数多くあるタスク管理ツールから、これぞ！ というツールを選ぼうにも、機能だけの羅列を眺めるだけでは、それらの違いを理解することはできません。それなら、実際にTeamHackを使っている人の生の声を聞いてみよう！ と、カタリストシステムのTeamHack開発チームに直撃取材をしました。
お話を聞かせてくれたのは、カタリストシステムのエンジニアであるAさん。開発過程での数々の経験が生きるTeamHack活用術に期待が膨らみます。
はじめに
―― まずカタリストシステムでのAさんの役割やワークスタイルを教えてください。
TeamHackの立ち上げメンバーのひとりで、役割はエンジニアです。元々少人数のチームということもあり、開発はエンジニアチーム全員で行っています。そのため、TeamHackのどのシステムにも関わってきました。
カタリストシステムに入社して2021年で7年めになります。今は在宅でリモートワークをしています。元々週1、2回は出勤していましたが、最近では月に1回程度の出社になりました。リモートワークでは、もちろんTeamHackを使っています。おかげで月1度の出勤でも不自由を感じることはありません。
コロナ禍でますますリモートワークが進む昨今、タスク管理やコミュニケーションツールの重要性を感じています。
どこよりもリアルなTeamHackの活用術
――コロナ禍以前よりリモートワークをされていたとのことですが、TeamHackができるまで、カタリストシステム内ではどのようにタスク管理やコミュニケーションをしていたのですか？
遥か昔のことのように感じますね。当時は、チャットや口頭で進捗を共有しながら仕事をしていました。チームリーダーが全体の雰囲気を把握していて、指示を受けながらなんとなく進んでいったように記憶しています。
タスク管理はExcelを利用していたはず。Excelといっても、スプレッドシートがない時代だったので、チームのみんながアクセスできるファイルを共有サーバーに作成し、必要な時に自分からアクセスして確認するような仕組みです。
――今では考えられない仕組みですね。ではTeamHackを導入して、働き方にどんな変化が起きましたか？
TeamHackはプロジェクトやタスクごとにチャットができ、チャットに書いたコメントがログとして残るので、タスクの振り返りがしやすくなったことが、まず大きな変化です。
タスクに紐づいてチャットが展開されるので、記憶を呼び戻しやすいと感じています。また、フックになるワードを検索すると、探していたやりとりをすぐに見つけることができます。TeamHackを導入する前は口頭で再確認をしていたので、効率が悪いですよね。
チャット機能は時間の短縮につながったので、作業効率は確実にアップしました。タスクごとに細かくチャットを管理するシステムは、多くのチャットツールにはない、TeamHackならではの特長です。
さらにTeamHackにはドキュメント機能があるので、チャットで話した内容のメモやリンクをストックしておいて、必要な時に取り出せるようにしています。それだけでも情報を探すための無駄な時間が減ったという実感がありますね。それによって、今まで以上に仕事に専念できるようになりました。
また、業務の全体を把握できるようになったことで、チーム全体が主体的に動けるようになったと思います。これまで口頭で話しただけで実現しなかったタスクをTeamHack上に追加し、自分の裁量で取り組む余裕やチャンスがあります。
これにより、自分の実績をアピールしやすくなったと感じています。リモートワークでは、それぞれの仕事の成果を見せることが難しく、評価をしにくいという課題もありますが、その点でもTeamHackはアピールがしやすく、成果を評価されやすいメリットを持っています。
それはTeamHackの機能のひとつである「時間計測（タイムトラッキング）」も同様です。
一般的に作業者にとって、時間計測（タイムトラッキング）はあまりいいイメージではありません。管理されているように感じたり、時間に追われしまったり…。
でも、オフィスで席を並べて仕事をしていない以上、自分の仕事ぶりを見せることは現実的ではありません。そんな時に有効なのが、時間計測（タイムトラッキング）機能です。仕事における時間や工数を正確に示せるようになって、自身の仕事ぶりや成果をアピールできるようになりました。
――では、TeamHackのおかげでミスやピンチを回避できた！というエピソードがあったら教えてください
チャットで交わしたやりとりが残るので、さかのぼりやすいことです。いつ、誰と、どんなやりとりをしたかを説明しやすいのもさることながら、各自で振り返ることができるので、トラブルに発展することが少なくなりました。
また、時間がある時にはチャットを振り返るように心がけています。そうすることで、見落としていたタスクを発見したり、今後につながるヒントを見つけたりすることができます。
――TeamHackにはたくさんの機能がありますが、Aさんがどのように活用されているか興味があります。ちょっとした裏技のような使い方のコツを教えてください
チャットへの「つぶやき」です。作業をしていて思い立ったことや後でやることなど、プロジェクトやタスクのチャットにつぶやいておきます。
「記録残し」や「独り言」のような感じで、作業に詰まった時の答えのない考察や、後々調べておきたいことのメモなど、思い浮かんだままに書いています。
そうすると、期日が空いてしまったタスクに改めて着手する時にエンジンがかかりやすくなります。チャットをさかのぼるだけで、話の流れやその時に考えていたことを思い出すことができるので！
カタリストシステムでは、チームのメンバーが私のつぶやきに慣れているので、つぶやきに対してのアイディアやナレッジがあれば反応してくれます。それによってタスクがスムーズに進むということはよくあること。当初は私だけがつぶやいていましたが、今ではチームのみんなのつぶやきがチャットに上がるようになりました。
これはチャットがタスクごとに細かく分かれているからこその使い方といえます。繰り返しになりますが、つぶやきをさかのぼりやすく、会話の流れを邪魔しないことがポイントです。
――すぐにも真似できるコツですね！効果も期待できそうです。では、仕事の効率アップに必須！というTeamHack機能はなんですか？
私にとってなくてはならない機能は「タグによるラベリング機能」です。TeamHackの絞り込みはとても優れていて、タスク名・期限・担当者・レビュアー・タグなど、ワンクリックで確認することができます。システム開発においては、フェーズごとにタグをつけているので、いくつかのタグを組み合わせて絞り込むと必要な情報をすぐに見つけることができます。
ドキュメント管理もよく使いますね。チャットで上がった内容をコピペして貼り付けておいたり、リンクをまとめておいたりできるので、情報管理に役立ちます。そうすると管理するドキュメントの量が必然的に増えますが、たくさん保存されても埋もれないようにするために「ピン留め」というブックマークのような機能を使っています。ちなみに、ドキュメントごとにもチャットがついているので、つぶやきの投稿もできますよ。
そのほかに、このインタビューの少し前に、タスクごとに「サブタスクの追加」ができる機能をリリースしています。タスクの切り方はそれぞれですが、大きくタスクを切りすぎてしまった時や、タスクに対するTODOリストのような使い方ができる便利な機能です。
――TeamHackを使ったメンバー間のコミュニケーションについて、コツや心掛けていることはありますか？
チームのメンバーが、チャット上で上司に「TO」を付けにくいことが想定されます。
幸いカタリストシステムでは、前述したようにメンバーの「つぶやき」がチャットに残っているので、とくに私がリーダーを務めるプロジェクトでは、時間の許す限りすべてのチャットに目を通すようにしています。そうすることで、必要なアドバイスができ、時には気持ちを汲み取ることもできていると思います。
TeamHackに限らず、チャットを通してのコミュニケーションは、温度感を伝えることや受け取ることが難しいといわれています。ヒートアップしそうな時には冷静にチャットを見直すことにしています。履歴が残っているからこそ判断できることもあるんです。
チャットは編集できるので、前後を含めて読み返した時にこれでは真意が伝わらないと思ったら、誤解がないように編集しなおします。そしてキツすぎたかなと感じた時には、すぐにオンライン会議ツールで直接話しています。使い分けは重要ですね。
パソコン操作が苦手な方に贈る処方箋
――最近では、ツールを導入するも、使いこなせず苦労する人や拒否反応を示す人が多いと耳にします。そこで、パソコン操作が苦手な人でもTeamHackを使いこなせるように、おすすめの導入方法を教えてください。
まず、現在使っているコミュニケーションツールをTeamHackに置き換えることがおすすめです。パソコン操作が苦手でも、LINEなどのチャットツールは日常的に使っていますよね。きっとすんなりと使いこなせるのではないでしょうか。
例えば、タスクやチャットから必要なやりとりを取り出したい時に欠かせない「キーワード検索（全文検索）」機能には、虫眼鏡マークがついています。様々なアプリや検索エンジンでも見慣れているマークなので、迷わず使うことができるはずです。
だんだんと慣れてきたら、タスクの追加をしてみるといいと思います。「プロジェクトの追加→チャット→絞り込み・キーワード検索の活用→タスクの追加」という導線になりますね。
実は、TeamHackを開発するにあたりどんな人でも使いやすくするという点は非常に苦労しました。ユーザーが運用する中で離脱しやすいところはどこか、たくさん検証しています。TeamHackは限りなくシンプルなUIなので、苦手な人でも馴染みやすいはずです。
TeamHackを使ったスキルアップについて
――最後に、TeamHackを通してできるスキルアップについて聞かせてください。
TeamHackを使うと業務の全体を見渡しやすいので、他のメンバーが作成したタスクの意図などが理解でき主体的に動くことができます。そんな中、突発的に作成されたばかりの新しいタスクには、すぐ飛びつくといいと思います。タスクは取りに行く！ 手を動かすことが何よりスキルアップにつながると考えています。
また、やるべきことはチャットに眠っているもの。例えば、プロジェクトやタスクにおけるプロジェクトリーダーや上司の会話を誰でも目を通すことができるので、今必要とされているスキルやチームが解決すべき課題を見つけやすい環境が出来上がるはず。
気になる話題やワードがあったら、予めリサーチして、周辺知識をつけておくと役に立つ時がやってきます。チームの会話にアンテナを張っておくことでナレッジがたまり、自分のスキルとして身についています。
一家に一台のごとく、1チームに1ツール
Aさんの話を通じ、TeamHackは単なるタスク管理ツールを超え、チームの見通しや風通しをよくするためになくてはならないツールであることがわかりました。特にチャットツールは、会話の代替えのように捉えられ、使われていることがよくありますが、今回はそのイメージが一転！
これまで当人同士のみで交わされていた会話を「見える化」することで、チームのメンバーが業務全体を把握することができます。さらに、小さなつぶやきや違和感なども残さず拾い拾われる仕組みが出来上がります。こうやってチームの結束力は強くなるのだと気づくことができました。
TeamHackには、まだまだたくさんの課題解決のカギが隠されていそうですね。
