大きかったです。

反省点

反省点としては、1つ目は習慣化するまでに時間がかかったことです。始めてから1週間までは継続して管理していましたが、1週間~2週間目はタスクを打ち出し忘れたり、そもそもツールを使わないこともありました。なので家事をタスクに追加するなどして毎日使う癖をつけました。

2つ目はタスクを打ち出すこと自体は始めから苦ではありませんでしたが、タスクのスケールが大きすぎるために処理しきれないことが多々ありました。なのでタスクを細分化しなくてはいけませんでした。

タスク管理する際のススメ

前述の反省点を生かして、タスク管理する際には

  • 癖をつけるために毎日使う
  • タスクを細分化する

この2点を守ることをおススメします。ぜひタスク管理する際にはこの2点を意識してみてください。

まとめ

いかがでしょうか。あなたも「Trello」を使ってタスク管理に挑戦してみようと思いましたか?また「Trello」以外のタスク管理ツールを試してみたいという方はこちらの記事で紹介しているので是非参考にしてみてください。≫「【2018年版】チームハッカーズおすすめのタスク管理ツール」はこちら

習慣化するまでが大変に感じるタスク管理ですが、慣れてしまえば、朝起きて何をするかなどのタスクを簡単に打ち出すことが簡単になります。またそのタスクの優先度などもすぐに計算することができるようになり、仕事の効率化がさらに進むことは間違いないでしょう。タスクを管理することで、いままで明確な目標を設定せずにだらだら取り組んでいたタスクに対してもメリハリをつけて処理することが可能になるのでこれからも継続して続けていきましょう。加えて、タイムトラッキングツールも併用させて、どれくらい時間がかかっているのかも計測して、自分の時間を作り出すことができればさらに良いですね。

 

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