同じ1日24時間なのに、テキパキとタスクをこなし成果をあげている人と、時間ばかりが過ぎていき、気がつくと残業ばかりしている人。両者の差は時間管理にあるかもしれません。
限られた時間で効率よくタスクをこなしていくには、時間管理は欠かせません。
本稿では時間管理の方法やメリット、時間管理を上手に進めるためのコツやおすすめのツールなどを紹介します。
「時間管理を取り入れたい」「行っているけれどうまくいかない」、このような方はぜひ本稿を参考にして、上手な時間管理を目指しましょう。
時間管理とは
時間管理とはタイムマネジメントともいわれ、限られた時間をどのように使って業務を行っていくか、計画を立てて実行することをいいます。
時間管理を行うには、タスクの量、所要時間、スケジュールなどを把握していなければなれいません。これらを正しく把握して、優先順位などを考慮にいれながら管理をしていくのです。
時間管理を行うメリット・必要性
時間管理はビジネスパーソンにとって必須のスキルともいわれていますが、時間管理のメリットはどのようなところにあるのでしょうか。ここでは4つのメリットを紹介します。
仕事の効率化
最も大きなメリットは仕事の効率化が図れることです。時間管理は、今自分が抱えている仕事の量を把握し、優先順位にしたがって計画にタスクに取り組みます。このため無駄な時間を費やすことなく、今すべきタスクに集中することができます。
アウトプットの質の向上
時間管理により効率的に仕事を進められると、重要なタスクにも余裕を持って取り組むことができるため、アウトプットの質が向上します。時間に追われたり、他のタスクに気を取られたりしながら取り組むのと、しっかり時間を確保して集中して取り組むのでは、アウトプットの質が異なるのは当然といえるでしょう。
周囲からの信頼度の向上
時間管理を行うことで、タスクに優先順位をつけて仕事を進めていくと、締切に遅れることなく期限内に仕上げることができます。加えて、アウトプットの質も向上するため、周囲からの評価は高くなり、信頼も向上するでしょう。
新しいことに取り組める
時間管理によって作業効率が向上し、無駄な時間が削減されると、時間に余裕が生まれます。生まれた時間でスキルアップなど、新しいことに取り組む時間として使うことができます。また、残業時間が減少することによりプライベートの時間がより充実すると、仕事にも意欲的に取り組めるようになるでしょう。
時間管理ができない人の特徴
メリットの多い時間管理ですが、なかなかうまくいかない人も多いようです。時間管理ができない人には特徴があります。ここではその特徴を挙げてみましょう。
タスクの優先順位の付け方がわからない
時間管理ではタスクの優先順位を決めて管理をしますが、タスクの優先順位をどう付ければよいかがわからないと、うまくいきません。優先順位がわからずに、手当たり次第にタスクをこなしていると、重要なタスクを見逃してしまったりタスクをこなすのに時間がかかってしまったりします。
タスクが把握しきれていない
自分が抱えているタスクがどれくらいあるのかを把握できていないのも、時間管理ができない人の特徴です。抱えているタスクの全体量やタスクごとの所要時間の見積もりが把握できないと、計画が立てられません。スケジュールの遅延なども起きてしまいます。
重要性を理解していない
そもそも時間管理の重要性が理解できていないと、時間管理はうまくいきません。時間は貴重なリソースであることを認識し、無駄なく使うために時間管理が重要であることを理解することが必要です。
職場でのコミュニケーションがうまく取れていない
仕事にコミュニケーションは欠かすことができません。職場でのコミュニケーションがうまく取れていないと、業務進行にも影響を及ぼします。タスクの情報や所要時間、優先順位などについては、チームでのコミュニケーションにより得られる情報も多くあります。
時間管理の方法【4つのステップ】
効果的な時間管理を実現させるためには、きちんとした手順で行うことが大事です。
ここでは、時間管理の方法を4つのステップで解説します。
全てのタスクを洗い出す
まずは、抱えているタスクを全て洗い出します。思いつくままで構いませんので、ひとつひとつメモ帳やノート、ツールなどに書き出していきます。やるべきタスクの量が把握できなければ、時間管理は行えません。あとから想定外のタスクが出現しないよう、全て洗い出すことが重要です。
タスクの優先順位を決める
タスクを洗い出したら、優先順位を決めていきます。タスクの優先順位を決めるには、緊急度と重要度、2つの軸から検討するとよいでしょう。「緊急度と重要度のマトリクス」の手法は優先順位を決定するのにとても有効です。参考記事を参照して、ぜひ試してみてください。
▶️参考記事：
緊急度と重要度のマトリクス（時間管理のマトリックス）とは？ タスクの優先順位の付け方や進め方のコツを解説
優先度・優先順位ってどうやって決めればいい？ 設定方法のコツを紹介
タスクの詳細を整理する
タスクの優先順位をつけたら、それぞれのタスクの詳細を整理していきます。
「完了期限」「所要時間」「担当者」「作業手順」などを確認してそれぞれ設定します。できるだけ正確な数字で、具体的に設定しましょう。
スケジュールに落とし込む
整理したタスクの詳細情報や優先順位を、スケジュールに反映させていきましょう。スケジュールに落とし込んだ結果、対応時期が重なったり時間が足りなかったりするタスクがある場合には、チームのメンバーや上司と相談をして調整をしていきます。
▶️参考記事：
【無料アリ】仕事でも使えるおすすめのスケジュール管理ツール・アプリをまとめて紹介
時間管理を上手に行うコツ
ここからは時間管理を上手に進めるためのコツを4つ紹介します。コツを押さえて効果的な時間管理を目指しましょう。
時間管理をする目的を明確にする
目的が明確になっていないと、時間管理を疎かにしてしまいがちです。なぜ時間管理を行うのか、自分の中で目的を明確にしましょう。
「時間通りにタスクを仕上げて上司からの評価を得る」「スキルアップに費やす時間を確保する」など、前向きな目的を持つと時間管理もうまくいきやすいでしょう。
効率を意識したスケジュール管理を行う
タスクをスケジュールに落とし込む際には、効率も意識しましょう。例えば、同じような作業内容のタスクは、まとめて同時期に行うと作業効率が上がります。また、一般的に午前中の脳は思考力を発揮しやすいといわれます。時間帯を意識して、タスクを行う計画を立てるのもおすすめです。
タスクに余裕を持たせる
タスクの所要時間の見積もりには、余裕をもたせましょう。ぎりぎりの時間を設定すると、余裕がないために気持ちが焦ってしまったり、遅れが生じてスケジュールの組み直しが発生したり、かえって効率が悪くなってしまう可能性があります。最初から余裕を持たせておくようにしましょう。
時間管理ツールを導入
効率的な時間管理のためには、時間管理ツールの導入もおすすめです。ツールを導入すると、タスクの登録やスケジュール管理が簡単に行えるので、効率的かつ効果的な時間管理が可能です。チームで管理する場合は、メンバー同士で共有しながらスムーズに管理ができるでしょう。
時間管理におすすめのツール
前章で効率的な時間管理のために時間管理ツールの導入をおすすめしましたが、導入に際してはツール選びも重要です。ここではTeamHackersが厳選したおすすめのツール5つを紹介します。
Trello
Trelloはボードでタスクをカード形式にして管理する、タスク管理ツールです。ボードに付箋を貼るような感覚のシンプルな操作性で、誰でも使いやすいのが特徴です。
豊富なテンプレートの中から、状況に即したものを選択できるので、作成に工数をかけずに管理を始められます。
カレンダービューを用いると、タスクの締め切りやスケジュールを明確に把握することができ、時間管理がスムーズに行えるでしょう。
無料プランの他3つの有料プランがあるので、規模に応じて選択が可能です。
▶Trello公式HP
Asana 
時間管理をする上で工数がかかりがちな、情報収集や進捗の管理などを、Asanaでは効率的に行えます。
プロジェクトの全体像や、進捗状況をチームメンバーでリアルタイムに共有できるので、対応が必要なタスクなどが瞬時に把握できます。多角的なデータ作成も柔軟に対応が可能なため、課題を早期に発見して、アクションを起こすことができます。
無料プランの他、2つの有料プランから選ぶことができます。
▶Asana公式HP
TeamHack
TeamHackはチームに特化したタスク管理ツールです。ツリー型の構造で、複数のプロジェクトも1クリックで切り替えながら、並行してタスク管理が行えます。
タスクごとにチャット機能がついているため、コミュニケーションが取りやすく、無駄なフローが削減できます。時間計測機能や通知機能などを各種機能を活用することで、効率よく時間管理ができるでしょう。
無料のお試しプランと2つの有料プランからチームの規模に合わせて選択ができます。
▶️TeamHack公式HP
Google カレンダー
Googleが提供しているスケジュール管理ツールです。Googleアカウントがあれば、誰でも無料で使うことができます。PCやスマートフォン、タブレットに対応しているので、いつでもどこでも確認が可能です。
プロジェクトメンバーとも共有も可能なので、会議のスケジュール調整や設定が簡単に行えます。ToDoリストでタスクの完了日を管理したり、リマインダー機能で対応漏れを防いだりできます。
▶️Google カレンダー公式HP
Slack
企業でコミュニケーションを行うためのツールです。チャットやダイレクトメッセージ、会議など、コミュニケーションの機能が多彩です。
プロジェクトごと、セクションごとなど、関わるメンバーでチャンネルというグループを設定し、限定的にコミュニケーションをとることができます。外部のツールとの連携も可能なため、業務を効率的に進められます。
無料プランの他、3種類の有料プランがあるので、規模に合わせた運用が可能です。
▶️Slack公式HP
まとめ
時間管理が上手にできると、仕事を効率的に進められるだけでなく、仕事の質も高まります。時間に余裕が生まれ、空いた時間をスキルアップやプライベートに充てられるなど、いいこと尽くめです。
時間管理は、コツを押さえれば今すぐにでも実行が可能です。
ツールの活用などの工夫をして時間管理を効率的に行い、ワンランク上のビジネスライフを送りましょう。
