優先順位の付け方は、TeamHackersでも度々触れているテーマ。どう優先順位を付けるかが、仕事の効率に大きく影響することはいうまでもありません。では、仕事の優先順位はどのように付ければ良いのでしょう。優先順位を付ける時のポイントや注意すべき点を解説します。
仕事において優先順位を付ける重要性
日々の仕事の中で、一つずつ順番にタスクが発生することはほとんどありません。また、“先約優先”のように、先に頼まれたタスクから手を付ければ良いというわけでもありません。
また、人はたくさんのタスクを前にすると優先順位を意識せず、より緊急度が高いタスクや得意なタスク、興味のあるタスクを優先して取り掛かってしまうといわれています。心当たりはありませんか？
優先順位を付けずに仕事をしていると、結果的にプロジェクト全体に遅れが発生し、納期に間に合わなくなる恐れがあります。そこで、重要とされるのがタスクに優先順位を付けることです。
タスクに適切な優先順位を付けると、リソースを効果的に消費でき、限られた時間でより多くの仕事ができるようになります。
仕事の優先順位の付け方4つのステップ
では、仕事の優先順位はどのような手順で考えればよいのでしょう。4つのステップに分けて解説します。
全てのタスクをメモに書き出す
頭の中にある漠然とした「やるべきこと」を客観視するために、タスクを洗い出すことから始めます。メモ用紙でもメモアプリでも構いません。優先度や手順などは意識せず、軽いタスクから時間を要するタスクまで、思いつく限り書き出します。
タスクの書き出し漏れが心配な休み明けなどは、前出勤日のメモやメール・チャットの履歴を見返してみるといいでしょう。
優先順位を付けるときの重要な判断材料になるので、タスクに期日があれば、合わせて書き出しておきます。
重要度・緊急度の高いものに分ける
優先順位を付ける時の指標になるのが、重要度と緊急度の高さです。
メモに書き出したタスクを、以下の4つの項目に分類しましょう。
A：重要かつ緊急なタスク
B：緊急ではないが重要なタスク
C：重要ではないが緊急のタスク
D：重要でも緊急でもないタスク
Aの優先順位は最も高くなり、対してDの優先順位は最も低くなります。BとCの優先順位は、状況により変化します。
重要度と緊急度を元に優先順位を付ける手法は「緊急度×重要度のマトリクス」と呼ばれています。詳しくは以下の関連記事で解説しています。
▶︎緊急度×重要度のマトリクス 関連記事
緊急度と重要度のマトリクス（時間管理のマトリックス）とは？ タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説
それぞれのタスクにかかる時間を算出する
洗い出したタスクを重要度と緊急度の高さで分類したら、それぞれのタスクに要する時間を算出します。タスクごとにかかる時間を算出すると、適切なスケジュールが組めるので、作業の遅れによるトラブルを回避できるでしょう。
この時注意したいのは、ギリギリの時間で見積もることです。思いの外工数がかかったり予期せぬ問題が発生したりすると、容易に遅れが発生してしまうでしょう。少しの余裕を含めて算出すると、実際の進行との乖離が少なくなります。
仕事を期限順に並べ替える
優先順位が付けられたタスクを期限順に並べ替えましょう。タイトな締め切りが設定されたプロジェクトには特に効果的です。
スケジュールに落とし込み、計画に無理がないかどうかチェックすることも忘れずに行いましょう。
一般的に、人は期限を意識してタスクを進めたほうが集中力がアップすると考えられています。期限が明確に示されることで、効率的に仕事をしようとする意識が生まれるでしょう。
仕事の優先順位を考える際のポイント
誰が見ても重要なタスクや、明らかに急ぐべきタスクはすぐに判断ができますが、“緊急ではないが重要なタスク”と“重要ではないが緊急のタスク”は、どちらから手を付けるか迷うことがしばしばあります。重要で緊急なタスクが複数ある時も、優先順位付けに迷うことがあるでしょう。
そんな時に、優先順位を判断する時のポイントをまとめてみました。
成果に直結しやすい仕事から先にやる
重要度と緊急度の高さだけで優先順位の判断ができない時には、成果に直結しやすいタスクを優先して行います。
成果に直結しやすいタスクとは、成果が大きく、かつすぐに実施できるタスクのことを指します。
早めに完了させることで評価につながったり、後続のタスクに余裕が生まれたりします。さらに、成果をあげられるとモチベーションがアップし、その後の業務にも良い影響を与えるかもしれません。
3分で終わらせられる仕事は先に終わらせる
3分程度で終わる簡単なタスクは、先に終わらせると優先順位について悩む時間の削減になります。
メールやチャットの返信や申し送り事項の確認などは、優先順位を振るより先に消化してしまった方が、スピード感を持って仕事に取り組むことができるでしょう。
リストを使って優先順位を見える化する
優先順位はリストを使って見える化し、目につきやすい場所で管理しましょう。
タスクの入れ替えがしやすいリストにするなどの工夫をすると、頻繁に変わる優先順位の管理もスムーズです。紙やホワイトボードに付箋を使うアナログなリストのほか、タスク管理ツールを用いてWBSやガントチャートで管理するのもスマートです。
▶︎WBSとガントチャート 関連記事
WBSとガントチャートを作るには？ それぞれの違いや作成のポイントを解説
工程が多いタスク・長期間かかるタスクは早めに着手する
ほとんどのタスクには複数の工程があります。中長期的に取り組む規模の大きなプロジェクトほど、タスクの数や必要な時間、関係するメンバーも増えるでしょう。
読み通りのスケジュールで進まないことが多々あるため、工程が多く、対応期間の長いタスクは、スケジュール全体を俯瞰して早めに着手します。
自分だけで完結できないものや、次の工程が待機しているタスクは、自分の遅延が原因でプロジェクト全体の遅れを引き起こし、トラブルや損失につながることさえあるかもしれません。リスクヘッジとしても、早めの着手が不可欠なのです。
優先順位を付けたタスクを実施する際の注意点
手元にあったタスクに優先順位を付けたら、あとは順番に着手し、完了させるだけです。しかし、より無駄なく効率良く進めるには、いくつかの注意点があります。
この注意点を理解していると、自分の仕事が楽になるばかりか、評価につながることもあるはずです。しっかりおさえておきましょう。
やらなくていいことがないかも見極める
働き方改革が進む今、いかに短い時間で成果を上げるかは重要な課題です。やらなくていいタスクや、簡略化できるタスクがないかを見極める目を持ちましょう。
重要ではないタスクの中には、「やらない」と判断できるものもあるでしょう。やらなくていいタスクには分類されないものの、自分でなくてもできる作業であれば、他のメンバーに託すこともできるはずです。社内のメンバーはもちろん、アウトソーシングすることも視野に入れます。
また、やらなくてもいいけれど、その作業をすることで組織やプロジェクトに良い影響を与えるであろうタスクは、別のメモにストックしておき、時々見返します。
一人でできるタスクか他の人も関係するタスクかで分ける
タスクの中には、一人で完結するタスクと他の人も関係するタスクに分類ができます。自分の抱えるタスクが、どちらに該当するのかを気にかけるようにしましょう。
ここで重要なのが他の人も関係するタスクです。メンバーの協力が必要だったり、後続のタスクが控えていたりと、タスクの進行が他のメンバーにも影響しやすいため、一人でできるタスクよりも優先して取り組む必要があります。
制限時間を決める
優先順位の通りに着手するだけでなく、一つひとつのタスクに制限時間を設けることも重要です。完了の目安がなくダラダラと進めてしまうと、時間内で全てのタスクを終えられません。
また、ひとつのタスクだけをずっと続けてしまうと、集中力の欠如や思考が鈍ることもあるでしょう。そうならないためにも、タスク完了のリミットや休憩のタイミングを決める必要があります。
優先順位を付けたタスクは、制限時間を意識し常にスピード感を持ちましょう。
常に効率化できないかを考える
スピード感を持って仕事をするには、制限時間の他に、効率化を意識することも重要です。
より早くタスクを完了させるにはどうすれば良いか、もっと効率的な方法はないかを考えてみましょう。ツールを用いて管理を楽にしたり、システムを用いて自動化したりするなど、効率化できる方法を常に模索するといいでしょう。
柔軟に対応できる余裕を持っておく
優先順位にしたがってタスク管理をする時には、柔軟に対応できる余裕を持っておきましょう。仕事をしていると、常に新たなタスクが追加されます。中には、緊急性の高いタスクもあるでしょう。
今あるタスクが全てではないこと、タスクの状況は随時変化することを念頭に置いておきます。
まとめ
優先順位の重要性や、優先順位による効率化の可能性が見えたでしょうか。仕事とは、今手元にあるタスクを振り分けて、完了させたら終わりではありません。タスクを進める中で、次々と仕事が増え、優先順位を付け直す…その連続です。
しかし、的確に、そしてスピーディーに優先順位を付けられれば、作業効率のアップが期待でき、成果にもつながります。
TeamHackersでは、優先順位に関する記事をたくさんアップしています。さまざまなコツを紹介しているので、ぜひあわせてご覧ください。
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