同時進行する複数のプロジェクトを管理しようとすると、伝達ミスが起きたり、頭の中で今考えている内容と別のプロジェクトの内容がごちゃ混ぜになるなど、慣れるまでは苦労が絶えません。また、どうしてもマルチタスクとなってしまうため、効率が落ちてしまう傾向があります。そのような状況を打破するために、今回は「複数のプロジェクトの効率的な進めかた」「マルチタスクの解消方法」をご紹介します。
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複数のプロジェクトを効率よく管理するには
複数のプロジェクトを管理する場合、常にさまざまな情報が目の前や頭の中を飛び交います。思うようにプロジェクトが進まない場合には、特にプロジェクト管理者の優先順位付けの甘さ、情報整理能力の低さ、スタッフとのコミュニケーションの荒さが納期の遅れや完成物のクオリティダウンへと繋がっているケースが多いです。
反対に、仕事ができる、複数のプロジェクトをスマートに進めることができる管理者ほど、これらの能力が高く、複数のタスクをスピーディーに同時進行で完成させながらも高クオリティのものを納品することが出来ます。
つまり、無駄なやり直しにとらわれず納期を伸ばすこともなく、効率よくゴールへと近づくことができるようになるためには、「優先順位付の徹底」「進行状況の管理・情報整理」「情報の共有・コミュニケーション」についての力をつける必要があります。
こうした管理能力を身につけることは、管理職になりたての方や、マルチタスクが苦手なマネージャーからしてみると大変に感じるかもしれません。ところが、実際にやるべきことや、覚えるべきことは実にシンプルです。有名企業のエリート社員も、中小企業のワンマン社長も、やっている内容はそんなに大差ありません。必要なフレームワークを落ち着いて学ぶことが、効率よく複数プロジェクトを管理することの第一歩です。
複数のプロジェクトを管理する際に必要な思考
仕事が多い場合、目に入ってきた仕事を手当たり次第に処理していくと、必ずやり直しや納期の遅れ、重大なミスなどが発生します。ある程度決められた仕事の進め方を決め、その方法に細かく分解したタスクを一つひとつ当てはめながらプロジェクトの進捗具合を確認して完成に近づける。これが間違いのないやり方です。
ここでは、プロジェクト管理をする際の「基本的な考え方」を紹介していきます。これをもとに、いま抱えている仕事を細分化し進めることによって、スピーディーに良い成果を生み出すことにつながるはずです。
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1.どのプロジェクトが最優先なのかをはっきりさせる
KPIに対して必要なタスクが洗い出されたら、それをとにかく素早くこなしていく仕事が続きます。
しかし、複数のプロジェクトを管理している場合「Aのプロジェクトのタスク書き出しが甘かった」「Bのプロジェクトでトラブルが起きた」など、予想通りに進まないことも日常茶飯事です。トラブルが起きた時に、その都度どれに対応するか決めるのは非効率ですので、あらかじめどのプロジェクトが最優先なのかを決めておきましょう。こうすることで、何かが起きた際にも問題に対して迷いなくリソースを投下できるので、遅れや生産性の低下を最小限に食い止めることができます。
一人で複数のプロジェクトを管理している場合、時間をいかに節約して決断を下すのが最重要課題となります。あらかじめトラブルを想定し、もしもの場合どういった決断をするか決めておくようにしましょう。
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2.プロジェクトごとの進捗具合を明確に
関わるプロジェクトの数が多くなればなるほど、自分を手伝ってくれるスタッフの人数やタスクの数も多くなります。そのため進捗報告を放っておくと、どのプロジェクトのどのタスクが、一体どこまで進んでいるのかということがあっという間に見えなくなります。
これを回避するためにも、タスクごとの進捗状況は逐一共有することが必須です。オフィスであればホワイトボード、オンライン上であればGoogleスプレッドシートやChatWorkなどのサービスを使用して、自発的に進捗具合を報告し合い、ミスのないコミュニケーションをデザインしていきたいところです。
プロジェクトの管理者が進捗具合を常に把握することで、納期通りの納品が可能かどうかの逆算もスムーズに行なわれ、作業のピッチ調整も的確にできるようになります。
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3.初めのボトルネック設定に時間をかける
管理するタスクの量が膨大になる場合、それぞれのプロジェクトを始める際の「ボトルネックの設定」に力を注ぐことが重要になります。仕事の着地点がブレている状態でスケジュールを組み上げようとすると、タスクの書き出しが甘くなり、やり直しや納期間近での工数増加に繋がります。複数のプロジェクトでこのようなことが一斉に起こるとパニックになってしまいますので、初めの段階でのボトルネック設定からタスク設定の流れはおそろかにするべきではありません。
複数のプロジェクトを管理する場合、納期に対してボトルネックを決める時間が「少し取りすぎかな？」と、感じるくらいでも良いでしょう。 その最初のツメが、納期通りに仕事が進むためには必要です。
マルチタスクへの対応も不可欠
複数のプロジェクトの管理は、仕事量やタスク、必要なコミュニケーション量が多いため、どうしてもマルチタスクになりがちです。そのため、自分の持ってる体力や時間的リソースが想像以上に分散してしまうということも珍しくありません。
これを防ぐためにも、プロジェクト管理者にとってマルチタスク対策は必要不可欠になります。対策をしておけば、同じ仕事量をこなす場合でも、消費するエネルギーが段違いに変化するでしょう。
マルチタスクをシングルタスクに置き換える。
マルチタスク対策の基本は「マルチタスクをシングルタスクに置き換える」ことです。さまざまな案件の情報が目の中に飛び込んでくると、その都度優先順位を考えたり、失敗した場合の対処方を考えたり、誰に何を伝えれば良いか考えたりと、一度に多くの情報を処理することになります。この状態では脳にかかる負荷が甚大で、最初は問題なくても、すぐに生産性の低下につながってしまいます。
ですので、まずはシングルタスクに切り替えておくのが鉄則。タスクに優先順位をつけたら、一つひとつの仕事を丁寧かつ確実にこなすようシフトしましょう。シングルタスクは一見非効率に感じるかもしれませんが、余計なことを考えなくなり仕事のクオリティもアップ。1日を通して集中していられる時間が増えるため、結果的に生産性は上がるのです。
まとめてこなしておく
現在集中して進めているタスクに他のタスクが割り込むと、仕事全体のスピードが落ちて、精神も疲労します。このように意図せずにマルチタスクが発生してしまうシーンを少なくするためにも、指示出しやタスクの書き出し、進捗情報の確認は決まった時間に、一斉に、まとめて行なっておくことが重要です。
- 時間を決め、そのタイミングでしか伝えないというルールを作る
- アイデア出しなどは1日の最初にしか行なわないと決める
こうすると、その瞬間ごとのスタッフの集中力も上がり、後から他の仕事や質問が割り込んでくることも少なくなります。優先して取り組みたいプロジェクトがある場合などは、その他のプロジェクトやタスクが紛れ込まないようあらかじめ手を打っておきましょう。
自分でやらなくてもよい仕事を見極めて人に任せる
雑務や電話対応などの自分がやらなくてもよい仕事は、可能な限り人に任せて優先順位の高い仕事の邪魔にならないようにしましょう。特に、管理者がすべての仕事を自分の手で行ないたい完璧主義だった場合、やらなくて良い雑務まで自ら手をつけてしまい、気づかないうちに余計な仕事で目の前が覆われているということもあります。
仕事を始める前に、それは本当に自分でなければできないのかということを考えることが、マルチタスク防止につながります。
つまり、発生した雑務をいつでもだれかに任せられるよう、スタッフとのコミュニケーションは普段から密にとっておくこと。マルチタスクを避ける＝味方を作っておくといっても過言ではありません。
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細かいタスクも一回一回終わるごとに終了の合図を出しておく
「思い出す」という行為でも脳は疲弊するため、目の前の仕事に対する生産性が落ちることが考えられます。
予防策としてはタスクが一つ終わるごとに、終わったタスクにはチェックを入れるのが有効です。こうすることで未了、終了かが一目でわかるため、大事な仕事の最中に「やったかやってないか覚えてない」という脳内のマルチタスクを防ぐことができます。
スピードが求められるプロジェクトの場合、仕事が終わっているかどうかを確認する隙間時間さえ惜しいものです。余計な確認作業やマルチタスクにとらわれて納期が遅れないよう、終わった終わっていないの確認はその都度行なうのがベストです。
複数のプロジェクトを効率的に管理する方法と、マルチタスクへの向き合い方のまとめ
いかがでしたでしょうか。複数のプロジェクトをどう管理し、マルチタスクとどう向き合えば良いか想像できましたか？
仕事ができて会社にとって有益な人材であるほど、複数のプロジェクトを押し付けられて、その管理で1日を終えるということが多いです。だからこそミスもできないですし、責任を感じストレスとなる場面もあるでしょう。しかし、それらのプロジェクトをゴールまで導き成果を挙げることが、ビジネスパーソンの楽しみであり生きがいではないでしょうか。
複数のプロジェクトの管理をマスターできれば、さらなる評価/キャリアが待っているはずです。スマートにマルチタスクをこなせるところを会社に見せつけるチャンスだと思って、意欲的に取り組んでいきましょう。
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